Recursos Humanos Externos en el Emprendimiento: Una Estrategia para el Crecimiento y la Innovación

Los Recursos Humanos de una empresa juegan un papel fundamental en su desarrollo. La supervivencia de una corporación depende directamente del trabajo, esfuerzo y compromiso de las personas que la componen. Siendo conscientes de este punto, desde el departamento de Gestión de Personas se debe trabajar para fortalecer las capacidades profesionales de los trabajadores y así impulsar el crecimiento de cada uno de ellos.

Para conseguir que los Recursos Humanos sean un motor para la empresa es necesario elaborar una estrategia que atraiga, retenga talento y cree un ambiente laboral idóneo para desarrollarse y crecer. Una buena gestión y evolución de los Recursos Humanos trae de la mano múltiples beneficios tanto para la empresa como para sus trabajadores. No solo contaremos con el mejor talento, sino que ayudaremos a los empleados a crecer y a mejorar bajo el paraguas de la empresa.

En la era actual, la palabra “emprender” va más allá de la creación de startups tecnológicas. En el ámbito de Recursos Humanos (RRHH), emprender implica la capacidad de innovar, liderar cambios y crear soluciones que transformen la gestión del talento.

¿Qué es el Human Resources Outsourcing (HRO)?

El Human Resources Outsourcing (HRO) describe la situación empresarial en la que se contrata a una empresa especialista externa para llevar a cabo las funciones de RRHH en representación de otra empresa. La empresa que proporciona HRO es, en la mayoría de los casos, una entidad independiente, aunque trabaja en estrecha colaboración con la organización que la contrata para garantizar que las actividades de RRHH se alineen con los objetivos corporativos. La externalización de RRHH no solo implica subcontratar servicios, sino que también puede ser un paso estratégico hacia una gestión más eficiente y una transformación digital de tus recursos humanos.

¿Recursos Humanos Internos o Externos?

La pregunta de si optar por recursos humanos internos o externos a la empresa depende de varios factores, como el tamaño de la empresa, el momento que esté viviendo, la necesidad inmediata, los problemas internos, el presupuesto de recursos humanos, las ventas o la ideología. Disponer de un departamento al completo de RRHH que pueda gestionar todas las necesidades de una empresa suele estar relegado a las grandes corporaciones. Para empresas con un tamaño inferior, existe la posibilidad de contar con una parte del departamento de recursos humanos externo, para que diseñe y/o ejecute las políticas definidas por la dirección. También existe la opción intermedia: la externalización de algunas funciones.

Una de las obligaciones de cualquier departamento de Recursos Humanos consiste en mantenerse al día en cuanto a normativa laboral. Por eso muchas empresas optan por delegar este área en despachos o asesorías.

El Enfoque "Outside-In" en RRHH

El enfoque "outside-in" está redefiniendo el papel de Recursos Humanos en las organizaciones. Desde este enfoque, la experiencia del empleado no es un fin en sí mismo, sino un medio para mejorar la experiencia del cliente, reforzar la confianza del inversor y construir reputación corporativa. Dave Ulrich explica que tradicionalmente RRHH se ha definido por la gestión de procesos internos como selección, formación o compensación, con el objetivo de hacerlos más eficientes. El enfoque "outside-in" supone un paso adicional: RRHH deja de medirse por sus prácticas o por su alineación interna y pasa a evaluarse por el valor que genera para los grupos de interés externos. Desde esta lógica, RRHH se convierte en un medio para crear valor en el mercado. La experiencia positiva de clientes e inversores se apoya en la experiencia del empleado, que se construye a partir del bienestar, la salud mental y un propósito compartido. El enfoque "outside-in" está transformando RRHH porque obliga a replantear prioridades, métricas y decisiones clave.

Funciones de RRHH que Pueden Externalizarse

Existen diversas funciones que pueden ser gestionadas por proveedores externos, permitiendo a las empresas centrarse en sus tareas principales. Al externalizar estas funciones, las empresas no solo optimizan costes, sino que se benefician de la experiencia de los consultores especializados en RRHH, accediendo así a una gestión más efectiva y eficiente del talento corporativo.

• Selección de Personal

  • Publicación de ofertas: redacción y difusión de ofertas de empleo a través de múltiples canales.
  • Criba de currículums: análisis preliminar de los candidatos para identificar a los más adecuados.
  • Entrevistas: realización de entrevistas para evaluar la adecuación del candidato al puesto de trabajo.
  • Pruebas de evaluación: realización de tests de competencias o psicométricos.

• Confección y Distribución de Nóminas

  • Cálculo de nóminas: todo el proceso de gestión de la remuneración, incluyendo bonificaciones, deducciones y beneficios.
  • Cumplimiento normativo: respeto a las legislaciones vigentes nacionales e internacionales.
  • Administración de impuestos: manejo de retenciones y obligaciones fiscales relacionadas con los sueldos.
  • Distribución: envío efectivo y puntual del pago de salarios.

• Formación Corporativa

  • Diseño de programas: creación de contenidos formativos alineados con los objetivos empresariales.
  • Plataformas de aprendizaje: implementación de sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) para la asignación y seguimiento de cursos corporativos.
  • Evaluación del impacto: medición del efecto de la formación en el desempeño de los empleados.

• Gestión de Talento

  • Desarrollo de carrera: planificación y asesoramiento para el desarrollo profesional del personal.
  • Planes de sucesión: identificación y preparación de talentos internos para funciones clave.
  • Fidelización de empleados: estrategias para aumentar la satisfacción y el compromiso de la plantilla.

• Administración de Beneficios Laborales

  • Diseño de paquetes: creación de paquetes de beneficios competitivos y adaptados a las necesidades de los empleados.
  • Negociación con proveedores: obtención de condiciones favorables para servicios como seguros médicos, planes de pensiones, entre otros.
  • Gestión de reclamaciones: soporte en la gestión y resolución de incidencias relacionadas con los beneficios.

• Elaboración de políticas, y salud y seguridad en el lugar de trabajo

  Establecer las políticas y prácticas de RRHH adecuadas requiere tanto experiencia como tiempo.

Beneficios de la Externalización

Externalizar algunos servicios de RRHH puede ofrecer múltiples ventajas a las organizaciones, como el acceso a profesionales especializados o un ahorro significativos en costes. Te permite disponer de un departamento al completo de RRHH que pueda gestionar todas las necesidades de una empresa, sin necesidad de ser una gran corporación.

Retos de la Externalización de Servicios de RRHH

Aunque la externalización ofrece numerosos beneficios, la transición hacia este modelo también implica enfrentarse a diversos desafíos, entre los que se encuentran el impacto económico y los desafíos humanos y organizativos.

Impacto Económico de la Externalización

• Costes ocultos: aunque una de las principales razones para externalizar es la reducción de costes, es esencial realizar una estimación de los costes ocultos que podrían generarse, como las tasas por servicios adicionales no incluidos en el contrato inicial.
• Mala elección del proveedor: la selección de un proveedor poco adecuado podría generar mayores gastos en el futuro, ya sea por la necesidad de cambiar a otro proveedor o por ineficiencias en la prestación del servicio.
• Inversión inicial: la transferencia de responsabilidades y el proceso de adaptación a un nuevo proveedor suponen una inversión inicial que puede ser bastante elevada, tanto en recursos económicos como de tiempo.
• Control presupuestario: delegar servicios a un tercero implica ceder parte del control sobre los costes. Es fundamental establecer y mantener un control presupuestario eficaz con el proveedor externo para evitar sorpresas desagradables.

Desafíos Humanos y Organizativos

• Resistencia al cambio: la adaptación a nuevos procesos y herramientas puede generar resistencia por parte de los empleados, que podrían percibir la externalización como una amenaza a su seguridad laboral.
• Gestión de la cultura empresarial: al gestionar externamente los servicios clave de la empresa, se complica mantener una cultura empresarial coherente. Por ello es fundamental que exista una alineación entre los valores de la empresa y los del proveedor de servicios.
• Coordinación de la comunicación: la eficacia de la comunicación puede verse comprometida al añadir más niveles entre la empresa y el proveedor. Es muy recomendable establecer canales de comunicación claros y eficientes.
• Mantenimiento de la calidad y personalización del servicio: asegurarse de que los servicios externalizados cumplan con los estándares de calidad esperados y se ajusten a las necesidades específicas de la organización constituye un nuevo proceso un tanto desafiante.

Proveedores Líderes de Servicios de RRHH Externos en España

La elección correcta de un socio para la externalización de los servicios de RRHH es fundamental para garantizar la eficiencia operativa y el alineamiento estratégico con los objetivos de la empresa. En España existen numerosas empresas especializadas que pueden ayudarte a crear un outsourcing de recursos humanos. A continuación enumeramos algunas de las más destacadas:

Caso de Éxito: CaloAesthetics Plastic Surgery Center y ADP TotalSource

CaloAesthetics Plastic Surgery Center, una empresa con múltiples especialidades y ubicaciones, solicitó la ayuda de ADP en un momento en el que tenía numerosos proveedores independientes de nóminas y de RRHH. No era una situación ideal y estos servicios desconectados, junto con la asistencia limitada de RRHH, presentaban un panorama complicado. En el momento de asociarse con ADP, la empresa llevaba 24 años en marcha desde tres sedes en Kentucky, América del Norte.

Nickoli Neville, Director de Operaciones, optó por unirse a ADP en 2020 justo cuando la COVID-19 se estaba intensificando y pocos días después del confinamiento anunciado por el Estado. Uno de los principales atractivos para Nickoli a la hora de elegir a ADP como proveedor de HRO fueron los beneficios que ofrecía a los empleados. Hoy en día, pueden beneficiarse de una gran cantidad de ventajas de Fortune-500 que sus empleados pueden personalizar según sus circunstancias. Además, hay expertos designados para cada servicio que se incluye en el paquete de la empresa, por lo que pueden obtener un apoyo amable y profesional cuando lo necesiten.

Cuando se pusieron en contacto con ADP, CaloAesthetics tenía proveedores de nóminas y RRHH que no encajaban, y el contrato que tenían con RRHH era tan solo de un número determinado de horas al trimestre. Se trataba de una situación complicada, sobre todo a la hora de planificar, debido a la imposibilidad de predecir exactamente qué problemas de RRHH podrían surgir cada mes y, por tanto, cuáles podrían ser las necesidades. «No tener una persona de RRHH interna es algo difícil, pero con ADP no lo es tanto. Dada la relación y el apoyo que brindan, absolutamente recomiendo ADP TotalSource... ADP no solo tiene el nombre y el tamaño de la empresa detrás de ellos, sino que también entiende el “factor humano”. Eso es lo que más disfrutamos y lo que nos hace sentir más seguros al recomendar ADP».

Emprendimiento y Tecnología en RRHH

Los avances tecnológicos han cambiado el mundo laboral sin lugar a dudas. La evolución de los tipos de trabajo va de la mano de la de las herramientas que utilizan, con la tecnología siempre en el centro. La tecnología es una aliada indispensable para los profesionales de RRHH emprendedores. El uso de plataformas de gestión de recursos humanos basadas en la nube, aplicaciones de seguimiento del rendimiento y herramientas de análisis de datos facilita la toma de decisiones estratégicas y mejora la eficiencia operativa.

Para salvar esta posible brecha en el ámbito de la gestión de Recursos Humanos, puedes hacer uso de un software de Recursos Humanos como a3innuva Nómina, diseñado para el día a día del departamento de Recursos humanos de cualquier empresa, sea cual sea su tamaño. Gracias a esta herramienta podrás mantener una gestión laboral y de la nómina sencilla, online y con todas las ventajas del cloud, y aprovechar funcionalidades como la presentación directa de altas y cotizaciones a la Seguridad Social, para ganar tiempo. Además, dado que algunos sectores concretos tienen necesidades específicas en su gestión laboral, existe también software de nóminas para hoteles y software de nóminas para el sector agrario, dos de los sectores más afectados por la rotación y la temporalidad.

Innovación y Tendencias en la Gestión del Talento

No cabe duda de que en los últimos años se han acelerado determinados procesos y tendencias en materia de Recursos Humanos. Es el caso de la implantación del teletrabajo, la necesidad de mejorar la gestión de personas, o de la globalización en la captación de talento. Otro de los grandes retos en la gestión de Recursos Humanos tiene que ver con la llamada cuarta revolución industrial y la automatización del trabajo, que ha traído de la mano una fuerza laboral digitalizada, nómada, especializada, exigente, global, responsable y diversa.

Del lado de los trabajadores, la búsqueda de la conciliación y de un mayor equilibrio entre la vida personal y la profesional es tendencia, y lo mismo se aplica al desarrollo profesional: los empleados valoran cada vez más la posibilidad de crecer dentro de la empresa y seguir aprendiendo, por lo que las empresas que sepan abrazar esta tendencia podrán contar con trabajadores más motivados.

• Reconociendo la Necesidad de Cambio: Emprender en RRHH comienza con el reconocimiento de que el panorama laboral está en constante evolución. La adaptabilidad se ha convertido en una habilidad clave, y los profesionales de RRHH deben estar dispuestos a abrazar nuevas tecnologías, metodologías y enfoques para satisfacer las necesidades cambiantes de los empleados y la empresa.
• Innovación en Procesos de Selección: La innovación en los procesos de selección es esencial para atraer y retener el mejor talento. La incorporación de inteligencia artificial y análisis de datos en la fase de reclutamiento permite una toma de decisiones más informada, reduciendo el tiempo de contratación y mejorando la calidad de las contrataciones.
• Desarrollo de Talento Personalizado: El enfoque “uno para todos” en el desarrollo de talento ha quedado obsoleto. Emprender en RRHH implica la creación de programas de desarrollo personalizados que se alineen con las metas individuales de los empleados. Plataformas de aprendizaje en línea, mentorías y programas de coaching son herramientas valiosas en este proceso.
• Cultura Organizacional Innovadora: El emprendimiento en RRHH también implica la creación y mantenimiento de una cultura organizacional innovadora. Esto incluye fomentar la creatividad, la colaboración y la inclusión. La construcción de una cultura que apoye el crecimiento personal y profesional de los empleados contribuirá a la retención del talento.
• Emprendimiento Social y Responsabilidad Corporativa: Los profesionales de RRHH emprendedores también pueden jugar un papel crucial en el desarrollo de iniciativas de responsabilidad social corporativa. La creación de programas que apoyen a la comunidad y promuevan la sostenibilidad refuerza la imagen de la empresa y atrae a empleados comprometidos con un propósito más grande.

Ejemplo de Estrategia de Gestión de Personas: SEUR

En SEUR apuestan por el desarrollo del talento a través de iniciativas como la Escuela de Ventas, un programa de tres años de duración dirigido a empleados que tienen relación directa con los clientes. Tras estos años de formación, los empleados obtienen una certificación emitida por la escuela de negocios ESIC Business and Marketing School. El éxito del programa se ha hecho visible con los más de 1.300 profesionales que ya han recibido la formación. También cuenta con una Escuela de Conductores, con formaciones para estos empleados en áreas directamente relacionadas con su trabajo diario, nuevas tecnologías o su importancia como embajadores de marca.

Paralelamente a estas iniciativas, se estudian las necesidades de las distintas áreas de la empresa para adaptar cursos formativos a cada una de ellas, como la formación en idiomas o en nuevas tecnologías. En paralelo a todo lo anterior, internamente se estimula y se reconoce el talento y la consecución de objetivos, consiguiendo una gran motivación entre los empleados y la orientación al progreso. El año pasado, la compañía se unió a Guudjob, una app mediante la cual el cliente final puede valorar al profesional que le ha atendido y reconocer su excelente trabajo. SEUR, en paralelo, reconoce internamente a estos empleados mejor puntuados por los clientes, animando a toda la plantilla a prestar un servicio de gran calidad. En consecución, se crea un clima dentro de la organización que fomenta la aportación de ideas e iniciativas innovadoras para mejorar las distintas áreas del negocio.

Una estrategia de Gestión de Personas efectiva tiene que implementarse en la raíz de la empresa, trabajando por conseguir motivación, evolución y satisfacción entre los empleados.