Protocolo en Actos Empresariales con Presencia Oficial: Guía Completa

Cuando hablamos de protocolo nos referimos al conjunto de normas o reglas que se aplican en los actos para ordenar y situar a las personas que asistan y para jerarquizar los espacios que van a ocupar. El protocolo en eventos es una herramienta de comunicación esencial para lograr que el acto celebrado sea un éxito.

Tradicionalmente, el protocolo se aplicaba en los actos realizados en el ámbito de las instituciones o administraciones estatales. Sin embargo, en la actualidad se ha integrado como un elemento más de los actos de otras entidades cuyo fin es conseguir que todo acto se desarrolle con orden, eficacia y que proyecte una estética adecuada a las características del mismo.

Diferenciando el Protocolo Oficial y Empresarial

Existen diferentes tipos de protocolo, como por ejemplo el protocolo militar, el protocolo diplomático, el protocolo eclesiástico, el universitario, el deportivo, el empresarial y el social. Aunque todos tienen algo en común, que es ese conjunto de normas que sirven como guía para saber cómo debemos comportarnos o qué pautas seguir en cada momento, también presentan diferencias significativas.

Protocolo Oficial e Institucional

El protocolo oficial es el que utiliza el Estado y las Entidades públicas cuando organizan un acto o evento. Los profesionales del protocolo acuden a la legislación vigente para establecer, con el mejor criterio posible, todos los "parámetros" del acto para que todo "funcione" de forma correcta. Estas leyes o decretos son la base, pero no se encuentran regulados todos los aspectos de un acto al mínimo detalle. De ahí que los profesionales del protocolo están presentes para "interpretar", como haría un juez, esas leyes, decretos o normas.

El protocolo institucional es aquel que reúne y comprende toda aquella normativa administrativa necesaria para la creación y ejecución de actos de tipo institucional, es decir, actos relativos a las comunidades autónomas, al Gobierno, a la Corona, a la Administración del Estado, o a empresas que participen con determinados organismos privados o públicos. Es el conjunto de usos, costumbres y normas completamente reguladas, necesarias para la realización de actos y ceremonias de las instituciones político-administrativas.

Protocolo Empresarial

Las empresas organizan muchos actos, sobre todo las grandes empresas, en los que unas veces participan otras empresas y, en ocasiones, también pueden participar, como invitados, personalidades políticas en representación del Gobierno, de una Comunidad Autónoma o de cualquier otra institución pública. En estos casos, se puede utilizar como base alguna ley o decreto del protocolo oficial, pero no es obligatorio. Aunque el protocolo sea privado, el acto puede ser público.

El protocolo empresarial está formado por todas aquellas normas o reglas bajo las que actúa una empresa. Puede aplicarse únicamente para ceremonias y para algunos eventos determinados, pero también puede ir más allá y abarcar hasta las propias relaciones entre los trabajadores. Con el objetivo de que lo conozcan todas las personas que forman parte de ella, la empresa puede elaborar lo que se conoce como manual de protocolo empresarial.

La Importancia del Protocolo en los Negocios

En el entorno empresarial, una presentación impecable es fundamental para proyectar profesionalismo y generar confianza. Desde la forma en que te vistes hasta cómo te expresas, el protocolo en los negocios abarca una serie de normas que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en una reunión. La primera impresión es crucial en los negocios. La forma en que te presentas puede influir significativamente en cómo te perciben tus colegas, socios y clientes. Vestirse de manera adecuada para el contexto, cuidar el lenguaje corporal y expresarse con claridad y respeto son aspectos esenciales del protocolo empresarial.

• Vestimenta adecuada: Asegúrate de que tu atuendo sea apropiado para la ocasión y refleje el nivel de formalidad requerido.
• Comunicación efectiva: Hablar con claridad, mantener el contacto visual y utilizar un lenguaje adecuado son elementos clave para una comunicación eficaz.
• Etiqueta en reuniones: Llegar a tiempo, preparar una agenda clara y ser conciso al presentar tus ideas son prácticas fundamentales para asegurar una reunión exitosa.
• Comportamiento en eventos sociales: En eventos empresariales, el protocolo dicta cómo debes comportarte, desde cómo saludar a otros hasta cómo participar en conversaciones.

De acuerdo con Gerardo Correas Sánchez, uno de los expertos en protocolo más reconocidos del país, todo protocolo de eventos empresariales debe contar con seis pilares básicos. Él los llama la Teoría del 6 y tiene como principal misión ayudar a obtener la trascendencia adecuada de dicho evento.

Roles Clave en la Organización de Eventos

La organización de un evento y su protocolo requieren de un gran esfuerzo que solo pueden llevar a cabo los profesionales que han recibido la formación y conocimientos adecuados para ello. El equipo de trabajadores en la organización de eventos debe estar formado por 10 o 12 personas, aunque normalmente solo lo conforman cinco como máximo, por lo que a menudo una misma persona suele ejercer varios roles. Para la correcta ejecución de estos actos debe existir la figura de un responsable de protocolo. De ahí, la importancia de formarse en esta profesión que está cada vez más en alza, debido a la alta demanda del perfil.

Cuando todas estas funciones han sido distribuidas entre los trabajadores que conformen el equipo, se empezará a crear el plan de proyecto para el evento.

Fases para Organizar un Evento Empresarial

Aunque la tipología de cada evento marca un protocolo distinto a seguir, existen una serie de reglas de actuación y fases establecidas que son comunes en cualquier acto: la organización previa, la celebración del evento en sí y el post-evento. Cada una de estas fases tiene también sus propias particularidades (invitados, vestimenta, actividades…).

1. Organización Previa del Protocolo de Eventos

Los parámetros que hay que tener en cuenta en la preparación previa a un evento son:

• Fijar Objetivos

  La primera norma básica es definir qué se quiere comunicar y conseguir, cuál es el motivo de la organización del evento y cuáles son los valores y mensajes se van a transmitir. Con los objetivos establecidos se puede crear un alcance inicial al evento que detalle y señale cómo se alcanzarán.

• Establecer Presupuesto

  No se puede organizar ningún tipo de evento sin establecer antes un presupuesto. Se trata del paso inicial porque ayuda a ordenar y aclarar otros aspectos de la planificación del acto. Además, si tenemos valorado el presupuesto evitaremos sorpresas no deseadas, como puede ser que no haya dinero suficiente para decoración o para las últimas cosas por cerrar. Lo mejor es planificar los precios de los productos o servicios por partidas para saber cómo distribuir mejor el dinero.

  Según Eventbrite, una idea para separar el presupuesto es: marketing y promoción (43%), oradores y talentos (32%), materiales impresos (29%) y lugares (18%). Sin embargo, es importante que en dicho presupuesto haya una parte destinada a cambios o actualizaciones que puedan surgir conforme la planificación del evento vaya avanzando, pues los precios iniciales pueden ser después mayor de lo que habíamos pensado o pueden surgir también imprevistos.

• Lugar, Fecha y Hora

  El espacio de celebración suele ser una de las partes más difíciles de gestionar porque el sector de los eventos está colapsado y suele haber poca disponibilidad. Además, la ubicación también es un factor determinante para diseñar el protocolo del evento porque no es lo mismo realizarlo al aire libre, que suele tener un estilo más informal; que organizarlo en salones o congresos, que tienen un estilo más formal.

  Las fechas influyen en la ubicación debido a que dependen de factores circunstanciales y estacionales. Por ejemplo, lo más probable es que en Navidad resulte complicado encontrar espacios cerrados durante el periodo estival y los días previos. Además, si se trata de un evento formal suele celebrarse en días laborables; y si es un evento informal, la celebración suele ser los fines de semana. En cuanto al horario, es fundamental ser puntual al empezar y terminar el evento. En las 24 o 48 horas previas al evento hay que asegurarse de que todo está perfectamente coordinado para que nada salga mal.

• Invitados

  El protocolo que se debe seguir en un evento estará determinado en cierta parte por el público que asista, pues tiene que contar con unas características que se adapten a sus necesidades. Además, el lugar que ocupa cada persona dentro de los asistentes a un acto viene establecido por la ordenación de personas en función de su jerarquía o la razón de su asistencia al acto. Si el evento tiene pocos invitados, unas 20 personas aproximadamente, no es necesario que se planifique una invitación con mucho tiempo de antelación ni que se envíe una invitación formal. Por el contrario, si se trata de un evento más formal con más de 20 asistentes, es importante hacer una invitación oficial en papel y enviarla con bastante tiempo de antelación.

  Hay que tener en cuenta que los actos no oficiales (como son los empresariales) no están sujetos a las precedencias señaladas por el Real Decreto 2099/83 por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.

• Programa

  Debe haber un programa diseñado y planificado antes de que empiece el evento donde aparezcan todas las personas que vayan a hablar y el tiempo de intervención. El timing debe ser preciso para que no haya ningún inconveniente.

• Infraestructura

  Se debe disponer de un esquema que permita visualizar cómo serán los espacios, los recorridos, los diseños o grafismos, el listado de invitados o presupuesto, etc. Esto nos permitirá poder hacer una lista de todo el material que se va a necesitar y poder solicitarlo y tenerlo listo para el gran día (atriles, tarimas, sistemas de audio y vídeo o material informático, pantallas y proyectores, servicio de guardarropa, adecuación de servicios higiénicos, zonas de aparcamiento, regalos…).

2. Protocolo Durante la Celebración del Evento

Tras el gran esfuerzo de preparación que conlleva la planificación previa al evento, llega la fase de ejecución, es decir, la celebración del evento en sí. En esta fase, el nivel de control general de la situación tiene que ser elevado, existiendo un seguimiento exhaustivo de la programación para que todo se desarrolle según lo previsto y siendo capaces de solventar las incidencias que pudieran surgir. Los componentes diferenciales de esta fase son:

• Anfitrión

  Es la persona responsable de organizar y realizar el evento, por lo que será la figura principal. Según el protocolo de eventos, el anfitrión debe encargarse de la recepción de invitados, al igual que de la despedida cuando el acto termine.

• Recepción de Invitados

  Suele ser la primera tarea a desempeñar según la pauta establecida. Durante la recepción de invitados, que como hemos dicho será llevada a cabo por el anfitrión del evento, se informará a los asistentes del lugar que ocupan en el acto y se les dará el material que se precise si fuera necesario (dossiers, acreditaciones, folletos…). Se debe convocar a los invitados entre 30 minutos y una hora antes de que el evento dé comienzo. Esto facilita que haya tiempo de sobra para poder recibirlos, asignarles un sitio, presentarles el espacio, etc.

• Discursos

  Después llega el turno de los discursos, que deben haberse organizado siguiendo una jerarquía. La primera persona en intervenir será aquella con menor rango, encargada de agradecer la asistencia del público. El último en tomar la palabra será la persona que presida el evento, aquel con mayor rango. El tiempo de intervención de todos los ponentes debe ser como máximo de una hora para que no se pierda el interés de los invitados.

• La Comida

  El protocolo variará en función de la opción que elijamos a la hora de servir comida a los invitados. La opción catering implica menos acciones de protocolo. La distribución de las mesas se puede hacer de dos formas, el método inglés, en el que el anfitrión estará sentado en la cabecera de la mesa o el método francés en el que se sienta en el centro de la misma.

3. ¿Qué se hace en la fase del post-evento?

Es importante llevar a cabo una serie de acciones para finalizar el evento, como que el anfitrión despida a los invitados y les agradezca de nuevo su asistencia. Tras esto, llega la parte decisiva para el equipo de profesionales que se han encargado de organizar el evento: la fase de valoración. Es el momento de analizar si lo que estaba programado se ha ejecutado de forma correcta y qué podía haberse mejorado.

Darse cuenta de los errores y aciertos es muy importante para tenerlos en cuenta de cara a futuros eventos. Realizar un dossier en el cual valoremos los resultados de la organización del evento, y compartir el acta de conclusiones y galerías de fotos con los asistentes es interesante y fundamental para el seguimiento.

Conceptos Clave del Protocolo en Eventos

Para comprender a fondo la aplicación del protocolo, es esencial familiarizarse con algunos términos fundamentales:

• Protocolo: Es el conjunto de reglas (establecidas por ley o mediante decretos) que por norma o por costumbre, se establecen para actos oficiales, ceremonias y otros eventos. También son las técnicas tradicionales o modernas que se aplican para la organización de actos públicos o privados de carácter formal.
• Anfitrión: Máxima autoridad que representa a la institución o entidad que invita y establece el protocolo.
• Cesión: Para constituir la mayor prueba de cortesía el anfitrión puede ceder su puesto de presidencia a alguno de sus invitados. Como norma general deben cederse a alguien que como mínimo tenga la misma categoría.
• Invitado de Honor: Puede ser una alta autoridad o una persona especial por la que se celebra el acto. En este caso según corresponda se cederá la presidencia o no.
• Foto de Familia: Es la imagen que da fe del acto realizado. Es importante recordar que las banderas empresariales no deben ondear junto a las oficiales, por lo que se recomienda hacer, en estos casos, dos grupos, las oficiales a la derecha situados en la presidencia y las empresariales a la izquierda.
• Ordenación: Consiste en ordenar, espacial y temporalmente, a los asistentes a un acto de forma jerárquica, o entre iguales, por razones de cargo o rango. Podemos ordenar las banderas de forma lineal o en alternancia, pero siempre debemos seguir ciertos criterios: Primero la bandera de España, luego la CCAA, después la del Municipio y por último la bandera Europea.
• Presidencia: En el mundo del protocolo se entiende por “presidencia” al conjunto de personas que ocupan el lugar preferente y reservado del acto y dentro de emplazamiento un sitio preeminente que ocupa el que preside (anfitrión) y será el puesto de honor. La presidencia debe destacar del resto de participantes por su ubicación, generalmente delante del resto de los asistentes, y por la notoriedad del decorado. La “presidencia” podrá ser Sentada o de Pie, y se ordenará en Alternancia, lineal o mixta. La presidencia se compone por la persona o grupo de personas que están en la cúspide de la celebración de un acto. Alude a un doble concepto: por un lado, se refiere a los primeros puestos de esa línea jerárquica, la cúspide de las personas que están al frente del acto; a su vez, también representa el lugar físico, el espacio que se va a destinar para ubicar a estas personas.
• Invitados: En algunos casos los invitados o algunos invitados, deberán ser ubicados, aunque no estén en la presidencia. Utilizaremos la abreviatura “SR., Sra.” Cuando el cargo va en mayúsculas, por ejemplo: El Sr. Presidente… Es recomendable “D., Dª.” o “don o doña”, cuando el tratamiento preceda al nombre, por ejemplo: D. Juan.

Presidencia y Precedencia Protocolar en Actos Oficiales y Empresariales

Para entender el protocolo en actos oficiales y la presidencia y precedencia protocolar, debemos comenzar por definir estos conceptos. A la hora de establecer quién ocupa la presidencia, debe tratarse el orden que ocuparán las personas entre ellas según una jerarquía. Para ello, se establece la precedencia: anterioridad, anteposición, antelación, preferencia, primacía, superioridad.

Para ordenar a las autoridades, se sigue lo establecido en Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado. Por su parte, los cargos de empresas e instituciones seguirán la jerarquía organizacional establecida en el organigrama de la institución. Además, el DECRETO 77/2002, de 26 de febrero, regula el régimen de precedencias y tratamientos en el ámbito de la Junta de Andalucía. Este Decreto afecta a los actos en los que no intervienen autoridades de la Administración del estado (Disposición Adicional Primera) y en los tratamientos de las Autoridades de Andalucía (Art. 13).

Tipos de Precedencias

Existen diferentes formas de aplicar la precedencia para organizar a los participantes:

• Lineal

  La precedencia lineal ordena de mayor a menor rango los elementos a partir de un punto. No importa la dirección, solo el orden con respecto al punto de referencia. La precedencia lineal es utilizada para líneas de saludo, visitas e inauguraciones, etc.

• Lateral o Alterna

  La precedencia lateral o alterna se organiza según el número de personas sea par o impar. Si el número de personas es impar, se ordenan alternativamente de derecha a izquierda a partir del centro (elemento de mayor rango). Si el número de elementos es par, se ordenan alternativamente a derecha e izquierda a partir del centro (elemento de mayor rango).

• Mixta

  La precedencia mixta es una combinación de la precedencia lineal y la precedencia lateral.

• Técnica del Peinado

  La técnica del peinado evita conflictos por lejanía al centro, alternando elementos de dos listas.

Cuándo Utilizar la Presidencia y Precedencia en Actos

Para saber cuándo ordenar jerárquicamente a los invitados según las precedencias para cumplir las formalidades del ceremonial o del protocolo, debemos diferenciar entre acto y evento. Un acto se utiliza como instrumento para la gestión de las relaciones con el público. Este busca transmitir mensajes corporativos a la opinión pública, por lo que tiene una finalidad comunicativa. Asimismo, su naturaleza pública y solemne, asociada a la vida pública de empresas e instituciones, el acto exige siempre la aplicación del ceremonial. En el caso de los actos oficiales, será necesario el protocolo.

El evento alude a cualquier celebración de relevancia en el ámbito social, deportivo o artístico, no necesariamente solemne ni encaminado a la gestión de la comunicación organizacional. La organización de eventos no exige la aplicación del ceremonial. Solo en el caso de que concurran autoridades o personalidades al evento, las normas ceremoniales y protocolarias pueden emplearse de forma auxiliar.

Cuándo Ceder la Presidencia

Para saber cuándo ceder la presidencia, debemos pensar en el objetivo principal de esta acción: honrar especialmente a invitados singulares que se erigen como invitados de honor. Ceder la presidencia siempre es algo voluntario, que en ningún caso puede obligar al anfitrión a ceder su puesto. Su uso debe restringirse a aquellas situaciones en las que el anfitrión desea compartir la notoriedad que ostenta en la presidencia con esta persona de relevancia.