Guía Completa para Facturar en tu Negocio en España

Como emprendedor que está comenzando su negocio, es fundamental saber qué es una factura, cómo se hace, para qué se debe emitir y quién puede emitirla. Realizar de forma correcta y profesional una factura es una tarea clave para cualquier negocio, independientemente de su tamaño. La facturación es una de las áreas más importantes de cualquier negocio, y en España, existen requisitos específicos para garantizar que las facturas cumplan con las normativas legales y fiscales. La factura es el documento que acredita una transacción y, por lo tanto, debe contener ciertos datos esenciales.

¿Qué es una Factura y Por Qué es Esencial?

Los romanos llamaban factura a aquello "hecho y acabado". Y eso no es otra cosa que lo que hacen los autónomos y empresarios: hacen una faena o producto, la acaban... y luego la han de facturar. Una factura es un documento de carácter mercantil que muestra la información de una operación de compraventa de un bien o servicio. De las facturas no puede prescindir (casi) nadie que realice una actividad económica. Es un documento legal que detalla una transacción comercial entre un proveedor y un cliente. En caso de disputas es el soporte para poder reclamar, ya que es la prueba de la transacción.

Emitir facturas es una de las obligaciones básicas para cualquier autónomo o empresa, ya que son documentos clave para controlar los ingresos y gastos de tu empresa y además justificarlos ante Hacienda. Más allá de ser un requisito fiscal, las facturas representan la transparencia y profesionalidad de tu negocio. Este documento oficial no solo garantiza un registro adecuado de las operaciones, sino que también es esencial para:

• Reclamar pagos pendientes.
• Justificar ingresos y gastos ante Hacienda.
• Obtener deducciones fiscales en casos permitidos.

Emitir correctamente las facturas evita sanciones económicas y fortalece la relación con tus clientes, creando confianza en tu marca o servicio.

En España, la normativa general establece que todos los empresarios y profesionales deben expedir factura por las operaciones que realicen. No solo estás obligado a expedir factura en estos casos: también deberás entregarla a su destinatario y almacenar una copia. Es más que recomendable no dejar nada al azar y asegurarte de cada caso concreto para no dejar de cumplir con esta obligación siempre que sea necesario.

Las facturas deben cumplir ciertos requisitos formales según la normativa vigente en España. Estas normas exigen que todas las facturas contengan ciertos datos imprescindibles y que se expidan en los plazos legales.

Requisitos Legales para Emitir Facturas en España

Para poder emitir una factura en España, es fundamental cumplir con una serie de requisitos y obligaciones fiscales. La ley establece que para poder emitir una factura tienes que ser un sujeto pasivo del impuesto. En otras palabras, tienes que estar registrado como empresario o autónomo para que Hacienda tenga constancia de ello. Una vez como sujeto pasivo, es decir, profesional registrado, podrás emitir facturas a efectos de IVA.

Pasos Iniciales para Comenzar a Facturar

1. Alta en Hacienda: Debes darte de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores mediante el modelo 036 o 037, indicando la actividad económica que desarrollarás.
2. Alta en la Seguridad Social: Si la actividad es habitual, personal y directa, es necesario darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
3. Herramientas de facturación: Utilizar software de facturación / gestión / TPV va a ser necesario para poder cumplir con las nuevas normativas de facturación.

Datos Obligatorios en Toda Factura

Toda factura en España debe incluir una serie de datos obligatorios para ser válida ante Hacienda. Para que tu factura sea válida necesita cumplir con una serie de requisitos:

• Título “Factura”: Puede que sea obvio pero si quieres que tenga carácter legal, la factura tendrá que contar con un rótulo que aclare que es una factura de compraventa y no un documento de otro tipo de operaciones comerciales o administrativas.
• Fecha: La fecha de emisión de la factura. La factura contendrá el día de expedición de la factura, manteniendo también una relación ascendiente con respecto al número de factura. Si es distinta de la de expedición.
• Número: Es importante que recuerdes que tus facturas tienen que ser correlativas. Así cuando las presentes a Hacienda no habrá saltos en la serie. Cada factura debe tener un número único dentro de una serie consecutiva. Puedes tener diferentes series para distintos tipos de facturas. El número debe seguir una secuencia cronológica y correlativa.
• Datos del emisor: Nombre y apellidos o razón social de tu empresa, NIF y domicilio fiscal. NIF (Número de Identificación Fiscal): Es el identificador fiscal que permite a la administración localizar a la persona o empresa. Datos de Contacto: Incluye dirección completa (con código postal), teléfono y correo electrónico si es posible. Suelen aparecer en la parte superior y la identificación debe incluir nombre o razón social, NIF o CIF y dirección o domicilio fiscal como mínimo para que la factura sea válida frente a Hacienda.
• Datos del cliente: Nombre y apellidos o razón social de la empresa, NIF y domicilio fiscal.
• Descripción de los productos con su precio y porcentaje de IVA: Detallar claramente qué se ha vendido o qué servicio se ha prestado. Es preferible ser conciso y claro para evitar problemas, identificando cada elemento y desglosando su precio y cantidad.
• Base imponible, tipos impositivos y total: Aquí incluyes el total neto, el importe de IVA y el total bruto. Indicar la cantidad antes de impuestos, los tipos aplicados (IVA, retenciones) y el importe total. Recuerda que si existe algún tipo de descuento deberás indicarlo también. La fecha de devengo del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Impuestos aplicables: El tipo de IVA u otros impuestos aplicables y su importe.

Si la operación está sujeta a IVA, se debe especificar el porcentaje de la cuota que se repercute a aplicar y el importe calculado. Por último, si se trata de una factura rectificativa, debe hacerse referencia de forma expresa e inequívoca a la factura rectificada y a aquello que se modifica.

Ejemplo de Datos en una Factura:

Aplicación de Impuestos: IVA e IRPF

A la hora de cómo hacer una factura, la correcta aplicación de impuestos es crucial para evitar errores en tus declaraciones fiscales. Generalmente, se aplica el 21% de IVA, aunque existen tipos reducidos del 10% y 4% para ciertos productos y servicios. Si estás dado de alta en actividades profesionales y facturas a empresas o autónomos, debes aplicar una retención del 15% de IRPF.

Diferencias entre IVA y Retenciones

• IVA: Es un impuesto que grava el consumo de bienes y servicios, generalmente del 21% en España, aunque existen tipos reducidos (10%, 4%). Es un impuesto que paga la persona que, tras el proceso de producción, consumen un bien, producto o servicio. Es por ello, que es el CONSUMIDOR FINAL quien debe de pagar el IVA en una transacción.
• Retenciones: Aplicables en algunos casos, como a profesionales autónomos, del 15% sobre la base imponible. En operaciones entre empresas, lo habitual es aplicar únicamente el IVA. La retención de IRPF no suele ser necesaria, salvo que tu cliente sea un profesional autónomo y así lo estipule el acuerdo.

Claves para aplicar correctamente cada tipo

• Identifica el tipo de operación (servicios, bienes, operaciones internacionales).
• Consulta las tablas de tipos impositivos vigentes para asegurarte de que aplicas el correcto.
• En el caso de autónomos, recuerda si debes aplicar la retención de IRPF.

Este puede ser el paso más engorroso. A esta suma habrá que aplicarle (no siempre) un porcentaje que se resta, correspondiente al IRPF (en el caso de los autónomos), que el receptor deberá ingresar en Hacienda por ti. Por otro lado, el IVA o IGIC se suma a la base imponible.

Excepciones a la Facturación

Por el contrario, existen algunas excepciones en las que no estás obligado a expedir factura:

• Operaciones exentas de IVA: (ten en cuenta que las operaciones exentas de IVA son distintas de las operaciones no sujetas a este tributo), salvo las relacionadas con servicios sanitarios, entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado. Estas incluyen, entre otras, servicios médicos, educativos y financieros (según el artículo 20 de la Ley del IVA).
• Actividades acogidas al régimen especial del recargo de equivalencia: Este régimen se aplica principalmente a comerciantes minoristas que venden productos sin transformación.
• Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Tipos de Facturas

Es importante que sepas que existen cinco tipos distintos de factura. Además, la Agencia Tributaria las clasifica en dos tipos en función de sus requisitos legales: factura completa y factura simplificada.

1. Factura ordinaria: Es la normal, la que documenta cualquier operación de compraventa.
2. Factura rectificativa: Se utiliza para corregir errores o modificar una factura previamente emitida.
3. Factura recapitulativa: Resume distintas operaciones económicas dirigidas a un mismo destinatario hechas en un margen de tiempo.
4. Factura electrónica: También llamada e-factura, es igual que cualquier otra pero en soporte electrónico.
5. Factura proforma: Es un documento informativo que precede a la factura definitiva y detalla una oferta.

La factura completa se refiere a cuando la factura cumple con todos los requisitos establecidos por la Ley, que son los mencionados arriba. Mientras que la simplificada no tiene por qué contener toda la información. En la web de la Agencia Tributaria podrás ver los casos en los que se permite la emisión de facturas simplificadas.

La Importancia de la Facturación Electrónica

Con el avance de la tecnología, la facturación electrónica se ha vuelto cada vez más relevante, facilitando procesos y aumentando la profesionalidad. La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta clave para empresas de todos los tamaños en España. El momento ha llegado y las empresas en España ya no pueden ignorar la factura electrónica. Más allá de ser algo opcional, se ha convertido en un requisito legal y en una herramienta esencial para la gestión fiscal y operativa.

Es más, la factura electrónica no solo asegura que tu empresa cumpla con la normativa vigente, sino que también permite optimizar procesos internos, reducir errores humanos y ganar agilidad en la relación con clientes y administraciones públicas.

Antes que nada, debemos recordar que una factura electrónica es un documento digital que acredita una operación de compraventa de bienes o servicios. Y tiene la misma validez que una factura en papel, siempre que cumpla con los requisitos legales y técnicos.

Ante esto, es importante destacar que las empresas que operan con las Administraciones Públicas están obligadas a emitir sus facturas en formato electrónico desde 2015, según la Ley 25/2013. Y ahora, con la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), todas las operaciones entre empresas también deberán realizarse mediante facturación electrónica, con un calendario de implantación que ya ha comenzado.

Esto implica que todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben aprender cómo hacer una factura electrónica correctamente para cumplir la ley y evitar sanciones. Y es que según la Agencia Tributaria y el Ministerio de Asuntos Económicos, el objetivo es mejorar la trazabilidad de las operaciones, reducir el fraude fiscal y agilizar los procesos administrativos.

Cómo Hacer una Factura Electrónica Paso a Paso

Aunque el concepto es sencillo, debe realizarse con precisión para garantizar su validez. En los siguientes párrafos, lo desglosamos:

1. Prepara los datos fiscales de tu empresa y del cliente: Es fundamental contar con todos los datos fiscales actualizados y verificados. Por parte de tu empresa, asegúrate de incluir siempre: razón social completa, CIF, domicilio fiscal y, si procede, el número de inscripción en el registro mercantil. Del lado del cliente, deberás reflejar la razón social o denominación, CIF/NIF y domicilio fiscal tal y como figuran en sus registros oficiales. Para empresas con una amplia cartera de clientes, lo más eficiente es gestionar esta información en una base de datos centralizada, preferiblemente integrada en tu software de facturación. Esto no solo evita errores de transcripción, sino que también agiliza el proceso de emisión y reduce incidencias posteriores.
2. Asigna un número y fecha de factura: Toda factura debe llevar un número único y correlativo, siguiendo una secuencia sin interrupciones. Puedes crear distintas series si lo necesitas, por ejemplo, para diferenciar clientes, departamentos o ejercicios fiscales, pero en cada serie la numeración debe ser continua y ordenada. Igualmente, la fecha de emisión debe reflejar el día en que generas la factura, aunque el servicio o la entrega del producto se haya realizado con anterioridad. Si corresponde, también es recomendable incluir una fecha de vencimiento, para indicar al cliente hasta cuándo puede realizar el pago.
3. Detalla claramente el producto o servicio: Toda factura debe describir con exactitud lo que se está cobrando. Por lo que la descripción debe ser clara, específica y completa para evitar malentendidos con el cliente y problemas en caso de inspección fiscal. Incluye siempre: Concepto detallado del bien o servicio, fechas del periodo facturado, si corresponde, cantidad y precio unitario. Ten en cuenta que una descripción demasiado genérica puede hacer que el cliente rechace la factura o que Hacienda no acepte la deducción. Asegúrate de que los conceptos coincidan con lo acordado contractualmente y sean verificables.
4. Calcula y desglosa los impuestos: Los impuestos deben aparecer claramente identificados y desglosados en la factura. Esto es imprescindible para que el cliente pueda contabilizarla correctamente y para cumplir con la normativa fiscal. Incluye siempre: Base imponible: el importe total antes de aplicar impuestos. Tipo de IVA: general (21 %), reducido (10 %) o superreducido (4 %), junto con la cuota correspondiente. Retenciones de IRPF: sólo si corresponde, generalmente cuando el destinatario es un autónomo profesional.
5. Verifica el importe total: Una vez calculados todos los conceptos e impuestos, suma la base imponible más las cuotas correspondientes y muestra de forma clara el importe total a pagar. Este importe debe coincidir exactamente con el que se cobrará al cliente para evitar discrepancias y reclamaciones. Por otro lado, si aplicas descuentos comerciales o recargos por servicios adicionales, desglósalos por separado en la factura. Esto aporta transparencia y facilita la comprensión de cada componente del precio final.
6. Incluye datos adicionales si corresponde: En algunas operaciones, especialmente si facturas a la Administración Pública, es obligatorio incluir ciertos datos adicionales para que la factura sea válida y aceptada por la plataforma FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). Incluye siempre que corresponda: Código del órgano gestor, número de expediente, oficina contable, datos completos del contrato o pedido. Estos campos son imprescindibles para que la Administración pueda tramitar y abonar tu factura sin demoras. Antes de emitirla, verifica estos datos con tu interlocutor administrativo.
7. Elige el formato adecuado y envía: El último paso es seleccionar el formato adecuado según el destinatario y asegurarte de que cumple los requisitos legales. Actualmente existen dos formatos principales: PDF no estructurado: válido para operaciones entre empresas privadas, siempre que el cliente no exija un formato estructurado. XML estructurado (Facturae): obligatorio para facturar a las Administraciones Públicas. Si emites la factura en formato XML, recuerda firmarla electrónicamente con tu certificado digital para garantizar su autenticidad e integridad. Sin esta firma, la Administración no la aceptará.

Herramientas y Recursos para Simplificar la Emisión de Facturas

Hacer una factura es un proceso sencillo si sabes qué debe incluir y te apoyas en herramientas digitales que aseguren el cumplimiento de la ley. Crear una factura de manera manual puede ser una tarea tediosa y propensa a errores. Un software de facturación te permite automatizar el proceso, ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores.

Software de Gestión Comercial y Facturación

Lo único que tendrás que hacer es elegir un software adecuado y empezar a emitir facturas con él. Idealmente, el software que elijas debe ser un software de gestión comercial integral, es decir, un software que, además de permitirte gestionar la facturación, te permita gestionar otros aspectos de tu negocio como tu inventario, a tus empleados y clientes, tu contabilidad, entre otros.

La solución más sencilla de mantener bajo control toda tu facturación, eliminar el papel y garantizar el cumplimiento de la legalidad, evitando así sanciones por parte de Hacienda o de la Seguridad Social, es trabajar directamente con un software de facturación que cumpla con cada nuevo cambio normativo y con todos los requisitos que marca la normativa aplicable.

Con helloCash, podrás emitir facturas que cumplen con VeriFactu. Además de optimizar y gestionar tu facturación, helloCash también incluye una gran cantidad de funcionalidades de gestión comercial. Puedes emitir facturas electrónicas en tus operaciones con otros negocios o autónomos que cumplirán con todos los requisitos introducidos en la Ley Crea y Crece (una vez lancemos las adaptaciones necesarias; esto es algo mucho más lejano en el futuro, ya que las normativas de esta ley todavía son susceptibles de ser modificadas y los plazos de entrada en vigor están todavía lejos).

Ventajas de Utilizar un Software de Facturación (ej. helloCash, Sage Active, Holded)

• Tecnología cloud: Todos los dispositivos estarán interconectados entre ellos, y tu información siempre centralizada.
• Fácil de usar: No se requiere ningún tipo de descarga ni instalación complicada. No se requiere ningún tipo de descarga ni instalación (helloCash se utiliza desde nuestra propia web, iniciando sesión).
• Funcionalidades: Podrás optimizar una gran cantidad de tareas en tu negocio. Cuestiones como el cierre de caja diario pasarán a ser cuestión de 2 clics.
• Generación automática: Genera automáticamente números correlativos.
• Cálculo de impuestos: Calcula impuestos y retenciones al instante.
• Gestión de clientes: Permite almacenar los datos de los clientes para agilizar procesos.
• Diversidad de formatos: Genera formatos PDF y XML listos para enviar o subir a FACe.
• Firma electrónica: Firma electrónicamente las facturas para cumplir la normativa.

Si el software que utilizas no cumple con estos requisitos, podrías ser sancionado con hasta más de 50.000 euros, incluso si no conoces el contenido de estas leyes o los requisitos técnicos que mencionamos.

Asesorías Especializadas

Contar con expertos en fiscalidad como BeArias Consulting garantiza la correcta emisión y registro de las facturas. Finalmente, si tienes cualquier duda siempre puedes contactar a tu asesor o al equipo de soporte de tu programa de facturación.

Preguntas Frecuentes sobre la Emisión de Facturas

¿Puedo hacer una factura como particular?

La respuesta es un sí y un no. Un particular no puede realizar facturas de forma habitual. Ya que para la emisión de una factura, hay que estar dado de alta en Hacienda como empresario o profesional. No obstante, hay excepciones. La primera: la habitualidad. Si el particular realiza una factura de forma esporádica y no habitual, no habría problema. La segunda excepción: el volumen. Un particular puede facturar sin darse de alta como autónomo siempre que no supere un límite: el del SMI. El salario mínimo interprofesional anual sería el límite para facturar sin tener un problema con la Hacienda Pública y la Seguridad Social.

Además, tienes que tener en cuenta que Hacienda permite emitir facturas sin ser autónomo si te das de alta en el modelo 036 o 037.

¿Qué pasa si emito una factura sin ser autónomo o empresa?

En principio, si no cumples con las dos excepciones anteriores, te puedes enfrentar a una sanción. Se considera infracción grave, y la multa por factura sin ser autónomo o empresa puede ser alta:

• Si facturas, no eres autónomo y no te das de alta en el modelo 036 o 037, la multa puede oscilar entre los 300 y los 3000 euros.
• Si la Seguridad Social considera que tu actividad es habitual, pueden exigirte pagar las cuotas de autónomos que no hayas pagado. Estas cuotas empezarán desde la fecha, retroactiva, en la que ellos consideren que comenzaste tu actividad.

En el caso que no estés dado de alta, asegúrate de cumplir con los requisitos mínimos para facturar sin ser autónomo.

¿Quién puede emitir facturas?

La emisión de facturas está designada como tarea que podrán hacer tanto personas físicas como jurídicas que estén dadas de alta en Hacienda como empresario o profesional. Es decir, pueden emitir facturas autónomos y empresas.

¿Quién paga el IVA de una factura?

El IVA es un impuesto que paga la persona que, tras el proceso de producción, consumen un bien, producto o servicio. Es por ello, que es el CONSUMIDOR FINAL quien debe de pagar el IVA en una transacción.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?

Según la Ley General Tributaria, las facturas deben conservarse durante el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, que es de cuatro años. Puedes conservar estas facturas tanto en formato digital como en papel. Almacena todas tus facturas (emitidas y recibidas) durante al menos 5 años, como exige la ley.