Cómo Cargar Consultas de Excel desde tu ERP: Optimizando la Gestión de Datos

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son el corazón de muchas organizaciones, almacenando datos vitales sobre operaciones, finanzas, ventas y más. Los sistemas ERP destacan en su función principal: gestionar y registrar las transacciones empresariales. Sus funciones integradas de generación de informes proporcionan reportes fiables y estandarizados que mantienen el buen funcionamiento de las operaciones. Sin embargo, a medida que las organizaciones crecen y evolucionan, a menudo descubren la necesidad de disponer de informes analíticos más flexibles que vayan más allá de los requisitos operativos.

Para los profesionales de las finanzas y la contabilidad, Excel es la herramienta preferida para manipular, analizar y visualizar datos. Es funcionalmente rico, muy flexible y familiar para prácticamente todos los que trabajan con números en el mundo de los negocios. El reto para la mayoría de los equipos financieros y contables, sin embargo, es que existe una brecha significativa entre los sistemas de software que albergan sus datos empresariales vitales y las hojas de cálculo en las que realizan la mayor parte de sus análisis.

En la práctica, esto significa que alguien tiene que extraer los datos del sistema ERP, reformatearlos y pegarlos en Excel. Además, el proceso de copiar y pegar suele introducir errores. Un valor omitido en los datos de origen, por ejemplo, puede hacer que los números se peguen en las filas equivocadas. Para empeorar aún más las cosas, este proceso manual debe repetirse cada vez que se actualiza la información en el sistema ERP. Pero, ¿cómo transformamos esa vasta cantidad de datos en información accionable? Hay una forma mejor.

Power Query: Tu Aliado en la Transformación de Datos

Power Query es una herramienta (o complemento, según la versión de Excel que utilices) para extraer información de múltiples fuentes de datos, transformar esa información y cargarla en Excel o en el modelo de datos. Si tienes Excel 2016 o posteriores, Power Query ya se encuentra integrado en Excel como una herramienta más. Atención: También es posible utilizar Power Query desde Power BI Desktop sin necesidad de tener Excel instalado. Además, desde esta versión es posible acceder a más fuentes de datos de terceros.

En el Editor de Power Query, puedes seleccionar Inicio > Cerrar & Cargar > Cerrar & Cargar en. De forma predeterminada, Power Query carga consultas en una nueva hoja de cálculo al cargar una sola consulta y carga varias consultas al mismo tiempo en el modelo de datos. Puedes cambiar el comportamiento predeterminado de todos los libros o solo del libro actual.

Cargando Datos al Modelo de Datos de Power Pivot

En este vídeo vamos a aprender a cargar consultas directamente al modelo de datos de Power Pivot. Esto significa que Power Query va a hacer la conexión con los datos, pero le va a ceder esos datos a Power Pivot. La ventaja de esto es poder trabajar posteriormente en Power Pivot en el modelo de datos con funciones DAX, por ejemplo. Pero también tendremos otras ventajas, como que esos datos van a estar comprimidos en el modelo de datos de Power Pivot, no teniendo, en este caso, limitación en cuanto a filas o a número de tablas.

Para cargar una consulta en un modelo de datos, usa el comando Cargar en para mostrar el cuadro de diálogo Importar datos y, después, activa la casilla Agregar estos datos al modelo de datos. Realizamos una conexión simple, Transformar datos, y ahora desde Cerrar y cargar > Cerrar y cargar en. Aquí es donde tenemos que hacer clic en Crear únicamente la conexión, si queremos cargar los datos al modelo de datos de Power Pivot, y después marcar precisamente esta casilla, Agregar estos datos al modelo.

Hacemos clic en Aceptar y vemos que en Excel no ocurre nada, y ahora podemos ver que en consultas sí existe ya la consulta que acabamos de crear mediante Power Query, y también hay una conexión que indica que esos datos están en el modelo de datos. Evidentemente, si vamos a Power Pivot y hacemos clic en Administrar, ya tendríamos que visualizar los datos a los que nos hemos conectado. En la parte inferior de la ventana de Power Pivot, selecciona la pestaña de la hoja de cálculo de la tabla que desees. Confirma que se muestra la tabla correcta. Para cerrar la ventana de Power Pivot, selecciona Archivo > Cerrar.

Aquí vemos en la vista de datos de Power Pivot una sola tabla, que es la que hemos conectado. En Vista de diagrama también la podríamos ver.

Ejemplo Práctico de Importación con Power Query

Imaginemos que le pides a un proveedor que te envíe su tarifa actualizada y la única forma que tienen de enviártela es en un archivo TXT. Una vez recibido, ves que no tiene muy buena pinta, pero no importa porque cuentas con Power Query. En la ventana de Power Query, haces clic en el botón Nuevo origen en el grupo Nueva consulta de la ficha Inicio. Seleccionas el archivo de descuentos del cuadro de diálogo que se muestra. Tras cambiar el nombre de la consulta de Hoja1 a Descuentos y seleccionar la consulta del proveedor, procedes a combinarla con la que tiene los productos.

Ahora toca relacionar ambas consultas desde el cuadro que ha aparecido en la pantalla. Como ves, aparece dividido. En la parte superior se muestran los campos de una de las consultas y en la parte inferior se muestra la otra cuando haces clic en el desplegable y seleccionas su nombre. Se ha creado una nueva columna en la que se muestra la palabra Table. Haces clic en el botón del encabezado y dejas marcado el campo Descuento. Ahora ya tienes el archivo en el formato que querías, es hora de cargarlo a Excel para poder importarlo en la base de datos.

Con Power Query, puedes llegar al mismo resultado sin necesidad de utilizar fórmulas como BUSCARV, que ocupan espacio y ralentizan los cálculos. En seis meses, cuando el proveedor vuelva a enviarte su tarifa con los precios actualizados, con artículos nuevos, otros dados de baja y precios cambiados, simplemente lo pondrás en la misma carpeta donde estaba la anterior tarifa y ejecutarás la consulta, ¡ahorrando el 90% del trabajo!

Integración de Power BI con tu ERP

Integrar Power BI con tu ERP es una inversión estratégica que transforma tus datos brutos en inteligencia de negocio. Permite a las empresas tomar decisiones más rápidas e informadas, optimizar procesos y descubrir nuevas oportunidades de crecimiento. A lo largo de este artículo, exploraremos en profundidad cómo conectar Power BI con diferentes soluciones ERP, como SAP, Microsoft Dynamics y Aspel.

Requerimientos Técnicos Clave

Para conectar Power BI con tu ERP, es fundamental entender los requerimientos técnicos que garantizan una integración estable y segura:

• Conectores adecuados: Power BI ofrece conectores nativos para sistemas como Dynamics 365 y SAP BW.
• Licencia de Power BI: Como mínimo se requiere una licencia Power BI Pro si deseas compartir los informes en la nube.

Compatibilidad de Power BI con Diversos ERPs

Power BI es una herramienta versátil y potente, capaz de integrarse con prácticamente cualquier ERP que permita acceso a su base de datos o que exponga datos a través de una API.

SAP

Power BI dispone de conectores certificados para SAP BW y SAP HANA, permitiendo acceso directo a estructuras OLAP o vistas relacionales.

Microsoft Dynamics

Como parte del ecosistema Microsoft, la integración es fluida. Dynamics 365 se conecta fácilmente mediante Dataverse y conectores nativos.

Aspel

Aunque Power BI no ofrece un conector específico para Aspel, la integración es totalmente viable. En muchos proyectos se utiliza conexión directa mediante ODBC a la base Firebird (o SQL Server, según la instalación).

Modos de Conexión en Power BI

Power BI ofrece diferentes modos de conexión. Uno de ellos es DirectQuery, que permite ejecutar consultas directamente sobre la base de datos del ERP cada vez que el usuario interactúa con el informe. Sin embargo, muchas empresas optan por usar el modo Importación (Import Mode), donde los datos se cargan y actualizan periódicamente. Esto ofrece mejor rendimiento en informes más complejos o cuando la base de datos del ERP es sensible a la carga.

Ventajas y Desafíos de la Integración

La integración de Power BI con un ERP ofrece inmensas posibilidades, pero también presenta desafíos comunes:

Errores Comunes a Evitar

• Falta de planificación: No definir objetivos ni KPIs desde el inicio.
• Dashboards recargados: Demasiada información en un solo reporte.
• Desactualización de datos: Omisión de actualizaciones automáticas.
• Mala elección de visuales: Usar gráficos inadecuados que confunden en lugar de aclarar.
• Subestimar la calidad de los datos: Muchos ERPs no están estructurados para análisis directo.

Facilidad de Aprendizaje y Recursos

Power BI tiene una curva de aprendizaje relativamente suave, especialmente para aquellos familiarizados con Excel. Su interfaz es intuitiva (Power Query es similar a Power Pivot/Get & Transform en Excel, y DAX tiene similitudes con las fórmulas de Excel, aunque es más potente). Existen muchísimos recursos de aprendizaje: documentación de Microsoft, tutoriales en YouTube, cursos en línea y una comunidad muy activa.

Almacenamiento y Actualización de Datos

Cuando se usa el modo Importación, los datos se importan desde el ERP hacia Power BI y se almacenan dentro del archivo .pbix. Puedes programar actualizaciones automáticas en el servicio de Power BI para que los datos se renueven cada cierto intervalo. En el modo DirectQuery, no se almacena información en Power BI. Cada vez que alguien visualiza o interactúa con el reporte, se ejecuta una consulta en tiempo real sobre la base del ERP. La elección dependerá de la naturaleza del ERP, el volumen de datos y los objetivos de análisis.

Query Streams: Una Alternativa Innovadora para Excel y Bases de Datos

Query Streams es una solución de integración entre bases de datos y Excel que permite a los analistas ejecutar consultas SQL en tiempo real desde un complemento de Microsoft Excel sin necesidad de controladores ODBC, túneles VPN ni modificaciones en el cortafuegos. Reemplaza los frágiles flujos de Power Query y mantiene tus plantillas de Excel sincronizadas con SQL seguro y en vivo-sin controladores ODBC, sin VBA, sin cambios de firewall y sin sorpresas de Formula.Firewall. Transmite datos desde 10 bases de datos y 6 conectores de API bajo demanda.

Funcionamiento de Query Streams

Un agente de red ligero se instala en las instalaciones o en la nube, se conecta a 10 bases de datos (SQL Server, MySQL, PostgreSQL, MariaDB, Snowflake, Oracle, DuckDB, BigQuery, SQLite, Access) y 6 conectores API (Stripe, HubSpot, Shopify, GA4, ShipStation, Search Console), y transmite los resultados de las consultas directamente a las celdas de Excel. Los usuarios pueden compartir consultas guardadas con un número ilimitado de destinatarios, quienes pueden filtrar y actualizar datos en tiempo real sin ver nunca el código SQL ni las credenciales de la base de datos.

La importación de datos de bases de datos a Microsoft Excel suele requerir controladores ODBC, cadenas de conexión y la intervención del departamento de TI. Query Streams elimina por completo esa complejidad. Importa datos de bases de datos a Excel sin necesidad de instalar controladores ODBC, JDBC u OLE DB. Escribe el código SQL una vez en el portal web, guárdalo y ejecútalo desde Excel cuando lo necesites. Comparte las consultas guardadas con tus compañeros de equipo y con usuarios externos. Los destinatarios ejecutan las consultas en su propio Excel con filtros controlados.

Query Streams permite importar datos desde SQL Server, PostgreSQL, MySQL, MariaDB, Snowflake, Oracle, DuckDB, BigQuery, SQLite y Microsoft Access. También permite realizar consultas mediante SQL a las API de Stripe, HubSpot, Shopify, GA4, ShipStation y Google Search Console. Cuando los equipos necesitan actualización en vivo bajo demanda sin controladores ODBC, puertas de enlace ni VPN, Query Streams es una alternativa sólida. El Network Agent realiza conexiones solo de salida-sin puertos de entrada, sin VPN, sin cambios de firewall. Las credenciales de la base de datos nunca salen de tu red. Query Streams evita Formula.Firewall por completo.

Instalación y Uso

Instala el agente de red de Query Streams en tu servidor de bases de datos, crea una consulta guardada en el portal web y, a continuación, instala el complemento de Excel desde Microsoft AppSource. Abre la barra lateral del complemento, selecciona tu consulta, configura los filtros que desees y haz clic en "Ejecutar".

insightsoftware: Informes Financieros Flexibles para tu ERP

Los informes basados en Excel de insightsoftware ofrecen mayor flexibilidad y más información que los informes de existencias integrados en el sistema ERP. Todos los equipos financieros aspiran a cerrar las cuentas con mayor rapidez, proporcionar información detallada sobre la empresa y responder con prontitud a las preguntas de los directivos. En un mundo hipotético en el que los requisitos de información nunca cambian, los informes de ERP de stock podrían estar bien. Pero en un entorno empresarial que cambia rápidamente, los equipos de F&A necesitan mayor agilidad y flexibilidad. Deben encontrar rápidamente las respuestas a preguntas que nunca antes se habían planteado.

Wands for SAP: Potenciando la Informes de Tesorería

Supongamos que su empresa utiliza el módulo de Finanzas y Controlling (FICO) de SAP, por ejemplo, y desea elaborar una proyección de informe de tesorería que refleje el estado actual de sus cuentas por cobrar vencidas. Con Wands, puede añadir fácilmente saldos de clientes antiguos a Excel. Un usuario final puede añadir capacidades de desglose, lo que facilita la investigación de los detalles que se esconden tras el resumen de saldos envejecidos.

Por ejemplo, el informe de antigüedad incorporado en SAP carece de un dato crítico: la descripción del cliente. Wands le ofrecen la máxima flexibilidad. Por ejemplo, si desea definir cubos de antigüedad personalizados, puede ajustar los periodos de antigüedad directamente en Excel. La seguridad de los datos de su ERP es gestionada automáticamente por insightsoftware. Los permisos de acceso a los datos se heredan automáticamente del sistema ERP para cada usuario que accede a los datos desde Excel.

Informes Financieros Avanzados con Excel

Las herramientas de elaboración de informes basadas en Excel de insightsoftware también pueden proporcionar mayor potencia y flexibilidad cuando se trata de informes financieros. La mayoría de las empresas necesitan filtrar rápida y fácilmente informes financieros basados en líneas de productos o divisiones. Agrupar, filtrar y enmascarar los números de las cuentas de mayor es también un requisito habitual. Para capturar todas las cuentas de ingresos en una sola fila de la hoja de cálculo, por ejemplo, puede ser útil simplemente hacer referencia a un rango de cuentas, como "41000-42999". Esto agiliza y facilita el proceso de creación de informes financieros. Y lo que es igual de importante, reduce drásticamente la necesidad de modificar los informes existentes cuando se añade una nueva cuenta de mayor.

Ajustar los intervalos de fechas es extraordinariamente sencillo con una herramienta como Wands for SAP. Y para una mayor automatización en SAP, Process Runner GLSU de insightsoftware transforma la gestión de datos SAP con una interfaz basada en Excel. Creado por profesionales de las finanzas para profesionales de las finanzas, Process Runner GLSU agiliza las operaciones financieras, como el libro mayor, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.