Cómo Redactar Correos de Seguimiento para Solicitar Valoración de Propuestas

Los correos electrónicos de seguimiento son una serie de mensajes que corresponden a acciones realizadas por el cliente. El tipo de correo electrónico depende de esa acción. Crear un buen correo electrónico de seguimiento es un proceso complejo que requiere un cierto grado de comprensión de cómo las personas abren sus correos, cómo ven la información presentada y qué cosas les pueden gustar (o no).

Cuando la gente dice que se ha esforzado por obtener una respuesta, no está mintiendo. Hoy en día, cuando la información es excesiva, animar a los destinatarios de un correo electrónico a abrirlo, y no digamos a responder, requiere una paciencia draconiana y verdadera habilidad. Sin embargo, hay formas de aumentar las probabilidades de obtener una respuesta, y esto es precisamente lo que vamos a tratar hoy.

Desde la importancia de saber escribir correos electrónicos de seguimiento hasta la elaboración de mensajes únicos y plantillas, hay mucho que tratar. Los siguientes consejos te servirán como inspiración para redactar mensajes de seguimiento a clientes, con ejemplos que te guiarán paso a paso a mejorar tus conversiones.

¿Qué es un Correo de Seguimiento y Por Qué es Importante?

Un correo de seguimiento es un mensaje enviado después de un primer contacto o interacción con un cliente, colega o socio comercial para mantener la comunicación, obtener una respuesta o avanzar en el proceso de una transacción o negociación. Este tipo de correos se utiliza comúnmente en equipos de ventas, servicio de atención al cliente, reclutamiento y otros contextos profesionales en los que es importante construir relaciones y asegurar que los asuntos pendientes se resuelvan.

Los correos de seguimiento efectivos aumentan las tasas de respuesta en un 65% y aceleran el cierre de ventas en un 23%. En términos generales, hay cuatro razones por las que los correos electrónicos de seguimiento son tan importantes:

• Aumentan la conversión: Si analizas cómo respondes a los correos electrónicos, probablemente te darás cuenta de algunas cosas. No abres los correos electrónicos cuando estás ocupado, no quieres desplazarte por cientos de mensajes y, desde luego, no quieres perder el tiempo. Los correos electrónicos de seguimiento combaten todo lo anterior, ya que son una forma de añadir valor a través de la asistencia.
• Generan confianza: Uno de los aspectos clave de los correos electrónicos de seguimiento es el hecho de que pueden utilizarse para generar confianza y buenas relaciones con los clientes.
• Permiten filtrar la audiencia: Otra poderosa característica de los correos electrónicos de seguimiento es que te permiten dividir a las personas que no se interesan por tu marca de aquellas que desean comunicarse contigo de forma activa.
• Automatizan el marketing: Una vez que conoces a la parte participante de tu audiencia, puedes enviar promociones de forma automatizada.

Además, enviar un correo de seguimiento comercial es una práctica fundamental en el proceso de ventas y desarrollo de relaciones comerciales por las siguientes razones:

1. Mantener la relación con el cliente: El seguimiento comercial permite recordar al cliente o prospecto el interés en la colaboración. Esto no solo demuestra tu compromiso, sino que también fortalece la relación y ayuda a mantener el contacto de manera constante, evitando que el prospecto se enfríe o pierda el interés.
2. Aclarar dudas o resolver posibles obstáculos: En muchas ocasiones, un cliente puede tener dudas o preguntas que no expresa de inmediato. El seguimiento comercial brinda una oportunidad para ofrecer apoyo adicional, resolver obstáculos que impiden la decisión de compra y ayudar al prospecto a entender mejor los beneficios de tu propuesta.
3. Recordar la propuesta enviada: Es común que los clientes reciban múltiples ofertas y propuestas diariamente, lo que puede hacer que la tuya pase desapercibida. Un correo de seguimiento comercial sirve como recordatorio amable de la propuesta, aumentando la visibilidad de tu oferta.
4. Demostrar interés y profesionalismo: Enviar un seguimiento demuestra una actitud profesional y comprometida, dos cualidades que muchos clientes valoran. Al dedicar tiempo para volver a contactar al prospecto, le muestras tu interés genuino en ayudarlo y en atender sus necesidades, lo que puede marcar la diferencia en su decisión final.
5. Aumentar las oportunidades de conversión: El seguimiento comercial incrementa significativamente la posibilidad de cerrar una venta o asegurar una colaboración. Estudios muestran que muchos clientes requieren varios contactos antes de tomar una decisión, por lo que un correo de seguimiento bien programado puede ser determinante para conseguir una respuesta y concretar la transacción.
6. Obtener retroalimentación: Un correo de seguimiento también brinda la oportunidad de obtener retroalimentación directa sobre la propuesta. Si el cliente decide no continuar, puedes averiguar las razones y ajustar tus estrategias futuras.

Cuándo Enviar un Correo de Seguimiento

Saber cuándo enviar un correo de seguimiento comercial es crucial para mantener una comunicación efectiva sin parecer insistente. Los tiempos de envío varían según el contexto de la interacción, el tipo de relación y el objetivo del seguimiento. Aquí tienes algunas pautas recomendadas:

Evita retrasar los seguimientos por más de diez días. Es mejor enviar un recordatorio de seguimiento dentro de los tres días posteriores al correo electrónico de divulgación inicial. Si un cliente potencial no responde, un intervalo de 5 a 7 días es razonable antes de enviar un recordatorio. No des por hecho que tu nombre bastará para que te recuerden. Tampoco es recomendable enviar mensajes de seguimiento los fines de semana o a primera hora de la mañana de un lunes, ya que son momentos en los que es probable que tu correo se pierda entre muchos otros.

La misión principal es estudiar todo lo que puedas sobre los hábitos de correo electrónico de tus prospectos. Utiliza todos tus análisis, todas tus aplicaciones de seguimiento y todas tus máquinas de procesamiento de datos. Si ves que tu empresa no puede permitirse un sistema de este tipo, echa un vistazo a los intervalos de tiempo en la tabla para saber cuándo enviar un correo electrónico de seguimiento para ganar a tus clientes, empleadores, etc.

Cómo Redactar un Correo de Seguimiento Efectivo

Redactar un correo de seguimiento efectivo requiere habilidad y conocimientos. Aquí te presentamos los pasos y consejos clave para diseñar un modelo eficiente:

1. Definir el Contexto y el Objetivo

Es esencial identificar el contexto y el objetivo de tu correo de seguimiento antes de redactar el modelo. ¿Cuál es el motivo de este correo? ¿Se envía tras una reunión, en respuesta a una cotización sin respuesta, o en seguimiento de una oferta comercial? Definir estos elementos claramente permitirá personalizar el mensaje, haciéndolo más relevante y efectivo para el destinatario.

2. Personalizar el Mensaje

La personalización es clave para que el correo de seguimiento tenga éxito. Evita enviar el mismo mensaje a todos los contactos. Menciona el nombre del destinatario, haz referencia a interacciones previas y ajusta el contenido para atender las necesidades e intereses específicos de tu cliente potencial. Esto demuestra tu compromiso con comprender su situación y sus expectativas.

3. Estructurar el Correo

Un correo de seguimiento comercial efectivo debe incluir varios elementos clave:

• Asunto atractivo: Elige un asunto claro, conciso y atractivo que motive al destinatario a abrir el correo. En general, existen cuatro tipos básicos de líneas de asunto que puedes utilizar:
  • Atendido: Si conoces a tu público, no hay mejor línea de asunto que la atendida. Examina sus datos demográficos, qué tipo de cliente de correo electrónico utilizan y qué dispositivo utilizan para ver el mensaje.
  • Corto: A veces, lo mejor es ir directo al grano. La norma de oro son 7 palabras (unos 41 caracteres), por lo que debes intentar alcanzar esa cifra.
  • Detallado: Al igual que a ti no te gusta perder el tiempo, a tu grupo demográfico clave tampoco. Haz que tu asunto sea claro como el cristal, ya que determinará si tu destinatario abrirá el mensaje en primer lugar.
  • Atractivo: Si es posible, haz que tu asunto sea al menos un poco atractivo, pero no te pases, ya que podría dar una imagen poco profesional de ti.
• Saludo personalizado: Comienza con un saludo cordial pero profesional para crear un vínculo con el destinatario. Inmediatamente después, la mejor forma de hacer un seguimiento es recordar a los clientes su interacción, compra o comunicación anteriores.
• Resumen del contexto: Proporciona un breve recordatorio del contexto de la interacción previa, ya sea una reunión, una cotización o una propuesta comercial. Incluye tu nombre, el nombre de la empresa para la que trabajas, tu cargo y el motivo por el que contactas de nuevo.
• Valor añadido: Explica de manera precisa cómo tu producto o servicio puede beneficiar al cliente, destacando los beneficios específicos para su negocio. Empieza por destacar los beneficios exclusivos que obtienen de tu producto o servicio, reforzando el valor que ya han recibido. Aborda cualquier posible preocupación que pueda tener, demostrando que eres proactivo y te preocupas por su experiencia.
• No repitas tu primer correo electrónico: Prueba cosas nuevas para descubrir qué les gusta a los contactos de tu base de datos y qué es lo que hace que abran tus mensajes. Apuesta por un contenido breve y claro.

4. Incluir una Llamada a la Acción (CTA)

Una llamada a la acción clara y directa es esencial para motivar al destinatario a realizar una acción específica, como responder, programar una reunión o visitar un sitio web. Sea claro y directo sobre lo que quieres que hagan a continuación, y hazlo de forma fácil y atractiva. Las preguntas retóricas o las referencias directas a los problemas u objetivos de tus leads suelen funcionar.

5. Utilizar Técnicas de Marketing

Incorpora estrategias de marketing en tu modelo de seguimiento. Por ejemplo, podrías adoptar la técnica de Grant Cardone de “ir con todo y elevar las expectativas”, destacando lo mejor de lo que tienes para ofrecer y mostrando seguridad en tu producto. Sé creativo y comprometido en tu prospección. Responde en el mismo tono que tu cliente para lograr una mayor personalización y establecer un vínculo de cercanía y afinidad.

6. Automatizar y Segmentar

El uso de herramientas de automatización para personalizar y enviar tus correos de seguimiento comercial de manera eficaz es altamente recomendado. Además, segmentar tus leads según su perfil te permite ofrecer contenido más adecuado, aumentando así la probabilidad de obtener una respuesta positiva. Siempre que puedas, utiliza una herramienta que te proporcione plantillas para diseñar y enviar estos correos de forma masiva, pero, al mismo tiempo, personalizada. Con las plantillas agilizarás el proceso de diseño y el envío. Funcionalidades como la vista previa o el envío de test a personas de la empresa te servirán para evaluar internamente tus propuestas y aplicar cambios de forma ágil y rápida.

Errores Comunes a Evitar

Incluso con las mejores intenciones, los correos electrónicos de seguimiento pueden fracasar si no se evitan ciertos pasos en falso:

• Empezar con frases genéricas: Un error típico es comenzar con "Solo haciendo un seguimiento de mi mensaje anterior..." sin añadir ningún contexto significativo o urgencia. En su lugar, concéntrate en lo que es nuevo, útil o procesable.
• Ser poco claro sobre la solicitud: Un correo electrónico de seguimiento profesional nunca debe dejar al destinatario adivinando. Este error suele producirse cuando el escritor asume que la solicitud original sigue siendo clara o le preocupa que volver a preguntar pueda parecer demasiado persistente.
• Mal momento: El tiempo es crucial cuando se envían correos electrónicos de seguimiento. Permite una cantidad de tiempo razonable para que el destinatario responda.
• Demasiada insistencia: Tu seguimiento debe parecer una consulta amable, no una exigencia. Evita frases como “Necesito una respuesta inmediata” o “Ya debería haber respondido”.
• Demasiados correos de seguimiento: Dos correos electrónicos es el máximo absoluto. Un tercer correo demuestra falta de criterio.
• Mensajes genéricos: “Estimado señor/señora: Le escribo para hacer un seguimiento...” suena a spam. Utiliza el nombre del responsable de contratación, menciona el puesto específico y el ID del trabajo, y haz referencia a algo sobre la empresa.
• Tono poco profesional: Usar un lenguaje informal como “¡Hola!” o “Solo quería saber cómo va 😊” parece poco profesional.

Ejemplos de Correos de Seguimiento Comercial

Para guiarte en la creación de correos de seguimiento comercial efectivos, exploremos algunos ejemplos específicos, cada uno adaptado a una situación diferente:

Ejemplo 1: Seguimiento después de una Reunión de Negocios

Este ejemplo es útil después de haber tenido una reunión con un prospecto o cliente sin recibir respuesta tras dicho encuentro.

Asunto: Seguimiento a nuestra reunión del [Fecha]

Hola [Nombre del destinatario],

Espero que estés bien desde nuestra reunión del [Fecha]. Quisiera agradecerte por el tiempo y la atención que me brindaste. Nuestra conversación me permitió comprender mejor tus prioridades, y estoy convencido de que podemos concretar una solución de gran valor para [nombre de la empresa del destinatario].

Como aún no hemos tenido la oportunidad de avanzar en los próximos pasos, quería asegurarme de que recibiste mi propuesta anterior. Hemos tomado en cuenta tus principales objetivos, especialmente [resumir los objetivos], y adaptado nuestra propuesta para ajustarnos a tus expectativas presupuestarias.

Estoy disponible para discutir los detalles y aclarar los puntos restantes. ¿Podríamos acordar un horario para avanzar? Estaré disponible en las siguientes fechas: [proponer varias fechas].

Quedo a tu disposición y con muchas ganas de volver a conversar para impulsar este proyecto tan prometedor.

A la espera de tu respuesta, te deseo un excelente día.

Cordialmente,

[Tu nombre]
[Tu puesto]
[Tu empresa]
[Tu número de teléfono]
[Tu correo electrónico]

Ejemplo 2: Seguimiento para una Propuesta Comercial

Este ejemplo es adecuado si has enviado una propuesta comercial y no has recibido respuesta.

Asunto: Seguimiento a la propuesta enviada el [Fecha]

Hola [Nombre del destinatario],

Quisiera retomar el contacto contigo en relación a la propuesta que te envié el [Fecha] sobre [Producto o servicio]. Me gustaría confirmar si tuviste la oportunidad de revisarla y conocer tus comentarios.

Nuestra oferta representa una oportunidad real para [resumir los beneficios clave], respaldada por testimonios de clientes que ya están aprovechando sus beneficios. Estoy convencido de que podría ser un gran valor añadido para [nombre de la empresa del destinatario].

Estaré encantado de conversar más a fondo sobre esta propuesta y responder a cualquier pregunta que tengas. ¿Cuándo te vendría bien para discutirlo? Aquí te propongo algunos horarios disponibles: [indicar varias fechas].

Quedo a la espera de tu respuesta y te deseo un excelente día.

Cordialmente,

[Tu nombre]
[Tu puesto]
[Tu empresa]
[Tu número de teléfono]
[Tu correo electrónico]

Ejemplo 3: Seguimiento Corto y Eficaz

Este ejemplo es ideal para un seguimiento conciso y directo con un prospecto.

Asunto: ¿Aún estás interesado en nuestra oferta?

Hola [Nombre del destinatario],

Te escribo en relación a mi último correo del [Fecha] sobre nuestra oferta, sobre la cual aún no he recibido respuesta. Quería saber si el proyecto de apertura de tu tienda sigue en curso y cómo podríamos apoyarte de la mejor manera para llevarlo a cabo.

Quedo disponible para hablar cuando te sea conveniente y con gusto colaboraré en el éxito de este proyecto.

A la espera de tu respuesta, te deseo un excelente día.

Atentamente,

[Tu nombre]
[Tu puesto]
[Tu empresa]
[Tu número de teléfono]
[Tu correo electrónico]

Ejemplo 4: Seguimiento de Solicitud de Empleo

Este ejemplo te servirá para preguntar el estado de un proceso de selección.

Asunto: Seguimiento de mi solicitud de empleo - [Título del puesto]

Estimado/a [Nombre del responsable de selección o Equipo de selección],

Espero que se encuentre bien. Le escribo para hacer un seguimiento de mi candidatura para el puesto de [Título del puesto] en [Nombre de la empresa], que envié el [Fecha]. Sigo muy entusiasmado/a con la posibilidad de contribuir a su equipo y aportar mi experiencia en [mencionar habilidad o experiencia relevante] a [Nombre de la empresa].

Entiendo que aún podrían estar evaluando candidatos, pero quería reiterar mi interés y consultar si hay novedades sobre el proceso de selección.

Gracias nuevamente por considerar mi candidatura.

Atentamente,

[Tu nombre]
[Tu número de teléfono]
[Tu correo electrónico]

Ejemplo 5: Seguimiento Post-Evento

Este ejemplo es útil después de haber conocido a alguien en un evento de networking.

Asunto: Ha sido un placer conocerte en [Nombre del evento]

Hola [Nombre],

Fue un placer conocerte en [Nombre del evento]; disfruté mucho nuestra conversación sobre [tema]. Me encantaría mantenernos en contacto y quizás tomar un café virtual para intercambiar ideas.

Avísame si te parece bien.

Saludos cordiales,

[Tu nombre]

Ejemplo 6: Seguimiento con Contenido de Valor

Este ejemplo es para prospectos que aún no están listos para comprar, pero con los que quieres mantener el contacto.

Asunto: Un recurso que quizás te interese: [Tema del recurso]

Hola [Nombre],

Espero que estés bien. Quería hacer un seguimiento de nuestra reciente conversación sobre [Producto/Servicio]. Creo que realmente podría ayudarte a conseguir [beneficio u objetivo específico]. Para ayudarte a resolver tu problema, te comparto este [documento, PDF o enlace] sobre [tema].

Si tienes alguna pregunta o necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto conmigo. Me encantaría hablar sobre cómo podemos avanzar y hacer que esto funcione para ti.

Espero tu respuesta.

Atentamente,

[Tu nombre]

Herramientas para Optimizar tus Correos de Seguimiento: Ringover

Ringover es una solución de telefonía IP para empresas que aúna varios canales de comunicación en una misma plataforma y es por ello que se puede utilizar de manera efectiva en varias etapas del proceso de creación de correos de seguimiento comercial.

Además, también te permite acceder al historial de interacciones con el cliente para personalizar tus mensajes, consultando información relevante a través de integraciones con tus herramientas CRM. Una vez redactado el correo, puedes programar su envío en el momento más conveniente, aumentando la probabilidad de obtener una respuesta.

Tras enviar el correo, Ringover facilita el seguimiento de respuestas y la realización de llamadas si no recibes respuesta. También ofrece herramientas de análisis para evaluar el desempeño de tus correos y la posibilidad de crear campañas de mensajes de voz, permitiéndote ajustar tu estrategia en el futuro. Además, Ringover propone más de 70 funcionalidades avanzadas como el Power Dialer, el click to call y la grabación de llamadas, que te permite realizar un seguimiento aún más exhaustivo de tus contactos con prospectos y clientes.

Ringover es una solución profesional para «hacer seguimiento de tu seguimiento». Te ayuda a recibir y analizar datos con la hora exacta de apertura del correo electrónico, ver el mejor momento para una respuesta o rastrear cuántas veces se abrió el correo electrónico. Además, puedes determinar el tiempo general para enviar una respuesta a una cantidad significativa de clientes utilizando las estadísticas de la aplicación con gráficos e índices. Los seguimientos automáticos también son un juego de niños si tienes el seguimiento de correos electrónicos.

Puedes probar Ringover gratis para experimentar estas ventajas.