Consejos Clave para Reducir Gastos en tu Emprendimiento

Las pymes o pequeñas y medianas empresas forman parte del tejido empresarial de cualquier país. Su puesta en marcha, su mantenimiento y su progreso son vitales para la creación de empleo y riqueza en cualquier geografía. Una pyme es una pequeña o mediana empresa formada por un número reducido de empleados y con un volumen moderado de actividad o facturación. Tales cifras muestran que la salud financiera de las pequeñas y medianas es de vital importancia ya que son ellas las que conforman parte del tejido empresarial de una región o país como pieza clave de dicha actividad económica. Son multitud de pequeñas piezas que, como resultado, forman el grueso de la capacidad laboral y social de una zona geográfica, y se erigen como los agentes económicos con mayor capacidad para crear empleo, tal y como subraya la Organización Internacional del Trabajo (OIT). No se trata de que realices recortes sin más, sino de que puedas hacer más cosas gastando menos.

Análisis Inicial: La Foto de tu Situación Económica

Analizar las cuentas para reducir costes sin que disminuyan los ingresos es un ejercicio recomendable para cualquier negocio y en cualquier momento. Sin embargo, en las microempresas, y en algunas pequeñas empresas, el recorte de gastos se suele plantear como respuesta a una amenaza o a unos resultados negativos. En los últimos años, debido a la inflación provocada por la guerra en Ucrania, personas y negocios han visto cómo sus costes se han incrementado mucho más de lo que cualquier previsión hubiese podido estimar. No es de extrañar, por tanto, que cuatro de cada cinco empresas europeas se hayan visto obligadas a reducir lo que se conoce como gastos de estructura o indirectos en los últimos tres años, según un estudio elaborado por el Instituto Strascheg de Innovación e Iniciativa Empresarial (SIIE) de la EBS Business School. En la mayoría de los casos analizados, ese proceso de reducción de costes se inició tras valorar unos resultados a corto plazo o como reacción a alguna amenaza. Sin embargo, se trata de un análisis que cualquier compañía debería realizar cada cierto tiempo, ya que el objetivo fundamental de un negocio es “la búsqueda de rentabilidad y de beneficios”, indica Abel Petisco, director general de la división de Empresas y Empresarios de CE Consulting. Gracias a este ejercicio, se puede conocer “el volumen de ventas que necesito para encontrar el equilibrio y así cuantificar objetivos. El primer paso es establecer una foto de la situación económica de la empresa, para lo cual hay que estudiar bien sus cuentas y ver por dónde se puede recortar sin perjudicar su buen funcionamiento o la calidad del producto o servicio que vende. Según los datos proporcionados por el informe 'Cifras PYME' de la Dirección General de Industria y de la Pyme, en España existen tres millones de pequeñas y medianas empresas (pymes), de las cuales el 44,06% correspondía a microempresas y pequeñas empresas, es decir, negocios con menos de 50 empleados. “Y los indirectos o no correlacionados con los ingresos ocurren con independencia de estos. Son, por ejemplo, el alquiler de una oficina. Además, no hay que perder de vista la importancia relativa de cada cuenta de gastos, lo que ayudará a “poner el foco en aquellas partidas que, de verdad, tienen una incidencia en la cuenta de resultados”, indica.

Áreas Clave para la Reducción de Gastos

Existen diversas áreas en las que puedes enfocar tus esfuerzos para reducir los gastos de tu emprendimiento. A continuación, se presentan algunas de las más relevantes:

1. Gastos de Personal

Dependiendo de la actividad, las cuotas de AT y EP son más o menos altas. Por ejemplo, en construcción son muy altas por la elevada siniestralidad del sector. ¿Qué errores cometen las empresas? Que pueden tener a trabajadores realizando actividades distintas a la actividad principal de la empresa y al no estar bien indicado su grupo de cotización, estén pagando de más. Otro ejemplo: Una empresa de fabricación de vidrio con varios centros de trabajo puede tener uno en el que se encuentre su personal de estructura (recursos humanos, contabilidad, etc.). Pero hay otras situaciones similares que no son tan evidentes, como talleres en los que la cotización de una actividad del taller es superior a otras.

Otro sobrecoste bastante habitual: no aprovechar las ventajas fiscales que permitan recuperar costes de cualquier tipo, como los relativos a riesgos laborales. La Seguridad Social subvenciona una parte, un porcentaje, dependiendo del tipo de empresa.

Aquí se puede hacer bien poco para reducir el aumento de coste que esto supone: un 32% más sobre la cantidad a incluir en la base de cotización. También es recomendable externalizar la gestión de nóminas y de personal para reducir costes de personal. Te ahorras el precio del software, que suele ser caro, desde 1.000 hasta 15.000 o 40.000 euros, dependiendo del tamaño de la empresa. Y los salarios de las personas de administración de personal.

2. Costes de Seguros

Puede haber sobrecostes por no haber realizado un inventario ni una valoración correcta de los activos asegurables. ¿Por qué se producen estos excesos de cotización de forma tan generalizada?

3. Impuestos Locales (IBI e IAE)

Analiza bien los impuestos locales, como el IBI y el IAE. Debes revisar y optimizar el valor catastral, que es la base de cálculo de estos impuestos. Los ahorros pueden ser cuantiosos.

4. Inversiones en I+D+i

La mayoría de las pymes conoce la existencia de una rebaja fiscal por inversiones en I+D y por proyectos de innovación tecnológica. Mira con lupa, sobre todo, tus inversiones en mejora de procesos y el coste del personal implicado, ya que suelen ser las partidas que más se olvidan y puedes recuperar mucho dinero. Generalmente pensamos en actividades o sectores tradicionalmente más innovadores, como farmacia, biotecnología, etc.

5. Inversiones en Medio Ambiente

Estas son menos conocidas y también pasan desapercibidas para las empresas como gastos con posibilidad de recuperar. El Impuesto de Sociedades recoge deducciones para empresas que inviertan en instalaciones de tipo sostenible. Se recomienda analizar bien todas las inversiones realizadas, aunque no tengan un carácter ambiental ni obedezcan al cumplimiento de alguna normativa.

6. Proveedores Internacionales

Comparar no sólo ayuda a conocer nuevos y, quizás, mejores proveedores, sino que también te coloca en una posición de fortaleza frente a los proveedores de toda la vida. El hecho de que el proveedor sepa que tú sigues buscando, le hace que siga alerta y siga procurando conseguir la mejora continua de prestaciones y costes. Un envase circular es más difícil de manejar, la manipulación en los almacenes es más costosa. Si los pones en un palé, entre tambor y tambor se quedan huecos.

Hasta hace muy poco nos quedábamos en el entorno regional o nacional, como mucho, pero ahora cualquier pyme puede comprar y vender en cualquier parte del mundo. ¿Que cómo los buscamos? Hay muchas fuentes donde obtener información de nuevos proveedores y directorios comerciales al estilo de las páginas amarillas. Para conocer nuevos proveedores, busca nuevas formas de entrar en contacto directo con ellos. Además de las clásicas como la asistencia a ferias para intercambiar información de proveedores, pregunta en las cámaras de comercio o las asociaciones profesionales y de compras y compara en portales sectoriales; aunque suelen ser de pago y con un coste de suscripción más o menos alto, también los hay libres. Eso sí, para conseguir un ahorro real, antes de cerrar ningún acuerdo, se recomienda tener en cuenta el coste total de posesión del material adquirido y no sólo el del producto: debemos incluir los gastos de transporte, los costes arancelarios si los hubiere, ver si hay cupos, los costes de control de calidad que puedas necesitar en origen y los de no calidad (el coste de devolución de los productos por no reunir las condiciones necesarias), ya que cuando trabajamos con proveedores que están al otro lado del globo el tiempo de transporte de la nueva partida puede ser un mes y todo eso es dinero.

7. Plataformas de Proveedores y Subastas por Internet

Las subastas electrónicas son otra excelente vía para conseguir buenos precios. A través de ellas se pueden obtener ahorros de entre un 70% o un 80%, dependiendo de lo depurados que tengas tus procesos de compra. Si es la primera vez que lo haces, vas a conseguir más. No va a salir caro y hay que pensar que los ahorros que se puedan conseguir son mayores que el coste. Otro gran ventaja es que estas plataformas pueden hacer agregación de volúmenes. Se suman las necesidades de varias empresas para salir con un potencial de compra mayor al mercado. ¿Cómo localizar los que puedan interesarte? Los puedes buscar por productos o por sectores; por ejemplo, material de oficina. Otra alternativa, aunque menos utilizada, es recurrir a mercados de segunda mano para adquirir determinados productos, y no sólo maquinaria, que es algo más extendido, sino excedentes de stocks de otras empresas porque han adquirido partidas muy altas que no tienen salida o porque han dejado de fabricar determinado producto y tiene la materia prima o productos terminados o semiterminados en el almacén que no va a utilizar.

8. Gestión de Pagos y Cobros

Hay que tener mucho cuidado con los costes que se generan por el incumplimiento de las condiciones contractuales de compra y los errores en los pagos. Por eso, es crítico tener una foto detallada de los flujos de caja (importes y fechas sobre los cobros y los pagos, además del saldo de caja y las cuentas bancarias), a lo que se suma una política adecuada de cobros y pagos, revisando bien los procesos de order to cash (cuentas a cobrar) y purchase to pay (cuentas a pagar).

9. Gestión de Stocks

Dentro de los procesos de la cadena de suministro, otro punto clave es la optimización del inventario. Se ha visto que el coste de inventario es mucho mayor de lo que tradicionalmente se consideraba.

Una gestión inteligente de tu stock obliga a disponer de herramientas que te ayuden a interpretar los datos de demanda de tus clientes para intentar crear un escenario a futuro de la evolución de ventas; la demanda que vas a tener. Y a ese primer paso se le añade otro estratégico: con qué lógicas estoy fabricando, reaprovisionando y comprando. Si calculo que voy a vender 100 unidades, hacer una apuesta de inventario por arriba o por abajo que significa voy a fabricar tal cantidad para absorber tal grado de riesgo. Se puede así anticipar cuál es el coste que debemos asumir con un altísimo grado de detalle.

10. Software de Gestión

La buena noticia es que ahora es posible también contratarlos como SaaS, con lo cual el compromiso de riesgo es menor. En cuanto al precio, depende del tipo de empresa, del sector al que pertenezca, de su tamaño, del número de referencias que tenga, de los centros de producción y de distribución, etc. Empresas con facturaciones de algunas decenas de millones de euros, 10, 20 o 30 millones, por un coste de 2.000 o 3.000 euros pueden tener acceso a este tipo de tecnología y la rentabilidad que se obtiene es altísima. Este es el primer factor para calcular el retorno de la inversión.

11. Costes de Mensajería, Transporte y Logística

Para conocer los mejores precios de los principales operadores del mercado, puedes recurrir a comparadores, que funcionan como una central de reservas.

12. Papelería y Administración: Factura Electrónica

El ahorro medio entre la emisión de una efactura y una de papel es de 2,82 euros y en la recepción se consigue 4,95 euros. No es tanto por el ahorro de cada factura, aunque también, sino por el ajuste de los tiempos de cobro y pago al evitar pérdidas de facturas, devoluciones por incorrecciones, etc. Se consigue una gestión de cobros mucho más eficiente. Para adoptar la factura electrónica, hay que contar con un software más o menos completo, dependiendo del volumen de facturas que maneje la empresa. Los hay gratuitos que funcionan bien. Una compañía que intermedia para que tu sistema se integre con el de cualquier empresa, sean españolas o de fuera y que puede cobrar entre 10.000 y 60.000 euros al mes, según el volumen de facturas que se deba gestionar. Cualquier empresa que emita o reciba más de 100 facturas al mes, debe ver la factura electrónica como un mecanismo de mejora continua para ser más competitivo.

13. Activos Fijos

Convierte en variables el máximo posible de tus gastos fijos. Además del ahorro en las necesidades de inversión, búscalo generando ingresos en los momentos valle de tu negocio, para optimizar tus activos.

14. Costes Energéticos

En primer lugar, hay que analizar cómo se está comprando la energía, a qué precio y bajo qué condiciones y dentro de las diferentes opciones que ofrece el mercado, cerrar con la compañía comercializadora la opción más interesante. Solamente optimizando el contrato de suministro, es decir, cuánto pagamos por la electricidad que consumimos, ya podemos conseguir un ahorro de un 10% o un 20%. Una forma de obtener mejores precios es contratando la electricidad en grupo para conseguir volumen y mayor capacidad para negociar. Es lo que hacen, a menudo, los gestores comerciales cuando tienen clientes con necesidades similares. También lo pueden hacer emprendedores de una misma zona. Hay polígonos industriales que se están poniendo de acuerdo entre todas las empresas que lo forman para comprar conjuntamente la electricidad y obtener mejores precios. Otra idea se refiere a los ‘clientes multipunto’: emprendedores o empresas con distintos puntos de comercialización, como una cadena de tiendas, una red de agencias de viajes, una red de oficinas bancarias, etc. es muy habitual que contraten los suministros cada uno por separado.

15. Optimización de Instalaciones

El siguiente paso para conseguir mayores ahorros está en hacer una auditoría para detectar las ineficiencias energéticas y adoptar medidas de ahorro. Para detectar posibles medidas de ahorro de energía. Por ejemplo, un hotel tiene que conocer cómo funciona la iluminación, el aire acondicionado, el bombeo, la caldera de la calefacción, etc. También hay que analizar si las instalaciones no están bien mantenidas y eso redunda en un mayor consumo energético. A cualquier empresa con una facturación por encima de 15.000 o 20.000 euros le va a salir rentable contratar un gestor energético para optimizar todos sus recursos. Una clave fundamental para animarse a hacerlo: el gestor cobra por resultados; si no consigue ahorro no pagas nada. Si le ahorro a un cliente un 20% de una factura de 15.000 euros de luz, le estoy ahorrando 3.000 euros y le voy a cobrar 1.000. Los precios son muy dispares. Con todas estas medidas, los ahorros medios pueden alcanzar un 33%.

16. Costes Estratégicos

De hecho, en las crisis la mayoría de las empresas se plantean cómo seguir haciendo lo mismo con menos costes. Se centran en gastos operativos, cuando también hay que pensar en recortes más estratégicos: ¿sigo haciendo este producto? ¿sigo yendo a este mercado?

17. Líneas Improductivas y Cartera de Productos/Servicios

Para que tu estructura de negocio se quede en el mínimo imprescindible, se recomienda externalizar todo aquello en lo que no seas especialista.

Un clásico en la forma de perder dinero de forma tonta es querer ofrecer todo tipo de productos y servicios para llegar a más clientes. La típica empresa que se dedica a hacer millones de cosas y un día se para y dice, es que de las cien que hago de verdad, de verdad, gano dinero en 50; en las otras no gano mucho. Y la misma idea recomienda para una red de tiendas o cualquier red comercial, de oficinas, etc. Si soy una red de tiendas, debo pensar, oye, ¿y si dejo de tener tiendas en Valencia. Igual resulta que soy más eficiente conservando un solo mercado. La gente está muy obsesionada con el crecimiento en ventas y es cierto que ahora en ese área hay mucho más camino que en costes, pero también que hay mucha gente que no ha llevado a cabo los dos últimos ajustes de tuercas en costes. Cuando estábamos todos ‘gorditos’ era mucho más fácil hacer recortes importantes.

18. Marketing y Promociones

Con la crisis, muchas empresas han reducido al mínimo su inversión en marketing y se han centrado en bajar los precios. Todos nos hemos puesto nerviosos con la situación actual y se nos ha ido la mano vendiendo barato. ¿Cómo reducir costes sin eliminar del todo la política de promociones? Hay que hacer una gestión inteligente de las promociones diseñándolas en base a la información que nos da una buena gestión de inventarios. También hay que analizar si nos interesa hacerlas en todos los canales o en unos concretos, si merece la pena que sean para todos los clientes o para unos determinados, qué frecuencias y ventanas temporales introducimos, etc.

Estrategias Adicionales para Ahorrar Dinero

Además de los puntos anteriores, considera estas estrategias para optimizar tus finanzas:

• Automatización de Procesos: Implementa software para centralizar ingresos y egresos, realizar seguimiento de gastos y generar informes automatizados.
• Control de Tarjetas Corporativas: Configura límites en las tarjetas corporativas para prevenir gastos excesivos.
• Revisión de Suscripciones: Cancela suscripciones innecesarias o duplicadas.
• Beneficios para Empleados: Ofrece seguros médicos o tickets restaurante en lugar de aumentos salariales.
• Involucra a tus Empleados: Pide a tus empleados que identifiquen áreas donde se pueda reducir gastos.

Herramientas Digitales para la Gestión Financiera

La tecnología puede ser tu aliada para reducir costos y mejorar la eficiencia. Considera el uso de software gratuito o de bajo costo para:

• Gestión Financiera: Wave, QuickBooks, Xero.
• Gestión de Proyectos: Asana.
• Diseño Gráfico: Canva.
• Gestión de Redes Sociales: Buffer.
• Contratación de Freelancers: Upwork, Fiverr.

Tabla Resumen de Estrategias para Reducir Gastos