Coste de licencias de uso en ERP: tipos y factores clave

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una herramienta valiosa que puede ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia, productividad y rentabilidad. Sin embargo, la inversión inicial y los costes asociados pueden ser una barrera para muchas empresas. En este artículo, analizaremos los diferentes tipos de costos asociados con un ERP, así como los factores que pueden afectar el costo total.

¿Qué son las licencias de software?

Las licencias de software son contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Estas licencias autorizan el uso de software dependiendo del rol contratado y pueden ser más o menos restrictivas. Las licencias son, por tanto, los permisos que un fabricante o desarrollador proporciona para la distribución, uso y/o modificación del software. Es recomendable estudiar qué licencias tiene la empresa para evitar adquirir licencias que ya se tenían.

El coste de una licencia depende de muchas variantes, y planificar el coste de implementación de software es bastante difícil.

Factores que influyen en el coste de un ERP

Definir el coste de un ERP en números es difícil, pues dependiendo del tamaño de la empresa o la necesidad de personalización, el coste puede variar significativamente. Existen cuatro factores principales que afectan al precio final de forma directa, además de otros costes ocultos.

1. Coste de la consultoría (50% del presupuesto total)

Esta es la parte más costosa dentro del presupuesto total. La figura del consultor se encarga de acompañar a la empresa durante todo el proceso de diseño e implantación del ERP. Sus tareas incluyen:

• Realizar un análisis de las necesidades de la empresa para proponer la solución más adecuada.
• Implantar y parametrizar el software (adaptarlo a la empresa y sector).
• Importar los datos existentes.
• Encargarse posteriormente de la formación de los empleados que utilizarán el ERP.

2. Coste de la licencia por usuarios (35%)

Este es el coste más transparente y a la vez el más variable. Los proveedores de ERP suelen crear tarifas según el volumen de usuarios que vayan a trabajar sobre la solución. El coste de las licencias de software es el costo más significativo asociado con un ERP. El costo de las licencias variará según el tamaño y las funciones del sistema. Según un estudio de la consultora IDC, el costo promedio de las licencias de software ERP es de 10.000 euros por usuario.

Tipos de licencias según el rol de usuario:

• Administrador: Suele ser adquirida por el director TIC o el encargado de la solución. Otorga más derechos al usuario, permitiendo activar y desactivar licencias, cambiar permisos y gestionar el acceso a la información.
• Completa: Usuarios con amplios derechos, como los arquitectos de una empresa constructora que necesitan editar información a medida que avanzan con su trabajo.
• Limitada: Usuarios con el menor nivel de derechos, que solo pueden consultar la información permitida. Un arquitecto externo a la empresa o un operario podrían necesitar este tipo de licencia para subir ciertos documentos o ver detalles específicos.

Cuantos más derechos tenga una licencia, mayor será el coste.

Tipos de licencias según el modelo de adquisición:

El precio de las licencias dependerá del software, del proveedor y del fabricante. Se podrán adquirir individualmente o por paquetes (o volumen).

• Licencias Fijas o Nominales (Named User License, NUL): Son aquellas que tienen un único usuario fijo.
• Licencias Concurrentes (Concurrent User License, CUL): Permiten que varios usuarios hagan uso de una misma licencia, pero en distintos momentos.

Algunos softwares se ofrecen en distintos tipos de paquetes, como versión básica, business y enterprise, cada una con diferentes derechos, funcionalidades y límites de usuarios.

3. Coste del hardware (10% del total)

Si se opta por una solución de ERP on-premise, una parte del presupuesto se destinará a la compra de la infraestructura informática básica: un servidor donde instalar el software, una base de datos y un sistema de copias de seguridad. En este apartado también se debería incluir una conexión LAN que permita el alto volumen de datos que genera el uso de un ERP o los ordenadores para cada usuario. Si el ERP no es un sistema en la nube (SaaS), se necesitará hardware para ejecutarlo, y este deberá actualizarse periódicamente.

4. Coste de mantenimiento del ERP (5%)

El precio de un ERP no se limita a la instalación. Una vez implementada la solución, el sistema necesita mantenimiento, que incluye aspectos como actualizaciones, corrección de fallos, resolución de incidencias técnicas o gestión del crecimiento. Esta tarea la suele realizar la propia empresa proveedora y se cobra mediante cuotas anuales, que pueden suponer hasta un 15% del coste total de las licencias del ERP.

El mantenimiento de un software ERP “on premise” es extremadamente importante para garantizar que el producto funcione siempre correctamente y esté constantemente actualizado. Los costes asociados incluyen hardware adicional, tarifas de red, costes de mano de obra de IT y otros gastos departamentales.

Otros costes a considerar (Costes ocultos)

Además de los mencionados, existen otros costes que no siempre se tienen en cuenta al calcular el coste de un ERP, denominados costes ocultos:

• Número de centros de trabajo.
• Lo especializado que sea el sector y la necesidad de parametrizar el ERP.
• Actualizaciones futuras del software instalado.
• Costes de formación inicial y continua del personal.
• Costes de salida: algunos proveedores dificultan el acceso a la propia información o que los datos no sean "tuyos" si se intenta cambiar de sistema.

Modelos de adquisición de licencias

Compra (Licencias perpetuas)

El coste inicial de este tipo de licencias es bastante superior, ya que es un pago único. Este es el modelo tradicional de las soluciones que se instalan on-premise. Aunque se adquiera una licencia con una compra única, las licencias de software requieren actualizaciones.

Alquiler (SaaS - Software como Servicio)

El modelo más común es el Software como Servicio (SaaS), cada vez más frecuente, especialmente en las implementaciones cloud. Con este modelo, la empresa paga una cantidad bastante menor de coste inicial. Con el modelo SaaS, la compañía no tiene que desembolsar grandes sumas de dinero para usar el programa, ni tendrá problemas con actualizaciones o mantenimientos. Además, no se necesitan servidores propios, evitando costes de personal capacitado para su mantenimiento, y los servidores de los proveedores cuentan con altas políticas de seguridad.

La siguiente tabla resume las principales diferencias entre los modelos de adquisición:

Tipos de instalación del ERP

La instalación del ERP es una de las principales características que hay que decidir, ya que influye en quién garantizará la seguridad y accesibilidad al sistema de información.

Instalación del ERP en entornos Cloud

Aunque suele ofrecerse como un sistema SaaS, no siempre ambos conceptos están ligados. Las modalidades son:

• En los servidores del proveedor (Cloud hosting público): Se suele ofrecer en modalidad SaaS, pudiendo acceder al ERP vía internet.
• En la infraestructura Cloud propiedad de la empresa (Cloud privado): Similar al on-premise pero alojado en la nube privada de la empresa.
• En un Cloud hosting híbrido o mixto: Emplea un entorno Cloud privado junto a uno público, según la funcionalidad que necesita la empresa.

Instalación del ERP en entornos locales (implantación “on premise”)

El software se implanta en los servidores propiedad de la empresa y en los equipos asignados a los empleados. Es similar al caso del Cloud Privado pero en entorno local accediendo a través de una red privada.

Grado de adaptabilidad del programa

Otro aspecto importante en la selección del software es el grado de adaptabilidad del programa a cada uno de los procesos y requerimientos específicos de un sector de actividad.

• Diseño especializado o vertical: Software diseñado para procesos específicos y, en ocasiones, exclusivos de un sector en particular.
• Diseño generalista u horizontal: Software con un diseño genérico que puede implementarse en varios sectores, modelos de negocios o empresas con estructuras diferenciadas. Un ejemplo es Ahora ERP, una solución horizontal que crece con tu empresa y evita nuevos desarrollos y migraciones.
• Diseño a medida: Software que facilita la personalización total a los requerimientos concretos de la empresa. Sin embargo, muchos usuarios advierten que los desarrollos a medida pueden ser un "agujero negro" de dinero debido a los costes extra por formación y soporte.

Acceso al código fuente

De acuerdo a los requerimientos y desafíos específicos que tenga la empresa, también es importante evaluar la posibilidad de acceder al código fuente del software. Gracias a esta disponibilidad es factible modificar y personalizar el programa a voluntad de la empresa.

• Software Open Source (OS): Ofrece total accesibilidad al código fuente y su completa disponibilidad a cualquier empresa o usuario para efectuar modificaciones, sin restricción. Un software OS es de bajo coste o gratis y permite la personalización en manos de técnicos especializados de la empresa.
• Software ERP propietario: Solo los desarrolladores del proveedor tienen el acceso a su código fuente y la total disponibilidad para modificarlo. Estos distribuidores cobran por las licencias y ofrecen soluciones limitadas, sobre todo en lo que respecta al acceso del cliente a la configuración del software.

Coste Total de Cambio (TCC)

El mayor factor que influye en el precio de un ERP son los cambios. Al evaluar las diferentes opciones ERP, las organizaciones deberían incluir el Coste Total de Cambio (TCC, según sus siglas en inglés), que se basa en calcular el costo de realizar cambios en el sistema ERP para satisfacer las necesidades de la empresa a largo plazo.

Las pequeñas y medianas empresas que se dedican a la manufacturación calculan que el costo del software y los servicios combinados puedan oscilar entre los 50.000 € y los 750.000 €. Sin embargo, la empresa al momento de tomar la decisión sobre la implantación de un software ERP tiene muchos interrogantes que debe resolver, como qué tipo de ERP elegir, si es el momento conveniente de implantarlo y qué beneficios traerá.

Ejemplo de modelo Freeware: Ahora ERP

Hay modelos como el Freeware de Ahora ERP que son totalmente diferentes, ya que no tienen costes de licencia de usuario ni de uso, sino que únicamente se paga por los servicios de mantenimiento, formación, implantación o consultoría entre otros. Este software elimina el coste de licencias y solo se afronta el coste de la implantación (número de horas) y de la formación. Este ERP crece conforme lo hace la empresa, por lo que es escalable y tiene muy en cuenta el coste de oportunidad. Ahora ERP Freeware garantiza 2 actualizaciones de versiones dentro del mantenimiento contratado, evitando gastos innecesarios de desarrollo que puedan incrementar los costes de actualización. Este modelo se basa en la economía colaborativa, con una Red de Distribución cualificada que trabaja por el desarrollo y mejora de cada producto freeware.