Cómo Transformar tu Negocio de Autónomo a Sociedad Limitada

Pasar de autónomo a sociedad limitada (SL) es un paso crucial y emocionante en tu carrera profesional. Esta decisión representa un gran avance hacia la consolidación y expansión de tu negocio. Tomar esta decisión significa reconocer que tu negocio ha crecido lo suficiente como para necesitar una estructura más sólida y eficiente.

Muchas personas que trabajan en el régimen de autónomos se plantean tarde o temprano la posibilidad de constituir una Sociedad Limitada (SL), a medida que se incrementa la cifra de facturación anual y los impuestos a pagar alcanzan cifras importantes. Es cierto que el inicio de una actividad emprendedora es más fácil bajo la forma jurídica del autónomo, la simplicidad de los trámites avalan esta afirmación. Pero a medida que pasa el tiempo y tu empresa se afianza, puede ser recomendable cambiar de forma jurídica. Por ello, en esta guía completa, te acompañaremos paso a paso a través de todas las consideraciones y trámites necesarios.

¿Cuándo es el Momento Ideal para el Cambio?

Fundamentalmente, cuando tu negocio haya crecido y tus ingresos también. Lo cierto es que no hay una fórmula exacta para saber si es el momento de pasar de autónomo a SL. No existe ningún requisito mínimo que te obligue a pasar de autónomo o SL. Si estás empezando y todavía no estás muy consolidado en el mercado, es posible que te convenga más ser autónomo.

Sin embargo, de manera general los expertos insisten en que, a medio y largo plazo, hay varias causas que le conducirán a la adopción de una figura societaria:

• Facturación creciente: Si tu facturación ronda entre los 40.000 y 60.000€ al año es un gran indicador de que es el momento para dar el paso, porque ya te compensará más tributar como S.L. que seguir como autónomo. Cuando la facturación supera los 40.000 euros, la carga tributaria que se soporta es elevada. En este punto constituir una Sociedad Limitada te beneficiaría fiscalmente.
• Necesidad de socios: Si se da el caso de que necesites un socio te conviene más una Sociedad Limitada. Un último apunte a tener en cuenta, si decides pasar de autónomo a SL debes buscar un socio a no ser que quieras formar una Sociedad Limitada Unipersonal (SLU).
• Aumento del riesgo y responsabilidad: A medida que tu negocio prospera, también aumenta el riesgo. A mayor volumen de trabajo más responsabilidades. Esto se traduce en que si tu negocio tiene riesgo de deudas, una sociedad limitada es una buena forma de proteger tu patrimonio personal.
• Mejora de la imagen y acceso a financiación: Las dificultades para hallar financiación y las trabas para trabajar con grandes empresas, hacen que sea más recomendable pasar de autónomo a sociedad limitada.

Comparativa: Autónomo vs. Sociedad Limitada

Para comprender mejor la conveniencia de este cambio, es útil analizar las principales diferencias entre ambas figuras:

Ventajas de la Sociedad Limitada

La transformación a Sociedad Limitada implica beneficios significativos:

• Protección del Patrimonio Personal: Convertirte en una Sociedad Limitada (SL) te permite limitar tu responsabilidad financiera al capital social aportado, protegiendo tus bienes personales de posibles deudas.
• Beneficios Fiscales: Disfrutarás de beneficios fiscales, como diferir impuestos sobre las ganancias y deducir gastos operativos. La tributación por Impuesto de Sociedades (un tipo fijo del 25%) es, a partir de cierto nivel de ingresos, más rentable que el IRPF progresivo del autónomo.
• Mejora de la Imagen Empresarial: Una sociedad limitada (SL) brinda una imagen más profesional y abre las puertas a contratos mayores ya que las grandes empresas se sienten más seguras cuando pueden solicitar información empresarial que les permita valorar tus capacidades y solvencia. La imagen de marca también es un punto a tener en cuenta.
• Mayor Capacidad de Financiación: Al ser una entidad jurídica independiente, puedes acceder a financiación a través de préstamos bancarios u otras fuentes de inversión. El cambio de autónomo a sociedad limitada también mejorará tu capacidad negociadora con otras empresas y entidades bancarias.
• Estructura más Sólida: Ofrece una estructura más sólida y organizada, facilita la contratación de empleados y mejora la imagen de la empresa frente a clientes y proveedores.

Desventajas y Consideraciones del Cambio

Aunque el cambio ofrece muchas ventajas, también conlleva ciertos desafíos:

• Aumento de Obligaciones Contables y Fiscales: Al pasar de autónomo a Sociedad Limitada (SL), se incrementan las obligaciones contables y fiscales, lo que puede resultar en un aumento de costes administrativos. El control de la contabilidad de una S.L. es mucho más riguroso y exige llevar una contabilidad ordenada, ajustada al Código de Comercio y basada en el Plan General Contable.
• Costes Iniciales Elevados: La creación de una SL conlleva gastos iniciales elevados, como la inscripción en el Registro Mercantil, honorarios de notaría y gestoría. Necesitarás una mayor inversión tanto de tiempo como de dinero para constituir tu SL.
• Pérdida de Flexibilidad en la Toma de Decisiones: En una SL, especialmente si hay varios socios, las decisiones importantes deben ser consensuadas, lo que puede ralentizar el proceso. O sea, pasarías de trabajar tú solo a repartir las funciones y ganancias con tus socios.
• Separación de Patrimonio: Con una SL debes tener una cuenta destinada solo para los gastos e ingresos de la empresa. Si eres autónomo, tienes la posibilidad de tener tus pagos personales y profesionales en una misma cuenta.

Trámites Clave para la Transformación de Autónomo a SL

Cuando decides pasar a sociedad limitada, cambias el régimen jurídico, por lo que debes informar a la Seguridad Social del cambio. Los pasos fundamentales incluyen la constitución de la S.L. y la regularización de tu situación con Hacienda. Aquí te detallamos los trámites:

1. Evaluación Preliminar

   Analiza tus finanzas y tus obligaciones legales para determinar si es el momento adecuado para convertirte en una sociedad limitada (SL).

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2. Certificación Negativa de Denominación Social

   Deberemos dar nombre a la sociedad. Solicita una certificación negativa de denominación social a través del sitio web del Registro Mercantil Central para acreditar que el nombre de tu sociedad es único y no está siendo utilizado por otra.

   La solicitud debe contener una terna de posibles nombres. La certificación negativa tendrá una vigencia de 3 meses a efectos de otorgamiento de escritura, contados desde la fecha de su expedición por el Registrador Mercantil Central. Caducada la certificación, el interesado podrá solicitar su renovación con la misma denominación. Es necesario registrar el nombre de la sociedad en el Registro Mercantil, con la abreviatura S.L.

3. Depósito del Capital Social

   Abre una cuenta bancaria a nombre de la SL e ingresa el capital mínimo inicial, que es de 3.000 euros. A continuación, deberás ir a una entidad financiera para realizar dicho depósito.

4. Redacción de Estatutos y Firma de la Escritura Pública

   Los estatutos sociales son las normas que regirán tu Sociedad y deberán incorporarse a la escritura pública de constitución que será firmada posteriormente. Redacta los estatutos de la SL. Con todo ello, acude a una Notaría para firmar la escritura pública de constitución. El precio de este trámite, normalmente es un porcentaje del capital escriturado.

5. Solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF)

   Solicita el NIF provisional en la Agencia Tributaria. Primero te darán un NIF provisional, el definitivo llegará en un plazo de seis meses desde el momento en que presentes la escritura de constitución de la SL.

6. Inscripción en el Registro Mercantil

   Para que la sociedad limitada tenga competencias jurídicas, debes inscribirla en la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliada. Tienes un plazo de 2 meses desde la firma de la escritura de constitución.

7. Trámites con la Agencia Tributaria: IAE y Declaración Censal

   Date de alta en IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas) y presenta la Declaración Censal (Modelo 036 o 037) en la Agencia Tributaria. Da de alta la empresa en el Impuesto sobre Actividades Económicas, indicando la actividad empresarial, y presenta la declaración censal, el resumen de la situación y obligaciones fiscales de la SL para comunicar el inicio de la actividad.

   El Impuesto de Actividades Económicas (IAE) es un tributo local que grava la actividad de las empresas, los profesionales y los artistas. Hacen falta tantas altas como actividades se vayan a realizar. No tendrán que pagar este gravamen aquellos cuya cifra de negocio sea inferior a 1 millón de euros anuales. Es obligatorio para todas las S.L., excepto las dedicadas a actividades agrícolas, las ganaderas dependientes, las forestales y pesqueras.

   En la declaración censal se refleja el comienzo en la actividad, pero también la modificación o el cese en la misma, en su caso. Deben presentarla los empresarios, profesionales, artistas y todas las personas que tengan obligaciones tributarias. Además, deberás presentar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, mediante la cumplimentación del Modelo 600, con el importe de la aportación al capital social, aunque este tributo está exento para nuevas sociedades.

8. Adaptación en la Seguridad Social

   El primer paso es comunicárselo a la Seguridad Social. Lo primero que hay que hacer es solicitar la baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Esta baja se hace efectiva a partir del comienzo del mes siguiente (desde el día 1 del mes siguiente al que se solicita).

   Es recomendable que apenas la solicites, te des de alta como administrador de la sociedad, para no perder la cobertura de la Seguridad Social. Para formalizar una S.L. hay que dar de alta a los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social. Debes dirigirte a la Tesorería de la Seguridad Social para dar de alta a los administradores y socios de la sociedad. Los perfiles de trabajadores restantes se deben dar de alta en el régimen general, con un periodo de hasta 60 días naturales anteriores al inicio de la relación laboral.

9. Actualización Contable y Legalización de Libros

   Si te quieres cambiar de autónomo a Sociedad Limitada, debes saber que los procesos de contabilidad también se verán afectados. No debemos olvidar también que el modo de llevar las cuentas va a cambiar. Como Sociedad Limitada, tendrás que llevar una contabilidad ordenada, ajustada al Código de Comercio y basada en el Plan General Contable. En este mismo organismo y dentro del mismo plazo es obligatorio legalizar el Libro Diario y el de Inventarios y Cuentas Anuales.

   También es crucial revisar y actualizar tus contratos y acuerdos comerciales para que reflejen la nueva estructura de tu negocio.

10. Traspaso de Activos y Empleados

    Para pasar de autónomo a sociedad limitada, debes transferir los activos que tenías. Lo más aconsejable es incluirlos como una aportación no dineraria a la SL, con una tributación del 1 por ciento del valor escriturado, de manera que pasan a formar parte del patrimonio de la empresa. También puedes arrendarlos a la nueva sociedad limitada manteniendo su propiedad o venderlos como persona física, pero en ese caso tendrían que tributar el IAJD, ITP o IVA.

    Si habías contratado empleados, el traspaso de los empleados contratados como profesional autónomo se lleva a cabo a través de una subrogación empresarial, de esa forma se garantizan los derechos adquiridos y las obligaciones de los trabajadores. La subrogación es el cambio del empleador del trabajador, es decir, el cambio del empresario o empresa que tiene contratado al trabajador.

    Si tenías un crédito, préstamo o póliza como autónomo, solo debes comunicar a la entidad tu nueva forma jurídica para realizar la subrogación.

11. Certificado Electrónico (Recomendado)

    Por último, y aunque no es obligatorio, sí es altamente recomendable expedirse un certificado electrónico. Para realizarlo es obligatorio certificarlo en una de las Oficinas de Registro habilitadas, normalmente en las instalaciones de cualquier consistorio.

La Figura del Autónomo Societario

Es importante saber que sí, es posible ser autónomo y tener una Sociedad Limitada (SL) al mismo tiempo. El autónomo, como persona física, puede ser administrador de una SL y recibir una remuneración por sus servicios.

En este caso, no tienes que darte de baja como persona física en Hacienda, ya que tendrás que facturar a tu propia sociedad mensualmente por los servicios concretos que realices y tu sociedad te retribuirá esas facturas. Seguirás presentando impuestos trimestrales y anuales por las facturas que emitas a tu propia sociedad. La relación con tu sociedad tendrá un carácter laboral, retribuyéndote mediante nómina (rendimientos del trabajo con nómina de socio), y solamente presentará impuestos la Sociedad por la actividad desarrollada. En cualquier caso, habrá que adecuar los epígrafes del IAE con los que estabas dado de alta a la nueva realidad.

Debes presentar el modelo 036 para informar a Hacienda del inicio de tu actividad y que comenzarás a facturar como autónomo societario. En cualquiera de las opciones, tendrás que presentar, ya sea vía telemática o de manera presencial, el Modelo TA521/5. Es el documento que se usa para informar del alta de autónomos societarios en su condición de socios de una sociedad mercantil.