Guía Completa para Emprendedores: Cómo Conseguir Patrocinadores y Financiar tus Proyectos

¿Estás organizando un evento o proyecto y necesitas conocer cómo conseguir patrocinadores? En la actualidad, la sociedad en general, ya no solamente los emprendedores o personas dedicadas al mundo de los negocios, está cada vez más interesada en saber cuál es la función de los sponsors y cómo conseguir patrocinadores. Pues bien, ya no debes preocuparte si aún no sabes cómo buscar patrocinadores para un proyecto, en este blog post te enseñaremos cómo hacerlo paso a paso.

El patrocinio, está considerado por la mayoría de expertos como una poderosa herramienta de marketing, asociado a las relaciones públicas e institucionales. Lograr uno o varios patrocinios para tu negocio, proyecto o evento, suponen un gran reto para empresas y agencias. En la actualidad, los patrocinadores juegan un papel muy importante en cualquier tipo de eventos. Al patrocinar un evento, las empresas buscan llegar a su target y obtener la mayor visibilidad posible entre su audiencia.

El patrocinio es cuando una empresa o persona dona una determinada cantidad de dinero a organizaciones sin ánimo de lucro. Donan de varias formas: en línea y fuera de línea, a través de eventos, subastas, donaciones programadas y más. Cada organización necesita dinero para mantenerse a flote, y las organizaciones sin fines de lucro no son la excepción.

1. Define tu Proyecto o Evento

Esto es lo primero que debes considerar si te estás preguntando cómo conseguir patrocinadores. No olvides que el patrocinio es una negociación que busca lograr un acuerdo beneficioso entre el patrocinador y el patrocinado. Por ello, para encontrar patrocinadores, debes actuar con la mentalidad de que no estás pidiendo ayuda, sino que cuentas con las herramientas necesarias para hacer negocios.

Para empezar, es esencial definir el evento en sí para aumentar las posibilidades de éxito. Por tanto, antes de que inicies tu búsqueda de patrocinadores, es importante que definas previamente, qué tipo de esponsorización deseas para tu evento, en función de tu proyecto y los objetivos del mismo.

2. Identifica y Conoce a tus Patrocinadores Potenciales

El siguiente paso en el proceso de averiguar cómo conseguir patrocinadores es la evaluación de posibles sponsors. En ese sentido, es necesario determinar cuál es el ámbito en el que se desarrolla tu evento o producto y, a partir de ahí, realizar una investigación para seleccionar los flamantes candidatos. Identifica y conoce en profundidad a tus patrocinadores potenciales. Antes de contactar con los patrocinadores potenciales para tu evento, es importante investigar. Tener información sobre los antecedentes de los patrocinadores potenciales, te será de gran ayuda para conseguirlos. Piensa qué beneficios obtendrían ellos al patrocinarte.

Analiza y busca información de cada empresa que sea un potencial patrocinador para tu proyecto. Revistas especializadas, webs, blogs, informes anuales, estadísticas, etc., con el fin de conocer los objetivos de marketing actuales de las empresas a las que quieras contactar para tu evento. Anticipa las necesidades de cada patrocinador potencial. Te ayudará también si conoces cómo gestionan su comunicación, los datos demográficos, el modelo de negocio y los objetivos de tus patrocinadores potenciales. Muchas empresas tienen políticas de patrocinio muy definidas, por lo que debes asegurarte que sus requisitos no obstaculicen los objetivos o beneficios que quieras obtener con tu evento.

Busca empresas que hayan patrocinado eventos similares al tuyo. Haz tu tarea con cada una de las empresas que pueden patrocinar tu evento antes de presentarles tu propuesta. Aprovecha estos datos y anótalos en tu propuesta, sobre todo, si tu objetivo es conseguir patrocinadores poderosos. Por ejemplo, si el patrocinador acaba de lanzar un nuevo producto, puedes ayudarlo a comercializarlo en tu evento.

Si tu empresa es pequeña, es posible que no tengas suficiente reconocimiento de marca o credibilidad para atraer y conseguir sponsors a tu proyecto. ¿La solución? ¡Es simple! ¿Qué tipo de empresas son las mejores para una asociación conjunta? Busca marcas dentro de tu nicho que no sean competidores directos, de lo contrario, habrá un conflicto de intereses.

El equipo de la marca es tu mejor amiga. Los gerentes de marca se enfocan en la imagen pública, que es uno de los mayores beneficios de patrocinar un evento. Para empresas más pequeñas, sigue el dinero. Considera a quién ya conoces. No hay ninguna razón por la que una empresa con la que tienes una relación no pueda ser la patrocinadora de tu evento.

Identifique posibles competidores para los fondos de patrocinio en su zona. Por ejemplo, si alguien celebra un evento similar el mismo fin de semana -o incluso el mismo mes- que el suyo, quizá le interese cambiar las fechas.

3. Elabora una Propuesta de Patrocinio Irresistible

Haz bien tus deberes y prepara un dossier donde no solo incluya el cómo “vender” tu evento o proyecto, sino que contenga un resumen ejecutivo o una declaración detallada sobre las características y misión del evento o negocio. A la hora de presentar tu evento al patrocinador potencial y que éste pueda comprometerse, es importante informarle a través de la exposición de una serie de datos con la mayor claridad posible:

• Objetivos
• Propósito del evento
• Niveles de esponsorización
• Beneficios que obtendrán ambas partes (marketing, promoción, hospitality, relaciones públicas y medios de comunicación, acceso especial a eventos, número de asistentes invitados, oportunidades de networking, exclusividad, visibilidad en los medios, etc.).

Enumera el presupuesto para tu negocio o evento y decide qué es lo que deseas por parte de los patrocinadores. Incluye los diferentes niveles de patrocinios (oro, plata, bronce). Explica las aportaciones para cada nivel y argumenta claramente los beneficios que obtendrá al patrocinar tu proyecto o evento (Participación en el evento, marca exclusiva, etc.). Atrae a los patrocinadores potenciales usando tu conocimiento sobre su modelo de negocio, audiencia y objetivos, explicando cómo se beneficiarán por patrocinarte.

Si pretendes conocer cómo conseguir patrocinadores, este es el punto crucial. Como explica Marcus Dantus, speaker mexicano y profesor del curso online de atrae y convence inversionistas, un elevator pitch es un discurso que sintetiza los aspectos clave de tu proyecto. “El elevator pitch simplemente es un mensaje en donde sintetizas tu proyecto, en un minuto o menos, para poder describir e interesar a un inversionista sin que pierda el enfoque.”

Evita la dispersión y personaliza tu enfoque para cada patrocinador. Quizás sea tentador enviar el mismo tipo de comunicación a todas las empresas que hayas seleccionado, pero en absoluto es una práctica que te recomendamos. Si haces el contacto a través del correo electrónico procura que éste sea breve y conciso centrándote en las ventajas que les aportará su mecenazgo. Presenta un proyecto contundente y tenlo todo organizado para que no haya dudas.

El patrocinio tiene que ser una relación de toma y daca, es decir, un beneficio win to win. Por supuesto, los patrocinadores quieren el máximo rendimiento por su inversión.

Elevator pitch. Tienes 20 segundos - eduCaixa

4. Tiempos y Estrategias de Contacto

Dedica tiempo. En ocasiones, es posible que tengas una fecha límite para conseguir patrocinadores. Lo aconsejable es que dispongas de suficiente tiempo para realizar la búsqueda y negociación con los que hayas seleccionado. En un mundo ideal, el margen de tiempo recomendado sería mínimo de unos seis meses. La realidad no obstante, acorta significativamente dicho periodo, por lo que intenta ganar el mayor tiempo posible para lograr establecer contacto, presentación de tu proyecto y negociación a los patrocinadores con mayor potencial para tus intereses.

¿Cuándo realizar la gestión de búsqueda de un patrocinador? Las tareas de captación y toma de contacto con las empresas, pueden realizarse siempre en cualquier momento del año. No obstante, recuerda que las partidas presupuestarias, se van agotando a medida que transcurre el ejercicio. De modo que, para encontrar una respuesta afirmativa acerca de tus negociaciones, busca la época del año donde los presupuestos y las distribuciones por departamentos, se acaben de constituir. Naturalmente cada empresa imparte sus propias políticas y distribución de presupuestos, así como de fijación de nuevos objetivos.

Los expertos dicen que mayo, junio y septiembre son los mejores meses, ya que las ventas probablemente estarán en un nivel alto.

5. Tipos de Patrocinio y Fuentes de Financiación

Existen otras fórmulas de patrocinio, integradas en las estrategias de marketing y comunicación, tal vez alentadas por el escenario económico vivido estos años. El patrocinio permite una gran variedad de posibilidades de asociación o de contraprestaciones relacionadas con tu marca, producto, servicio, proyectos, estrategias sociales y digitales. No olvides ser creativo en tus exposiciones.

Tipos de Patrocinio

Para determinar los tipos de patrocinio se pueden considerar dos aspectos: el ámbito en el que se llevará a cabo y el beneficio que ofrece el patrocinador.

Otras Fuentes de Financiamiento (Organizaciones Sin Fines de Lucro)

Si bien las opiniones varían sobre lo que constituye el modelo de financiación «ideal» para una organización sin fines de lucro, sobre cómo obtener patrocinadores para una recaudación de fondos, el uso de diferentes fuentes para lograr la sostenibilidad generalmente es una buena práctica.

El patrocinio empresarial es una de las principales vías de financiación de las organizaciones sin ánimo de lucro.

1. Donaciones Individuales: Los donantes individuales son excelentes opciones, ya que pueden hacer donaciones únicas o recurrentes. Cuando se trata de donaciones individuales, es esencial considerar todas tus opciones porque son una parte muy importante de la financiación de una organización sin fines de lucro. Los grandes donantes a menudo dan menos veces, pero sus donaciones son considerablemente más grandes. Los donantes regulares tienden a dar más a menudo, pero sus donaciones son de menor tamaño. Para mantener donantes regulares, puedes usar una variedad de técnicas de adquisición y retención de donantes.
2. Crowdfunding - Recaudación de Fondos Entre Pares: El crowdfunding funciona mejor para campañas específicas y cuando cuentas historias específicas. Es fundamental invertir tiempo y esfuerzo para hacer que tu página de donación brille. El crowdfunding basado en donaciones es el más utilizado por las organizaciones sin fines de lucro. La recaudación de fondos entre pares y el patrocinio de organizaciones sin fines de lucro es una subcategoría de crowdfunding. La recaudación de fondos entre pares es efectiva porque se basa en las relaciones, aprovecha la base de donantes preexistente y contribuye a proporcionar pruebas sociales.
3. Recaudación de Fondos Fuera de Línea: Este método de recaudación de fondos fuera de línea sigue siendo ampliamente utilizado por las organizaciones sin fines de lucro porque generalmente es económico, efectivo y fácil para encontrar patrocinadores. Es beneficioso para organizaciones sin fines de lucro grandes o más pequeñas que funcionan localmente. Los eventos han sido herramientas efectivas para la recaudación de fondos y el patrocinio de organizaciones sin fines de lucro durante muchos años. Las solicitudes telefónicas son solicitudes de donación hechas por teléfono.
4. Subsidios Gubernamentales / Privados: Las organizaciones sin fines de lucro pueden solicitar subvenciones del gobierno y las fundaciones privadas y públicas a nivel municipal y estatal. En general, no tienes que pagar el dinero que se te ha otorgado a través de una subvención. Uno de los beneficios de una subvención es que puede apoyar proyectos significativos, lo que les permite tener un impacto social a gran escala.
5. Patrocinios Corporativos: Encontrar patrocinadores y patrocinios corporativos puede ser una excelente fuente de financiación para organizaciones sin fines de lucro. Las empresas generalmente están dispuestas a colaborar en proyectos para mejorar su imagen filantrópica o trabajar hacia una organización más socialmente responsable. También hay programas de correspondencia de donaciones, donde las empresas coinciden con las donaciones de sus empleados.
6. Tarifa de Membresía: Esta fuente de financiación sin fines de lucro no siempre funciona para todas las organizaciones, pero vale la pena investigarla. Una subcategoría del modelo de membresía, es la financiación a través de antiguos beneficiarios o ex alumnos. Este modelo funciona excepcionalmente bien para hospitales y universidades, que generan un sentido de «retribución» en sus antiguos beneficiarios.
7. Venta de Productos y Servicios: Otra fuente de financiación que tu organización sin fines de lucro puede considerar es vender productos y/o servicios. Por ejemplo, puedes vender artículos con tu marca/logotipo para generar ingresos.
8. Donaciones en Especie: Las donaciones en especie no son útiles para todas las organizaciones sin fines de lucro, pero pueden ser una fuente invaluable de apoyo para organizaciones como refugios de animales, refugios para personas sin hogar o organizaciones de ayuda humanitaria. Ejemplos de donaciones en especie son alimentos, ropa y medicamentos. Si la búsqueda de patrocinadores para contribuciones en especie funciona para tu modelo organizacional, pueden ahorrarte mucho dinero.

6. Mantenimiento de Relaciones a Largo Plazo

Planifica, desarrolla, mide y haz seguimiento. Investiga, pregunta, conoce a tu cliente y su empresa. Desarrollar relaciones a largo plazo con los patrocinadores es crucial. Se necesita creatividad, compromiso y trabajo duro para resolver los desafíos de ingresos. Cada fuente de financiación tiene oportunidades y desafíos, y cada una tiene sus ventajas y desventajas.

Tu evento siempre va a estar apoyado en un trabajo de relaciones públicas profesional. Para los Clubes Kiwanis de todo el mundo, muchos de los mejores recaudadores de fondos implican Patenschaften. Aumentan los recursos del club, elevan perfil su comunidad y crean acceso a un grupo de socios potenciales, todo al mismo tiempo. Pero como la mayoría de las cosas buenas, no surgen de la noche a la mañana. Hay que solicitar Patenschaften.