Gestión Electrónica y Códigos de Alta para Autónomos en la Seguridad Social

Ser autónomo en España implica una serie de trámites y obligaciones con la Seguridad Social. Con la digitalización, la mayoría de estos procedimientos se realizan de forma electrónica, facilitando la gestión y el acceso a la información. En esta guía, exploraremos en detalle qué significa ser autónomo, los requisitos para el alta, los pasos para inscribirse y la importancia de la gestión electrónica.

¿Quiénes son Considerados Trabajadores Autónomos?

Un trabajador autónomo o por cuenta propia es aquel que, de forma habitual, personal y directa, realiza una actividad económica a título lucrativo, sin sujeción a un contrato de trabajo. Este puede o no utilizar el servicio remunerado de otras personas, sea o no titular de empresa individual o familiar.

Se presume, salvo prueba en contrario, que el interesado es trabajador por cuenta propia cuando posea la titularidad de un establecimiento abierto al público como propietario, arrendatario, usufructuario u otro concepto análogo.

Categorías Específicas de Autónomos

• Trabajadores mayores de 18 años que realicen una actividad económica a título lucrativo de forma habitual, personal y directa, sin sujeción a contrato de trabajo.
• El cónyuge y los parientes por consanguinidad, afinidad o adopción hasta el segundo grado, inclusive (para los trabajadores del Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos), hasta el tercer grado por consanguinidad, afinidad y adopción que trabajen con el trabajador por cuenta propia de forma habitual, personal y directa y no sean asalariados.
• Autores de libros.
• Trabajadores autónomos económicamente dependientes a que se refiere el Capítulo III del Título II de la Ley 20/2007, de 11 de julio.
• Extranjeros que residan y ejerzan legalmente su actividad en territorio español.
• Profesionales que ejerzan por cuenta propia una actividad que requiera la incorporación a un Colegio Profesional cuyo colectivo se haya integrado en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
• Profesionales que ejerzan por cuenta propia una actividad que requiera la incorporación a un Colegio Profesional cuyo colectivo no se haya integrado en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos, con las siguientes particularidades:
• Si el inicio de la actividad por parte de un profesional colegiado tuvo lugar entre el 10 de noviembre de 1995 y el 31 de diciembre de 1998, si la afiliación al Régimen Especial mencionado no era obligatoria antes de esta última fecha, debería haberse solicitado durante el primer trimestre de 1999, con efectos desde el primer día del mes en que se realizó la solicitud.
• Si la solicitud se realizó dentro del período mencionado, los efectos de las afiliaciones tardías son los especificados por ley, con la fecha de inicio de la actividad establecida como 1 de enero de 1999.
• A pesar de lo especificado en los párrafos anteriores, los profesionales colegiados que opten o hayan optado por afiliarse a la Mutualidad de Previsión Social establecida por el Colegio Profesional correspondiente están exentos de la obligación de afiliarse al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, siempre que esta Mutualidad sea una de las organizadas antes del 10 de noviembre de 1995. Si el interesado opta por no afiliarse a esta Mutualidad, teniendo derecho a hacerlo, no podrá ejercer dicha opción posteriormente.
• Socios de sociedades regulares colectivas y socios colectivos de sociedades comanditarias.
• Socios trabajadores de Cooperativas de Trabajo Asociado, cuando estas opten por este Régimen en sus estatutos. En este caso, la edad mínima para la inclusión en el Régimen Especial es de 16 años.
• Comuneros o socios de comunidades de bienes y sociedades civiles irregulares.
• Aquellos que ejerzan funciones de dirección o gerencia derivadas del cargo de consejero o administrador, o que presten otros servicios para una sociedad mercantil capitalista, a título lucrativo y de forma habitual, personal y directa, siempre que posean el control efectivo, directo o indirecto, de la sociedad. Esto se entiende, en todos los casos en que concurra esta circunstancia, que las acciones o participaciones del trabajador representen al menos la mitad del capital social.
• Se presume, salvo prueba en contrario, que el trabajador tiene el control efectivo de la empresa cuando se cumpla alguna de las siguientes circunstancias:
• Al menos la mitad del capital de la sociedad para la que presta servicios esté distribuido entre socios con los que conviva, y a los que se una por matrimonio o parentesco por consanguinidad, afinidad o adopción, hasta el segundo grado.
• Su participación en el capital social sea igual o superior a un tercio.
• Su participación en el capital social sea igual o superior a un cuarto, si tiene atribuidas funciones de dirección y gerencia de la sociedad.
• En aquellos casos en que no se cumplan las circunstancias precedentes, la Administración podrá demostrar, con cualquier tipo de prueba, que el trabajador tiene el control efectivo de la sociedad.
• Socios trabajadores de sociedades laborales, cuando su participación en el capital social, junto con la de su cónyuge y parientes por consanguinidad, afinidad o adopción hasta el segundo grado, con quienes convivan, sea al menos del cincuenta por ciento, salvo que acrediten que el control efectivo de la empresa requiere la participación de personas ajenas a las relaciones familiares.

La Ley 18/2007, de 4 de julio, establece, dentro del Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos, y con efectos desde el 1 de enero de 2008, el Sistema Especial para Trabajadores por Cuenta Propia Agrarios, que incluirá a los trabajadores agrarios por cuenta propia mayores de 18 años.

Pasos para Darse de Alta como Autónomo

Si has pensado en montar un negocio por tu cuenta, lo primero es ir a la Tesorería General de la Seguridad Social y darte de alta como autónomo. Antes de empezar, el futuro autónomo debe saber que no existe capital mínimo legal para ser autónomo, pero que con esta forma legal, se responsabiliza con todos sus bienes de las futuras deudas que pueda contraer.

1. Obtener el Número de Afiliación y Alta en el RETA

Lo primero, debe ir a la Tesorería General de la Seguridad Social. Allí debe obtener el número de afiliación a la Seguridad Social si no lo tiene y darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Para darse de alta presencialmente deberá rellenar el modelo TA0521. También puede hacerlo a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social. De hecho, a partir del 1 de octubre de 2018, todos los autónomos están obligados a gestionar por vía electrónica los trámites relacionados con la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas.

2. Elegir Mutua para Contingencias Profesionales

En el momento de inscribirse, deberá hacer constar la entidad gestora o mutua por la que opta para cubrir el riesgo por enfermedad profesional y accidente de trabajo. Desde 2007, todos los autónomos tienen la obligación de cubrir estas contingencias, además de la incapacidad temporal, con una mutua. Será otra de las visitas obligadas.

3. Alta en el Censo de Empresarios de la Agencia Tributaria

Otra visita obligada es a la Agencia Tributaria para darse de alta en el Censo de Empresarios. La información que le van a solicitar se utilizará también para gestionar los impuestos a los que debe hacer frente. El modelo 036 de declaración censal es para cualquier obligado tributario que deba cumplir con la obligación tributaria formal de presentar esta declaración.

4. Solicitar Licencias Pertinentes

Es necesario solicitar las licencias pertinentes en función del tipo de actividad que vaya a desarrollar. Las licencias varían de una comunidad a otra y de un municipio a otro.

Obligatoriedad de la Gestión Electrónica para Autónomos

La Orden Ministerial ESS/214/2018, de 1 de marzo, que modifica la Orden ESS/484/2013 reguladora del Sistema de Remisión Electrónica de Datos (Sistema RED) en el ámbito de la Seguridad Social, establece la obligación de los trabajadores autónomos de incorporarse a este Sistema.

Sin embargo, para cumplir con esta obligación, el trabajador puede optar por adherirse a este Sistema y gestionar sus procedimientos a través de un autorizado RED o directamente, haciendo uso de los servicios electrónicos disponibles en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). La obligación se extiende a la recepción de notificaciones, lo que significa que se debe acceder al servicio correspondiente para consultar y firmar estas notificaciones en la SEDESS.

La Orden Ministerial establece la obligación de gestionar electrónicamente todos los trámites relacionados con la afiliación, las cotizaciones y la recaudación de pagos. La obligación para los trabajadores autónomos de utilizar los canales electrónicos ofrecidos por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), ya sea a través de la SEDESS o del Sistema RED, ha sido efectiva desde el 1 de octubre de 2018.

Recuerde que, desde esa fecha, la consulta y firma de sus notificaciones también debe realizarse en la Sede Electrónica de la Seguridad Social, a través del servicio de Consultar y firmar notificaciones telemáticas. Todos los servicios para trabajadores autónomos son accesibles a través de este medio de autenticación, incluido el servicio de Consultar y firmar notificaciones telemáticas.

Los trabajadores autónomos del grupo de cotización 1, al igual que otros trabajadores autónomos, están obligados a gestionar todos sus trámites, incluida la recepción de notificaciones, por medios electrónicos, desde el 1 de octubre de 2018. A partir del 1 de octubre de 2018, los servicios del sistema RED estarán operativos. Para utilizar el sistema RED (Remisión Electrónica de Datos), debe estar debidamente autorizado.

Ventajas de la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS)

La gran ventaja de este sistema es su funcionamiento, ya que permite el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a internet: ordenadores, teléfonos móviles, tabletas, etc. a diferencia del Certificado Digital o el DNI electrónico que requieren instalación previa en los ordenadores y/o un hardware específico que permita la lectura de los certificados instalados en tarjetas electrónicas.

El sistema utiliza un código QR para escanear que evita la necesidad de que los usuarios introduzcan sus datos de identificación en la pantalla de acceso. Se trata de una contraseña elegida por el propio usuario. Es válida durante mucho tiempo, pero no es ilimitada, y está destinada a ciudadanos que acceden regularmente. Dependiendo del servicio al que se acceda, a veces se complementa con un PIN temporal enviado por SMS.

A través del servicio de consulta y firma de notificaciones telemáticas, los trabajadores autónomos podrán consultar y firmar las notificaciones de las resoluciones administrativas de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). La notificación estará a disposición del interesado por un plazo máximo de diez días. En caso de que el trabajador autónomo tenga un RED autorizado, también se enviará un aviso al trabajador autónomo. También es posible que el trabajador autónomo designe un apoderado a efectos de la recepción de las Notificaciones Telemáticas. Para realizar este procedimiento, el trabajador autónomo puede acceder al servicio de Registro Electrónico de Apoderamientos de la SEDESS.

Para facilitar los procedimientos, un autorizado RED puede actuar en nombre del trabajador autónomo del mar a través de este sistema. Los servicios que permiten la gestión de la asignación o reasignación del Número de Afiliación (NAF) del trabajador autónomo a un RED autorizado se encuentran en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). En la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS), el trabajador autónomo del mar puede realizar sus trámites directamente utilizando los servicios electrónicos disponibles, presentando solicitudes por Registro Electrónico (RE). Se puede utilizar el certificado digital y el DNI electrónico para acceder al Registro Electrónico. Próximamente estarán disponibles servicios en línea similares a los actualmente existentes para el resto de trabajadores autónomos para los trabajadores autónomos del Régimen Especial de Trabajadores del Mar.

Código de Cuenta de Cotización (CCC)

La inscripción es un acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna un número de identificación y control al empleador para que lo utilice en su Régimen correspondiente en el Sistema de la Seguridad Social. Este número se considera el Código de Cuenta de Cotización principal y primario. Todos los demás números que se puedan asignar a un empleador estarán vinculados al Código de Cuenta de Cotización Principal.

Es importante señalar que el empleador debe solicitar un Código de Cuenta de Cotización (formulario TA.7) en cada provincia donde realice sus actividades, así como para casos específicos en los que sea necesario identificar grupos de trabajadores con reglas especiales de cotización. Para finalizar su solicitud, puede acudir a la Tesorería General de la Seguridad Social más cercana a la dirección donde trabaja.

A continuación, se presenta una tabla resumen de los principales trámites y requisitos para darse de alta como autónomo: