Cómo Hacer una Factura como Persona Física con Actividad Empresarial en España

La facturación es un pilar fundamental para cualquier actividad económica, ya sea realizada por una empresa o por una persona física. Este documento mercantil no solo acredita las operaciones de compraventa, sino que también tiene una enorme trascendencia tributaria, sirviendo para justificar gastos, deducciones y respaldar los ingresos declarados. En España, toda persona que realiza una actividad económica de forma regular está obligada a darse de alta y emitir facturas de manera profesional.

Aunque la emisión de facturas es una práctica común entre autónomos y empresas, los particulares también pueden emitir facturas en ciertos casos. Sin embargo, existen una serie de requisitos y condiciones que deben cumplirse para que dicha factura sea válida y legal. Si las actividades que realiza un particular se consideran profesionales o mercantiles, es decir, si las transacciones se repiten o forman parte de una actividad económica regular, entonces será necesario que se registre como autónomo.

Este artículo desglosa todo lo que necesitas saber sobre cómo emitir una factura como persona física con actividad empresarial, abordando desde los requisitos legales y fiscales hasta las particularidades de la facturación en España, incluyendo las implicaciones de los nuevos reglamentos.

¿Quiénes están Obligados a Emitir Factura y Cuándo?

Empresarios y profesionales están obligados a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios, y a conservar una copia de ellas. El Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012) establece la necesidad de emitir factura siempre que se realice una entrega de bienes o prestación de servicios, aunque sea a un particular.

Excepciones a la Obligación de Facturar:

• Operaciones exentas de IVA, salvo las relacionadas con servicios sanitarios, entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado.
• Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, simplificado y de recargo de equivalencia. Si bien, esa regla tiene excepciones recogidas en los artículos 3.1 y 26 del Reglamento de Obligaciones de Facturación (RD 1619/2012).

No obstante, la práctica empresarial a menudo exige la emisión de justificantes de venta que pueden o no revestir la forma de facturas simplificadas y que, estrictamente hablando, no están prohibidas por la norma. Es más que recomendable no dejar nada al azar y asegurarse de cada caso concreto para no dejar de cumplir con esta obligación siempre que sea necesario.

Casos en los que sí se debe emitir factura a un particular:

• Cuando el cliente la solicita expresamente.
• Si la operación está sujeta a IVA.
• Cuando el servicio se presta a distancia o en línea.
• Si se trata de exportaciones o ventas intracomunitarias.
• Cuando el destinatario sea extranjero (aunque sea particular).
• Si vendes bienes que requieren garantía o registro.

En resumen: aunque muchos pequeños comercios emiten tickets o facturas simplificadas, la factura a particulares sigue siendo legalmente válida y recomendable, sobre todo para operaciones de cierto valor o que deban justificarse ante Hacienda.

Facturar como Persona Física sin ser Autónomo: Requisitos y Límites

La idea de tener que darse de alta como autónomo para una factura puntual puede parecer un obstáculo desproporcionado. Lo cierto es que, en España, es posible facturar legalmente sin estar dado de alta como autónomo, siempre que se cumplan ciertos requisitos y la actividad no tenga carácter habitual.

Requisitos para Facturar sin ser Autónomo:

1. Alta en Actividades Económicas (Hacienda): No puedes emitir ningún tipo de factura sin antes darte de alta en el registro de Actividades Económicas, es decir, Hacienda. Para ello, hay que rellenar y presentar el Modelo 036 o el Modelo 037 (el Modelo 037 ha dejado de estar operativo). Es muy importante no confundir esta alta con la del RETA, que esa sí es para autónomos.
2. Actividad Esporádica: Este es el requisito más importante para Hacienda. Estas facturas no pueden ser tu fuente de ingresos principal y tampoco pueden ser recurrentes. La actividad no podrá reiterarse en el tiempo. De ser así, el sistema lo detectará y podrías recibir una sanción económica.
3. No Superar el Salario Mínimo Interprofesional (SMI): Aunque no es un requisito legal estricto, diversas sentencias judiciales han establecido que no existe obligatoriedad de darse de alta como autónomo en el RETA cuando el interesado ingrese una cantidad inferior al SMI. Se suele decir que, si no se alcanza el SMI, puedes facturar con total normalidad sin darte de alta en el RETA, y otras muchas cosas que, al final, llevan a recibir notificaciones de la Seguridad Social con sorpresas bastante desagradables. Actualmente, el SMI se sitúa en 1.184 € brutos al mes en 14 pagas (datos de 2026).

Límites y Consideraciones:

• Habitualidad: La clave, como se ha mencionado, es la habitualidad o continuidad de la actividad, no solo el volumen de ingresos. Si se emiten facturas durante varios meses seguidos sin ser autónomo, la Seguridad Social entenderá que se está ejerciendo como tal, al ser una actividad económica recurrente, y podría darte de alta en el RETA, con sus correspondientes sanciones.
• Pluriactividad: Si trabajas por cuenta ajena, esta situación (pluriactividad) no te exime de las obligaciones con el RETA si la actividad extra es habitual. Tener una nómina y cotizar en el Régimen General no justifica facturar sin ser autónomo si tus trabajos por cuenta propia se repiten en el tiempo.
• Actividad que Genera Pérdidas: La obligación de alta en el RETA depende de la habitualidad de la actividad, no de su rentabilidad. Si los gastos superan a los ingresos, la obligación fiscal con Hacienda (alta censal) es ineludible desde el momento en que se realiza una actividad económica, independientemente de si se gana o se pierde dinero.

Diferencias entre Alta en Hacienda y Alta como Autónomo

Aunque puedan ser parecidas, no se deben confundir ambas cosas. Para facturar, es imprescindible que la persona esté dada de alta en Hacienda, pero no tiene por qué estar dada de alta como autónomo. No obstante, para darse de alta como autónomo sí es obligatorio estar dado de alta en Hacienda.

• Alta en Hacienda: Implica simplemente registrarse usando el modelo 036 o el modelo 037. Con eso es suficiente y se puede facturar, siempre y cuando se tenga en cuenta el requisito de que la actividad sea ocasional y no supere el SMI.
• Alta como Autónomo: Para darse de alta como autónomo hay que darse de alta en la Seguridad Social. Es fundamental llevar a cabo ambos pasos, con sus consecuentes inscripciones en el RETA y en el Impuesto de Actividades Económicas. Darse de alta en la SS como autónomo implica pagar las cuotas y cumplir con las demás obligaciones fiscales propias de este grupo de trabajadores. También implica poder emitir facturas sin tener en cuenta la recurrencia y el importe de estas.

Cómo Elaborar una Factura como Persona Física

La forma de realizar una factura es la misma que si estuvieras dado de alta como autónomo. Para que una factura emitida por un particular sea válida, debe contener una serie de elementos imprescindibles.

Datos Obligatorios en una Factura:

1. Datos del Emisor: Suelen aparecer en la parte superior y la identificación debe incluir nombre o razón social, NIF o CIF y dirección o domicilio fiscal como mínimo para que la factura sea válida frente a Hacienda. También es relevante tener en cuenta datos como la dirección de facturación, o los que permitan facilitar el contacto al receptor.
2. Número y Serie de Factura: La numeración debe ser correlativa y única (ej. F2026-001, F2026-002) desde el 1 en adelante durante cada ejercicio fiscal.
3. Fecha de Emisión: La factura contendrá el día de expedición de la factura, manteniendo también una relación ascendiente con respecto al número de factura.
4. Datos del Cliente: En el caso de un particular, bastará con nombre y apellidos. Solo se debe incluir su NIF o dirección si te lo pide o si la factura supera los 400 €. Para empresas, razón social, dirección y NIF son obligatorios.
5. Descripción de los Bienes o Servicios: Es preferible ser conciso y claro para evitar problemas, identificando cada elemento y desglosando su precio y cantidad.
6. Base Imponible: Es el importe sin impuestos. Informaremos los importes para el cálculo de la base imponible, incluyendo precios de los productos así como cualquier descuento a realizar.
7. Tipo Impositivo del IVA y Cuota: Si la operación está sujeta a IVA, se debe especificar el porcentaje de la cuota que se repercute a aplicar y el importe calculado. El IVA se suma a la base imponible. No todas las actividades están sujetas a este impuesto de valor añadido.
8. Retención de IRPF: La retención del IRPF depende del tipo de actividad de tu negocio. Si estás dado de alta en un epígrafe de actividad del IAE del grupo 2 (Profesionales), tienes que poner el IRPF. En cambio, si estás dado de alta en una actividad del grupo 1 (Empresariales), no debes poner la retención en la factura. Se aplica si ejerces una actividad profesional y estás facturando a empresas o a otros trabajadores por cuenta propia. Este porcentaje se resta de la base imponible.
9. Importe Total de la Factura: Suma la base imponible, añade el IVA y resta el IRPF si aplica.
10. Forma de Pago: Opcional, pero recomendable.
11. Mención Especial: Si la operación está exenta de IVA o si es una factura rectificativa (haciendo referencia a la factura rectificada).

Tabla de Diferencias entre Factura a Empresas y Factura a Particulares

Factura Completa o Simplificada con Particulares:

• Factura Simplificada (antiguo ticket): Puede utilizarse cuando el importe total no supera los 400 € (IVA incluido) o cuando, aunque supere esa cantidad, se trate de una operación autorizada por Hacienda (hostelería, transporte, aparcamientos, peluquerías, etc.). Debe contener al menos número y fecha, datos del emisor, descripción del producto/servicio, tipo e importe del IVA, e importe total.
• Factura Completa: Se usa en todos los demás casos, especialmente cuando el importe supera los 400 €, el cliente solicita la factura con sus datos completos o la operación se realiza a distancia o por servicios profesionales.

Obligaciones Posteriores:

Se debe guardar copia de las facturas y presentar los impuestos trimestrales. Si facturas sin ser autónomo o de manera puntual, deberás incluir IVA en tus facturas y liquidarlo mediante la presentación del modelo 303 (trimestral) y el modelo 390 (resumen anual). Además, deberás aplicar la retención de IRPF y presentar el modelo 130 trimestral (pago anticipado o a cuenta de la renta anual), además de la declaración de la renta anual cuando se abra el plazo para la misma.

El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) y VERI*FACTU

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, aprobó el Reglamento por el que se establecen los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de los registros de facturación (RRSIF).

¿A Quién Afecta el RRSIF?

El RRSIF aplica a la totalidad de los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y a todas las operaciones respecto de las cuales empresarios y profesionales (personas físicas o jurídicas) deban emitir factura con arreglo a la normativa vigente, especialmente de acuerdo con el Reglamento de Obligaciones de Facturación (RD 1619/2012). Sin embargo, existen exclusiones importantes:

• Que NO facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de SIF).
• Que NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del conocido como Suministro Inmediato de Información o SII.
• Que NO tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra.
• Que NO dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación que les exima de cumplir con el RRSIF.

Por lo tanto, el hecho de expedir (o no) factura es clave porque, por definición (artículo 1.2 del RRSIF), el RRSIF no cambia las obligaciones sustanciales de facturación. Un SIF es, en esencia, un sistema informático utilizado para expedir FACTURAS, por lo que el RRSIF no aplica a sistemas informáticos que no expidan facturas.

El Suministro Inmediato de Información (SII):

El SII se refiere a la llevanza en la sede electrónica de la Agencia Tributaria de los libros registros de IVA en los términos establecidos en el apartado 6 del artículo 62 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. El SII consiste en la llevanza de los libros registro de IVA (facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión…) a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, lo que implica obligaciones de comunicación electrónica a la Agencia Tributaria de una amplia información relacionada con el IVA de las facturas emitidas y recibidas en un determinado plazo de tiempo.

El ámbito subjetivo de ambos proyectos (RRSIF y SII) es excluyente, es decir, quienes cumplan con el SII no han de cumplir con el RRSIF y viceversa. La inclusión del código QR y la mención VERI*FACTU es de aplicación a los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 7 del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023. Como quiera que de dicho ámbito subjetivo se excluye a los obligados al SII, dichos requisitos SOLO se aplican a las operaciones y los obligados del artículo 3.

Si una empresa resultara obligada a su adscripción al SII por su volumen de operaciones, debe dejar de incluir el QR tributario en las facturas desde que empiece a cumplir con el SII de forma efectiva.

Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y Balanzas Electrónicas:

Un SIF es, en esencia, un sistema informático utilizado para expedir FACTURAS. Si un empresario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Por el contrario, sí estará sujeto al Reglamento cuando el empresario entregue al asesor/gestor la información para que sea éste quien emita materialmente las facturas y utiliza un SIF.

En cuanto a la balanza electrónica, si el empresario o profesional la utiliza solo para pesar el producto y obtener el importe que luego introduce manualmente en la caja registradora para expedir la factura simplificada final, no se consideraría SIF. Sin embargo, hay balanzas electrónicas con funcionalidades más potentes que permiten acumular los importes de los diferentes productos pesados y expedir en unidad de acto una factura simplificada de la compra total realizada (entre otras posibles funcionalidades), por lo que entonces sí serían consideradas SIF al ser utilizadas también como cajas registradoras.

Facturación Electrónica y Software Homologado

Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece y la normativa contra el fraude fiscal, se está implantando la obligatoriedad de la facturación digital para todos los autónomos y empresas. Esto significa que todas las empresas, incluidos los trabajadores por cuenta propia, estarán obligados a emitir facturas electrónicas a través de un software homologado.

Un software de facturación en línea compatible es esencial. La normativa exige el uso de herramientas que generen facturas electrónicas con trazabilidad y control fiscal. El Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe) es un registro administrativo de presentación de las facturas a administraciones públicas. Para crear una factura electrónica para una Administración puede utilizarse un programa informático (privado o público) que cree facturas electrónicas o bien se puede efectuar mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica.

Sanciones por Incumplimiento

Emitir facturas sin estar dado de alta en Hacienda y la Seguridad Social puede acarrear sanciones económicas por parte de la Agencia Tributaria y la Inspección de Trabajo. La horquilla de las multas va de los 300€ a los 3000€, dependiendo de las cantidades facturadas y del tiempo que se haya estado llevando a cabo la actividad.

Además, se exige el pago de las cuotas de autónomos correspondientes a todos los meses en los que se haya estado facturando sin estar dado de alta, aplicando también un recargo del 20% sobre cada cuota como interés por demora. Y, en caso de haber recibido el paro o algún subsidio, se exigirá el reembolso de este.

Alternativas Legales y Consejos para Facturar sin ser Autónomo

Si no cumples los requisitos para facturar sin ser autónomo, es importante explorar alternativas legales para evitar problemas con la administración.

• Trabajar por Cuenta Ajena en una Empresa o Agencia de Contratación: Si cuentas con unos ingresos habituales por parte de algún cliente pero no puedes darte de alta como autónomo, tienes la posibilidad de que una empresa o una agencia de contratación te conviertan en empleado.
• Cooperativas de Facturación: Durante un tiempo se estuvieron impulsando las cooperativas de facturación como una herramienta clave para quienes quisieran facturar sin darse de alta como autónomos. Sin embargo, dada la progresión de los últimos años, no es nada recomendable hacerlo. El Ministerio de Trabajo lleva años persiguiéndolas, y la inseguridad que las rodea puede derivar en serios problemas con la Seguridad Social y sanciones.
• Facturación a través de Plataformas Digitales y ‘Freelancer-as-a-service’: Utilizar plataformas modernas de intermediación o marketplaces de servicios para conseguir clientes o gestionar cobros no elimina la obligación de realizar el registro censal (Alta en Hacienda).

Consejos para Facturar como Persona Física:

• Revisa tu Caso: Tienes todo el derecho a facturar como persona física siempre que no exista una actividad recurrente con ingresos y siempre que lo facturado esté por debajo del salario mínimo interprofesional.
• Date de Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE): Es un trámite totalmente gratuito que se realiza en cualquier oficina de la Agencia Tributaria.
• Cuidado con las Sanciones: Si no cumples las circunstancias, corres el riesgo de que Hacienda te imponga una multa.
• Valora los Pros y los Contras de Darse de Alta como Autónomo: Si el servicio es puntual, quizás no sea necesario. Pero si puede convertirse en algo habitual, la tarifa plana de autónomos puede ser una excelente ayuda.
• Consulta con un Asesor Fiscal: Cada caso es un mundo, por lo que, ante la duda, lo mejor es hablar con un experto.

En definitiva, cumplir con las obligaciones de facturación y fiscales es crucial. La solución más sencilla de mantener bajo control toda tu facturación, eliminar el papel y garantizar el cumplimiento de la legalidad, evitando así sanciones por parte de Hacienda o de la Seguridad Social, es trabajar directamente con un software de facturación que cumpla con cada nuevo cambio normativo y con todos los requisitos que marca la normativa aplicable.