Todo lo que Necesitas Saber sobre el Contrato de Coworking y Aulas de Formación

Trabajar en un coworking es una opción muy rentable y llena de ventajas. Esta forma de trabajo permite que profesionales, emprendedores y pymes compartan una misma oficina, aunque sus sectores sean diferentes. El ahorro, la productividad y la flexibilidad son aspectos claves a la hora de optar por un puesto de trabajo en un coworking. Los coworkers pueden asociarse, trabajar en común, o mantener su autonomía.

En nuestro ordenamiento jurídico, el coworking no es más que un arrendamiento parcial de un local de negocio, entre un coworker y un propietario que le ofrece un espacio y unas instalaciones a cambio de un precio, que puede ser por horas, semanal o mensual. El contrato de coworking es un documento importante que establece las reglas del juego para el uso del espacio de trabajo compartido.

La relación entre el coworker y el propietario no es una relación laboral sino mercantil, porque el coworker no trabaja para el propietario, sino que actúa por cuenta propia. El responsable no obtiene ningún beneficio del trabajo realizado por el coworker más allá del pago de la renta.

Tipos de Contratos de Coworking

Hoy en día, los contratos de coworking se mueven en dos ámbitos: el contrato de alquiler o el contrato de servicios. Es importante comprender las diferencias entre ambos para saber qué se está contratando al elegir un espacio de coworking.

Contrato de Alquiler

Este tiene como finalidad el alquiler de un espacio de trabajo durante un tiempo determinado. La legislación que se aplica al alquiler de espacios de trabajo está suscrita al Real Decreto, 24 de julio de 1889, publicado en el Código Civil. En un contrato de alquiler, el cliente es responsable de la gestión del espacio de trabajo, lo que incluye el pago de los servicios públicos, el mantenimiento del espacio y la contratación de personal, si es necesario. Si se lleva a cabo un contrato de alquiler, lo que se hace es realizar el pago a final de mes.

Contrato de Servicios

Un contrato de servicios coworking es un documento legal que establece los términos y condiciones de servicio de un espacio de trabajo compartido. En este se sientan las bases de lo que se les proporciona a los miembros que alquilan dicho espacio. Si tu espacio de coworking ofrece uso de mobiliario (sillas, escritorios propios), material de oficina (impresora y fotocopiadora, acceso a una red wifi), limpieza, recepción de correspondencia o la organización de eventos, estamos ante un contrato de servicios. Los contratos de servicios de espacios de trabajo suelen ofrecer más flexibilidad en términos de espacio y servicios, lo que permite al cliente adaptar el espacio a sus necesidades y cambiar de espacio o de servicios según sus necesidades cambiantes. En un contrato de servicios se ofrece el acceso a una oficina por un importe mensual determinado.

Ambos acuerdos tienen diferentes derechos para la persona que los acepta. Al final y al cabo, los contratos de coworking están hechos a medida.

Información Esencial en un Contrato de Coworking

La firma del contrato es la confirmación de los requerimientos del acuerdo donde se aceptan las normas en cuanto al uso de los servicios y las prestaciones del espacio. Pero ¿qué tipo de información debe recoger este documento? Dicha firma es la confirmación de los requerimientos del acuerdo donde se aceptan las normas en cuanto al uso de los servicios y las prestaciones del espacio. Aquí tenéis algunos de los puntos que se pueden regular, aunque este tipo de acuerdos suelen ser bastante flexibles.

Cláusulas del Contrato

• Duración del contrato: Es importante tener en cuenta el preaviso en caso de que decidas irte. Se especifica con cuánta antelación tenemos que avisar que nos vamos y las penalizaciones que esto conlleva. Se puede celebrar por un plazo fijo (un “Contrato a Plazo Fijo”) o por un periodo flexible (un “Contrato Flexible”) con arreglo a las Condiciones Particulares.
• Tipo de servicios a los que se tiene derecho: Primero hay que detallar qué incluye el contrato, qué está incluido en el precio y qué son servicios extra u opcionales. Por ejemplo, el uso de Internet, recepción de correo, atención de llamadas y/o visitas, recepción de correo y paquetería, gestión de proveedores, suministros. Incluso hay espacios de coworking que ofrecen servicios de administración y contabilidad. El Beneficiario solo puede exigir que se le presten los Servicios enumerados en las Condiciones Particulares de conformidad a lo establecido en estas condiciones. Cualquier servicio adicional no incluido en las Condiciones Particulares, al que el Cliente quiera acceder, será objeto de un nuevo acuerdo entre las Partes bajo condiciones específicas.
• Horario de las instalaciones: Los horarios de los espacios de coworking no suelen ser los habituales. Algunos espacios tienen un horario reducido y permiten el acceso libre a cualquier coworker, o espacios con un horario de apertura amplio pero que no permiten el acceso fuera de horas. El acceso a los Espacios está regulado por el Reglamento de Régimen Interno del Centro y, si procede, del edificio, y se basa en el estricto respeto de dicho reglamento por parte del Beneficiario.
• Motivos de resolución de contrato: Esta cláusula especifica si, resumiendo, una de las dos partes dice que hasta aquí hemos llegado. Se puede resolver un contrato por mutuo acuerdo, porque una de las partes lo decida, o porque se incumpla alguna cláusula.
• Precio y formas de pago: Se debe dejar claro para las dos partes desde el principio y ahorrarnos sorpresas. Qué tenemos que incluir: el precio mensual a pagar y lo que incluye. También está bien detallar si hay incrementos anuales y cómo se calculan. Otro punto es el precio de los servicios extra o no incluidos en el precio mensual, y el coste en el caso de contratarlos de forma puntual. La forma y plazos de pago se suelen incluir en este apartado, así como las posibles garantías.
• Reglamento interno: A menudo en los contratos de coworking se anexa el reglamento de funcionamiento interno. Otras veces, en el caso de que sea un documento que se vaya modificando de forma regular, se indica con detalle dónde se puede consultar, cómo se comunican las actualizaciones de forma fehaciente a los coworkers, y cómo se acuerdan los cambios.
• Confidencialidad: Se trata de comprometeros a no revelar información de cualquier otro coworker o del centro de la que hayáis tenido conocimiento. La misma cláusula protege vuestra información.
• Uso previsto del Centro y los Espacios: A menos que por escrito el Proveedor de Servicios establezca otra cosa, el Beneficiario debe ocupar el Centro y los Espacios de forma pacífica. El Beneficiario tiene acceso al Espacio únicamente para usarlo como oficina, quedando excluido cualquier otro uso, lo que el Beneficiario conoce y acepta.
• Acceso y seguridad: Al registrarse, el Beneficiario recibirá una tarjeta de usuario con un número de usuario para cada persona que designe antes de la fecha de inicio del contrato (las “Personas Autorizadas”). Para acceder a los Espacios, las Personas Autorizadas deben presentar su tarjeta de usuario. Solo la Persona Autorizada puede utilizar esa tarjeta personal y exclusiva, y no se puede asignar ni transferir a ninguna otra persona. La tarjeta de usuario da a su titular acceso a las oficinas privadas y a las zonas comunes y al espacio de coworking o de colaboración del Centro.
• Responsabilidad de los invitados: Otro tema interesante a aclarar es la responsabilidad de los invitados, colaboradores o clientes que accedan de forma puntual al espacio. ¿Qué queda cubierto por el espacio en sí y qué es responsabilidad del coworker?
• Mantenimiento y reparaciones: El coworker debe informar al arrendador de cualquier incidencia que impida la prestación del servicio y permitir las reparaciones que sean necesarias.
• Responsabilidades fiscales y administrativas: Se especifica que el coworker es responsable de cumplir con sus obligaciones fiscales y administrativas, y que es también responsable de la actividad que desarrolla en el espacio.
• Protección de datos: La típica y tópica cláusula sobre protección de datos, pero que tiene que estar.

Oficinas, Salas y Aulas de Formación en un Coworking

Un espacio de coworking puede ofrecer diferentes tipos de espacios para adaptarse a las necesidades de cada profesional o empresa.

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Servicios Incluidos

• Flexibilidad Total: Alquila por horas, días o meses.
• Todo Incluido: WiFi de alta velocidad, mobiliario, proyector y limpieza.
• Ubicación Estratégica: En Benimaclet, conectado por metro, bus y rodeado de servicios.

Los espacios puestos a disposición del Beneficiario se describen en las Condiciones Particulares. Los espacios de coworking tienen un número limitado de plazas por Centro Wojo. El Beneficiario conoce y acepta que el servicio prestado es el suministro de espacio de trabajo, pero que el Beneficiario no puede invocar el derecho a que se le suministre un espacio de trabajo concreto en un Centro particular.

Consideraciones Legales para Ofrecer Servicios de Coworking

Si eres tú el que se está planteando ofrecer un espacio de Coworking a terceras personas, una vez hecho tu plan de negocio y una vez te cuadren todos los cálculos, ha llegado el momento de dar comienzo a tu negocio. Para ello, debes tener en cuenta lo siguiente:

Local donde realizar el coworking

A la hora de elegir la ubicación, debes tener en cuenta que el local debe contar con la licencia, los certificados energéticos y las instalaciones básicas (agua, luz, aire) según lo que marque la normativa vigente. Evita la realización de las obras que puedan lastrar tu puesta en marcha.

Tal vez el local dispone de una licencia previa; si este fuera el caso, deberás comprobar si con esa licencia es suficiente o si tienes que empezar de cero y solicitar una nueva. Si fuera suficiente, simplemente tendrías que hacer un cambio de titularidad. En el caso de que no te valga, tendrás que pedir los servicios de un perito o ingeniero que pueda realizarte el proyecto que tienes que presentar en el ayuntamiento de la localidad donde esté ubicado el local.

No existe como tal una licencia exclusiva para el Coworking, por lo que tendrás que establecer cuál será tu actividad principal y basar en ella la solicitud de la licencia correspondiente.

¿Qué IAE debo presentar?

Otra de las cuestiones que más dudas genera en estos primeros pasos es la siguiente: ¿Qué epígrafe del IAE corresponde cuando se ofrecen muchos servicios adicionales como son secretaría, recepción, reprografía, teléfono, conexión a internet, electricidad, agua corriente, así como el uso de mobiliario y herramientas necesarias? La Dirección General de Tributos ha contestado (Consulta nº V3457-16 de 20 Julio 2016) que en un centro de trabajo en el que distintos autónomos, PYMES y aficionados artísticos podrán realizar su actividad compartiendo el mismo espacio y los mismos equipamientos, debería darse de alta en las siguientes rubricas de la sección primera:

• Por la explotación del centro de trabajo y sus equipamientos, cesión de espacios a terceros, en el epígrafe 861.2 “Alquiler de locales industriales y otros alquileres”.
• Por la prestación de servicios de secretaria y recepción, en el epígrafe 849.6 “Servicios de colocación y suministros de personal”.
• Por la prestación de servicio de reprografía, si el contenido efectivo de esta actividad consiste en la reproducción de textos o imágenes por procedimientos tales como multicopistas, offset, fotocopias por procedimientos fotográficos, electrostáticos u otros, sistemas de reproducción de planos, microfilmación, etc. en cuyo caso estamos en presencia de una actividad industrial que corresponde clasificar en el epígrafe 474.3.
• Por uso del mobiliario, así como la cesión de distintos instrumentos de trabajo, rótulos de grabación, caballetes, taquillas etc., en el grupo 859 "Alquiler de otros bienes muebles n.c.o.p., (sin personal permanente)”.

Prevención de riesgos laborales

Otras cuestiones que debes tener en cuenta, ya seas coworker o bien ofrezcas los servicios de coworking, son las relacionadas con la prevención de riesgos laborales, ya que desaparece el concepto de puestos estáticos clásicos. Por eso, a la hora de evaluar los riesgos laborales hay que tener en cuenta que no disponer de un puesto fijo puede implicar mayores riesgos ergonómicos, ya que en algunos centros de coworking cada trabajador se sienta en aquellos sitios que queden libres, o incluso trabajando de pie.

Por otro lado, se debe prestar especial atención a los riesgos relacionados con las condiciones ambientales, las condiciones de temperatura, iluminación, acústica, entre otras.

Historia y Evolución de los Coworkings en España

Los coworking en España se han convertido en lugares de trabajo que han pasado por diferentes etapas. Con la crisis de 2008 aparecieron los primeros espacios de trabajo. Fue en este momento cuando empezó a considerarse una tendencia, se produjo un aumento en el número de búsquedas en Internet sobre términos relacionados como “espacio de trabajo” u “oficina compartida”. Aunque fue en 2012 cuando finalmente esa burbuja estalló. Debido a esto, muchos sitios se vieron obligados a cerrar, pero los que no lo hicieron, aprendieron lo que es trabajar con un modelo innovador y rentable. Fueron más de 1.500 espacios en todo el mundo los que se consiguieron amoldar a las necesidades de negocio.