Cómo Abrir y Gestionar tu Correo Empresarial en Gmail: Guía Completa

Hoy te traemos una guía completa para centralizar tus cuentas de correo en una sola. Desde Google actualmente nos ofrecen esta posibilidad de organizar y gestionar las cuentas directamente desde un mismo correo, para poder aportar un toque más profesional y uniforme cada vez que contestemos a los correos. Todo desde la misma cuenta. Claro que, a priori no siempre resulta fácil encontrar esta opción, pero existe.

Es interesante porque así puedes centralizar la gestión del correo en una única aplicación en lugar de tener múltiples aplicaciones diferentes; por un lado el servicio de correo web de Google y por el otro el servidor de correo del Hosting donde tienes la web y los correos corporativos. Esta es una manera sencilla de no perder ni un sólo correo si usas varias cuentas, siendo indiferente el servidor que utilices, propio o no.

Para los clientes y usuarios será más fácil distinguir a una empresa de cualquier otro correo, ya sea de spam o no deseado. Además, la verdad es que para muchos es mucho más sencillo tener todo unificado, y el poder acceder y gestionar los correos corporativos, por ejemplo desde el móvil, ofrece muchísima libertad y ahorra mucho tiempo. Este es un proceso que, aunque puede parecer un poco complicado, es realmente sencillo, gratis, fácil y rápido.

Requisitos Previos

El primer paso fundamental para la configuración que detallaremos a continuación es crearse una cuenta de correo corporativo.

Configuración del Correo Empresarial en Gmail (desde PC)

A continuación, te detallamos los pasos para vincular tu cuenta de correo empresarial a Gmail desde tu ordenador.

1. Acceder a la Configuración de Gmail

Una vez dentro de tu cuenta de Gmail, en la parte superior derecha, haz clic en el icono del engranaje

(1) y selecciona "Configuración" (2). Se te desplegará un menú. En la siguiente pantalla, existen varias pestañas: General, Etiquetas, Recibidos, etc.

2. Añadir la Cuenta de Correo Corporativo

Una vez en el menú de «Configuración», entra en la pestaña de «Cuentas e importación». Con la ventana desplegada, accedemos a la pestaña "Cuentas e importación" y buscamos la opción "Consultar el correo de otras cuentas", donde haremos clic en "Añadir una cuenta de correo".

Automáticamente, verás que se abre una nueva ventana para configurar la cuenta de la que quieres recibir o poder enviar los correos. En esta ventana, introduce la cuenta de correo corporativo que deseas vincular. Escribe la dirección y vincula una o hasta 5 cuentas, tú decides.

Cuando acabes, pulsa el botón de "Siguiente paso". Ahora introduce los datos del hosting como nombre de usuario, contraseña, servidor POP y nº de puerto. El nombre de usuario será nuestra cuenta de correo completa y la contraseña de esa cuenta de correo. Para terminar, pulsa en "Añadir cuenta". También marcaremos la opción "Etiquetar los mensajes entrantes como" para una mejor organización.

3. Configurar el Envío de Correos desde la Cuenta Empresarial

Al «Añadir la cuenta», nos aparecerá una nueva ventana que nos pregunta si queremos enviar correos con la cuenta que acabamos de añadir. Selecciona "Sí".

Nos aparecerá una nueva ventana que nos solicita el nombre con el que se van a enviar los correos cada vez que enviemos desde esa dirección. En esta ventana escribiremos el nombre de remitente (los correos enviados aparecen con ese nombre y correo); en este nombre podemos poner lo que queramos. En el puerto, dejaremos por defecto el puerto 587. En la firma, podremos seleccionar la cuenta de correo de la cual vamos a crear o modificar la firma de correo.

4. Verificación Final

Por último, toca verificar que somos el propietario de la dirección de correo corporativa. Sigue las instrucciones que aparecerán en pantalla para completar este paso. Si todo ha ido sobre ruedas, ¡enhorabuena!

5. Sincronización y Acceso Rápido

Tendremos acceso tanto a los correos recibidos como a los enviados, independientemente del dispositivo donde hayan sido enviados. Por ejemplo, si enviamos un correo desde el ordenador de nuestra oficina, si posteriormente accedemos desde nuestro móvil, en elementos enviados aparecerá ese correo. En la mayoría de los casos esto no es un problema, pero, a veces, querremos comprobar que tenemos correo electrónico nuevo de manera inmediata. Para ello, debemos ir a la sección de “ajustes”, “cuentas e importación”, y pinchar en “Comprobar si tengo correo ahora”.

Configuración en Dispositivos Android

¿Se puede hacer directamente desde Android? ¡Por supuesto! Si te es más cómodo, puedes hacer todo este proceso directamente desde tu smartphone. Configurarlo desde Android también es fácil y los pasos a seguir son similares a los que ya conoces desde el PC.

Pasos Esenciales en Android

1. Accede a la opción “Ajustes” en tu dispositivo.
2. Posteriormente, selecciona la opción “añadir cuenta”.
3. En las opciones que verás, elige “Otro servicio” o, si te pide que indiques el servidor, haz clic en “otro”, para posteriormente añadir un correo corporativo.
4. La aplicación te pedirá que decidas si será una cuenta de IMAP o POP3.
5. Luego verás que te pide información de los servidores. Para ello, introduce la cuenta y la contraseña.
6. Ahora haz lo mismo pero en el servidor de salida SMTP.
7. Si pide los puertos, escribe puerto 993 en el servidor de entrada y puerto 465 en el de salida.
8. Elige cada cuánto tiempo quieres que se sincronicen nuestras bandejas de entrada y de salida.
9. Haz clic en siguiente para finalizar.

Conceptos Clave para la Configuración

Para una correcta configuración de tu correo empresarial, es fundamental comprender algunos términos. Estos son los datos necesarios que tu proveedor de hosting o correo te debe facilitar:

Concepto	Descripción
Hosting	Servicio que permite alojar un sitio web en un servidor para que sea accesible a través de internet. Es donde reside tu correo.
POP (Post Office Protocol)	Servidor que recibe los mensajes de correo electrónico destinados a una cuenta de correo electrónico. Descarga los correos a tu dispositivo y, opcionalmente, los elimina del servidor.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)	Servidor que envía los mensajes de correo electrónico desde una cuenta de correo electrónico. Es el protocolo estándar para el envío de correos.
Puerto	Número que se utiliza para identificar diferentes servicios de red en un servidor. Por ejemplo, 993 para IMAP seguro, 465 o 587 para SMTP seguro.

Google Workspace

Si quieres dar el salto a Google Workspace para una solución más integrada y avanzada, debes saber que los planes tienen precios a partir de 5,20 € al mes por usuario, de tal forma que puedas gestionar tus cuentas con éxito y acceder a herramientas adicionales.