Beneficios clave de implementar el correo empresarial en tu negocio

En el mundo digital actual, la comunicación corporativa juega un papel clave en la imagen y credibilidad de un negocio. Uno de los elementos más importantes en esta comunicación es el correo electrónico. El correo corporativo se ha convertido en una herramienta fundamental de comunicación para cualquier empresa, siendo un canal que tiene como fin diferenciar la comunicación profesional de la personal. En un mundo cada vez más tecnológico el correo corporativo es básico, siendo este un signo de profesionalidad.

Un correo corporativo, también conocido como profesional o empresarial, es una cuenta de correo electrónico que posee un dominio propio generalmente asociado al nombre de tu marca. El uso del correo corporativo en una empresa aporta una serie de ventajas frente a las alternativas gratuitas. ¡Aquí tienes las seis principales ventajas que tiene para tu negocio!

Principales ventajas del correo corporativo

1. Transmite profesionalidad y mejora la imagen de marca

Cuando envías un presupuesto a tus clientes o proveedores, una propuesta o un proyecto de negocio, la presencia de un dominio genérico gratuito en tus envíos electrónicos a los clientes te resta credibilidad. El correo electrónico puede ser una de las primeras interacciones que tengas con clientes o proveedores, por lo que contar con un correo corporativo es una buena herramienta para transmitir una imagen seria y profesional, y que a su vez genere confianza con respecto a tu negocio.

Y es que tener una cuenta de correo electrónico personalizada con tu dominio te permitirá mostrar una mayor profesionalidad que otra genérica. El uso de un correo electrónico con dominio propio transmite profesionalismo y seriedad. Las empresas que utilizan direcciones genéricas de proveedores gratuitos pueden parecer menos establecidas o incluso generar dudas sobre su legitimidad. Cada correo que envías con el dominio de tu empresa es una oportunidad de branding. Un correo empresarial no solo facilita la comunicación, sino que también mantiene presente el nombre de tu marca en cada interacción.

El uso de direcciones de correo genérico puede hacer que tu negocio luzca un tanto improvisado o poco profesional. Tan solo con el uso de un correo corporativo lograrás adoptar la imagen de una empresa prestigiosa. Los correos corporativos dan una imagen de cohesión y profesionalidad, lo que genera más confianza en proveedores y clientes. Los mensajes y el estilo de redacción han de ser acordes a la política de empresa, su cultura corporativa y el libro de estilo, si este existiese.

Conseguir un aspecto más serio y profesional que transmita confianza va más allá del tamaño de tu empresa.

2. Mayor seguridad y protección de la información

Otro beneficio de un correo corporativo es que obtendrás mayor seguridad que proteja toda la información que circula. Los servidores de correo que ofrecen las empresas de hosting tienen mayores medidas de seguridad que los servidores de correo público, haciendo más difícil los ataques de hackers y la pérdida de la información. La incorporación de filtros avanzados anti spam combate la afección de virus o ataques informáticos. Los servicios de correo empresarial incluyen avanzadas medidas de seguridad para proteger la información de la empresa.

Como se debe manejar información confidencial de los clientes, planes de negocio y datos financieros, es clave tener un entorno seguro. Además, en caso de pérdida de los correos almacenados, estos backups son propios y el acceso es exclusivo de la empresa. Si utilizamos un servicio de correo corporativo, contaremos con copias de seguridad para recuperarlos en caso de problemas con nuestros equipos que supongan la pérdida de los correos almacenados en los mismos.

La información que se encuentra en las cuentas de correo es confidencial, por lo que es importante protegerlas bien. Es recomendable crear contraseñas que obligatoriamente alternen mayúsculas y minúsculas, incluyan números y caracteres especiales, y tengan una longitud determinada.

3. Multiplicidad de cuentas y organización interna

Los servicios de correo empresarial que suelen ofrecer las plataformas especializadas incluyen la creación y gestión de varias cuentas. Así, los diferentes departamentos y/o profesionales de la compañía pueden tener un control de los mensajes rechazados, enviados, recibidos y aceptados. Al contar con un correo empresarial podrás obtener una multiplicidad de cuentas, de manera que los diferentes departamentos o sectores tengan un acceso más directo a la información que les compete, y así podrán administrarla más fácilmente.

En este contexto, tu empresa obtendrá una comunicación más eficiente, permitiendo que la información llegue directamente a los interesados sin necesidad de pasar por intermediarios de otras áreas. Se puede eliminar, modificar o crear cuentas para los trabajadores en pocos minutos, así como conceder o remover permisos de acceso mientras la empresa crece. Tendremos un mayor control sobre las mismas, pudiendo gestionar el espacio asignado para cada cuenta, los permisos de acceso a otras herramientas o la redirección de correos a otras cuentas. Los alias de correo permiten centralizar la gestión de mensajes sin necesidad de crear múltiples cuentas.

Generalmente, los correos empresariales pueden incluir una serie de recursos que te servirán como herramientas para tener una mayor organización sobre las tareas y la información.

4. Mayor confianza en los clientes y posicionamiento

Mayor confianza en los clientes: contar con una cuenta de correo corporativo y una firma asociada vinculan directamente a un profesional con la firma que representa. Una cuenta de correo corporativo hace fácil a los usuarios encontrar el dominio al cual pertenece, ya que lo incluye en la dirección. A través de un correo empresarial le estarás brindando más información a los usuarios que contactes, ya que con él podrán identificar datos como el nombre y/o rubro de la empresa, e incluso encontrarán el dominio al cual pertenece.

Gracias a la autenticación de tu dominio con SPF y DKIM, tendrás más posibilidades de llegar a la bandeja de entrada de tus suscriptores. Autenticación de tu dominio con SPF y DKIM. Por último, pero no menos importante, contar con este tipo de correos ayuda al posicionamiento SEO del sitio web de tu empresa, ya que te acercan a más búsquedas conectando las palabras claves que se relacionen con tu contenido. Tus suscriptores identificarán tu empresa en parte por la dirección de correo desde dónde hagas tus envíos.

5. Accesibilidad y sincronización en múltiples dispositivos

Una vez que has contratado el servicio y sabes cómo crear un correo de empresa, puedes hacerlo desde los dispositivos y equipos que desees. Incluso en varios de ellos simultáneamente. Por ejemplo, los correos corporativos te ofrecen la posibilidad de utilizar ordenadores, tabletas y teléfonos móviles de forma sincronizada y según lo necesites. Podremos acceder a todas nuestras cuentas de correo corporativo desde cualquier tipo de dispositivo, ya sea un ordenador, una tablet o un Smartphone. Un correo empresarial moderno no solo ofrece comunicación segura, sino también acceso desde cualquier dispositivo gracias a la sincronización en la nube.

La comunicación y el acceso a los correos electrónicos se ha diversificado. Hoy puedes acceder a estos servicios desde diferentes dispositivos, por lo que utilizar tu correo corporativo es muy simple, basta con tener un dispositivo conectado a internet.

6. Acceso a herramientas profesionales integradas

Si utilizamos un servicio de correo corporativo como el incluido en G Suite o Microsoft 365 Business Basic, contaremos con otras herramientas profesionales vinculadas a nuestras cuentas. Se trata de calendarios compartidos, almacenamiento en OneDrive o Google Drive, gestión de actividades o videoconferencias.

Los correos corporativos ofrecen mayores posibilidades en cuanto a personalización de la cuenta: ya no solo a nivel de imagen al poder añadir el nombre de la empresa, sino también en cuanto al uso o al almacenamiento.

Cómo crear un correo corporativo de manera adecuada

Para crear un correo corporativo, sigue estos pasos:

1. Registra el nombre de dominio de tu empresa: Averigua si el dominio que deseas ha sido registrado y, de lo contrario, regístralo a través de un proveedor autorizado. Una vez que has registrado un dominio propio (o más de uno), necesitarás que al menos uno de ellos lo uses para tu negocio a la hora de crear la cuenta de correo. Recuerda que los dominios más usados en España son .COM y .ES. Así que, si puedes, registra ambos para proteger tu marca y reputación online. Un servidor de correo electrónico tiene un coste de entre 30 y 50 € anuales, permitiendo crear varios correos dentro de la empresa. Funciona de manera que, se crea un dominio (coste anual de 15 €), normalmente el nombre de la empresa, y aparte, se crean varios correos con el fin de diferenciar en qué área se sitúa cada uno.
2. Completa los datos de tu negocio: Asegúrate de que tienes bien completados los datos de tu empresa, incluyendo el nombre de la misma y el tipo de negocio, el nombre de dominio que usas y añade una imagen de perfil (que normalmente será el logo). De esta forma, tus contactos te asociarán con mayor inmediatez.
3. Diseña una firma profesional: Es importante diseñar con Photoshop u otra herramienta de diseño que conozcas una buena firma profesional para tus correos. Envíate a ti mismo o a algún amigo cercano varios correos electrónicos con distintas firmas y comprueba cómo se ven en el escritorio de tu PC, en una tablet o en el móvil.

Consideraciones importantes al usar el correo corporativo

• Debemos tener en cuenta que las cuentas de correo corporativo no son cuentas personales, por lo que tendrán unas particularidades de uso que hay que respetar.
• No establecer políticas de uso interno.
• Usar contraseñas débiles. Es importante protegerlas bien.
• Falta de una firma profesional.

El correo electrónico es una herramienta que de momento no tiene sustituto natural. El correo electrónico es la esencia de la comunicación dentro de las empresas, pero no todos los proveedores son idénticos. Esta herramienta es un servicio diseñado para satisfacer las necesidades de una empresa, ya sea pequeña o grande, brindando más que una simple bandeja de recepción de mensajes.

Parece que hoy en día hablar de las ventajas de tener un correo corporativo es hablar de una obviedad. Sin embargo, en el caso de pequeñas empresas o personas autónomas, el correo corporativo sigue siendo un instrumento que se resiste. Tener un correo corporativo es fundamental para empresas de cualquier tipo y tamaño, e incluso también para las personas que trabajan como autónomas.

Tener un correo corporativo ofrece infinitas ventajas en seguridad y ahorro de tiempo. En definitiva, un correo corporativo es una herramienta sencilla pero innovadora, con la cual ofrecemos una imagen de seriedad y confianza. También, de forma interna se consigue más organización y rapidez, facilitando el trabajo tanto a los clientes y proveedores como a los propios trabajadores.