Ayudas Kit Digital para la Digitalización de Pequeñas y Medianas Empresas y Autónomos

En un mundo cada vez más tecnológico, las pequeñas y medianas empresas (pymes), microempresas y trabajadores autónomos se enfrentan al reto de adaptarse a las nuevas exigencias del mercado digital. Para apoyar esta transformación, el Gobierno ha puesto en marcha el programa Kit Digital, una iniciativa diseñada para subvencionar la implantación de soluciones digitales disponibles en el mercado.

Este programa se enmarca en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, la Agenda España Digital 2025 y el Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025. Está dotado con un presupuesto de 3.067 millones de euros, financiado por la Unión Europea mediante los fondos NextGenerationEU. Su principal objetivo es modernizar el tejido productivo español, favorecer su crecimiento y su presencia en nuevos mercados. Las ayudas del Kit Digital representan una oportunidad única para las pymes de digitalizarse sin asumir grandes costes. El contexto actual, donde la digitalización marca la diferencia en la supervivencia y el crecimiento empresarial, hace que este programa sea una herramienta indispensable para aquellos que aún no han dado el salto al mundo digital.

El presidente del Gobierno, Pedro Sánchez, anunció la primera convocatoria del plan Kit Digital el 24 de noviembre de 2021, y los primeros bonos digitales se entregaron a más de 2.000 empresas en abril de 2022. La financiación de las ayudas se efectúa con fondos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España, financiado por el Plan europeo Next Generation EU. Este programa busca incentivar que los autónomos y pequeñas empresas -de hasta 250 empleados- puedan dar el paso a la digitalización y, al mismo tiempo, reinvertir esos fondos en el tejido empresarial, ya que el dinero recibido irá dirigido a pagar a los agentes digitalizadores, pymes del sector tecnológico que prestarán sus servicios.

¿Quiénes pueden ser beneficiarios del Kit Digital y cuáles son los requisitos?

El programa Kit Digital está dirigido a pequeñas empresas, microempresas y autónomos que pertenezcan a cualquier tipo de negocio o sector, siempre y cuando cumplan con una serie de requisitos:

• Ser una empresa de hasta 250 trabajadores, pequeña empresa, microempresa o autónomo.
• Cumplir los límites financieros que definen las categorías de empresa.
• Estar en situación de alta con la antigüedad mínima que se establece en cada convocatoria.
• Estar inscrito en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• No estar considerada una empresa en crisis.
• Estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
• No superar el límite de ayudas de pequeña cuantía (mínimas).
• Cumplir con la Ley General de Subvenciones.

Para la categorización de empresas y de cuantías a recibir se tomará en cuenta el número de empleados detallado en la tabla de Segmentos de empresas beneficiarias, y para los segmentos II y III, se considerará el informe de plantilla media de trabajadores en alta de la Seguridad Social en los últimos 12 meses.

Soluciones Digitales disponibles con el Bono Digital

Las empresas beneficiarias podrán acceder a un catálogo de soluciones digitales que se actualiza y adapta constantemente a las necesidades de su tamaño, incorporando incluso tecnologías de Inteligencia Artificial.

Los servicios disponibles del Programa Kit Digital que pueden prestar los agentes digitalizadores son:

• Sitio Web y Presencia básica en Internet (Creación de una página web: Tener presencia en Internet es esencial).
• Comercio electrónico (Favorecer la creación de webs de compraventa de productos y/o servicios).
• Gestión de redes sociales.
• Gestión de clientes (Ampliar la gestión de los clientes con o sin inteligencia artificial asociada).
• Business Intelligence y analítica (Utilizar la inteligencia empresarial y analítica en los procesos con o sin inteligencia artificial).
• Servicios y herramientas de oficina virtual (Ofertar servicios y herramientas mediante una oficina virtual).
• Gestión de procesos.
• Comunicaciones seguras (Garantizar las comunicaciones seguras).
• Ciberseguridad (Reforzar la ciberseguridad y detectar incidentes en tiempo real).
• Presencia avanzada en Internet.
• Marketplace (Generar una plataforma de Marketplace que agrupe varias tiendas en el mismo sitio web).
• Factura electrónica (Implantar la factura electrónica).
• Puesto de trabajo seguro (Proporcionar puestos de trabajo seguros con el fin de potenciar o mejorar tu productividad).

Es importante señalar que algunas soluciones son incompatibles entre sí y, en el caso de las empresas medianas (entre 50 y 250 empleados), se ofrecen además soluciones específicas con el componente de la Inteligencia Artificial.

Cuantía de las Ayudas del Programa Kit Digital

Con la ayuda del Kit Digital, las empresas podrán contar con un mínimo de 3.000 euros y hasta 29.000 euros para invertir en la digitalización de su negocio, en función del segmento al que pertenezcan.

Importes máximos subvencionables por segmento

Cabe destacar que la cuantía para las empresas del Segmento III, que originalmente era de 2.000 euros, se amplió a 3.000 euros con la modificación de la orden de bases del Programa Kit Digital. Este aumento tiene carácter retroactivo, lo que significa que las empresas que ya hayan solicitado la ayuda e incluso hayan consumido su bono digital de 2.000 euros, pueden solicitar la ampliación de 1.000 euros a partir de junio de 2024. Para ello, deben acceder a su expediente en la sede electrónica de Red.es, seleccionar el botón habilitado y firmar la conformidad; en este caso, la concesión es automática.

Tanto si la entidad solicita el bono por primera vez como si ya es beneficiaria y quiere solicitar los 1.000 euros adicionales, el plazo de consumo del bono será de seis meses desde su concesión. La ayuda es a fondo perdido.

Proceso de Solicitud del Kit Digital

El proceso de solicitud para las ayudas del Kit Digital es sencillo y se realiza de manera online a través de la página web del programa. A continuación, se detallan los pasos:

1. Regístrate en la plataforma Acelera pyme: Completa el formulario con tus datos básicos y realiza el test de diagnóstico digital para comprobar el nivel de madurez digital de tu empresa. Este cuestionario de 13 preguntas es obligatorio y te tomará solo unos diez minutos.
2. Consulta soluciones y agentes digitalizadores: Explora el catálogo de soluciones de digitalización disponibles que mejor se adapten a las necesidades de tu negocio y el catálogo de agentes digitalizadores que ofrecen esos servicios.
3. Presenta la solicitud de ayuda: Accede a la sede electrónica de Red.es (sede.red.gob.es) y presenta tu solicitud si cumples los requisitos. Red.es, entidad encargada de gestionar el programa, comunicará en poco tiempo la concesión y cuantía del bono.
4. Elige un agente digitalizador: Una vez concedido el bono, selecciona un agente digitalizador autorizado del catálogo y firma un acuerdo con él para que gestione la implementación de las soluciones digitales que hayas elegido.

Bajo el lema "cero papeles", Red.es ha diseñado un sistema de tramitación automatizado que utiliza herramientas de robotización e inteligencia artificial. Este sistema reduce la carga burocrática, disminuye el número de documentos a presentar y acorta los plazos de concesión. Una vez aprobado el cheque, el autónomo podrá invertir su dinero accediendo al catálogo de agentes digitalizadores. El agente digitalizador se pondrá en contacto con el beneficiario para negociar, firmar y formalizar el Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización. Tras la formalización, comienza la primera fase del servicio. Una vez finalizada, el agente digitalizador emitirá una factura en la que el autónomo solo tendrá que pagar el IVA, que no está incluido en la ayuda pero es deducible en su declaración trimestral. Después del pago del IVA, el Agente Digitalizador prestará la segunda fase de implantación del servicio, que deberá estar finalizada un año después del inicio de la implementación. Las ayudas son cobradas directamente por el agente digitalizador, quien recibe el 70% una vez justificado durante los 3 primeros meses y el 30% restante al final de los siguientes 9 meses.

Factura Electrónica y Obligatoriedad Futura

La Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de empresas, estableció la obligación para todas las empresas y autónomos de expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros negocios. Aunque la ley entró en vigor el 28 de septiembre de 2022, la obligatoriedad de la factura electrónica se implementará en dos plazos distintos, que comenzarán a contar desde la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación, cuya aprobación se espera para finales de 2025.

• Empresas con más de ocho millones de euros de facturación anual: Deberán empezar a emitir factura electrónica un año después de la aprobación del reglamento, es decir, a partir de finales de 2026.
• Resto de autónomos y empresas (facturación inferior a ocho millones de euros anuales): Deberán implementar la factura electrónica dos años después de la aprobación del reglamento, es decir, a partir de finales de 2027.

Aunque los autónomos tendrán un plazo especial de un año más (tres años después de la aprobación del reglamento) para comunicar el estado de las facturas que reciban a sus proveedores, la obligación de emitir facturas electrónicas les aplicará al mismo tiempo que al resto de pymes con facturación inferior a ocho millones de euros, a partir de finales de 2027.

Para adaptarse a esta futura normativa, será necesario contar con un software de facturación. La buena noticia es que el programa Kit Digital cubre inversiones en herramientas como la factura electrónica, permitiendo a los autónomos y pymes anticiparse a esta obligación sin incurrir en grandes costes.

Convocatorias Activas y Plazos

Actualmente, cinco convocatorias del programa Kit Digital están activas en paralelo. No obstante, es importante conocer los plazos específicos, ya que algunas líneas ya han cerrado o están próximas a hacerlo:

• Autónomos y microempresas con menos de tres empleados (Segmento III): La convocatoria durará hasta el próximo 31 de octubre de 2025 a las 11:00. Las empresas de este segmento pueden solicitar la ampliación de 1.000 euros a partir de las 11:00 del 14 de junio de 2024.
• Sociedades civiles, cooperativas o explotaciones agrarias: La convocatoria para estas entidades también permanecerá abierta hasta el próximo 31 de octubre de 2025 a las 11:00.
• Empresas con entre cincuenta y menos de 250 empleados (Segmentos IV y V): La convocatoria para estas medianas empresas durará hasta el 30 de junio de 2025.

Es importante destacar que las convocatorias para los Segmentos I (entre 10 y 49 empleados) y II (entre 3 y 9 empleados) cerraron el pasado 31 de diciembre de 2024. Si bien no todos los autónomos y empresas pueden ya solicitar el Kit Digital, aquellos que aún tienen convocatorias disponibles deben aprovechar esta oportunidad para digitalizar sus negocios y mejorar su competitividad.