Cómo administrar una PYME con éxito: Guía completa para el crecimiento

La organización es fundamental para el éxito de cualquier PYME. Tener un negocio sinónimo de caos es un gran problema, y la mayor parte de las empresas fracasan por falta de organización. Por eso, es esencial aprender a administrar tu empresa y ordenar el trabajo, los recursos y los puestos entre tu equipo.

Pilares fundamentales para la administración de una PYME

Para triunfar con tu negocio, previamente debes saber cómo diseñar la organización de una empresa. Aquí te presentamos los pilares fundamentales:

1. Establece objetivos claros

Define la misión, visión, valores y objetivos que confías alcanzar. Transmítelos a los distintos integrantes de la entidad.

2. Control de recursos

Analiza los recursos disponibles, ya sean financieros o humanos. Es preciso que conozcas de cuánto personal dispones y cuáles son las capacidades del mismo. Al tener información sobre los recursos, tendrás más facilidades para reducir costos y tener las ideas más claras sobre los límites de producción.

3. Delimitar tareas

Realiza una lista con las actividades de la compañía, determinando las prioridades, el tiempo necesario para la ejecución y quién se responsabilizará de cada una de ellas.

4. Comunicación

La comunicación es la base de la organización. Es crucial saber qué se debe hacer, de qué manera y, sobre todo, cómo afecta al otro miembro del equipo.

5. Controlar gastos

Mantén un control estricto de las cuentas, con los impuestos, costos y ganancias.

La importancia de las finanzas en una PYME en crecimiento

En Lean Finance están convencidos de que tener conocimiento y poder controlar las finanzas de tu compañía en fases de crecimiento puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Por eso, es importante cuidar desde muy pronto las finanzas de tu PYME si quieres asegurarte el éxito de la misma.

En el ecosistema empresarial actual, las finanzas son el motor que impulsa cualquier empresa, y las PYMES no son una excepción. Comprender la importancia de la gestión financiera es el primer paso hacia el éxito.

Desafíos financieros específicos de las PYMES

Las PYMES enfrentan desafíos financieros únicos durante el crecimiento, como la pérdida de control sobre la rentabilidad y productividad por equipos. Aprender a identificar estos problemas antes de que sea tarde y a desarrollar estrategias para superarlos será fundamental.

Creación de un sólido fundamento financiero

1. Establecimiento de un presupuesto realista

Uno de los primeros pasos cruciales en la gestión financiera de tu PYME es la creación de un presupuesto realista. Definir ingresos proyectados y estimar gastos de manera precisa para mantener el control financiero durante épocas de crecimiento acelerado será una cuestión clave para el devenir de la compañía.

2. Llevando un registro detallado

Llevar un registro detallado de las transacciones financieras es esencial. La importancia de utilizar herramientas precisas de control de contabilidad y tesorería es máxima, pues tener un control diario, conciso y accesible de los movimientos que se producen en tu PYME te ayudará a saber qué está pasando día a día en ella.

3. Control del flujo de efectivo

El flujo de efectivo es la sangre vital de toda empresa. Debes asegurarte de que siempre haya suficiente efectivo disponible para cubrir tus gastos operativos y mantener el negocio funcionando. Saber supervisar de cerca tus ingresos y gastos a corto plazo para evitar problemas de liquidez es crucial.

Optimización de los recursos financieros

1. Minimización de gastos innecesarios

En las etapas de crecimiento de las PYMES, la prudencia financiera es clave. Exploraremos cómo examinar tus gastos y eliminar cualquier partida innecesaria para conservar el capital y enfocarte en áreas que realmente impulsarán el crecimiento de tu negocio. A veces, el crecimiento de la facturación no es sostenido en el tiempo, y no prever esto te puede hacer incurrir en gastos que pueden poner en peligro el futuro de la compañía.

2. Diversificación de fuentes de ingresos

No pongas todos los huevos en una sola canasta. Aprende cómo diversificar tus fuentes de ingresos para reducir el riesgo financiero. Esto puede incluir la expansión de tu línea de productos o servicios, la búsqueda de nuevos mercados o la creación de asociaciones estratégicas. Llevar a cabo estas acciones de manera correcta durante una etapa de crecimiento ayuda a establecer tu PYME como una compañía sólida.

Estrategias de financiamiento

1. Construcción de una estrategia para financiar las NOF

La financiación de las necesidades operativas de fondos es crucial para las PYMES de casi cualquier sector. Aunque es un concepto difícil, y sin un equipo financiero detrás cuesta crear una estrategia de este tipo, debes saber que es totalmente necesario a corto plazo.

2. Buscando financiación inteligente

La financiación es vital para el crecimiento de tu PYME. A veces, el crecimiento en facturación puede ir complementado de una búsqueda de financiación que te permita expandirte mucho más rápido y atacar una oportunidad de mercado emergente. Explorar diferentes opciones, como financiación bancaria, privada o alternativa es necesario para encontrar las mejores opciones posibles. Cada fuente de financiación tiene sus propias implicaciones financieras y estratégicas. Aprender a seleccionar el camino correcto para financiar tu PYME también es una tarea fundamental del área financiera.

Educación financiera y desarrollo de habilidades

1. Invierte en educación financiera

La educación financiera es una inversión que vale la pena. Aprende sobre conceptos financieros como la valoración de empresas, la gestión de riesgos y la planificación fiscal. Estas habilidades te ayudarán a tomar decisiones más acertadas y a aprovechar al máximo tus recursos, sobre todo en fases de crecimiento, donde un error es una sentencia de muerte.

2. Evalúa y ajusta constantemente

Las finanzas de tu PYME están en constante evolución, y más en procesos de cambio como supone un crecimiento en la facturación. Aprende a evaluar regularmente tu presupuesto y estrategia financiera, y ajusta según sea necesario. Esto te permitirá adaptarte a las cambiantes condiciones del mercado y maximizar tu éxito a largo plazo.

3. Busca asesoramiento profesional

Hasta el mejor abogado pregunta por nuevas leyes. Aprender a gestionar las finanzas de tu PYME no te va a convertir en un financiero experto. Por eso, si hasta los mejores profesionales a veces necesitan ayuda, tú no vas a ser menos. Exploraremos cómo encontrar el asesoramiento adecuado para tu PYME en caso de necesitarlo.

¿Qué tienen en común las PYMES más exitosas?

En un mundo tan competitivo como el actual, las PYMES que logran destacar no siempre son las que tienen más capital ni las que venden más barato:

• Las PYMES exitosas saben que cada euro y cada minuto cuentan. Por eso, planifican sus compras, controlan los gastos y organizan los tiempos de trabajo.
• No se trata solo de gastar menos, sino de invertir mejor.
• Desde un sencillo programa de facturación hasta sistemas más completos de gestión de compras, las PYMES más competitivas utilizan herramientas digitales para ahorrar tiempo y ganar eficiencia.
• Detrás de una buena gestión siempre hay un equipo comprometido. Las empresas que triunfan fomentan la escucha activa, la colaboración y la confianza entre sus miembros.
• Cada vez más PYMES entienden que gestionar recursos también implica hacerlo de forma responsable con el medio ambiente y con la sociedad. Reducir desperdicios, optimizar el transporte o elegir proveedores sostenibles puede ser un gran valor añadido.

Además, mirar hacia el cliente y saber comunicar lo que se ofrece es esencial. La gestión de recursos no es solo una cuestión administrativa: es una mentalidad que marca el rumbo de una empresa.


Problemas comunes en la administración de una PYME

Gestionar una PYME eficientemente requiere de una serie de acciones que abarcan no solo la administración y la producción de la misma, sino también la forma en la que vendemos la marca, la calidad de los Recursos Humanos, la organización comunicacional y otros aspectos en los cuales se puede presentar cualquier inconveniente.

1. Falta de objetivos claros

Uno de los primeros problemas administrativos que una PYME puede tener al principio radica en la misión, visión y los objetivos de la empresa. Los objetivos, la misión y la visión general de una empresa es el pilar más importante, ya que con ellos se define lo que en esencia es el negocio como tal. Si la empresa no puede establecer el target, posiblemente obtenga pérdidas considerables.

2. Dificultad para conseguir nuevos clientes

Conseguir nuevos clientes es elemental para cualquier empresa, ya que de nada sirve tener un producto que no puedes vender. Identificar los problemas en la obtención de clientes es sencillo, lo único que debes es hacer un diagnóstico administrativo.

3. Mala organización

Según un estudio realizado por estudiantes de la Universidad de Phoenix en USA, la principal causa de fracaso institucional de una empresa es la mala organización de la misma.

4. Liderazgo ineficaz

Uno de los principales problemas organizacionales de una empresa se encuentra en el mismo líder de la empresa. Cuando comenzamos una empresa, tendemos a hacernos cargo prácticamente de todos los aspectos de la misma. Sin embargo, somos simples seres humanos y llega un momento en el cual la empresa ha crecido demasiado como para seguir encargándonos absolutamente de todo.

5. Problemas en Recursos Humanos

Los Recursos Humanos representan a cada una de las personas que hacen vida en la empresa. Quien se encargue de esta área debe cuidar el bienestar de cada empleado y procurar brindarles un ambiente laboral en donde puedan sacar al máximo su potencial. Los problemas en el área de Recursos Humanos pueden ser de tres tipos: individuales, colectivos e institucionales.

6. Falta de inversión en equipo

Uno de los principales problemas en cuanto a producción es la falta de voluntad para invertir en equipo para la empresa. Recuerda que el trabajo mecánico siempre es más barato que la mano de obra humana.

Aspectos clave en la gestión empresarial

El concepto de gestión empresarial gira entorno a la competitividad y la productividad. Sin embargo, no quiere decir que la gestión financiera sea el único punto a tener en cuenta. Aspectos como el liderazgo, organización, planificación o la monitorización de información también forman parte de una gestión eficiente y desde luego, deberías tenerlos presentes en tu día a día.

1. Planear

¿Cuáles son tus objetivos? ¿Dónde quieres llegar? Planificar es clave para el éxito de una empresa. Eso sí, tus objetivos deben cumplir dos requisitos: deben ser alcanzables y deben ser medibles. Es decir, ponte metas realistas, y para un control efectivo de su consecución o no, cuantifícalas. ¿Quieres aumentar tus beneficios?

2. Organizar

3. Medir

Uno de los documentos que, sin duda, es primordial que aprendas a interpretar y analizar son los informes financieros o cuentas anuales. Aunque la educación y la formación es muy importante, no lo es todo. La experiencia también juega un importante papel, por lo que no esperes dominar la gestión de tu empresa desde el primer momento.

Consejos adicionales para la gestión de tu PYME

• Delegar: No intentes abarcar todo y confía en el talento y habilidades de tus trabajadores para asumir tareas para las que tú no estás preparado/a.
• Finanzas separadas: Separa siempre y desde el principio tus finanzas personales y laborales.
• Control de gastos: Evita las reuniones presenciales siempre que sea posible para no incurrir en gastos de tiempo y transporte.
• Software de gestión: Invierte en un programa de gestión desde el principio y decide cuál va a ser tu forma de trabajar para ceñirte a ella.
• Análisis de datos: A la hora de tomar decisiones estratégicas es bueno que éstas estén apoyadas en datos.
• Externalizar tareas: En más de una ocasión te va a tocar sopesar y decidir si quieres externalizar alguna parte de tu gestión y tu empresa.

La importancia de la planificación

Dejar las cosas al azar es una pésima idea, aunque a veces, nos encontramos con empresas que, sin saber, ni cómo ni por qué, resulta que se han convertido en prósperos negocios. Nos llaman la atención, sin duda, porque son una rareza. No son la norma. Lo normal, y lo que pasa la mayoría de las veces, es que las cosas no sucedan como las hemos imaginado.

Ahora bien, sabiendo que aún planificando deberás improvisar, hay que tener claro que la planificación es la base sobre la que anclar el crecimiento de un negocio. Planificar no significa “encorsetar” el funcionamiento de una organización. Una empresa, y, más aún, una PYME, debe ser flexible.

Adaptación al cambio y la innovación

En el momento en el que una empresa, o sus responsables, mejor dicho, creen que ya lo han aprendido todo sobre el negocio, es cuando este empieza su declive. Siempre hay que tener la mente abierta al conocimiento, a descubrir nuevas fórmulas de trabajo, nuevos procesos, nuevas tecnologías que apunten a maximizar la eficiencia. O, lo que es lo mismo, innovar.

Ya hemos dicho que los cambios son la constante de los negocios. Puede que tu empresa no tenga previsto un cambio. Pero el mercado, el entorno cambia y la empresa sí o sí deberá acompasar esos cambios y deberá tener las herramientas, pero también la formación necesaria para hacerlo con éxito.

Control financiero

En tres puntos críticos de las finanzas que una PYME debería controlar quedaba claro lo importante que son los números para cualquier organización. Los números no suelen ser, precisamente, los más “populares” en un plan de negocio. Sin embargo, el éxito o el fracaso de una empresa siempre se medirá en función de sus registros financieros. Capitalización, inversiones, amortizaciones, ingresos, gastos, Cash Flow, circulante, etc. todos son conceptos que pueden marcar la dirección -hacia arriba o hacia abajo- de una empresa.

Herramientas financieras para PYMES

Existen diferentes tipos de herramientas financieras, cada una diseñada para cubrir diferentes funciones de la gestión financiera de las PYMES. Podemos distinguir entre aquellas que facilitan el seguimiento de ingresos y gastos, y las más completas, como los softwares de facturación, que permiten centralizar toda la información financiera de una empresa en una única plataforma. La integración de estas herramientas en las PYMES conlleva una serie de ventajas. En primer lugar, el ahorro de tiempo gracias a la automatización de tareas repetitivas, lo que permite a los empleados dedicar más tiempo a otras actividades.

El panorama actual de las PYMES en España

Las PYMES son el corazón del tejido empresarial en España. El Covid-19 ha dejado un panorama difícil, pero sigue habiendo oportunidades. Se trata de suplir necesidades en un contexto cada vez más digital. Las pequeñas y medianas empresas forman la mayor parte de la gestión empresarial de nuestro país. En concreto, y según datos del Ministerio de Industria, un 99,8% de las empresas en España son PYMES.

El Covid-19 ha puesto a prueba la administración de empresas PYMES. Muchas han demostrado su fortaleza y resiliencia, aunque otras (en concreto, una de cada seis) han cerrado durante los primeros 9 meses de 2020.

Se ha puesto de manifiesto la necesidad de digitalización de las empresas, y muchas han activado esa transformación. Pero solas no pueden, necesitan ayuda de otras compañías. Así que si tu idea es buena y tienes la voluntad de hacerla realidad, te animamos a emprender.

Desafíos y oportunidades para las PYMES en 2021

Las PYMES en 2021 tienen muchos desafíos por delante. La relación entre PYMES y teletrabajo es una de ellas. Con el avance de la vacunación, el trabajo remoto ya no será tan necesario como antes. Muchas empresas han comprobado por sí mismas los efectos del teletrabajo: ¿ha afectado a la productividad de los empleados? ¿Y a la rentabilidad de los proyectos?

Otro de los retos es la búsqueda de aliados. Partners, socios, como los quieras llamar: otros proyectos con los que crear sinergias. El objetivo es generar nuevas oportunidades de negocio, optimizar recursos, reducir costes y riesgos.

Bases sólidas para el crecimiento

Más allá de lo coyuntural, la dirección de PYMES necesita bases sólidas para crecer en el tiempo. Establece, por escrito y al detalle, los objetivos de tu PYME. También las acciones para conseguir esos objetivos, los plazos con los que cuentas y los recursos que destinarás. Planificar significa trazar un camino a seguir con una meta clara. Esto nos ayuda a prevenir los problemas y riesgos que pueden aparecer. La planificación no nos ata por completo, y siempre hay espacio para corregir y repensar por el camino.

Indicadores clave de rendimiento (KPIs)

La improvisación puede ser útil al inicio, pero pronto habrá que encontrar formas de medir el éxito. No hay una plantilla de indicadores que se aplique por igual a la gestión comercial de PYMES. Depende del proyecto, los objetivos y ambiciones. En general, el número de ventas siempre es un buen indicador. También hay otros más cualitativos como el engagement en redes para analizar el conocimiento de la marca.

Obligaciones fiscales

La relación con Hacienda puede que sea tormentosa, pero no la podemos evitar. Debemos conocer los plazos en los que hacer frente a las obligaciones con el fisco. Además, tanto la Seguridad Social como Hacienda cuentan con plazos para retrasar los pagos si lo necesitas. Puedes aplazar hasta 30.000€ sin aval, por ejemplo.

Gestión del tiempo y tecnología

El tiempo es oro. Y es el bien más preciado en cualquier empresa. Usar el tiempo de forma inteligente significa no ser esclavo de los horarios. Establecer procesos útiles que lleven a resultados y no malgastar el tiempo en tareas que no tengan valor. Para eso es muy importante la tecnología: un ERP para PYMES puede ahorrarte horas con automatización de tareas.

Nichos de mercado con potencial

Dentro de las inmensas posibilidades a la hora de crear una PYME, podemos encontrar nichos con potencial de crecimiento si sabemos leer las necesidades del mercado. La consultoría tecnológica es uno de ellos. Y desde Sage ofrecen un programa de partners para colaborar con aquellas empresas que quieran distribuir sus productos. Ayuda a tu entorno empresarial a actualizarse con los mejores softwares y plataformas.

Análisis financiero

Sin análisis no existirá administración ninguna. Además, con una cuenta de ingresos y gastos (una cuenta de explotación) conocerás en términos globales cuál el margen comercial con el que está operando tu empresa.

La rentabilidad económica mide la rentabilidad de las operaciones de la empresa a partir de la utilización de sus activos. La rentabilidad financiera mide la capacidad de la empresa para remunerar a sus accionistas. Mide el riesgo financiero de la empresa. Estudia la relación que existe entre la financiación ajena (Pasivo corriente) y los fondos propios (Patrimonio Neto).

Para no fallar en este proceso inicial utilizo una toma de datos y registro en la misma qué es lo que quiere el cliente.

Indicadores clave de rendimiento (KPIs) para PYMES

KPI	Descripción	Importancia
Número de ventas	Cantidad de ventas realizadas en un período determinado.	Mide el rendimiento comercial y la capacidad de generar ingresos.
Engagement en redes sociales	Nivel de interacción y participación de los usuarios en las redes sociales de la empresa.	Evalúa el conocimiento de la marca y el interés del público.
Flujo de efectivo	Diferencia entre los ingresos y los gastos en un período determinado.	Indica la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones financieras.
Rentabilidad económica	Beneficio generado por cada unidad de activo invertido.	Mide la eficiencia en el uso de los recursos de la empresa.
Rentabilidad financiera	Beneficio generado para los accionistas por cada unidad de capital invertido.	Evalúa la capacidad de la empresa para remunerar a sus inversores.