El Coworking: Qué es, Cómo Funciona y Por Qué es la Clave del Trabajo Moderno

En los últimos años, el mundo del trabajo ha cambiado muchísimo, y el coworking ha sido una de las claves de esta transformación. El mundo del trabajo está cambiando rápidamente. La tecnología y la globalización han transformado la forma en la que trabajamos y una de las tendencias más notables en este contexto es el auge del coworking. Ya no son solo los freelancers y las start-ups los que se apuntan a estos espacios de coworking, sino que cada vez más empleados de grandes empresas se animan a trabajar en ellos, ya que suelen ser más económicos que alquilar una oficina por separado.

Cada vez es más común escuchar el término coworking cuando se habla de modelos de trabajo en la actualidad o nuevos espacios de trabajo, ¿pero sabes qué es lo que diferencia a un espacio de coworking de una oficina tradicional? ¿Cuáles son las ventajas de trabajar desde un coworking en lugar de una cafetería o desde casa? ¿Para quién es el coworking? Aquí te contamos todo lo que debes saber para entender el coworking.

¿Qué es el Coworking?

El término coworking se refiere a un espacio físico de trabajo compartido donde convergen profesionales con diferentes perfiles y estructuras de trabajo, desde autónomos, emprendedores, startups y pequeñas empresas, hasta incluso grandes empresas. Según Wikipedia, el coworking o cotrabajo se define como una forma de trabajo que permite a profesionales compartir un mismo espacio de trabajo, tanto físico como virtual, para desarrollar sus proyectos profesionales de manera independiente, a la vez que fomentan proyectos conjuntos.

El coworking es un modelo de espacio de trabajo compartido diseñado para profesionales de diversos sectores, que permite a los individuos y equipos trabajar juntos en un ambiente colaborativo, al tiempo que mantienen la independencia operativa. Lo que diferencia principalmente a un coworking de una oficina tradicional son los singulares espacios que lo conforman, que son lo que lo dota de la posibilidad de un trabajo compartido entre sus usuarios, los coworkers. Pero un coworking es más que solo un espacio de trabajo que ocupan profesionales de diferentes sectores, lo que realmente lo distingue es la forma en que esos espacios y las dinámicas que generan fomentan la conexión entre coworkers, así como la gran cantidad de beneficios que ofrece para ellos.

Un espacio de coworking sirve para proporcionar un lugar de trabajo a profesionales independientes, emprendedores y pymes de diferentes sectores. Estos espacios permiten a los profesionales desarrollar sus proyectos de manera independiente, a la vez que fomentan proyectos conjuntos. Además, los espacios de coworking suelen organizar eventos de networking empresarial y formación dentro de las propias instalaciones.

Origen del Concepto Coworking

El concepto de coworking space nació en Estados Unidos a principios de los 2000 y, tras extenderse por varios países, ha encontrado en España un terreno perfecto para crecer. El concepto de coworking, que hoy en día representa una alternativa real para empresas que buscan un espacio físico donde establecer sus oficinas, tiene sus raíces en una iniciativa pionera que surgió en 2005 en San Francisco. Esta tendencia disruptiva tuvo sus raíces en 2005, cuando el programador Brad Neuberg introdujo la idea en San Francisco. Inicialmente, su espacio pionero solo ofrecía de 5 a 8 escritorios para poder trabajar. En lugar de estar funcionando todos los días, este espacio original estaba disponible solo dos días a la semana y contaba con ocho mesas de trabajo. No obstante, consiguió crear un ecosistema empresarial único con wifi gratuito, almuerzos compartidos y pausas para meditar.

¿Cómo Funciona un Espacio de Coworking?

Un espacio de coworking funciona como una cesión de espacio para que el profesional trabaje en un entorno compartido. Existe un gestor del espacio que organiza la actividad del coworking, trata de ayudar a los coworkers, y se encarga de buscar oportunidades laborales que sean de interés para sus miembros. Los espacios de coworking han rediseñado el contexto laboral, ya que ofrecen una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales.

El modelo de coworking ha ganado popularidad no solo entre startups y pymes, sino también entre grandes empresas, que ven en estos espacios una forma de aumentar la flexibilidad y reducir costos. El coworking es el espacio idóneo para empresas que buscan flexibilidad como oportunidades de networking. Al unirse a un espacio de trabajo, las empresas pueden disfrutar de servicios que facilitan la gestión diaria mejorando la interacción entre profesionales.

Modalidades y Tipos de Espacios en un Coworking

Los espacios de coworking ofrecen una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales. Por lo general, suelen proponer tres alternativas, que permiten flexibilidad laboral y la construcción de una comunidad dinámica:

• Puestos flexibles (Hot Desk): Esta es una opción perfecta para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos e incluso estudiantes. El usuario elige libremente su lugar en el espacio compartido, sin ataduras, y solo necesita su portátil para trabajar. Además, tiene acceso a todas las instalaciones durante la jornada laboral. Es decir, el trabajador no tiene un escritorio fijo y cada día puede ocupar un lugar diferente dentro de un espacio compartido, junto a otros coworkers.
• Puesto fijo (Escritorio u oficina en espacio compartido): Esta opción combina las características de una oficina tradicional con los beneficios de las oficinas compartidas. Los espacios compartidos en un coworking son un conjunto de escritorios ubicados en un área amplia y diáfana. Aquí los usuarios pueden, según sus necesidades, tomar un sitio, un escritorio, o incluso formar una oficina compartida con varios escritorios dentro del mismo espacio. El trabajador reserva una sala privada dentro del entorno compartido, para conseguir mayor concentración y privacidad. Es una opción perfecta para celebrar pequeñas reuniones.
• Oficinas privadas: Dentro de los entornos colaborativos de trabajo hay espacios independientes que se pueden alquilar. De este modo, los individuos pueden mantener la privacidad de una oficina convencional, pero sin desprenderse de la actividad comunitaria. Esta opción es ideal para aquellos equipos que buscan mayor privacidad, pero que al mismo tiempo necesitan flexibilidad.

Además de estas modalidades, existen otros tipos de espacios de coworking:

• Coworking nómada: Se adapta a profesionales que cambian con frecuencia de ubicación y trabajan a distancia. Las personas que optan por el coworking nómada suelen ser aquellas que viajan constantemente o que desean disfrutar de la flexibilidad de trabajar desde diferentes lugares.
• Incubadoras-coworking: Han tomado el modelo clásico de las incubadoras y añadido elementos propios del concepto coworking.
• Espacios de coworking ecológicos: Son aquellos en los que el compromiso con la sostenibilidad se encuentra en la base de su modelo de negocio. Es habitual que además de fomentar una cultura de sostenibilidad entre sus miembros, ofrezcan programas de educación ambiental y promuevan prácticas de trabajo sostenibles.
• Espacios de coworking temáticos o especializados: Se centran en un sector o industria específica y buscan atraer a profesionales y empresas de su campo. Por ejemplo, un espacio de coworking temático podría centrarse en las industrias creativas, proporcionando instalaciones y recursos específicos para artistas, diseñadores y otros profesionales creativos.
• Cafeterías-coworking o “coffices”: Una mezcla entre oficina y cafetería que combina el ambiente relajado de un café con las ventajas de un espacio de trabajo compartido.

Servicios Ofrecidos en un Coworking

Los espacios de coworking habitualmente ofrecen una variedad de servicios y comodidades para sus usuarios. Otra característica importante de un coworking es que los planes que ofrecen tienen todos los servicios incluidos. Un espacio de trabajo equipado y listo para que el usuario simplemente entre con su portátil y pueda comenzar a trabajar, y no solo eso, sino que también incluye todo lo que puede necesitar durante su día a día.

Estos servicios pueden incluir:

• Acceso a zonas compartidas de trabajo con horarios flexibles (incluso 24/7).
• Acceso a internet de alta velocidad (Wifi).
• Salas de reuniones equipadas con tecnología audiovisual.
• Áreas comunes de descanso.
• Cocina, cafetería o cantina, con café y té gratis.
• Servicios de impresión y copia.
• Espacios de almacenamiento.
• Servicios de limpieza.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.

El Community Builder: El Corazón del Coworking

Un componente crucial del éxito de las oficinas flexibles es la presencia del «community builder». Este profesional trabaja para generar un ambiente de confianza dentro del espacio colaborativo, fomentando la interacción y el apoyo entre los miembros. Su labor va más allá de la gestión física del espacio. También se centra en cultivar la comunidad, su misión es establecer la base para incentivar relaciones profesionales sólidas y duraderas.

Ventajas del Coworking

El coworking es un espacio de trabajo diseñado para potenciar las nuevas modalidades de trabajo, y que ofrece múltiples ventajas para los profesionales y empresas modernas. Algunos de sus principales beneficios son:

• Reducción de costes: Desde una perspectiva económica, el coworking ofrece una alternativa más accesible en comparación con los costos asociados con el alquiler o compra de una oficina propia. Al compartir recursos y servicios, los profesionales pueden reducir significativamente los gastos asociados a una oficina tradicional, como el alquiler, los suministros y el mantenimiento. Las personas disfrutan de la libertad de pagar solo por el espacio que utilizan, con costos adicionales típicamente asociados con oficinas privadas, como el mobiliario, la limpieza, y las utilidades, ya incluidos en la tarifa mensual.
• Flexibilidad: Los coworkings ofrecen planes adaptados a distintas necesidades, desde tarifas por horas hasta suscripciones mensuales. Esto permite a los usuarios ajustar su inversión según su carga de trabajo. La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional. Además, brinda de libertad para elegir entre distintas modalidades de trabajo, ya sea remoto, híbrido o presencial.
• Networking y colaboración: Al compartir un espacio con otros profesionales, se generan oportunidades de conexión y colaboración que pueden derivar en nuevos proyectos, clientes o socios estratégicos. Los entornos compartidos actúan como centros de networking naturales, facilitan el establecimiento de relaciones profesionales sólidas. Son una oportunidad perfecta para conocer a nuevos expertos del sector y asistir a eventos.
• Ambiente profesional y mejora de la productividad: Trabajar desde casa puede ser cómodo, pero también presenta distracciones y falta de un ambiente de trabajo estructurado. Un coworking brinda un entorno profesional y productivo, ideal para mantener la concentración y aumentar la eficiencia. Las oficinas colaborativas motivan a los usuarios y contribuyen a aumentar la productividad.
• Acceso a recursos y eventos: Muchos espacios de coworking organizan eventos, talleres y charlas con expertos, lo que brinda oportunidades de aprendizaje y crecimiento profesional. La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje.
• Proporcionar una ubicación física: La disponibilidad de una ubicación física contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales. Las instalaciones de un coworking normalmente están localizadas en sitios céntricos, bien comunicados y atractivos dentro de la ciudad, lo cual resulta un beneficio no solo para los coworkers, sino también para sus clientes.
• Comunidad vibrante: Los espacios de coworking no solo proporcionan un lugar para trabajar, sino también una comunidad vibrante. Trascendiendo el concepto de entorno de trabajo, fomenta la creación de comunidades dinámicas y colaborativas entre sus usuarios, ayudando a evitar el aislamiento al que en ocasiones los freelancers deben enfrentarse.

Comparativa de Costos: Oficina Tradicional vs. Coworking

Los beneficios para emprendedores y pequeñas empresas son notables, ya que el coworking no solo reduce la carga financiera sino que también elimina las preocupaciones administrativas cotidianas, como el mantenimiento de la oficina y otros gastos operativos. Comparado con el alquiler de una oficina convencional, un coworking resulta mucho más económico debido a que los gastos de servicio y mantenimiento son compartidos. Sin embargo, si se compara con trabajar desde casa es un gasto más alto. En este sentido, se debe tener en cuenta también que un coworking ofrece más que solo un escritorio o una oficina, ofrece también diferentes áreas para trabajar y hacer networking, actividades como workshops y eventos, entre otros beneficios que pueden contribuir en el crecimiento de un negocio.

¿Para Quién es Ideal un Coworking?

Este modelo de trabajo es perfecto para distintos tipos de profesionales, entre ellos:

• Freelancers: Diseñadores, redactores, programadores y consultores encuentran en el coworking un lugar para concentrarse y establecer contactos.
• Emprendedores y startups: Pueden ahorrar costes iniciales y beneficiarse de un entorno inspirador.
• Empresas en expansión: Negocios en crecimiento que necesitan oficinas temporales con alto grado de escalabilidad sin compromisos a largo plazo.
• Equipos remotos: Empresas con empleados en distintas ciudades pueden utilizar coworkings para reuniones presenciales o trabajo colaborativo.
• Nómadas digitales: Profesionales que utilizan las nuevas tecnologías para trabajar y van de un lugar a otro sin establecerse en un sitio de forma permanente.

El Coworker: Perfil y Características

A estos profesionales que habitan en un coworking se les conoce como coworkers. Un coworker por definición podría entenderse como una persona con quien trabajas o con la que compartes el espacio de trabajo aunque no sea tu compañero de equipo. Sin embargo, cuando hablamos de coworking es mucho más que eso. Es un miembro de una comunidad de profesionales que busca crear conexiones y generar sinergias para impulsar el crecimiento profesional.

A pesar de que los perfiles y sectores profesionales de los coworkers sean tan diversos, estas son algunas características que los distinguen:

• Son colaboradores, están dispuestos a compartir su experiencia y sus conocimientos, y contribuyen activamente para que exista un buen ambiente en el espacio de coworking, que sea propicio para crecer y crear con los demás profesionales que lo habitan.
• Los mueve la innovación y la creatividad, les gusta desarrollar nuevas ideas y no le temen a los cambios que tienen como objetivo mejorar.
• Son apasionados de sus proyectos, tienen sus objetivos claros y están decididos a ir a por ellos.
• Tienen inquietudes y preguntas que buscan responder, así como un gran interés por aprender y crecer.

Los espacios de coworking están diseñados pensando en estos profesionales, con el objetivo de ayudarlos a crecer y sacar provecho de todas las cualidades que los caracterizan.

Desventajas del Coworking

Aunque el coworking está tomando cada vez más peso como espacio de trabajo entre profesionales y empresarios, puede que no siempre sean la opción adecuada para todos los tipos de empresas o equipos de trabajo. Estos son algunos de los inconvenientes que puede encontrar una persona o grupo de personas que buscan tener su espacio de trabajo en un coworking:

• Menor privacidad: Los espacios compartidos de un coworking ofrecen menor privacidad que una oficina convencional. Esto puede ser inconveniente para los profesionales o equipos que trabajan con temas confidenciales o que prefieren trabajar sin compañía. Sin embargo, aunque no es la opción más económica, los usuarios siempre podrán optar por instalarse en una oficina privada dentro del coworking y seguir disfrutando de todos sus beneficios sin perder la privacidad.
• Nivel de ruido: Para aquellos profesionales que prefieren trabajar en silencio o que necesitan realizar llamadas constantemente, los espacios compartidos podrían no ser la mejor opción. Sin embargo, un coworking tiene a disposición de sus usuarios salas de reuniones y cabinas para llamadas o videoconferencias que ayudan a solventar este inconveniente.
• Elección del espacio: Actualmente la oferta de espacios de coworking en muchas ciudades del mundo es bastante amplia, y para los profesionales puede tomar tiempo y algo de paciencia navegar entre todas las opciones hasta elegir el que mejor se adapte a sus necesidades. Una forma de hacer la búsqueda más fácil es comenzar filtrando por la ubicación, y después seleccionando según las particularidades que los diferencien entre sí.

Si buscas un ambiente profesional, recursos compartidos y la posibilidad de conectar con otros profesionales, un coworking puede ser la opción ideal para ti. ¡Atrévete a probarlo y descubre sus beneficios!

CEEIM ofrece espacios de coworking en Murcia que combinan ambientes colaborativos con independencia operativa, ideales para fomentar la creatividad y el crecimiento profesional. ¿Interesado en unirte a un espacio productivo?

Los datos respaldan la expansión de las oficinas compartidas. Según Statista, la industria de los espacios colaborativos ha experimentado un significativo crecimiento del 158% desde 2020, y el mismo informe indica que actualmente, existen más de 23.000 espacios de coworking en el mundo. Además, se estima que esta cifra supere los 40.000 para finales del año 2024. El auge de estos espacios tiene su base en la percepción de los empleados de oficinas colaborativas, porque los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos durante su jornada laboral aumenta notablemente su productividad.