Coste de Implementación de un ERP: Factores Clave y Consideraciones para PYMES

Descubrir cuánto cuesta implementar un ERP y los costes asociados a dicha implementación no es tarea fácil, porque cada empresa tiene sus casuísticas concretas que moverán la balanza en una línea u otra. Como hemos comentado anteriormente, a la hora de determinar cuánto cuesta implementar un ERP (Enterprise Resource Planning) los costes pueden ser elevados y están influenciados por varios factores que afectan directamente el coste total del proyecto.

En la actualidad, las PYMES se enfrentan a un entorno empresarial altamente competitivo donde la eficiencia y la optimización de procesos son clave para el éxito. Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) se presenta como una solución integral para gestionar todas las áreas de una empresa de manera centralizada y en tiempo real. Sin embargo, una de las preguntas más frecuentes es: ¿cuánto cuesta implementar un ERP para PYMES?

Un ERP es un software de gestión empresarial que integra todos los procesos fundamentales de una empresa, como ventas, compras, contabilidad, inventario, y más. Implementar un sistema ERP permite a las PYMES optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar la toma de decisiones.

Factores que Influyen en el Coste de un ERP

El costo de implementar un ERP puede variar considerablemente dependiendo de varios factores. La dimensión de la compañía y la complejidad de sus procesos son aspectos muy relevantes a la hora de determinar cuánto cuesta la implementación de un ERP. Las empresas más grandes con múltiples ubicaciones, divisiones o unidades de negocio suelen tener implementaciones más costosas, aunque si se acota inicialmente, se pueden evitar distorsiones significativas del proyecto.

1. Tipo de ERP: Estándar vs. A Medida

Uno de los principales factores que afecta el costo de implementación es si optas por un ERP estándar o por un ERP a medida. Un ERP estándar es más económico, ya que está diseñado para adaptarse a la mayoría de las empresas sin necesidad de grandes personalizaciones. Cuando una empresa decide implementar un ERP, además de valorar cuánto cuesta la puesta en marcha del ERP debe tener en cuenta si es un ERP de renombre o no en el mundo de la tecnología. Los ERP de mayor dimensión, como es el caso de Microsoft, disponen de importantes actualizaciones frecuentes que mejoran el estándar para ofrecer el mayor número de funcionalidades posibles. Por ello, aunque se puede elegir un ERP que te desarrollen totalmente a medida o ERP Adhoc, has de tener en cuenta que aunque se adapte totalmente a tus procesos, puede encarecer el proyecto de forma significativa, además de estar cautivos de un único proveedor que es quien te ha desarrollado la solución. Personalizaciones siempre habrán, pero en la medida que sean sobre un estándar con amplio conocimiento de tu sector, se convertirán en una pequeña inversión ya que el estándar resolverá tus problemáticas de forma inmediata.

2. Tamaño de la Empresa y Número de Usuarios

El tamaño de la empresa y el número de usuarios que utilizarán el ERP también influyen en el costo. Cuantos más usuarios, mayor será el costo de las licencias y el mantenimiento del software. El coste de un sistema ERP dependerá de las características de la empresa.

3. Funcionalidades y Módulos Necesarios

El precio de un ERP también depende de las funcionalidades y módulos que necesite tu empresa. En dicha planificación se incluyen los módulos y tiempos necesarios para que se puedan ir activando áreas de trabajo. Por ejemplo, el tiempo que es necesario para activar el módulo financiero con el fin de que, el departamento de administración y contabilidad, puedan disponer del software para poder comenzar a trabajar.

4. Proceso de Implementación y Personalización

El proceso de implementación y personalización es otro factor crucial en el costo total. La instalación de un ERP puede requerir la adaptación del software a los procesos específicos de la empresa, la integración con otros sistemas existentes y la formación del personal. Los gastos en hardware aumentarán en función del equipamiento necesario para que el sistema pueda funcionar, como ordenadores, servidores o la infraestructura que haya que crear.

Componentes del Coste de un ERP

El coste de un sistema ERP dependerá de las características de la empresa. Generalmente, la inversión para el primer año en un software ERP con procesos sencillos puede ir de 12.000€ a 25.000€. Una empresa sin demasiados procesos complejos verá que el precio se reduce. En cambio, si los procesos son complejos, el coste de la inversión para el primer año aumentará. Por tanto, empresas con procesos medianamente complicados pueden afrontar un coste de 25.000€ a 50.000€. En el 70% de los casos, el precio de un ERP está entre los 12.000€ y los 50.000€. No obstante, también puede ocurrir que el precio sea mayor. Por ejemplo, una empresa multinacional con una gran cantidad de procesos y funciones necesitará un ERP de mayor tamaño y coste. Por tanto, la inversión para el primer año en un software para una empresa grande puede ir desde los 50.000€ a más de 200.000€.

1. Coste de Licencia

El coste de licencia normalmente supone alrededor de un tercio del coste total. Los costos de las licencias de software ERP suelen ser uno de los costes más destacados. Que puede ser de un pago único si se realiza la compra del software en local (On Premise) o recurrente si se compra el software en la nube (On Cloud). En este último caso se pagará una licencia por usuario con una determinada frecuencia, mensual, anual o trianualmente. Este gasto es un costo necesario para la puesta en marcha del ERP. Suele realizarse al comienzo del proyecto en diferentes fases con el fin de poder hacer frente a la configuración del software según lo indicado por la empresa. Este coste de licencia es fijo, lo que quiere decir que es más o menos fácil de calcular en función de la empresa a la que contratemos. Sin embargo, es también el que más varía en función de las características del ERP. Normalmente, el precio de una licencia "estándar" de ERP para PYMES ronda los 5.000 euros.

2. Costes de Consultoría e Implementación

Elegir al socio tecnológico para la implementación de un ERP puede creerse que no va asociado al coste, pero con independencia del coste/hora para la puesta en marcha, hay que considerar que la experiencia es un grado que puede ahorrarte tiempo y dinero. Si un proveedor conoce cómo hay que implementar un ERP y sabe de tu sector, eso será un plus para reducir el tiempo de puesta en marcha y, por ende, las horas de implementación. En la mayoría de los casos, estos son el grueso de los gastos de un ERP. En general, pueden suponer hasta la mitad del coste del ERP. Se trata, por norma, de la parte más costosa de la inversión; sin embargo, es también la más crucial y la que mejor justifica su coste. Se trata de una parte esencial que consiste precisamente en el coste que tiene el asesoramiento y todas las tareas de implementación del ERP en la compañía. Los costes directos son aquellos gastos que están directamente relacionados con la adquisición, personalización, implementación y puesta en marcha del ERP. Dentro de los servicios que conforman el coste de un ERP están implementación, mantenimiento, consultoría y formación. El coste de estos servicios no dependerá del ERP elegido, sino del grado de personalización del sistema a la empresa que lo requiera.

3. Hardware

En el caso de implementación en local del ERP, es un elemento clave, ya que es posible que sea necesario actualizar o adquirir hardware, bases de datos y otros sistemas relacionados para garantizar el rendimiento adecuado. Si es necesario adquirir nuevo hardware o servidores para alojar el sistema ERP, estos costos se consideran directos. Este coste incluye todos los equipos necesarios para poder implementarlos y forma parte, por lo mismo, de la infraestructura básica que se requiere para obtener sus beneficios. Supone aproximadamente un décimo de la inversión y no es prescindible tampoco. La principal ventaja de un sistema ERP en la nube está en el menor coste de inversión para su implementación. No hay que adquirir hardware, ya que la empresa proveedora del sistema ERP lo proporcionará en su lugar.

4. Software

El coste del software dependerá de si es un software local o en la nube. En el caso de que el pago sea de un software local se realizará un pago único en la compra del ERP, además de los desarrollos de software necesarios para adaptar a las casuísticas de cada empresa. El coste del software de ERP es el más importante, aunque no necesariamente el más costoso. En ocasiones, los costes de software no están del todo claros, ya que existen multitud de marcas, paquetes y funcionalidades que hacen variar el precio final.

5. Formación y Capacitación del Personal

La formación o capacitación del personal de la empresa para que se produzca el cambio organizacional son cruciales para el éxito de la implementación de un ERP. Los costos de capacitación del personal son un componente muy importante dentro de la implementación de un ERP. Durante la implementación, es probable que los empleados deban destinar tiempo a aprender el nuevo sistema, lo que puede resultar en una disminución de la productividad. A medida que se acerca la fecha de lanzamiento del ERP, es posible que se necesite que el personal trabaje horas extras para garantizar una transición suave. Este es un aspecto poco considerado pero bastante usual entre las empresas. La empresa que suministra este software es la que se encarga de adaptar el software a la naturaleza de tu empresa y también a la de tu sector. Al mismo tiempo, es la que se encarga de formar a tu personal para que puedan usarlo.

6. Mantenimiento y Actualizaciones

Las actualizaciones, correcciones de errores y asistencia técnica también ha de tenerse en cuenta, aunque en el caso de un ERP cloud, las actualizaciones no van asociadas a un sobrecoste. Después de la implementación, el ERP requerirá actualizaciones y mantenimiento continuo, lo que implica costos adicionales si ha de cambiarse de versión de software. Estos costes son diferentes si hablamos de ERP Online vs On Premise. En el caso de que se elija una versión del ERP cloud, se reducen significativamente ya que el fabricante puede incluir actualizaciones continuas e imperceptibles para el usuario. Mantener un equipo de soporte interno de IT para resolver problemas y brindar asistencia a los usuarios puede ser un costo continuo que a veces se subestima. Otro de los puntos esenciales a tener en cuenta es el mantenimiento. Este generalmente supone menos del 10% del coste total del ERP para PYMES. Sin embargo, por el grado de especialización de esta solución informática es absolutamente imprescindible. De esta tarea normalmente se encargará la propia empresa que nos suministra el ERP. En algunos casos, va incluido como coste dentro de la licencia.

Precios Orientativos de ERPs en España

El precio de un ERP en España varía según los factores mencionados anteriormente. Un ERP estándar puede tener un costo inicial que va desde los 5.000 a 30.000 euros, dependiendo del número de usuarios y la cantidad de módulos que se incluyan. El costo de un ERP a medida puede oscilar entre los 20.000 y 100.000 euros o más, dependiendo de la complejidad del sistema y la personalización requerida. No se puede obviar, que aunque se parte de un ERP estándar no se puede partir de una estimación económica común a todas las empresas, porque cada empresa tiene sus casuísticas y particularidades que la hacen única.

Ejemplos de Precios de ERP por Marca

• El precio de SAP ERP puede variar significativamente dependiendo de la implementación.
• El precio de A3 ERP es más accesible para las PYMES. El costo de una instalación básica puede rondar los 10.000 a 20.000 euros, dependiendo de los módulos seleccionados y el número de usuarios.
• Oracle es conocido por sus soluciones robustas y escalables, pero también por su alto costo.
• El precio de ERP Dynamics varía según la versión y los módulos necesarios.

Fases en la Implementación de un ERP

La implantación de un software ERP debe hacerla una compañía profesional y experta en estos desarrollos, hay que hacerlo de manera planificada siguiendo unas pautas:

1. Planificación del ERP

Donde se definen todos los recursos, tanto técnicos como humanos, que se utilizan en el proyecto. Cada uno de ellos tendrá asignadas unas tareas con una fecha de inicio y una fecha de finalización. Esta será una manera de organizarlo todo para poder conocer la evolución del proyecto y si se están cumpliendo los plazos de implantación. Dimensionar el proyecto adecuadamente desde un inicio se hace necesario, ya que si se afina en la planificación del proyecto en base a la información proporcionada por el cliente, y la facilitada por la toma de datos inicial, la desviación será mínima.

2. Análisis de las Funcionalidades Necesarias

En esta fase, será necesaria la presencia de consultores expertos en el negocio, en este caso de la distribución y logística. Se definirán cuáles son las funcionalidades necesarias para la gestión completa de la empresa y que deberán existir en el ERP. En realidad, este servicio será casi una constante durante todo el proceso de la implantación, ya que podrá ir sufriendo modificaciones según las necesidades. Deberá de existir el acuerdo y entendimiento entre los equipos expertos en el ERP y los profesionales gestores de la empresa de distribución para dejar claro el proceso de trabajo. De igual manera, para conocer las previsiones y expectativas que tienen al implantar el ERP.

3. Instalación, Parametrización y Configuración del ERP

En esta fase se hace la instalación tanto de los equipos y hardware necesario, como del software según el trabajo conjunto de consultores y gestores de la empresa. Será el entorno ideal para hacer las múltiples pruebas y testing necesario para dejarlo todo operativo. La integración con otros sistemas, si es el caso, será en este momento cuando se deberá hacer. Es muy probable que se trate de una migración de un antiguo sistema a otro más moderno, con lo que esta etapa es crucial para evitar pérdida de datos. Así pues, esto exigirá un esfuerzo técnico considerable, de manera que queden perfectamente ubicados en sus nuevas bases de datos y accesibles para todas las aplicaciones del ERP. La mala calidad de los datos o la falta de integridad de los mismos, pueden generar problemas en el funcionamiento del ERP después de la implementación.

4. Formación al Personal

Es evidente que, al implantar un ERP en una empresa de distribución, será necesario que todos los trabajadores que lo vayan a usar tengan la formación adecuada por parte de profesionales. Se trata de implantar una solución que haga más eficiente y rentable la compañía, con lo que la implicación de todos debe ser total y absoluta. El personal debe estar familiarizado y cómodo, con lo que en un tiempo prudencial deberá controlar la parte de ERP que vaya a utilizar.

5. Puesta en Producción y Seguimiento

Momento en el que se realiza la puesta en marcha y se da por finalizado el soporte a los usuarios. Tras este inicio, se deberá llevar un férreo control de la implantación para comprobar que se estén cumpliendo los hitos marcados. Los posibles retrasos, tareas pendientes y fine tuning de todo será muy importante hacerlo en este momento para poder dejar el servicio perfectamente instalado, a salvo de errores y riesgos. Implicación tanto del consultor ERP o proveedor del ERP como de la compañía, desde el inicio. Ya que si se implican ambas partes en la definición, ejecución y cierre del proyecto será mucho más ágil y eficiente.

Consejos para una Implementación Exitosa y Control de Costes

El costo de implementar un ERP puede variar ampliamente dependiendo de múltiples factores, desde el tipo de software y las funcionalidades necesarias hasta la complejidad de la empresa y el soporte requerido. Para asegurar una implementación exitosa y controlar los costes, considera los siguientes puntos:

1. Definir objetivos claros: Antes de seleccionar un ERP, la empresa debe tener una comprensión clara de sus objetivos y necesidades. Hay que definir los procesos comerciales que el ERP deberá abordar y hay que asegurarse de que se alinee con la estrategia a largo plazo de la empresa.
2. Evaluar necesidades específicas: No todas las empresas son iguales, como ya hemos mencionado. Hay que evaluar cuidadosamente tus necesidades específicas y elegir un ERP que se adapte a tu industria (suelen ser ERPs verticales como un ERP moda, ERP calzado, ERP distribución congelado pesca, ERP textil, ERP Mueble, ERP industrial,…) y tamaño.
3. Realizar una auditoría de procesos: Antes de la implementación, realiza una auditoría exhaustiva de tus procesos empresariales existentes. Esto te ayudará a identificar áreas de mejora y a alinear mejor el ERP con tus operaciones.
4. Involucrar a los usuarios finales desde el principio: Obtén su retroalimentación durante la fase de selección y asegúrate de que comprendan y estén capacitados para usar el nuevo sistema. La disponibilidad y experiencia del personal interno para gestionar el proyecto ERP pueden tener un impacto en el costo.
5. Planificación y presupuesto realistas: Desarrollar un plan de implementación realista es muy importante, además de establecer un presupuesto preciso derivado. A veces, se pueden incluir costes ocultos de un proyecto que inciden directamente en los gastos no contemplados por las empresas. Por ello, se encuentran problemas de presupuesto tras la adquisición de un sistema ERP.
6. Equipo de implementación competente: Se puede optar por utilizar personal interno, externalizar el proceso a consultores especializados (considerando el expertise de la empresa implementadora) o una combinación de ambos. Es clave considerar el expertise del implantador, ya que a más proyectos planificados y ejecutados, más fiabilidad tendrá la valoración de dicho proyecto.
7. Integración con sistemas existentes en la empresa: Debes asegurarte de que el nuevo ERP se integre de manera efectiva con otros sistemas y aplicaciones existentes en tu empresa. La falta de integración puede generar costes adicionales y dificultar la fluidez de los procesos.
8. Escalabilidad: Elige un sistema que sea escalable y pueda crecer con tu empresa.
9. Capacitación continua: La formación no debe ser un evento único.
10. Mantenimiento y actualizaciones a lo largo del tiempo: Los ERPs exitosos requieren actualizaciones regulares para mantenerse al día con las cambiantes demandas del negocio y las tecnologías emergentes, evitando la obsolescencia tecnológica.

Si la implementación del ERP afecta la conformidad de las regulaciones o leyes comerciales, puede generar costos legales y regulatorios ocultos.

Recuperación de la Inversión en un ERP para PYMES

En relación con la cuestión del precio de un ERP para PYMES está también otro de los asuntos cruciales: el tiempo para recuperar la inversión. En primer lugar, hay que tener en cuenta que se trata de una tecnología que ofrece muy buenos rendimientos en el medio y largo plazo. Por lo tanto, no será instalarlo y beneficiarse de todas sus mejoras. Como promedio se estima que se recupera la inversión al cabo de un periodo de dos años. Esto, para una inversión informática de este tipo es un plazo bastante corto. Sobre todo, teniendo en cuenta que en muchos casos se ha superado la eficiencia en un 70% y en algunos casos incluso se ha llegado cerca del 100%. Por ello, se puede decir que merece la pena con creces implementar un ERP para PYMES si se busca hacerla más competitiva. En la actualidad puede decirse que (cada vez más) un ERP se convierte en un requisito para poder optar a ser competitivos. La razón está en que esta tecnología está protagonizando la llamada Revolución Industria 4.0.