Guía Completa de Libros Obligatorios para Empresarios en España

En el complejo entorno empresarial actual, comprender las obligaciones contables y legales es crucial para cualquier empresario en España. Desde la llevanza de libros contables hasta la auditoría obligatoria, cada aspecto tiene su importancia y sus requisitos específicos.

¿Qué son los Libros Contables y Para Qué Sirven?

Los libros contables son documentos que dejan constancia de todas las operaciones de carácter económico y fiscal que una empresa lleva a cabo, como compras de materia prima, abono de facturas de clientes e inversiones en nuevos activos. A través de los libros, se ordena la información relativa a esas transacciones, a fin de poder hacer un seguimiento de las mismas. Por tanto, un libro contable ordena y archiva la información económica de la compañía.

Revisando esta información es posible hacerse una idea exacta de cuál es la situación económica de ese negocio. En el caso de Hacienda, el análisis de la documentación le permite asegurarse de si la entidad está o no al día en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. Esta es una cuestión que está regulada en el Código de Comercio, la Ley del Impuesto de Sociedades y la legislación que regula los diferentes tipos de entidades mercantiles.

Utilidad de los Libros Contables

El registro de toda la información contable permite a las empresas:

• Controlar sus finanzas: Los libros facilitan el conocer de manera detallada las operaciones financieras y económicas que se han llevado a cabo. Cuanto más al tanto se está de los ingresos, los gastos, los activos, los pasivos y el capital empresarial, más fácil es asegurarse de que la gestión económica se está haciendo bien.
• Tomar decisiones de manera informada: A través de la información financiera registrada en los libros contables de la empresa, se pueden detectar áreas de mejora y planificar la utilización de recursos de una manera más eficiente.
• Cumplir sus obligaciones legales: Llevar los libros contables no es una opción, sino una obligación impuesta legalmente, y cuyo incumplimiento acarrea sanciones.
• Demostrar su transparencia: Unas cuentas claras consiguen que posibles socios e inversores confíen más en la empresa.
• Agilizar su planificación fiscal: Los libros contables son herramientas esenciales de cara a la presentación de los impuestos. A través de la información recogida en los mismos, resulta más sencillo hacer las correspondientes declaraciones y autoliquidaciones, y con menos margen para el error.

Podríamos decir que, al llevar los libros contables de la empresa, la organización está cumpliendo con una obligación legal. Pero, en realidad, está yendo mucho más allá, está trabajando en el control de sus finanzas, lo cual es esencial para la sostenibilidad del negocio.

Tipos de Libros Obligatorios para Empresas

Para que puedas entenderlo un poco mejor, vamos a agrupar los libros obligatorios en tres categorías: libros contables, libros fiscales y libros mercantiles.

1. Libros Contables Obligatorios

Los libros contables obligatorios son aquellos que recogen la información económica y financiera de una empresa que el ente legislador ha contemplado como de carácter obligatorio para las entidades mercantiles. Estos libros permiten hacer un registro de las transacciones financieras. Ayudan a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales, pero también con obligaciones contables tan importantes como la de elaborar balances de forma periódica.

Según el artículo 25 del Código de Comercio, todas las sociedades mercantiles y/o autónomos que operen en España tienen la obligación de presentar informes sobre su actividad. El Código de Comercio obliga a llevar dos libros contables obligatorios:

Libro Diario

• Registra de manera cronológica las transacciones que va realizando la empresa, día a día, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial.
• Especifica: fecha, descripción de la operación, cuenta afectada, importe deudor y acreedor.
• También puede realizarse anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, su detalle se registra en libros o registros concordantes.
• El registrar las operaciones día a día permite tener un mayor control de la contabilidad y detectar de manera temprana posibles errores.

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

• Recoge la información contable relativa al ejercicio económico de una entidad mercantil, y tiene que elaborarse de conformidad con lo que establece el Plan General de Contabilidad.
• Este libro debe abrirse con el balance inicial detallado de la empresa (primer estado contable).
• Transcribiendo con una periodicidad al menos trimestral, con sumas y saldos, los balances de comprobación (segundo estado contable).
• En él han de asentarse anualmente el inventario de cierre del ejercicio (tercer estado contable) y las cuentas anuales (último estado contable).

El último estado contable, al cierre de cada ejercicio, contiene las cuentas anuales:

• Balance: En él figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El activo comprenderá con la debida separación el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. En el pasivo se diferenciarán con la debida separación el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente.
• Cuenta de pérdidas y ganancias.
• Estados de cambio en el patrimonio neto: Tendrá dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales.
• Estados de flujo de efectivo.
• La memoria del ejercicio.

Es importante recordar que los empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Objetiva del IRPF, no están obligados a llevar libro alguno, si bien deben conservar los justificantes de sus operaciones.

2. Libros Fiscales

Son libros fiscales aquellos registros contables que contienen información financiera que resulta de relevancia a la hora de cumplir con las obligaciones que la empresa tiene con la Agencia Tributaria. Documentan y respaldan las transacciones realizadas que tienen implicaciones fiscales.

• Libro de facturas emitidas: Recoge todas las facturas emitidas a lo largo del año que estén sujetas a IVA. El registro debe indicar el número de la factura, la fecha de expedición, los datos del destinatario, la base imponible, el tipo impositivo aplicado, la cuota de IVA y el importe total de la operación.
• Libro de facturas recibidas: Es igual que el anterior, pero en este caso, recoge las facturas que la empresa ha recibido de sus proveedores.
• Libro de bienes de inversión: Si la empresa adquiere bienes para su actividad que tengan un ciclo de vida superior al año, estas adquisiciones deben registrarse en este libro específico. Reseñando los datos de la factura y la forma en que se va a llevar a cabo la amortización. Por ejemplo, la entidad hará un asiento en este libro contable si compra un nuevo vehículo.
• Libro de operaciones intracomunitarias: Solo es obligatorio cuando la empresa realice operaciones con otras entidades o profesionales radicados fuera de España, pero dentro del territorio de la Unión Europea.

3. Libros Mercantiles

Estos libros recogen información referente a acuerdos internos dentro de la sociedad mercantil. Es la normativa que regula cada entidad mercantil la que determina de manera específica los libros que se deben llevar en cada caso concreto, pero vamos a repasar los más habituales.

• Libro de Actas: Refleja los acuerdos de las juntas generales, las especiales y los órganos de dirección. Toda sociedad debe realizar, al menos, un acta al año, la que corresponde a su junta general ordinaria. Un acta es un documento donde se recoge lo que se ha hablado, votado y acordado durante una reunión o asamblea. En el caso de las sociedades, obligatoriamente todos los años deben celebrar una JUNTA GENERAL ORDINARIA con todos los socios en los seis primeros meses del año, donde se expone la situación de la empresa, el resultado del ejercicio anterior y como se va a aplicar. En casos de beneficio se decide si se reparte o si se deja como reserva, por ejemplo. Además se pueden celebrar tantas JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA como se quiera o se necesite. El resultado de cada Junta se recogerá en un acta que será firmada por el administrador.
• Libro Registro de Socios, de Sociedades o de Acciones Nominativas: Registran la identidad de los propietarios de las participaciones en la sociedad y las transferencias de las mismas. La diferencia con los dos anteriores es que no hay que presentarlo todos los años, puesto que solo habrá que hacerlo cuando haya alguna modificación entre los socios, lo cual pasa por una compraventa de participaciones (caso más común). La compraventa se firma ante notario, aunque no hay que inscribirla en el Registro Mercantil, excepto que suponga la calificación o descalificación de la sociedad como UNIPERSONAL.

Legalización y Presentación de Libros Contables

Desde 2013, la legalización de los libros contables debe realizarse en formato electrónico. Esto incluye no solo el Libro de Inventario y Cuentas Anuales y el Libro Diario, sino también cualquier otro libro obligatorio como los de actas o los de socios o acciones nominativas. Desde el 2014, según lo estableció el artículo 18 de la Ley 14/2013, obligatoriamente se hace de forma telemática, utilizando el programa de ayuda «Legalia» que ofrece el propio registro.

Los libros deben ser presentados en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal. Lo más común es que la empresa cierre su ejercicio el 31 de diciembre y presente los documentos el 30 de abril del siguiente año. No tener los libros contables legalizados no implica la aplicación de sanción, pero puede dificultar a la empresa el probar ciertas operaciones que consten registradas en los mismos, si tiene que pasar por una inspección o por un procedimiento judicial.

Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. Las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación. Estas cuentas incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y otros documentos relevantes como la memoria y, en su caso, el informe de auditoría.

Además, empresas que reciban subvenciones significativas o que realicen contratos mayores con el sector público también deben someter sus cuentas a auditoría.

Plazos de Presentación de Documentos en el Registro Mercantil

Tiempo de Conservación de los Libros Contables

El Código de Comercio determina que los libros contables de la empresa y los documentos que justifican los asientos practicados deben guardarse durante seis años. A pesar de que la legislación tributaria establece que bastaría con guardar la información durante cuatro años, puesto que este es el plazo de prescripción que se aplica con respecto a Hacienda. Por otro lado, existen delitos societarios cuyo plazo de prescripción puede ser más amplio. Por ello, se aconseja guardar la documentación durante un plazo de 10 años, incluso en aquellos casos en los que la sociedad o empresa deje de existir. En caso de cese en la actividad, el empresario tiene igualmente obligación de conservar los libros y demás documentación de la empresa por plazo de seis años.

Sanciones por Incumplimiento

Llevar la contabilidad actualizada y con datos exactos es imprescindible para que las empresas puedan tomar decisiones de cara a su futuro, pero también para cumplir con sus obligaciones fiscales y evitar sanciones. Los libros contables para empresa tienen una serie de peculiaridades que es importante conocer, para evitar caer en errores al gestionarlos.

No legalizar los libros contables en el Registro Mercantil no lleva aparejada ninguna sanción. Pero, por disposición de la Ley General Tributaria, si una empresa no lleva los libros contables, se le impondrá una multa fija de 150 euros. Además, si se han omitido datos o se han reflejado de manera inexacta, se aplicará una sanción de entre 150€ y 6.000€.

Si la sociedad está inmersa en un concurso de acreedores y se acredita que ha incumplido su obligación de llevar la contabilidad, que lleva una doble contabilidad, o que hay irregularidades relevantes en sus libros, el concurso será declarado culpable. Los libros contables de la empresa bien elaborados y regularizados tienen valor probatorio ante los tribunales, tal y como señala el Código de Comercio. Por eso, es de vital importancia llevar al día estos libros que hemos visto que son obligatorios porque, además, así se evitan sanciones por parte de Hacienda.