Sistematización de Negocios Pequeños: La Clave para Crecer sin Estrés

¿Eres de las personas que piensan que para hacer crecer un negocio es necesario trabajar más y más hasta lograrlo? Si has dicho que sí, entonces es porque aún no has entendido completamente cómo debería funcionar un negocio. Muchos emprendedores creen que para hacer crecer sus negocios necesitan más ventas e influencia. Y aunque obviamente las ventas son un factor clave, la mayoría pasan por alto un detalle sin el cual difícilmente van a lograr escalar: tener un negocio sistematizado.

Si sientes que te va a dar algo por la cantidad de cosas que haces durante el día, créeme: lo que te falta no es más tiempo. Optimizar tu negocio no es un lujo, es una necesidad si quieres un crecimiento sostenible y con proyección. En tu negocio es importante revisar a lo que dedicas tu energía para saber en lo que puedes ahorrar tiempo.

¿Qué es la Sistematización de un Negocio?

La palabra sistematización viene de la idea de crear un sistema o clasificación. Se refiere a establecer un orden con el objetivo de obtener los mejores resultados posibles. Entonces, cuando hablamos de sistematizar un negocio nos referimos a crear sistemas, procesos y procedimientos para completar tareas de forma estandarizada y óptima y así conseguir los mejores resultados.

Un sistema es mejor que la creatividad o el estado de ánimo: un sistema libera recursos mentales para ser más creativo y tener ideas. El sistema está vivo: hay que cambiarlo si se queda desfasado, ya que el sistema se mueve.

Atención: Algunas personas confunden sistematizar y automatizar, pero no es lo mismo. Podemos automatizar determinadas tareas o parte de ellas para optimizar nuestros sistemas y que sean más eficientes, pero habrá tareas que no puedas automatizar y esto no quiere decir que no estén sistematizadas. Por ejemplo: puede que no tengas automatizada la facturación de tus servicios y tengas que hacer facturas manualmente. Pero aún así, tienes un proceso de facturación, desde que el cliente compra hasta que el cliente paga. Y por tanto tendrás también un procedimiento para crear esa factura.

Procesos y Procedimientos

Un proceso es un conjunto de tareas vinculadas entre sí que debemos completar para lograr un objetivo concreto. Básicamente es el paso a paso a seguir para conseguir un determinado objetivo. La clave no es tener procesos y ya, sino documentarlos y compartirlos para evitar perder horas tratando de recordar cómo se hacía tal o cual tarea. Y por supuesto, los procesos también nos facilitan delegar tareas a nuestro equipo mucho más rápido.

Todos estos procesos y sistemas los vas a recoger en el Manual de Operaciones de tu empresa (también llamado “Manual de Procedimientos”). Un documento clave para que tu equipo conozca cómo se hacen las cosas en tu negocio.

Cuando sistematizamos o creamos procedimientos, es decir, cuando definimos cómo se tienen que hacer las cosas en nuestro negocio, nuestro cerebro se libera y podemos ser más creativos. Cuantos mejores sean los sistemas, menos nivel de cualificación necesitas para hacer el trabajo.

Beneficios de Sistematizar un Negocio Pequeño

Introducir sistemas y procesos va a suponer un antes y un después en tu negocio. Sistematizar te va a permitir dirigir tu empresa como un CEO. ¿Qué quiero decir con esto? Que por fin podrás enfocarte en actividades estratégicas que van a hacer crecer tu negocio en vez de quedarte atrapado en las operaciones internas y ejecución de tareas. Si eres un dueño de negocio y deseas formar un equipo, entonces debes crear una estructura para que las personas que se conviertan en tus colaboradores lo hagan igual o mejor que tú. Existe una diferencia muy grande entre negocios que están sistematizados y negocios que no.

Los sistemas efectivos pueden ahorrarles tiempo y dinero a ti y a tu equipo. Te comparto que hay una diferencia entre delegar y evadir. Comúnmente confundimos la evasión de responsabilidades con la delegación de responsabilidades.

Aquí te presentamos las principales ventajas de tener un negocio sistematizado:

• Ofrecer un resultado predecible: Es la base de la sistematización. Tus clientes buscan la certidumbre, saber lo que va a pasar. Conseguirás siempre los mismos resultados - Sin importar quién ejecuta la tarea, si eres tú o un miembro de tu equipo. Llevando a cabo el mismo proceso (Cuando pasa “X” hacemos “Y” para conseguir “Z”) conseguiremos los mismos resultados. Y esto nos asegura que estamos dando un producto o servicio de calidad a nuestros clientes.
• Ahorrarás tiempo y ganarás foco: Pues no tienes que estar pensando cómo ejecutar las tareas una y otra vez. Tal vez tienes tareas que completas una vez cada 6 meses y no importa si no recuerdas al detalle cómo se hacen, solamente tendrás que seguir los pasos del sistema que ya creaste con anterioridad. Cuando nuestro negocio funciona con sistemas y procesos claros, aparte de ahorrarnos una cantidad inmensa de tiempo, también evitamos decenas de errores y duplicidades.
• Disminuir la probabilidad de errores: No te diremos que nunca habrá errores, porque ya sabes, somos humanos y eso pasa, ¿correcto? Sin embargo, sí lograrás disminuir la probabilidad de que sucedan.
• Mejora del trabajo en equipo: Cada colaborador sabrá cuáles son sus tareas y cómo deben llevarlas a cabo. Cuando te apoyas en sistemas siempre están claros detalles como las herramientas a utilizar, los pasos a seguir y los responsables de cada tarea.
• Delegar y formar equipo más rápido: Delegar, subcontratar o formar equipo es mil veces más fácil si sabes qué tareas puedes (y debes) encargar a otra persona, cuándo y cómo hacerlo. Para eso es imprescindible que te pares a describirlas antes de pedirle a alguien que lo haga tan bien como tú. No necesitarás emplear horas y horas explicando cómo se hacen las cosas en tu negocio.
• Mejorar la calidad de lo que produces: Depurar tus procesos de trabajo pasa por analizar tus estándares de calidad y por implementar mejoras. Y al mejorar la calidad de tu trabajo te sitúas directamente en un nivel de profesionalidad premium que te destaca sobre tu competencia.
• Tu negocio funciona sin ti: Tu equipo solo tiene que seguir el sistema sin necesidad de que tú estés revisando cada detalle o dando autorización para hacer tal o tal cosa. Si todo depende de ti, no tienes un negocio. Tienes un trabajo con múltiples sombreros.

Todas estas ventajas contribuyen a que tu negocio siga creciendo sin que tú tengas que estar pendiente de todo.

Cómo Sistematizar un Negocio Pequeño: Un Proceso Paso a Paso

La regla básica para sistematizar es “Sistematiza la rutina, humaniza la excepción”. Cualquier cosa que no pueda ser sistematizado necesita ser realizado por personas. Siempre busca implantar un sistema antes que emplear más personal. Un sistema significa que las cosas se hacen consistentemente, independientemente del miembro del equipo que las realice. Otro concepto básico a tomar en cuenta es el siguiente: Los sistemas hacen funcionar a tu negocio, tu equipo maneja los sistemas de tu negocio. Tú diriges a tu gente. Esto generalmente es mal interpretado y el dueño de negocio es el que resuelve las operaciones diarias o como decimos, anda apagando fuegos.

Documentar → sistematizar→ automatizar: este es el proceso a seguir para sistematizar. Primero deberás documentar, informar de cómo se realiza esa tarea. Crear sistemas es un proceso complejo. No voy a engañarte. No compliques los sistemas o la gente no los seguirá.

Paso 1: Identificación y Priorización de Áreas y Procesos

Tu negocio, por pequeño que sea, está compuesto por áreas de trabajo y es muy importante identificarlas para obtener claridad, estructura y foco. En este paso vas a crear el organigrama de tu negocio. Se trata de ir desgranando cada área de negocio para que nos sea más fácil identificar y documentar los procesos. Identifica y haz una lista de los procesos más importantes de cada área de negocio.

Seguramente no te sobre el tiempo, así que sigue el principio de Pareto y enfócate en el 20% de los procesos que dan el 80% de los resultados. Si tienes un proceso que llevas a cabo una vez al año y que no tiene demasiado impacto en las ventas o en la comunicación con tus clientes, déjalo para más tarde. Una vez hayas identificado los más importantes podrás seguir con los demás. Un error muy frecuente es querer sistematizar toda un área de la empresa sin haber pensado antes cuáles de los procesos que incluye son realmente los prioritarios en TU negocio y en TU situación.

Para empezar a sistematizar te invitamos a que lo hagas en aquellas tareas que te resultan más fáciles de delegar. Para ello, fíjate en aquellos puntos de dolor en donde quizás estás perdiendo dinero o tiempo. Seguramente se te vino a la cabeza cuál de esas áreas de tu empresa es la que necesita una intervención inmediata, ¿verdad?

Preguntas Clave para Empezar a Sistematizar:

1. ¿Qué estás haciendo regularmente que pudiera estar haciendo un miembro con menor sueldo de tu equipo si estuviera sistematizado? Sistematízalo, delégalo a un miembro con menor sueldo de tu equipo y dedica tu tiempo a actividades de más alto nivel.
2. ¿Hay algo que odies hacer que pudiera estar haciendo una persona de menor sueldo si estuviera sistematizado? Sistematízalo y delégalo.

Paso 2: Documentación de Procesos

Este es el paso al que hay que dedicar más tiempo y el que se suele posponer o dejar en el olvido. Para evitar esto mi consejo es que no lo veas como una pérdida de tiempo sino como una inversión en tu negocio. Con cada proceso que documentes, estarás más cerca de poder dirigir tu negocio como un CEO. Recuerda, el objetivo es que tu negocio funcione sin ti, pero que funcione perfectamente.

Antes de comenzar a documentar los procesos, crea una plantilla que contenga todos los elementos que intervienen en un proceso:

• Objetivo: Cuál es el resultado que queremos obtener con este proceso.
• Evento que inicia el proceso: Todo proceso empieza cuando pasa algo que da el pistoletazo de salida al proceso.
• El paso a paso para ejecutar las tareas: Describe los pasos para desarrollar el proceso utilizando un lenguaje sencillo que cualquiera pueda entender. Explicarlo de manera clara y piensa si alguien que entrase nuevo en tu equipo lo entendería. Te recomiendo que grabes un tutorial en video la próxima vez que hagas esta tarea para que quede documentado de manera visual.

Es crucial utilizar una plantilla ya que así te aseguras de no olvidar ningún detalle cada vez que documentas un nuevo proceso. La sistematización no se limita a documentar cómo se ejecuta una tarea, sino que también puedes crear sistemas para planificar la estrategia o el onboarding de nuevos miembros del equipo.

Consejos para la Documentación:

• No compliques los sistemas: O la gente no los seguirá.
• Usa muchas fotos, videos, cintas, etc.: Esto puede ser tan simple como imprimir una pantalla de computadora o video grabar a alguien haciendo la tarea a mano. Esto hará los sistemas mucho más fáciles de seguir. Añade vídeos/imágenes cuando sea necesario.
• Documenta tus sistemas en un manual de políticas y procedimientos o de operaciones: En un formato fácil de leer. Recuerda: documenta todos tus procesos en el mismo lugar. Para ello, lo mejor es evitar multiplicar las aplicaciones o plataformas.
• Empieza de cero: No caigas en el error de dar por hecho que la persona que lo lee sabe de qué estás hablando.
• Usa un tono natural: Un proceso es un documento interno de tu negocio, así que puedes relajarte y escribir de forma coloquial.
• Diagramas de flujo de tus procesos: Esto te mostrará cómo se relacionan todos juntos.
• Haz que el miembro del equipo que está haciendo actualmente el trabajo escriba cada paso para realizar una tarea. Esta persona luego trae a otra nueva para que realice la tarea con el procedimiento escrito. Si la persona que actualmente hace la tarea tiene que intervenir y explicar cualquier cosa a la persona nueva entonces agrega el paso, etc. Una vez completada inicia nuevamente con otra persona nueva hasta que cualquier persona pueda realizar esa tarea sin intervención de él.

Paso 3: Implementación y Medición

Llega el momento de detallar las acciones que se llevan a cabo dentro de un proceso. Ahora ya puedes generar un checklist que recoja todas las tareas que hay que realizar. Mide utilizando indicadores clave de desempeño. Típicamente, ellos serán las cinco principales mediciones que mostrarán el desempeño del sistema. Obtenlos de la persona que hace el trabajo. Por ejemplo en ventas puedes usar # de prospectos, % de conversión, monto de venta promedio, etc.

Paso 4: Testeo y Mejora Continua

Para testear, tú mismo o alguien de tu equipo tendrá que ejecutar la tarea siguiendo el proceso documentado. Al hacer esto muchas veces te vas a dar cuenta de que te has saltado algún paso o de que falta información. Otra opción es pedirle a alguien que nunca ha completado ese proceso que lo lleve a cabo siguiendo la documentación. Después, pregúntale si ha podido entender bien todos los pasos o si hay alguno que no esté bien explicado.

La sistematización de tu negocio es algo que vas a ir mejorando conforme vayas implementando procesos y sistemas y evaluando qué funciona y qué se puede mejorar. Permite crecer / cambiar al sistema. Asegura que el sistema se auto-corrija y pueda evolucionar por sí mismo. Así mismo, analiza lo que no funciona y si no puedes mejorarlo, entonces elimínalo y crea una nueva forma. Por otro lado, también debes actualizar cada vez que sea necesario con nueva información o nuevos procesos.

Pídele siempre feedback a tu equipo y anímalos a que propongan mejoras o cambios. Al fin y al cabo son ellos los que ejecutan los procesos y pueden detectar mejoras e ineficiencias mucho más rápido que tú.

Señales de que un Proceso Necesita Mejora:

• Se tarda demasiado tiempo en completar: Tal vez hay demasiados pasos o el proceso es demasiado complejo.
• Hay duplicidades: Hay tareas que se hacen dos veces por dos personas diferentes.
• Los sistemas o aplicaciones que utilizas están obsoletos o ya no te sirven: Por ejemplo, antes utilizabas Excel para hacer facturas pero ahora hay decenas de softwares de facturación que reducen el tiempo y esfuerzo a la mitad.
• Notas baja moral en tu equipo: Esto puede ser debido a muchas causas diferentes pero una de ellas puede ser que el modo en el que se opera en tu negocio no es eficiente y causa frustración.
• Recibes quejas de clientes sobre lo mismo: Si notas que tus clientes se quejan de alguna parte de tu servicio o producto, tal vez la causa no es el servicio en sí, sino cómo lo estás llevando a cabo.
• Se cometen demasiados errores: Si cuando se ejecuta una tarea suelen aparecer errores es hora de revisar el proceso y simplificarlo.

Herramientas para la Sistematización

Para que los sistemas de procesos funcionen de forma efectiva y realmente liberen tu tiempo, necesitas apoyarte en herramientas y técnicas que te permitan organizar, visualizar y automatizar tus operaciones. ¿Cuál es la que recomendamos en Caos Cero? Notion.

Tabla: Herramientas Recomendadas para la Sistematización

Además de la herramienta principal en la que desarrollar tu Manual de Procesos, vas a necesitar otras que te harán la vida más sencilla como las que hacen grabación y captura de pantalla, gifs o mapas de ideas.

Aplicaciones Prácticas de la Sistematización

Muchos de los procesos que realizas diariamente pueden, y deben, ser sistematizados de forma simple para liberar tu carga operativa, reducir errores y mejorar la experiencia del cliente.

Ejemplos de Procesos a Sistematizar:

• Administrativo y financiero: Digitaliza la emisión de facturas, pagos y cobros utilizando software como QuickBooks, Xero o plataformas bancarias automatizadas.
• Producción de servicios o productos: Crea estándares claros para la entrega, tiempos de respuesta y control de calidad. Esto permite mantener la coherencia en tus entregables. ¿Entregas cotizaciones? Estandariza el formato, el tiempo y quién la manda.
• Proceso de ventas: Puedes tener una venta o dos o un buen número de excelentes transacciones. Sin embargo, ¿cómo garantizar que este gran resultado sea hecho una y otra vez, no solamente por ti, o por tu vendedor estrella, sino por todos los miembros de tu equipo, una y otra vez, día tras día? Es tan importante la sistematización como lo es tu metodología para hacer ventas y obtener utilidades en tu negocio.

Si aún no tienes equipo, te recomiendo que empieces a documentar cómo se hacen las cosas en tu negocio, pues así no tendrás que emplear tiempo en intentar recordar cómo ejecutar cada tarea cada vez que tengas que hacerla. Y esto te libera mucho espacio mental que puedes utilizar para crear más valor en tu negocio. No te agobies. Sistematizar un negocio lleva su tiempo y es un proceso que está vivo y que va evolucionando al igual que lo hace tu empresa. Puedes hacerlo de forma progresiva dedicándole unas cuantas horas cada semana (y si tienes equipo pídeles que te ayuden).

Por último, te animo a que comiences a trabajar en tu negocio (por pequeño que sea) como lo haría un CEO, en vez de como un empleado. Enfócate en crear estrategias para seguir creciendo y sistematiza las operaciones internas para que no te roben tu preciado tiempo. ¡Gracias por llegar hasta aquí! ¿Estás dispuesto a sistematizar tu negocio? ¿Hay algo que te está impidiendo empezar?