Cómo Registrar un Emprendimiento en España: Guía Completa

Si te caracterizas por ser una persona con espíritu emprendedor, es muy probable que uno de tus mayores objetivos o sueños sea abrir tu propio negocio. El impulso emprendedor no se detiene, y en las últimas décadas, el espíritu empresarial ha ido ganando terreno, de manera que cada vez más personas se sienten atraídas por la idea de montar su propio negocio, lo cual está dando paso a la creación de un mayor número de nuevas empresas y startups.

Crear una empresa en España no tiene por qué ser un proceso complicado si se hace con la información correcta y en el orden adecuado. En este artículo, analizaremos los principales requisitos y pasos que hay que dar para abrir un negocio en España. Es fundamental conocer los pasos para crear una empresa en España, incluyendo aspectos burocráticos y legales.

1. La Idea de Negocio y el Plan Empresarial

El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: Deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
• DAFO: Tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: Para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.

Asegúrate de tener un proyecto bien estructurado y analizado antes de embarcarte en la creación de tu empresa. Puedes obtener asesoramiento en cámaras de comercio, asociaciones empresariales y otros organismos que brinden apoyo a emprendedores.

2. Elección de la Forma Jurídica

Antes de entrar en los trámites propiamente dichos, hay un punto clave que conviene revisar desde el primer momento: para constituir una empresa en España es imprescindible disponer de DNI español o NIE. Este requisito es el primero que debe comprobarse, ya que sin un documento de identificación válido no será posible firmar la escritura de constitución ante notario ni realizar los trámites posteriores. En caso de no disponer de él, es posible tramitar un NIE de no residente, suficiente para poder firmar la operación y constituir la sociedad en España.

El siguiente paso es elegir la forma jurídica bajo la cual operará tu negocio. En España, existen varias opciones. Cada forma jurídica tiene sus propias características y requisitos legales.

Opciones de Formas Jurídicas:

• Autónomo o empresario individual: No requiere capital mínimo. Esta es la figura del Autónomo. También se puede ejercer una actividad económica como persona física, en nombre propio, asumiendo el control y el riesgo. Por medio de este procedimiento se puede llevar a cabo el alta como trabajadores autónomos, de todas aquellas personas que realicen de forma habitual, personal y directa una o varias actividades económicas a título lucrativo, y siempre que el desempeño de esta o estas actividades no estén sujetas a contrato de trabajo por ninguna empresa.
• Comunidad de Bienes: Requiere al menos dos socios. A través de un contrato privado habrá que detallar la actividad del negocio, las aportaciones (en dinero o en especie) y el porcentaje de participación de cada socio. En este tipo de sociedad, de carácter mercantil, los socios responden personalmente de las deudas sociales.
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL o SLU): Puede constituirse con uno o varios socios. Según la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, una SL puede constituirse con 1 € de capital social, aunque mientras no se alcancen los 3.000 € se aplican condiciones especiales: destinar al menos un 20 % de los beneficios a reserva legal y responder solidariamente en caso de liquidación hasta alcanzar esa cifra.
• Sociedad Limitada de Formación Sucesiva: Este tipo de organización sigue el mismo régimen que la Sociedad Limitada, excepto en ciertas obligaciones para garantizar la responsabilidad frente a terceros. Actualmente es posible constituirla con un capital social inferior a 3.000 €, incluso desde 1 euro.
• Sociedad Limitada Laboral: La mayor parte de su capital social es propiedad de los trabajadores, y su constitución requiere un capital superior a 3.000 euros.
• Sociedad Anónima (SA): Capital mínimo de 60.000 €, con responsabilidad limitada al capital aportado. Su capital se divide en acciones, y está formado por las aportaciones de los socios.
• Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE): Entre 1 y 5 socios y capital entre 3.000 € y 120.000 €. Este modelo simplifica los trámites administrativos de constitución, pudiendo crearla en tan solo 48 horas. Además, podrías aprovechar ciertas ventajas fiscales, como el aplazamiento de algunos impuestos.
• Cooperativa: Es un tipo de sociedad con características específicas, donde los socios tienen objetivos comunes y democráticos.

Para una correcta decisión es importante conocer las características particulares de cada fórmula jurídica.

3. El Depósito del Capital Social

El capital social de una empresa es el total de lo aportado por los socios a la entidad y puede consistir en dinero, bienes o derechos patrimoniales.

• Aportación dineraria: Consiste en ingresar el capital en una cuenta bancaria única y exclusiva a nombre de la sociedad. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el que deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.
• Aportación no dineraria: El capital se aporta mediante bienes (ordenadores, maquinaria, mobiliario, vehículos, equipos informáticos, etc.). En este caso deberás tener en cuenta tres aspectos: 1. No es necesario abrir una cuenta bancaria para constituir la sociedad; 2. Los bienes deben describirse y valorarse correctamente en la escritura de constitución; 3. Antes o durante la constitución, se deben redactar los estatutos sociales, que regulan el funcionamiento de la empresa (objeto social, domicilio, capital, administración, etc.).

4. La Denominación Social

Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil. Este trámite es un requisito obligatorio para obtener la escritura pública de constitución de cualquier sociedad. La certificación tiene un plazo de vigencia limitado (6 meses), por lo que es muy importante no superar dicho plazo y acudir a tiempo al notario y posteriormente al Registro Mercantil para inscribir la sociedad. Contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente.

5. Elaboración de los Estatutos Sociales y Escritura Pública

A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.

Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:

• Certificación negativa del Registro Mercantil
• Certificado bancario de depósito de capital social
• Estatutos sociales
• DNI o NIE de los socios

La escritura pública es un documento clave, ya que se requiere no solo para la inscripción en el Registro Mercantil, sino también para obtener el NIF definitivo. El notario también puede ayudarte a redactar la escritura de constitución de la sociedad, en la que tendrás que detallar todos los aspectos fundamentales de su funcionamiento, desde su objeto hasta cómo se tomarán los acuerdos o la manera en que se transmitirán las participaciones. Los socios deben firmar la escritura pública de constitución ante notario.

6. Solicitud del NIF y Alta en Hacienda

Una vez completados estos procedimientos necesarios para el proceso de constitución, debes ponerte al día con Hacienda. Después, para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria. Debes realizar este trámite durante el mes siguiente a la fecha de constitución de la empresa.

Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. Se deberá realizar en el Registro Mercantil de la provincia en que se encuentre domiciliada la Sociedad.

Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

• Copia de la escritura pública
• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal
• Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

De esta manera podrás darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) indicando la actividad que va a desarrollar. Tendrás que acudir a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria y rellenar los «Modelos 036 y 037. Censo de empresarios, profesionales y retenedores - Declaración de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada».

7. Trámites Adicionales y Puesta en Marcha

• Registro de Marca y Patentes: Ten en cuenta que la inscripción en el Registro Mercantil no significa que tu empresa está protegida como marca, ya que para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas. Aunque no es obligatorio, registrar la marca o el nombre comercial en la Oficina Española de Patentes y Marcas es altamente recomendable.
• Licencias y Permisos: Dependiendo del tipo de negocio que desees emprender, es posible que necesites obtener licencias y permisos adicionales. Algunas actividades comerciales requieren de autorizaciones específicas, como las relacionadas con alimentos, salud, educación, transporte, entre otros. Para conocer los requisitos exactos en cada caso, conviene acudir al ayuntamiento donde se establezca el negocio.
• Financiamiento y Gestión de Costos: El financiamiento y la gestión de costos son aspectos críticos para abrir un negocio en España. Es vital explorar las diversas opciones de financiamiento disponibles, como préstamos bancarios, inversiones de capital de riesgo y plataformas de crowdfunding. Además, debes calcular con precisión los costos de establecimiento y operación de tu negocio.
• Obligaciones con la Seguridad Social: Si tienes la intención de contratar empleados, debes tener en cuenta las obligaciones relacionadas con la Seguridad Social. Como empleador, estás sujeto a cotizaciones y contribuciones, y debes registrar a tus trabajadores antes de que comiencen la actividad.
• Contabilidad: Y no olvides que necesitarás llevar la contabilidad de tu empresa.

Tramitación Telemática

Puede realizar de forma electrónica los trámites de constitución y puesta en marcha de determinadas sociedades mercantiles en España a través del sistema unificado CIRCE, desarrollado por la Dirección General de Industria y PYME en 2003, que unifica todos los trámites solicitados por organismos y administraciones que intervienen en el proceso de constitución de empresas.

Para llevar a cabo los trámites a través del sistema CIRCE, deberá cumplimentar adecuadamente el Documento Único Electrónico (DUE) pudiendo acudir a los Puntos de Atención al Emprendimiento (PAE) que, de manera gratuita, ayudan a los emprendedores con su cumplimentación, así como facilitan asesoramiento en el inicio efectivo de la actividad y su desarrollo. A través de este procedimiento podrás realizar online los trámites para constituir y poner en marcha tu empresa.

Una vez constituida la sociedad y cuando tengas el NIF, estarás preparado a nivel legal para comenzar tu actividad, siempre que cumplas con el resto de los requisitos administrativos.

Al cumplir con todos los requisitos y trámites necesarios, estarás sentando las bases para el crecimiento y desarrollo de tu negocio con éxito.