La Declaración Censal: Modelos 036 y 037 para Empresarios, Profesionales y Retenedores

Estar censado en la Agencia Tributaria es una circunstancia en la que se encuentra cualquier autónomo, profesional o socio de una entidad que desarrolle actividad económica. El censo de empresarios, profesionales y retenedores es un censo tributario que se compone por todas las personas y entidades que desarrollen o vayan a desarrollar actividades económicas o profesionales en territorio español. Su objetivo consiste en mantener la información actualizada para gestionar las relaciones tributarias.

Cuando hablamos de censos tributarios solemos referirnos al Censo de obligados tributarios, que es el que registra a todas las personas o entidades que deben tener un NIF para relacionarse con la Administración Tributaria. El Censo de empresarios, profesionales y retenedores se integra en el anterior.

La importancia de comunicar correctamente los datos al censo de la Agencia Tributaria es fundamental, ya que de ello derivan muchos errores que contienen los borradores de la Declaración de la Renta. La falta de comunicación puede causar múltiples problemas con la administración e incluso sanciones por incumplimiento de lo establecido en la Ley General Tributaria.

Modelos Censales: El Modelo 036 y la supresión del 037

La declaración censal para el alta en el censo de empresarios y profesionales se comunica principalmente mediante la presentación del modelo 036. Todos los empresarios y profesionales tienen ciertas obligaciones con la Agencia Tributaria, y el modelo 036 es uno de los más utilizados.

El modelo 036, también conocido como declaración censal de alta, baja y modificación, se utiliza tanto para el alta como para la modificación y baja en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.

¿Qué diferencia existía entre el Modelo 036 y el Modelo 037?

Anteriormente, existían diferencias entre los modelos 036 y 037 tanto relativas a la forma como al objetivo de su presentación. Sin embargo, es crucial destacar que desde el pasado 3 de febrero de 2025 se suprime el modelo 037, simplificando así el panorama censal.

Para contextualizar, presentamos las diferencias que existían:

Con la supresión del Modelo 037, el Modelo 036 se convierte en el único documento para gestionar las altas, bajas y modificaciones en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.

Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores (Modelo 036)

El Modelo 036 es el documento que sirve para inscribirse en el Censo de Empresarios. La comunicación de inicio de actividad debe ser siempre previa a que la misma se produzca. Esta declaración debe presentarse antes de iniciarse las actividades. Si se trata de una entidad, tendrá que presentar en primer lugar la solicitud de NIF.

¿Quién está obligado a presentar el Modelo 036?

Quienes hayan de formar parte del Censo de empresarios, profesionales y retenedores deberán presentar una declaración de alta en el mismo, utilizando el modelo 036. El Censo de empresarios, profesionales y retenedores estará formado por las siguientes personas o entidades:

• Quienes desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español actividades empresariales o profesionales.
• Quienes abonen rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta.
• Quienes, no actuando como empresarios o profesionales, realicen adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Quienes, siendo no residentes en España, operen en territorio español mediante establecimiento permanente o satisfagan en dicho territorio rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, así como las entidades a las que se refiere el artículo 5.c) del citado texto refundido.
• Quienes sean socios, herederos, comuneros o partícipes de entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades empresariales o profesionales y tengan obligaciones tributarias derivadas de su condición de miembros de tales entidades.
• Quienes no estén establecidos en el territorio de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido y sean sujetos pasivos del mismo, excepto que hubieran resultado exonerados del cumplimiento de obligaciones censales por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• Quienes tengan la condición de contribuyentes del Impuesto sobre Determinados Servicios Digitales.

Contenido de la Declaración Censal (Modelo 036)

En la primera página del Modelo 036, se debe identificar con nombre, apellido y NIF; y se ha de indicar si se cumplimenta el documento por solicitud de alta, modificación o baja en el censo. El contenido de la declaración incluirá:

• Nombre y apellidos o razón social.
• NIF.
• Domicilio fiscal.
• Detalles sobre las actividades económicas a desarrollar, incluyendo establecimientos y locales, clasificación o ámbito territorial.
• Detalles sobre el régimen tributario aplicable, como la condición de persona o entidad residente o no, el régimen tributario a efectos de Impuesto de Sociedades, IRPF o Impuesto sobre la Renta de no Residentes (IRNR) e IVA.
• Detalles referentes a las entidades en constitución, incluyendo datos identificativos y domicilio de sus promotores.
• Declaraciones y autoliquidaciones a presentar periódicamente y situación tributaria actual.
• Datos de contacto, incluyendo número de teléfono, dirección de correo electrónico y nombre de dominio o dirección de Internet en la que se desarrollan las actividades.

La declaración de alta, realizada a través del modelo 036, también servirá para solicitar la asignación del número de identificación fiscal. La asignación del Número de Identificación Fiscal, a solicitud del interesado o de oficio, determinará la inclusión automática en el Censo de obligados tributarios de la persona o entidad de que se trate. Por medio del modelo 036, los obligados tributarios personas físicas que sean empresarios o profesionales, y no dispongan del número de identificación fiscal, solicitarán la asignación de dicho número.

Igualmente, por medio del modelo 036 comunicarán, en su caso, su condición de empresarios de responsabilidad limitada (siglas ERL) de acuerdo con lo establecido en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización y las variaciones que se produzcan.

Modificaciones Censales

Se entiende como modificación cualquier alteración de los datos comunicados en el inicio de actividad. Cuando varíe cualquiera de los datos recogidos en la declaración de alta o en otra declaración posterior, el obligado tributario lo deberá comunicar a la Administración tributaria mediante la oportuna declaración de modificación, utilizando el modelo 036. Los empresarios y profesionales también utilizarán el modelo para modificar sus datos identificativos o su estado civil.

Uno de los cambios más habituales es el del domicilio fiscal. Un cambio de domicilio puede comunicarse un mes hacia atrás. Una variación en las obligaciones fiscales es una modificación, no un alta. Si se comienza a ejercer una segunda actividad, se dispone de un mes para presentar el modelo censal 036. Lo mismo ocurre si se da de alta una nueva obligación, como cuando nos damos de alta en IVA o en retenciones.

Las declaraciones de modificación se deben presentar en el plazo máximo de un mes a partir del día siguiente en que se haya producido el cambio en las circunstancias. Por ejemplo, si se tienen hijos o se cambia el estado civil, es importante comunicar esta variación para que la información esté actualizada en los borradores de la Declaración de la Renta.

Novedades en el Modelo 036 para Modificaciones

Dentro de las novedades introducidas, se ha modificado el apartado de datos de teléfonos y direcciones electrónicos para recibir avisos de la Agencia Tributaria (AEAT), Tribunales Económico Administrativos y Dirección General de Tributos (DGT). Además, se introduce una nueva casilla en el modelo 036 para poder solicitar la rehabilitación del número de identificación fiscal o NIF. También se añade un nuevo apartado al modelo 036 para comunicar en el Censo de obligados tributarios la titularidad real de las personas jurídicas y entidades, información que puede cumplimentarse en la nueva página 10 del modelo 036.

Cuando una persona o entidad en constitución que tenga asignado un Número de Identificación Fiscal provisional aporte la documentación pendiente necesaria para la asignación del Número de Identificación Fiscal definitivo, deberá solicitar este mediante una declaración censal de modificación utilizando el modelo 036.

Baja en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores (Modelo 036)

La declaración del modelo 036 por baja deben presentarla aquellos sujetos que cesen en el desarrollo total de las actividades empresariales y profesionales, siempre que no tengan que pertenecer al censo por otras causas. Solo se entiende como baja el cese en las actividades empresariales y profesionales o el cese sin disolución (en caso de entidades).

Habrá que presentar la declaración de baja cuando se cese en el desarrollo de cualquier actividad empresarial o profesional. La declaración de baja puede presentarse también un mes hacia atrás; por ejemplo, se tendrá de plazo hasta el 30 de julio para comunicar que nos hemos dado de baja el 30 de junio. Esa comunicación surtirá efectos en la fecha real, no en la de presentación.

Casos Específicos para la Baja

• Cese total de actividad: Se deberá presentar una declaración censal de baja, modelo 036, indicando como causa de la baja “Baja en el censo de empresarios, profesionales y retenedores” y la fecha efectiva de la baja. Implica que deja de tener la condición de sujeto pasivo en todas las obligaciones tributarias que derivan del ejercicio de una actividad económica.
• Cese parcial de actividad: Si un empresario o profesional solo deja de desarrollar alguna actividad manteniendo otras, no deberá darse de baja del censo, sino modificar los datos relativos a sus actividades económicas y locales, mediante la presentación de una declaración censal (modelo 036) de modificación a los efectos de causar solo la baja en la(s) actividad(es) que deja de desarrollar, manteniendo las restantes actividades en ejercicio y las obligaciones tributarias derivadas.
• Sociedades inactivas: Las sociedades inactivas que no se hayan disuelto y liquidado deberán comunicarlo a través de la declaración censal, en la casilla 140.
• Sociedades extinguidas: Además de formalizar en el documento correspondiente la extinción de la entidad, deberá haberse realizado en el Registro Mercantil la cancelación efectiva de los correspondientes asientos. La declaración censal de baja deberá presentarse en el plazo de un mes desde que se haya realizado, en su caso, la cancelación efectiva de los correspondientes asientos en el Registro Mercantil. Si no constaran dichos asientos, la Administración tributaria pondrá en conocimiento del Registro Mercantil la solicitud de baja para que este extienda una nota marginal en la hoja registral de la entidad. En lo sucesivo, el Registro comunicará a la Administración tributaria cualquier acto relativo a dicha entidad que se presente a inscripción.
• Persona física fallecida: En el caso de una persona física fallecida, serán sus herederos quienes deben presentar la declaración de baja y cualquier otra pendiente en el plazo máximo de seis meses desde el deceso.

Procedimientos de Presentación y Consecuencias del Incumplimiento

El modelo 036 podrá presentarse en impreso o por vía electrónica a través de Internet. En el área de gestiones relacionadas con el modelo 036, dentro del apartado “Consultar y aportar información”, se puede elegir la opción “Modelo 036. Si alguno de sus datos necesita ser actualizado, puede presentar un nuevo modelo 036 para modificar su información censal.

Es fundamental respetar los plazos establecidos en la legislación, ya que no hacerlo puede ser objeto de sanción por parte de la Agencia Tributaria. Pero más grave que el incumplimiento de un plazo es la falta total de comunicación de una variación censal. A veces se piensa de manera equivocada que el hecho de presentar el alta inicial es suficiente, pero esto no es así. La falta de comunicación puede causar múltiples problemas con la administración e incluso sanciones por incumplimiento de lo establecido en la Ley General Tributaria.