Cómo crear una cuenta de negocios en WhatsApp: Guía completa

¿Quiere impulsar sus ventas y aumentar la calidad de su atención al cliente? Hoy en día, las aplicaciones de mensajería ocupan las posiciones de liderazgo en la comunicación, dejando atrás a las llamadas telefónicas tradicionales. WhatsApp Business se ha convertido en una herramienta crucial para el e-commerce y cualquier negocio que busque mejorar la relación con su audiencia y aumentar la conversión de ventas. Si vendes productos o servicios online, esta aplicación te ayudará a potenciar la comunicación ágil con los clientes, que es indispensable para potenciar las ventas de cualquier negocio.

Sigue leyendo si estás pensando en crear tu perfil empresarial en este servicio de mensajería, pero para disfrutar al máximo de sus ventajas, debes conocer bien las funciones disponibles y cómo configurar tu perfil.

WhatsApp Business vs. WhatsApp Estándar: Conoce las diferencias

Aunque suelen confundirse, no todas las versiones son idénticas. La principal diferencia entre estas dos versiones de la aplicación es su público objetivo. La aplicación estándar se utiliza principalmente para la comunicación personal entre particulares. WhatsApp Business, por otro lado, permite a las empresas crear sus perfiles empresariales con herramientas específicas para negocios.

Características clave de WhatsApp Business

WhatsApp Business ofrece una serie de herramientas diseñadas para presentar tu negocio, responder más rápido, ordenar conversaciones y mostrar productos o servicios. Ambas versiones están diseñadas para mejorar la relación con el cliente, pero cada una tiene características y funciones específicas que las hacen adecuadas para distintos tipos de empresas y necesidades.

WhatsApp Business App:

• Es gratuito y se gestiona a través de una aplicación móvil.
• Ideal para pequeñas empresas.
• Funcionalidades: Perfil de empresa, catálogo, respuestas rápidas, mensajes de bienvenida/ausencia.
• Limitaciones: No incluye integración con CRM, monitoreo de conversaciones ni estadísticas.

WhatsApp Business Platform (API):

• Diseñada para medianas y grandes empresas.
• Requiere integración con sistemas de terceros o proveedores de soluciones.
• Funcionalidades: Todas las de la App, más integración con CRM, monitoreo, estadísticas, chatbots, multiagente.
• Capacidad: Alta.

Estas herramientas permiten a las empresas interactuar con clientes, atraer nuevos públicos, generar ingresos y expandirse a gran escala. Dependiendo de la opción seleccionada, las empresas pueden gestionar diversas áreas como atención al cliente y ventas.

Preparativos antes de crear tu cuenta

Antes de descargar la aplicación, asegúrate de tener lo siguiente:

• Un número de teléfono: Puede ser un teléfono móvil o un número fijo. Asegúrate de poder recibir llamadas o SMS con el número que quieres indicar para la verificación.
• Un dispositivo adecuado: Puede ser un smartphone o una tableta con iOS o Android. Si tienes dudas sobre la compatibilidad de tu dispositivo, consulta la información pertinente en la web oficial.
• Conexión a Internet: Indispensable para la descarga y el uso de la aplicación.

Pasos para crear tu perfil de empresa en WhatsApp Business

Cuando todo esté listo, puedes abrir la App Store o Google Play, dependiendo de tu dispositivo, y descargar la aplicación. Sigue estos pasos para crear tu cuenta de negocios:

1. Descarga la aplicación: Busca "WhatsApp Business" en la App Store o Google Play y descárgala.
2. Abre la app y registra tu número de teléfono: Sigue las instrucciones para aceptar los términos y condiciones. Luego, selecciona el país en el que vas a usar la app y añade tu número de teléfono en formato internacional (es decir, incluyendo el símbolo "+" y el código del país).
3. Verifica tu número: Seguidamente, recibirás un código de registro de seis dígitos mediante SMS o llamada telefónica. Introduce este código para verificar tu número. La verificación puede realizarse introduciendo un código de 6 dígitos. Puedes elegir cómo recibir el código: por SMS o llamada.
4. Permite el acceso a contactos: Permite que la aplicación acceda a los contactos de tu agenda telefónica.
5. Crea un perfil y define el nombre de tu empresa: Deberás introducir el nombre de tu empresa y elegir la categoría de negocio correcta. Este paso define cómo te perciben tus clientes desde el primer contacto. Tu nombre para mostrar debe corresponder a las directrices oficiales.
6. Configura las opciones iniciales: Personaliza los ajustes de notificaciones, el mensaje de bienvenida y el mensaje de ausencia.

Para los que ya tenían cuentas de empresa, existe la opción de restaurar una copia de seguridad. Tras el lanzamiento, la aplicación detectará automáticamente la copia de seguridad y te dará la opción de hacer clic en Restaurar. También existe otra variante. Después de instalar la aplicación, ve al menú Configuración, haz clic en Chat y selecciona Copia de seguridad de chat.

Optimiza tu perfil empresarial: La clave del éxito

Pero, antes de sacarle el máximo partido a esta aplicación, tienes que configurar tu perfil de empresa. Efectivamente, este debe estar completo y optimizado para consolidar tu fiabilidad y ayudar a tus clientes a encontrar rápidamente la información clave de tu empresa. Un perfil profesional debidamente completado y preciso no solo permite que tu clientela tenga toda la información necesaria, sino que también reduce el número de mensajes que recibes acerca de temas como los horarios de apertura. Un perfil completo demuestra que tu empresa es seria y accesible. Tu descripción, tus horarios de apertura y tu dirección están en tu perfil, por lo que ya no hace falta que tus clientes busquen esta información fuera.

Crea y edita el perfil de tu empresa en la pestaña de “Explorar” > “Perfil de empresa”. Al crear una cuenta Business, puedes añadir la dirección de tu empresa, el horario de apertura, una descripción del tipo de servicio que ofreces y tu sitio web. También puedes presentar tus productos y servicios en un catálogo virtual.

Aquí te detallamos los elementos esenciales:

1. Imagen de perfil: Escoge una imagen que represente bien a tu marca: puede ser tu logo, una foto de tus productos o incluso una imagen genérica que refleje bien tu actividad. Lo ideal es combinar ambos.
2. Tus horarios de apertura: Añade tus horarios para informar a tus clientes de tu disponibilidad. Uno de los errores más comunes es no actualizar tus horarios laborales porque las personas interesadas escriben, no reciben respuesta y luego se van con tu competencia.
3. Descripción: Es necesario redactar una descripción breve pero concisa. En ella puede indicar qué ofrece y qué diferencia a su empresa de la competencia. También es posible añadir el horario comercial y/o las opciones de entrega.
4. Datos de contacto: Comparte tu correo electrónico, sitio web y dirección comercial. En términos de SEO local, la ficha de Google te ayudará a estar bien posicionado (y en consecuencia ser fácilmente encontrado) en los motores de búsqueda.

¡Un buen perfil es un perfil actualizado! Tu perfil y catálogo deben reflejar lo que ofreces en ese momento.

Funcionalidades clave para potenciar tu negocio

Crear la cuenta es solo el primer paso. Para disfrutar al máximo de sus ventajas, debes conocer bien las funciones disponibles:

1. Catálogo de productos y carrito de compras

El catálogo es una de las funciones más útiles para un negocio online. Permite mostrar productos o servicios dentro de la app, compartir artículos específicos en el chat y mantener actualizada la información. El catálogo no es solo una lista de productos, es el primer punto de decisión en tu proceso de ventas dentro del chat. Así, la persona revisa todo en segundos y avanza más rápido en la decisión de compra.

Dentro de la app, el carrito permite que los clientes elijan productos del catálogo y los envíen en un solo mensaje. Esto ayuda a ordenar el pedido y simplificar la experiencia de compra.

2. Automatización de mensajes

Esta funcionalidad puede cubrir totalmente las necesidades de las empresas que no atienden un gran número de consultas. Puedes elegir la opción más adecuada en tu caso. Estos mensajes te ayudan a no dejar conversaciones sin respuesta y a dar una buena primera impresión a los clientes.

• Mensaje de bienvenida: Un saludo automático para nuevos clientes.
• Mensaje de ausencia: Informa a los clientes cuando no estás disponible para responder y se activa fuera del horario de atención definido.
• Respuestas rápidas: Responder lo mismo varias veces toma mucho tiempo si no tienes las respuestas a la mano. Las respuestas rápidas te permiten enviar mensajes predefinidos con atajos. Muchas ventas se definen en la primera instancia, cuando una persona pregunta por stock, precio, envíos, medios de pago o tiempos de entrega. Responder rápido influye en la decisión de compra.

3. Organización de chats y clientes

A medida que aumenta la cantidad de mensajes recibidos, ordenar chats se vuelve clave. La app también permite organizar los contactos mediante etiquetas y categorías para segmentar a los clientes en función de sus necesidades específicas.

• Etiquetas: Cuando recibes muchos mensajes, encontrar conversaciones es complicado. Las etiquetas te ayudan a mantener el orden sin tener que revisar chat por chat. Puedes asignar etiquetas como "Nuevos clientes", "Pedidos pendientes", "Clientes VIP", etc.
• Segmentación de clientes: Puedes enviar recordatorios, avisar sobre nuevos productos o compartir promociones con clientes que ya te compraron o mostraron interés.

4. Enlaces directos

Para compartir tu contacto sin que el cliente tenga que guardar tu número, genera un enlace directo desde la app. Esto facilita que los clientes inicien una conversación con tu negocio.

5. Integración con CRM y IA (para la API)

El sistema CRM y la integración de IA te permitirán acumular todos los datos e interacciones de los clientes en una sola plataforma. La asistente virtual (Chat Nube) siempre está de buen humor, siempre contesta bien, es asertiva y amable. Me libera de estar todo el día pendiente de las preguntas. Aprende con cada conversación y se adapta al estilo de tu marca para brindar una atención rápida y personalizada.

Para que tus mensajes sean valiosos con ofertas personalizadas, puedes confiar en herramientas avanzadas basadas en IA como Chatfuel. Cuando tu negocio crece, una sola persona no es suficiente para responder todos los mensajes de consultas sobre productos o gestionar quejas. La integración con sistemas de atención al cliente y ventas te ayudará a escalar.

Consejos adicionales para el éxito en WhatsApp Business

• Mantén la profesionalidad: Tus conversaciones con los clientes pueden ser bastante informales, pero aun así, deben ser profesionales. No cruces la línea roja con bromas y temas que puedan resultar inapropiados.
• Actualiza constantemente: ¡Un buen perfil es un perfil actualizado! Tu perfil y catálogo deben reflejar lo que ofreces en ese momento.
• Analiza y adapta: Al inicio, cuando recibes pocos mensajes, todo es sencillo. El problema aparece cuando los chats aumentan. A medida que recibes más mensajes de leads, una buena estructura evita desorden, retrasos y conversaciones perdidas.
• Responde rápidamente: Responder rápido influye en la decisión de compra. Responder consultas sobre el pedido, resolver incidentes, compartir novedades o dar seguimiento a clientes frecuentes ayuda no solo a brindar una mejor experiencia, sino a concretar una futura venta.

Michelly Purz es especialista en Localización y contenidos en Sinch. Está especializada en tecnologías de mensajería y en adaptar contenidos para diferentes mercados. También le encantan los podcasts y las películas.