Expansión de la Cartera de Clientes en el Negocio de Fotocopiadoras: Tendencias y Estrategias Clave

El Impacto del Trabajo Híbrido en el Mercado de la Impresión

La última investigación de Quocirca revela cambios significativos en el panorama del trabajo y, por ende, en el negocio de la impresión. El 79% de las empresas reducirán su espacio de oficina de alguna forma, debido a que el 47% de los empleados ahora trabajan de forma remota. Esta reconfiguración del entorno laboral tiene implicaciones directas para los proveedores de servicios de impresión.

Al mismo tiempo, el 40% de los encuestados en el estudio esperan que los volúmenes de impresión doméstica aumenten durante el próximo año. Este hallazgo es parte de la décima edición del estudio de Quocirca, que ofrece una visión integral del panorama competitivo del mercado de gestión de servicios de impresión (MPS).

Según Quocirca, la nueva edición muestra el impacto de COVID-19 en los volúmenes de impresión de la oficina y el trabajo remoto, las tendencias en el gasto de MPS, el impulso acelerado para la transformación digital y el impulso a los servicios de impresión en la nube. El informe se basa en una investigación primaria realizada entre responsables de la toma de decisiones de TI (ITDM) en organizaciones con más de 500 empleados, en el Reino Unido, Francia, Alemania y los Estados Unidos.

Hallazgos Clave de la Investigación de Quocirca:

• El 79% de las empresas planea reducir su espacio de oficina:
  • 44% planea reducir la capacidad en las oficinas existentes.
  • 23% planea consolidar oficinas.
  • 11% cerrará algunas ubicaciones de forma permanente.
  • 1% cambiará completamente al trabajo remoto.
• El 47% de los empleados ahora trabaja de forma remota.
• El 50% de los encuestados dice que los volúmenes de impresión de sus oficinas se redujeron durante la pandemia, y el 33% espera que los volúmenes de impresión sean menores cuando las oficinas vuelvan a abrir.
• El 40% espera que los volúmenes de impresión en el hogar aumenten durante el próximo año.
• El 46% ha proporcionado impresoras domésticas aprobadas para trabajadores remotos seleccionados.
• El 53% de los ITDM esperan que el gasto en MPS aumente durante el próximo año, una caída del 79% en 2019.
• Los tres principales servicios adicionales que más influyen en la selección de proveedores de MPS son los servicios en el lugar de trabajo, los servicios de impresión en la nube y los servicios de sostenibilidad.
• El 39% de los encuestados dijo que ya ha implementado una plataforma de gestión de impresión en la nube; el 37% planea hacerlo.

Louella Fernandes, directora de Quocirca, enfatiza: “No habrá un retorno rápido a los volúmenes de impresión anteriores a Covid-19. Las empresas están planificando la consolidación de oficinas, la reducción de la capacidad y, en algunos casos, el cierre. El trabajo híbrido llegó para quedarse y los proveedores de MPS deben posicionarse para ayudar a los clientes con la impresión en el hogar y la seguridad de la información, pero también una gama más amplia de servicios complementarios en el lugar de trabajo que ayudan a implementar la transformación digital acelerada provocada por la pandemia y ayudan a la colaboración entre el hogar y la oficina en el entorno híbrido”.

Evolución de los Servicios de Impresión y la Revolución de la Oficina

Durante los diez años que Quocirca ha estado monitoreando el panorama del mercado de MPS, la industria ha madurado y evolucionado a medida que los proveedores han respondido a la transformación digital y las revoluciones de la nube. Ahora deben transformarse nuevamente para respaldar el rápido cambio hacia el trabajo híbrido provocado por una crisis de salud mundial sin precedentes.

La provisión de servicios en el lugar de trabajo fue el factor principal que haría que las organizaciones fueran más propensas a seleccionar un proveedor de MPS, y el 56% dijo que esto influiría en su elección. A esto le siguieron los servicios de impresión en la nube, que eran importantes para el 45%, y los servicios de sostenibilidad, un factor de selección clave para el 30%.

Esto subraya la creciente oportunidad del servicio de impresión en la nube. El 39% de los encuestados dijo que ya ha implementado una plataforma de gestión de impresión en la nube, y otro 37% planea hacerlo.

Louella reflexiona sobre los cambios de la última década: “La aparición de MPS supuso un cambio importante de un modelo de negocio transaccional, basado en hardware y consumibles a un enfoque más consultivo y basado en servicios. Los proveedores de MPS lograron este cambio a través de la innovación y la determinación, a pesar de los desafíos de tener que revisar por completo una cultura heredada fuertemente arraigada. Cada proveedor ha aportado su propia experiencia al desafío y los clientes ahora tienen una amplia gama de opciones para elegir. Sin embargo, ahora los especialistas en MPS de la oficina deben adaptarse a algo que parecía poco probable incluso hace 18 meses: un cambio fundamental que se aleja de la oficina central como modelo principal del lugar de trabajo.

Las empresas con MPS subcontratados para trabajadores domésticos en los servicios de impresión están viendo el valor de su inversión, ya que el 52% lo ha utilizado para proporcionar impresoras a los trabajadores a domicilio. Sin embargo, el 44% dijo que compró dispositivos en línea y el 10% utilizó tiendas en línea B2B específicas. Louella dijo: “La velocidad de compra y entrega fue fundamental para que las empresas cambiaran rápidamente al trabajo desde casa. Las tiendas en línea estaban bien posicionadas para capitalizar esta demanda, pero los proveedores de MPS deben estar atentos para evitar perder a los competidores en línea. Al desarrollar un programa que incorpora dispositivos de oficina en el hogar al compromiso de MPS, pueden ayudar a los clientes a abordar los deltas de seguridad y tecnología que surgen de las compras de TI en la sombra."

Estrategias para Captar y Retener Clientes en el Negocio de Fotocopiadoras

Definición del Posicionamiento y Objetivos de Comunicación

Para captar nuevos clientes y fidelizar los existentes, es fundamental definir el posicionamiento de la actividad con respecto a los competidores. Es necesario elegir dos variables decisivas en la decisión de compra por parte de los clientes (ej. aprovisionamiento en 24 horas). Además, hay que indicar al menos tres objetivos que se pretenda comunicar a los clientes con las acciones de comunicación.

Un buen plan de negocio es básico antes de abrir una empresa. El público objetivo, D. de 0 a 99 años, es amplio. La gestión debe ser informatizada. El ratio de habitantes por papelería es de 5000 personas como público objetivo, lo cual es muy alto para este tipo de negocio.

Modelo de Negocio y Oferta de Servicios

HIPERoffice, empresa franquiciadora de Eurosystem Ofimática desde 1999, ha facturado varios millones de euros en papelería, expandiéndose por todo el territorio nacional. El objetivo comercial de HIPERoffice es dar cobertura a necesidades tales como: archivar, clasificar, ordenar, almacenar, imprimir, incluso dar salida a vocaciones artísticas. El público objetivo son nuestros clientes.

Características de un Negocio Exitoso:

• Baja competencia en un mercado estable y en un sector muy conocido y de primera necesidad.
• Gran difusión y tienda muy bien establecida y ordenada.
• Amplia publicidad muy constante.
• Aprendizaje intenso antes de abrir la tienda y después de forma continuada.

Estrategias de Crecimiento y Marketing

Las estrategias de crecimiento pueden incluir:

• Agresivo: Se trata de desbancar al competidor aplicando cualquier tipo de estrategia, incluida la “guerra de precios” y la desinformación.
• Penetración en Mercado (+ a mismos clientes): Siempre se ha dicho que es más fácil y menos costoso vender más a alguien que ya es cliente de la empresa que buscar nuevos clientes.
• Desarrollo de nuevos productos: Lanzamiento de nuevas gamas de productos.

Diversos materiales publicitarios aportados por la franquicia repartidos diariamente en toda la localidad y permanente presencia en redes sociales son clave. Se pueden realizar visitas comerciales diarias a las empresas y ventas puerta a puerta. Los pedidos pueden ser por teléfono, internet y en tienda (cash).

Ejemplos de Acciones de Comunicación:

• Flyer A5 dos caras: se repartirán 500 a la semana.

La Importancia de un Programa de Canal y Certificaciones

Nuestros valores corporativos reflejan nuestro compromiso con nuestros distribuidores: Open and Honest, Customer-Centric, Innovative, Passionate, Inclusive and Collaborative, Accountable. Compartimos con nuestros empleados nuestra estrategia global, que está alineada con nuestra estrategia de producto, junto con un conjunto de innovaciones distintivas.

Las certificaciones desarrolladas por Konica Minolta garantizan la calidad y experiencia de los distribuidores, añaden valor y transmiten seguridad y confianza a los clientes. Este conjunto de certificaciones te ayudará a alcanzar nuevos mercados, captar nuevos clientes y utilizar diferentes herramientas de ventas y marketing. Además, te ayudarán a reforzar tu posición en el mercado y nuestra asociación, ofreciéndote ventajas adicionales en nuestro plan de canal.

Beneficios del Plan de Canal de Konica Minolta:

Cada nivel de asociación y especialización en el Plan de Canal de Konica Minolta aporta beneficios y ventajas únicas a tu negocio:

• Visibilidad y promoción del partner en la web de Konica Minolta.
• Desarrollo de equipos comerciales y técnicos a través de un programa de certificación específico.
• Acceso a una serie de beneficios en una amplia variedad de áreas: ventas, marketing, recursos humanos, servicios compartidos, preventa, etc.

El Plan de Canal de Konica Minolta consta de cuatro niveles de asociación, complementados por tres posibles niveles de especialización en tres áreas de negocio complementarias de Impresión. El programa se basa en las habilidades en ventas, marketing, certificación y compromiso con Konica Minolta, siendo el camino definido por el distribuidor. Cuanto mayor sea el compromiso con la marca, mayor será el compromiso de Konica Minolta con el partner. Rethink Partnerships. Juntos.

Rentabilidad y Márgenes en el Negocio de Fotocopiadoras y Papelería

Estructura de Ventas y Gestión Financiera

Para asegurar la rentabilidad del negocio, es crucial analizar la estructura de las ventas, la red comercial y la fuerza de ventas. Se deben considerar la rentabilidad económica, la rentabilidad financiera, la tesorería, el margen comercial y el riesgo de la inversión.

El objetivo es mantener una situación estable, con un crecimiento moderado. La gestión de almacén puede ser sin almacén, disponiendo toda la mercancía en la tienda y realizando pedidos Just in time.

Inversión Inicial y Márgenes de Ganancia

La inversión inicial para una papelería "tipo" depende de muchos factores. No es lo mismo empezar de cero que optar a un traspaso de una papelería ya existente, y también depende del tipo de papelería que se quiera gestionar.

Tabla de Inversión Inicial Estimada

Hoy en día, existe la opción de realizar traspasos, que en ocasiones pueden ser más rentables y generar ingresos más rápidamente que empezar de cero, aunque requieran de mayor inversión. Lo importante es que ya se tienen clientes acostumbrados a ir al establecimiento, lo que siempre es mejor que empezar de cero.

Es aconsejable tener un remanente económico para comenzar con la actividad. Si la inversión es de 30.000 €, lo normal es tener otros 10.000 € aproximadamente para empezar a gestionar la tienda, cubrir pedidos de artículos y hacer frente a pagos inesperados o de alquiler de local.

Estrategias de Margen Comercial

Los márgenes dependen mucho de la estrategia y la competencia existente. Es normal tener un margen en los productos de material escolar y de oficina entre un 50% y un 100%, dependiendo de la competencia, de cada producto en particular y de la estrategia.

No todos los productos pueden o deberían contar con el mismo margen. Productos con mucha competencia, como los folios DIN-A4 de 80 grs., cartuchos de tinta para impresoras o informática, suelen tener un margen comercial entre un 20% y un 40%.

Por el contrario, las fotocopias tienen mucho más margen. Los productos o servicios que necesitan de una inversión moderada o grande y más tiempo para recuperar esta inversión, tienen que tener mayor margen comercial. En el caso de las fotocopias, se cobran pocos céntimos por unidad cuando son pocas, por lo que hay que ganar más.

Las papelerías técnicas suelen tener buen margen también, entre el 100% y el 150%, ya que venden productos que no se encuentran en cualquier sitio y los gerentes son especialistas. Las reprografías, al ser una inversión grande en maquinaria especializada y conocimiento, tienen un margen muy superior, entre el 100% y el 1.000%, dependiendo de las cantidades.

Oportunidades Adicionales para Proveedores de Servicios de Impresión

Como mercado a menudo subestimado, los gráficos para tiendas minoristas ofrecen a los proveedores de servicios de impresión una gran variedad de oportunidades para expandir su cartera de servicios con carteles y otros productos. Los dispositivos digitales de impresión y corte son conocidos por ser extremadamente versátiles, pero asombrosamente pocos propietarios los aprovechan al máximo. Si usted ya produce productos impresos, la creación de gráficos para tiendas estará claramente dentro de sus capacidades.

Estos pequeños adornos son fáciles de producir con equipos de impresión digital y, con los dispositivos correctos, usted puede crear productos de alta calidad que atraigan la atención de la clientela. Los menús vienen en muchas formas, desde simples papeles y tarjetas con códigos QR hasta carteles verticales de cartón para mesas. De forma similar, las tiendas siempre tendrán que reemplazar sus gráficos, ya sean gráficos de pisos, o de puertas y ventanas. En todos los casos, lo único que cambia es el sustrato y el proceso de aplicación.

Productos Gráficos para Tiendas Minoristas:

• Calcomanías impresas y cortadas (para anuncios de descuentos, promociones de marca, organización de inventarios).
• Productos de Punto de Compra (POP) o Punto de Venta (POS) como artículos rígidos o con soporte.
• Envases personalizados y presentaciones de puntos de venta.

Desde gráficos y letreros hasta envases y presentaciones de puntos de venta, sus versátiles dispositivos de impresión Roland DG pueden proporcionar la consistencia cromática y calidad de producción que sus clientes buscan.