La Contabilidad Analítica en un ERP: Clave para la Gestión Empresarial Estratégica

Muchas empresas saben cuánto ganan al final del año, pero muy pocas saben exactamente dónde ganan (o pierden) ese dinero. La contabilidad analítica, también llamada de costes, se caracteriza por ser mucho más completa respecto a la información operativa de la empresa que la financiera. Su objetivo no es cumplir una ley, sino responder preguntas críticas: ¿Es rentable esta línea de productos?

Se define como contabilidad analítica, o contabilidad de gestión, al sistema que proporciona información sobre los costos y márgenes de cada departamento, producto o servicio de una empresa. Puede decirse que es un centro de costes e ingresos cuyo objetivo principal es facilitar el análisis interno y ayudar a los directivos a tomar decisiones informadas. Su precisión permite desarrollar un exhaustivo análisis interno de la rentabilidad de cada área y de los costes de organización. Este tipo de contabilidad aporta muchas ventajas a las empresas, entre ellas dar a conocer si en alguna parte del proceso productivo o administrativo se están produciendo pérdidas. Esto va a permitir atajar y solucionar los problemas existentes, aumentando la rentabilidad final.

La contabilidad analítica es una ramificación de la contabilidad que permite obtener información precisa de cada línea de negocio, producto, departamento de una empresa o, incluso, por cliente. Obviamente, en el caso de tener varias localizaciones, también puede discriminar por cada sede. Cuando se obtienen los datos pertinentes, es posible calcular los resultados que se obtienen en cada una de ellas por separado. Este tipo de contabilidad es una gran herramienta para el control empresarial. Gracias a ella, se tendrá a mano la rentabilidad de los productos fabricados y de dónde procede cada gasto o ingreso.

La contabilidad analítica es el conjunto de herramientas de análisis y distribución de los costes y los ingresos de la empresa. También se conoce como contabilidad de costes, interna, de gestión, gerencial, etc. En pocas palabras, se trata de la contabilidad que la compañía utiliza de forma interna. Vivimos una situación económica marcada por la incertidumbre en la que la mejora competitiva se ha convertido en una prioridad para todas las empresas. Las empresas han de adaptarse al entorno en el que compiten y a los cambios continuos que se producen, siendo dinámicas y flexibles con los cambios para tomar decisiones correctas.

Diferencias entre Contabilidad Analítica y Contabilidad Financiera

Las diferencias entre contabilidad analítica y contabilidad financiera son muy claras cuando se conocen los conceptos. La contabilidad analítica es la que proporciona datos precisos sobre los costos asociados a cada actividad, lo que afecta las decisiones internas. Por otra parte, la contabilidad financiera se centra en la elaboración de informes y estados financieros. La contabilidad financiera es la única exigida por Hacienda y el Registro Mercantil.

Aunque en muchas empresas, la contabilidad analítica se desarrolla a partir o conjuntamente con la contabilidad financiera, se debe contemplar la posibilidad de que pueda desarrollarse de forma independiente, ya que los criterios de valoración y los procesos de gestión implicados pueden ser muy diferentes en la medida en que se haga un desarrollo minucioso de la misma. Aporta mucho valor los sistemas analíticos que no dependen directamente de los sistemas de contabilidad financiera y que cuentan con reglas de negocio pre-establecidas, pero esto requiere que exista un sistema de conciliación que nos permita validar la información generada analíticamente.

Para entender la potencia de esta herramienta, es vital distinguir cómo imputamos los gastos. Gracias a la contabilidad general elaboramos los estados financieros que recogen el resultado general de la empresa. En conclusión hemos visto que, mientras que la contabilidad financiera analiza la empresa en su conjunto de acuerdo a criterios de la legislación mercantil, la contabilidad analítica permite analizar en profundidad los ingresos que se han generado y los costes que se han empleado, de acuerdo con otros criterios que llamamos de gestión.

Tabla Comparativa: Contabilidad Analítica vs. Contabilidad Financiera

Imagínate una empresa que factura 1M€ con dos proyectos activos: Proyecto A y Proyecto B. La contabilidad financiera dice que la empresa ganó 100.000€ (10% de beneficio). Con la analítica, se revela que el Proyecto A generó 200.000€ de beneficio, mientras que el Proyecto B perdió 100.000€ por ineficiencias en compras. Sin la analítica, la empresa cree que "va bien". Con la analítica, saben que el Proyecto B está devorando la rentabilidad del A.

Beneficios Clave de la Contabilidad Analítica

La Contabilidad Analítica ofrece ventajas para cualquier tipo de empresa. De hecho, una vez se ha empezado a utilizar, acaba siendo fundamental para cualquier tipo de decisión sobre la estrategia empresarial o para mejorar el control administrativo.

• Información Precisa: La primera ventaja que ofrece la Contabilidad Analítica es su capacidad de ofrecer una información precisa sobre todos los costes según su naturaleza. De esta forma, se puede analizar el resultado por cada objeto de coste, ya sea el margen industrial, el comercial, el neto o cualquier otro que se considere oportuno. Se obtiene el comportamiento del coste de un producto o servicio, de la actividad de un departamento o incluso de una fase concreta de la fabricación.
• Control de Gastos: Por otra parte, es una estupenda herramienta para controlar todos los gastos operativos. Es especialmente útil para las empresas grandes, con sistemas de gestión más complejos. Los módulos de contabilidad de costes adaptados al funcionamiento de la compañía permiten asignar ingresos y gastos a cada área, departamento o proyecto. Todos los datos que se recogen de los análisis contables son fundamentales para planificar todos los gastos de producción y, por supuesto, para detectar posibles desviaciones.
• Costes Unitarios: Aquellas empresas que quieran tener a su disposición el coste real de cada unidad producida, tienen en los ERP más avanzados la mejor manera de obtenerlos. Conocer cuál es el coste unitario de los productos es un objetivo principal.
• Toma de Decisiones Informadas: Toda esta información desemboca en que las decisiones sean mucho más acertadas y, aspecto muy importante, tomadas en el momento oportuno. Así, va a ser muy útil para decidir si es el momento de incorporar nuevos productos, si hay que cambiar o mantener los precios o si hace falta abandonar alguna línea de negocio. También va a indicar si hace falta renovar la maquinaria, sobre la manera de mejorar los procesos productivos o administrativos. Ayuda, igualmente, a ejercer un control más eficiente sobre los gastos totales, ofreciendo datos sobre cómo han evolucionado y haciendo predicciones de futuro.
• Análisis Detallado de Resultados: Permite analizar los resultados obtenidos por la empresa detallando el análisis por centro de coste y por producto o proyecto. La flexibilidad de la clasificación analítica se establece de acuerdo con los criterios que la empresa considere idóneos.
• Mejora de la Productividad, Rentabilidad y Eficiencia: En definitiva, la Contabilidad Analítica se convierte en una gran herramienta para mejorar la productividad, rentabilidad y eficiencia de la empresa. Aporta información para mejorar las decisiones empresariales en el momento necesario.

Para que todo esto sea posible, es necesario que los datos obtenidos sean fiables. La manera más sencilla de aplicar la Contabilidad Analítica es contar con un software de gestión potente, que permite recoger y analizar todos los datos necesarios sin tener que auditar cada área de la empresa.

La Contabilidad Analítica en un Sistema ERP

Cada vez más empresas, y hablamos de pequeñas y no tan pequeñas, se encuentran con una información contable que les resulta insuficiente para su gestión, entendiendo esta como la toma de decisiones en su día a día. Por ello es importante a la hora de elegir un sistema de gestión de empresa (ERP en general), tener en cuenta también las posibilidades que ofrece su contabilidad analítica. No solo su adecuación al momento inicial, sino también su capacidad de adaptación a estructuras futuras más complejas.

Olvídate de Excel. En un entorno moderno, la analítica no se "hace", se "genera" sola mientras trabajas. Para ello, un ERP que cuente con un sistema MES es la herramienta más adecuada. Los sistemas analíticos que cuentan con reglas de negocio, permiten automatizar casi todos los procesos de forma que la clasificación analítica no recaiga en la formación específica de su personal administrativo y, además, permite detectar de forma muy eficaz los errores de imputación manual.

Si además el sistema cuenta con una herramienta de Inteligencia Empresarial (BI) que ayude al Controller a procesar toda esa información de forma rápida y mecanizada, obtendrá sus informes de manera mucho más rápida y fiable. De esta forma podrá dedicar más tiempo al análisis e interpretación de los datos, para proponer decisiones con mejor pronóstico al resto de su empresa.

Funcionalidades Clave de un ERP para la Contabilidad Analítica

• Planes Analíticos (Dimensiones): Define qué quieres medir. En Indaws configuramos la estructura analítica de Odoo para que cada euro esté localizado. Los sistemas actuales permiten gestionar “n” dimensiones, ofreciendo la posibilidad, además, de automatizar la contabilización para que el departamento de administración no vea incrementada su carga de trabajo.
• Centros de Coste e Ingresos: Un centro de costes se entiende como un emplazamiento claramente delimitado donde se asignan costes que son agrupados en unidades de decisión, control y responsabilidad. Un buen ERP debe poder definir estos centros con gran flexibilidad, de forma que se adapten a sus requerimientos específicos. Segmentación libre de la estructura tanto de centros de trabajo, centros de coste o conceptos analíticos. Definir bien la estructura de costes es un factor crítico para facilitar el éxito de un sistema de este tipo. Hay que pensar hasta qué nivel llegar y cuál será el tratamiento de los distintos tipos de centros.
• Criterios de Reparto e Imputación: Un buen ERP debe permitir la posibilidad de crear diferentes criterios de reparto de la información analítica entre centros de coste, y además, debe poder establecer los criterios de asignación de cada recurso en todas las posibles situaciones. Si se definen los criterios de asignación y reparto en función de unos parámetros predeterminados, la imputación se podrá realizar de forma automática y transparente al usuario. De esta manera, la automatización permitirá que los usuarios del ERP no deban tener una capacitación específica en cuanto a contabilidad analítica, y además, nos permitirá detectar errores de las imputaciones manuales que se hayan realizado. Se pueden asignar centros de coste al definir artículos o familias de artículos, al introducir pedidos, albaranes y facturas, etc., y, por tanto, no debe realizarse únicamente al insertar el apunte contable.
• Asignación en Documentos de Gestión: Un buen ERP permite que al realizar la asignación de costes desde un documento de gestión, el centro de coste queda asignado y se propague hasta la contabilización del hecho contable. Por ejemplo, la compra de combustible en una empresa con una flota de vehículos se puede imputar en un principio el 100% contra el centro de costes de aprovisionamiento cuando se da de alta el albarán de compra.
• Independencia de la Contabilidad Financiera: Debe existir la posibilidad de generar la información analítica sin que dependa de la contabilidad financiera. Un buen ERP debe permitir la realización de asientos que no modifiquen la contabilidad financiera pero sí la imputación de costes.
• Auditoría de Descuadres y Avisos: Se pueden producir errores por imputaciones que no se han hecho, o bien sí se han hecho, pero de forma errónea. Un buen ERP debe disponer de un sistema de avisos que muestre al controller esas desviaciones o errores. Aunque la contabilidad analítica y financiera deban ser independientes, no implica que se den incoherencias entre ambas, ya que ambas están relacionadas.

A partir de las reglas de negocio, establecidas en el punto anterior, debe contemplarse un proceso automático que calcule periódicamente o de forma online la información analítica. La automatización de la contabilidad analítica en un ERP reduce el margen de error y aumenta la eficiencia en el proceso.

La Contabilidad Analítica en Odoo

La contabilidad analítica en Odoo es una herramienta valiosa para las empresas que buscan tener un control preciso de sus costos y sus ingresos. Además, es fácil de usar y permite a los usuarios generar informes financieros personalizados para tomar decisiones informadas y eficientes.

• Facilidad de Uso: La contabilidad analítica en Odoo es fácil de usar y permite a los usuarios crear etiquetas y categorías de manera sencilla.
• Seguimiento Completo de Costos: No solo podemos tener el control de los costes e ingresos directos, Odoo también permite a los usuarios realizar un seguimiento de los costes indirectos y los costes variables. Permite a los usuarios realizar un seguimiento de los costos de producción y los costos de venta.
• Informes Financieros Personalizados: Otro aspecto importante de la contabilidad analítica en Odoo es la posibilidad de generar informes financieros personalizados. Los informes financieros personalizados permiten a los usuarios analizar sus finanzas desde diferentes perspectivas y tomar decisiones informadas.
• Integración con Otros Módulos: Odoo es un software integral que permite la integración de diferentes módulos, incluyendo la contabilidad analítica. Esto permite una mayor eficiencia en la gestión de la empresa, ya que todos los datos están integrados y accesibles en un solo lugar.
• Accesibilidad: Odoo es un software accesible y fácil de usar, lo que significa que cualquier persona en la empresa puede acceder a los datos de contabilidad analítica de manera sencilla y eficiente. Esto permite a los usuarios tomar decisiones basadas en información precisa y actualizada.
• Automatización: La contabilidad analítica en Odoo es altamente automatizada, lo que significa que el software realiza la mayoría de las tareas de forma automática. Esto reduce el margen de error y aumenta la eficiencia en el proceso de contabilidad analítica.
• Flexibilidad: Odoo es un software altamente flexible, lo que significa que se puede personalizar de acuerdo con las necesidades de la empresa.

Tipos de Costes en la Contabilidad Analítica

La contabilidad analítica sirve, básicamente, para distribuir y totalizar costes y ventas. Implica la asignación de los distintos costes en los que ha incurrido la empresa en cada uno de los distintos centros de coste (productos, departamentos etc.), distribuyendo los gastos directos y los indirectos en función del objetivo del estudio. Conlleva el establecimiento de criterios de distribución o imputación de los gastos indirectos.

• Costes Directos: Son aquellos gastos que se pueden imputar directamente porque su vinculación es directa y clara.
• Costes Indirectos: Son aquellos que se imputan según un criterio de reparto previamente establecido.
• Coste de Personal: Engloba todos aquellos gastos que se derivan de tener empleados.
• Subactividad Exógena: Coste que surge como consecuencia de la infrautilización de un factor de producción.
• Subactividad Estructural o Endógena: Desocupación productiva pero no provocada por una infrautilización de los recursos sino a consecuencia de las características propias del negocio.

Por ejemplo, imagina que tienes un negocio en el que vendes solo y exclusivamente un único modelo de camiseta que pintas a mano. Los costes indirectos mensuales (alquiler del local, asesoramiento, electricidad, lavandería, etc.) ascienden a 1.000 euros, de los cuales se imputan al cálculo el 40% (400 euros). Como siempre que se va a realizar un cálculo se necesita un método para llevarlo a cabo. Cada empresa decidirá cuál aplicar en función de su idiosincrasia, medios o conveniencia.

Evolución y Demanda de Soluciones Analíticas en ERP

Los sistemas tradicionales son capaces de dar una solución a nivel contable cada vez más fiables y eficaces, optimizando procesos, automatizando tareas repetitivas, mejorando la comunicación con otros sistemas y adaptándose a casi cualquier dispositivo. Esto obviamente supone una mejora en cuanto a plazo de obtención de la información y un ahorro importante de costes y, por tanto, permite actuar más rápidamente ante problemas generales. Pero dicha información no resulta suficiente cuando lo que se necesita es analizar el negocio a nivel interno. Esta carencia se manifiesta más a medida que la organización de la empresa se vuelve más compleja.

A lo largo de la vida profesional, los sistemas de gestión han ido evolucionando. Primero, aquellos en los que el departamento financiero se peleaba con su plan contable añadiendo dígitos a sus cuentas contables para obtener unos resultados por departamento y poder analizar desviaciones con respecto a los presupuestos. Posteriormente, surgieron sistemas con una solución analítica limitada a una dimensión, normalmente el centro de coste. Esto, aunque facilitaba la contabilización y la obtención de informes, no se adaptaba demasiado bien a los cambios de organización, de forma que muchas veces era la propia empresa la que se adaptaba a las limitaciones de su sistema de gestión, o se necesitaba destinar mucho esfuerzo a cambiar su configuración. Afortunadamente, los sistemas actuales permiten gestionar “n” dimensiones, ofreciendo la posibilidad, además, de automatizar la contabilización para que el departamento de administración no vea incrementada su carga de trabajo.

El esfuerzo de los fabricantes de sistemas de gestión en la mejora de sus soluciones analíticas no hace sino atender una demanda a la que las empresas y sus clientes cada vez dan más importancia. No me refiero tanto a la contabilidad tradicional, ya que se entiende que cualquier sistema de gestión medianamente fiable nos la va a proporcionar, sino a la contabilidad analítica o de gestión. De hecho, uno de los motivos por el que muchas empresas se deciden a cambiar de sistema es precisamente por las limitaciones en este apartado.

Dada la inversión en esfuerzo y dinero que supone acometer un cambio de sistema de gestión, es normal que queramos que el sistema nos siga valiendo durante el mayor número de años posible, y es posible que, en ese periodo, la empresa pueda ver modificada su organización o necesidades de información. Puede pasar, por tanto, de una clásica organización piramidal a una de tipo matricial, con departamentos verticales y transversales, puede acometer una nueva línea de negocio que requiera un tipo de información diferente a la prevista cuando se adquirió el sistema, cambiar su contabilidad de departamentos por una contabilidad de proyectos, etc. Por ello, es necesario que el sistema permita crecer y adaptarse al mismo tiempo que las futuras necesidades de información de la empresa.

Es importante adecuar el sistema a la dimensión de la empresa, teniendo en cuenta su potencial para adaptarse a un crecimiento razonable, referido al tamaño de empresa y sus futuras necesidades de información. En el mercado existe una gran variedad de soluciones en este sentido, con diferentes prestaciones, precios y capacidad. En general, podemos encontrar aplicaciones de varios tipos. La base es la misma pero, a partir de ahí, comienzan las diferencias.

Soluciones a Medida vs. Soluciones Estándar

Una solución a medida, parece que podría ser justo lo que necesita nuestra empresa, pues inicialmente se va a adaptar como un guante. Algo similar puede pasar con una solución de tipo horizontal o sectorial, es decir, diseñada exclusivamente para nuestra actividad. Sin embargo, la experiencia demuestra que, con el tiempo, las futuras adaptaciones pueden suponer un coste extra no previsto.

Por otro lado, una solución estándar, necesitará una adaptación inicial, pero cuenta con la garantía de un fabricante que la ha diseñado a base de ir consolidando las “best practises” de todas las empresas en la que se ha ido instalando. Además, también cuenta con la garantía de un soporte avalado por una gran cantidad de consultores que podrán resolver cualquier incidencia.

Un sistema de gestión pensado para una multinacional, podrá adaptarse a una mediana empresa, pero ¿realmente lo necesita? A la inversión inicial, posiblemente fuera del alcance de muchos, habrá que sumarle un coste de mantenimiento elevado, por no hablar del coste de futuros desarrollos que la empresa pudiese necesitar.