Guía Completa sobre el Registro Horario para Autónomos en España: Normativa y Soluciones

La entrada en vigor de la normativa sobre el registro horario en las empresas el 12 de mayo de 2019 ha sembrado confusión y dudas entre los profesionales. Aunque la norma se había aprobado dos meses antes de su puesta en marcha, la información al respecto era demasiado vaga. El Ministerio de Trabajo tampoco ayudó a esclarecer el asunto, y cuando lo hizo, publicó una guía un día después de la entrada en vigor. Esta normativa, pensada para combatir el fraude en horas extraordinarias y garantizar el cumplimiento de los derechos laborales, ha generado cierta incertidumbre entre los autónomos, especialmente entre aquellos que trabajan desde casa o de forma remota.

En este artículo, aclararemos todas estas dudas, informando sobre el control horario para autónomos, a qué trabajadores por cuenta ajena afecta, qué requisitos tienen que cumplir y qué soluciones existen para cumplir la normativa. Veremos cómo afecta a los trabajadores por cuenta propia la nueva normativa de control horario para autónomos, cuándo están obligados a cumplirla y qué aplicaciones de fichaje son las más recomendadas.

¿Es obligatorio el control horario para autónomos?

Si buscas una respuesta corta seremos breves: los autónomos no están obligados a registrar su propia jornada laboral; pero tras esta negativa existen muchas incógnitas que deben resolverse. No todos los perfiles están en la misma situación.

Autónomos sin empleados

No existe obligación legal de registro para autónomos sin empleados. El artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores (ET) excluye de su ámbito de aplicación a quienes realicen trabajos por cuenta propia. Al no existir una relación de dependencia ni ajenidad, el autónomo no puede ser «empleado de sí mismo», por lo que no es sujeto del control de jornada previsto en el Art. 34.9 ET. La cosa tiene su lógica: ya que no están sujetos a ningún horario laboral, no tiene ningún sentido imponerles ningún registro horario.

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, solo es aplicable a las relaciones laborales por cuenta ajena reguladas por el Estatuto de los Trabajadores. Los autónomos no deberán llevar un registro de las horas que trabajan.

Autónomos con empleados

Sí, los autónomos que tengan al menos un trabajador contratado, están obligados a llevar un control de su jornada laboral. Como el Ministerio explica en la guía, el registro horario afecta a la "totalidad de los trabajadores", con independencia de su categoría o grupo profesional. ¿Incluye esa "totalidad" de trabajadores a los autónomos? Los autónomos son trabajadores por cuenta propia, sin embargo, cuando el Ministerio habla de "totalidad de trabajadores" se refiere, para entendernos, a los trabajadores por cuenta ajena. En otras palabras, ningún autónomo tiene la obligación de llevar un registro horario de su actividad laboral diaria.

No hace falta ser muy avispado para sospechar o suponer que, en efecto, la normativa afecta de algún modo a los autónomos. ¿Pues no contratan estos también a trabajadores por cuenta ajena? Pues bien, así ya queda la pregunta respondida: en efecto, el registro horario afecta a aquellos autónomos que tienen empleados a su cargo, en el sentido de que deben llevar el registro horario de estos empleados.

Son sus empleados los que deben fichar, pero el autónomo es el encargado de proporcionar el sistema, garantizar que el registro se realice correctamente o atender los requerimientos de Inspección de Trabajo. La regulación del registro horario digital propuesta por el Ministerio de Trabajo establece que todos los autónomos con trabajadores a su cargo tienen la obligación de establecer un sistema de fichaje válido para sus empleados. Por tanto, la obligación aplica para el personal contratado por el autónomo cuando el autónomo ejerce como empleador.

En 2023, y según los datos del Ministerio de Trabajo del Gobierno de España, el 20,8 % de las personas trabajadoras por cuenta propia tenían asalariados a su cargo. En estos casos, el autónomo asume el papel de empleador y, por lo tanto, está obligado a cumplir con las normativas de registro horario para sus empleados.

Autónomos societarios

Los autónomos societarios solo están obligados al registro horario si la sociedad tiene empleados. La obligación se divide: como persona física (administrador), el artículo 1.3.c del ET excluye a quienes ejercen funciones de dirección y gerencia. Sin embargo, en su rol de titular de la sociedad empleadora, debe implantar el registro digital para sus asalariados cumpliendo con el Real Decreto-ley 8/2019, bajo riesgo de que la sociedad sea sancionada.

En cambio, si la sociedad tiene empleados contratados, debe implantar un sistema de registro horario digital para que sus trabajadores puedan fichar.

Autónomos TRADE (Trabajador Autónomo Económicamente Dependiente)

El Trabajador Autónomo Económicamente Dependiente se rige por la Ley 20/2007 (LETA). El artículo 11 de la LETA especifica que el TRADE no puede tener trabajadores a su cargo y debe gestionar su actividad con autonomía. No está sujeto al Art. 34.9 del ET porque su contrato es mercantil, no laboral. Registrar su jornada podría ser usado como indicio de «falso autónomo» al demostrar una subordinación horaria propia de un asalariado.

Los autónomos TRADE o económicamente dependientes son trabajadores por cuenta propia y no asalariados, por tanto, no tienen que fichar su jornada laboral, salvo que así se haya pactado con la empresa.

Autónomos colaboradores

Los autónomos colaboradores no están obligados a registrar su jornada mientras actúen con autonomía real. Al estar excluidos de la relación laboral ordinaria por el artículo 1.3.e del Estatuto de los Trabajadores (trabajos familiares), no se les aplica la normativa de jornada. La ley asume que su vinculación es familiar y de autoempleo, no existiendo un contrato de trabajo que deba ser fiscalizado mediante el registro horario.

No, si realmente es colaborador autónomo y emite sus propias facturas. Sí, si está contratado laboralmente.

Fichaje voluntario y fichaje por exigencia contractual

Algunos autónomos deciden registrar su jornada laboral de forma voluntaria en beneficio de su propia organización. No obstante, llevar un registro voluntario es recomendable como prueba de autonomía. Y también está el caso de los autónomos que prestan servicios a empresas y que pueden tener que fichar si así lo requiere el contrato mercantil firmado con dichas empresas.

Desde enero de 2025, los autónomos que colaboren con empresas o gestionen equipos deberán disponer de un control horario operativo y accesible para eventuales inspecciones. A partir de enero de 2025, los autónomos que colaboren con empresas o gestionen empleados estarán obligados a implementar un control horario obligatorio.

Nuevo Registro Horario Digital Obligatorio para Autónomos (2025/2026)

En 2025, el registro horario digital obligatorio para autónomos será una realidad, y con él llegan nuevas normativas que pueden parecer abrumadoras, especialmente para quienes gestionan pequeños negocios o trabajan de forma independiente. Aunque hasta ahora este tipo de medidas se asociaban principalmente a empresas con empleados, la legislación busca garantizar transparencia y orden incluso en los casos de colaboración por cuenta propia. El Ministerio de Trabajo está tramitando el nuevo Real Decreto sobre registro horario digital, que establecerá nuevas obligaciones para los autónomos, entre ellas, la digitalización total de los sistemas de fichaje.

De momento el anteproyecto ha sido criticado por el Consejo de Estado y tampoco cuenta con el apoyo del Ministerio de Industria o de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Sin embargo, el Ministerio de Trabajo con Yolanda Díaz a la cabeza ya ha señalado que el proyecto sigue adelante y que de ninguna manera piensan cambiar el fondo de la norma. La obligación de las empresas de tener un registro horario digital y, por lo tanto, un registro de jornada está previsto para principios de 2025, pero es muy posible que se necesite un periodo de transición para que las empresas puedan adaptarse poco a poco a las nuevas tecnologías.

Qué implica el registro horario digital obligatorio para autónomos

El registro horario digital obligatorio para autónomos tiene como objetivo principal documentar las horas trabajadas de forma precisa. Esta medida pretende alinear las políticas laborales nacionales con las directrices de la Unión Europea, que promueven condiciones justas y transparentes para todos los trabajadores, incluidos los autónomos. Una de las formas de proteger a este colectivo se basará en el uso de herramientas digitales para registrar sus horas de trabajo. Esto significa que, en caso de que seas autónomo, tendrás que optar por sistemas digitales que permitan recopilar y almacenar las horas, y estar preparado para facilitar estos registros en caso de inspecciones o auditorías.

Pero eso no es todo, también deberás tener en cuenta lo siguiente:

• El registro deberá realizarse en tiempo real: no bastará con anotarlo después.
• La herramienta utilizada debe cumplir con los estándares de seguridad establecidos.
• Deberás conservar los registros durante un periodo específico, aún por determinar en algunos casos.

Requisitos del registro horario para autónomos con empleados bajo la nueva normativa digital

Bajo la nueva normativa digital, el control de horas para autónomos debe cumplir los siguientes requisitos:

• Sistemas de fichaje digitales: Se prohíben los tradicionales fichajes en papel. También se limita el uso de biometría a casos muy excepcionales.
• Garantía de integridad: El sistema debe asegurar que los datos no sean modificables sin que haya un log de los cambios.
• Acceso remoto: Los registros deben estar accesibles de manera telemática y en tiempo real para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
• Conservación: El autónomo debe conservar los registros durante cuatro años, permaneciendo a disposición del trabajador y la administración. La ley exige que las horas trabajadas se registren y conserven de forma permanente durante 4 años.
• Horas extras: Una de las novedades del nuevo registro horario digital es que las horas extras deben ser registradas y además se debe indicar si se han compensado con salario o descansos.

Los asientos en el registro se practicarán de forma personal y directa por parte de las personas trabajadoras, inmediatamente al comenzar y finalizar cada jornada. Las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrán acceder al registro en el centro de trabajo y en cualquier momento de forma inmediata. Además, deberá ser accesible de forma remota por parte de la Inspección y la representación de las personas trabajadoras en la empresa. El texto propuesto para su aprobación detalla que “por lo que se refiere al registro horario, se pretende unificar la regulación en esta materia tanto de trabajo a tiempo completo, parcial, ordinario y extraordinario en un único y nuevo artículo”.

Qué debe incluir el registro horario

La norma no especifica cómo se ha de efectuar dicho registro, si de forma electrónica o en papel. La ley no especifica un método concreto para llevar a cabo el registro horario, permitiendo cierta flexibilidad.

El registro horario para autónomos con empleados debe incluir la siguiente información sobre la jornada laboral de sus trabajadores:

• Nombre de la empresa.
• Nombre del trabajador.
• Hora exacta de inicio y fin de la jornada de cada trabajador.
• Pausas y descansos. El registro horario debe incluir también los descansos diarios y semanales, así como las pausas entre jornadas. La ley de control horario también existe registrar y monitorizar los descansos previstos durante la jornada laboral de manera precisa, asegurando que se cumplan las normativas laborales.
• Número de horas ordinarias al día.
• Número de horas extraordinarias. El registro debe incluir las horas extraordinarias realizadas por los empleados. Horas extras: se deben registrar y justificar si se abonan mediante retribución salarial o si se compensan con descansos. El registro preciso de las horas extras es crucial tanto para el cumplimiento legal como para la gestión eficiente del negocio.
• Resumen mensual del número de horas ordinarias y extraordinarias.
• Desplazamientos: se consideran parte de la jornada de trabajo.

Esta información ha de estar a disposición del empleado y de la inspección de trabajo si así lo requiere. También se debe conservar durante cuatro años. Además, el registro debe ser fiable, no manipulable y conservarse durante al menos cuatro años.

Estos son, a grandes rasgos, los principales puntos que un autónomo con trabajadores a su cargo debe tener en cuenta respecto al registro horario.

Sanciones por incumplimiento del registro horario

Actualmente, el régimen sancionador se rige por la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):

No cumplir con el registro horario de los empleados está tipificado como una infracción laboral grave. El incumplimiento puede suponer multas desde 626 hasta 6.250 euros y, más allá de las sanciones, afecta a la gestión de RRHH. Un autónomo con dos empleados fue sancionado con 3.200 € por usar hojas de cálculo sin firma ni trazabilidad.

Qué soluciones existen para cumplir la normativa de control horario para los autónomos

Actualmente, el registro horario para autónomos debe cumplir lo dispuesto en el Real Decreto-ley 8/2019 que exige a las empresas o empresarios con empleados a su cargo, llevar un control de sus horarios de inicio y fin y las pausas. Aunque se siguen permitiendo formatos físicos (papel) o semiautomáticos (Excel), la jurisprudencia y la Inspección ya exigen que el sistema sea objetivo, fiable y accesible, algo difícil de justificar sin soportes digitales protegidos. Aquí el error habitual es usar sistemas demasiado básicos o gratuitos sin trazabilidad.

Los autónomos que hayan adquirido el estatus de empleador, sin importar el número de empleados contratados, deberán calcular y registrar las horas de trabajo. La recomendación final es clara: implanta un software de control horario pensado para autónomos, que garantice huella de auditoría, conservación de datos y soporte legal.

Sistemas de fichaje válidos

La normativa de control horario para autónomos con empleados establece que deben implantar sistemas de fichaje digitales que permitan el acceso remoto de Inspección de Trabajo, aseguren la trazabilidad de los datos y garanticen su conservación durante 4 años. Quedan prohibidos los fichajes en papel o en Excel, así como el uso de tecnologías biométricas como el reconocimiento facial o la huella dactilar. Esto deja como los principales sistemas de fichaje válidos a los software o programas para ordenador, las aplicaciones móviles y las máquinas o terminales físicos.

Ventajas de usar un software de control horario

Un software de control horario se presenta como la opción más eficiente para el registro horario de autónomos con empleados. Estas son algunas de sus ventajas:

• Almacenamiento seguro y conservación de datos: La ley exige que las horas trabajadas se registren y conserven de forma permanente durante 4 años. Un software de control horario facilita su registro seguro y almacenamiento a lo largo del tiempo, simplificando su gestión y ahorrando tiempo.
• Automatización y reducción de errores: Mientras que otros métodos de registro de jornada para autónomos son más laboriosos y propensos a errores, un software de control horario automatiza gran parte del proceso. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la posibilidad de errores humanos durante el registro.
• Flexibilidad y accesibilidad para los empleados: Por su parte, los empleados pueden registrar su jornada laboral desde cualquier lugar, ya sea a través del ordenador o mediante app móvil. Asimismo, estos pueden acceder fácilmente a sus registros, verificar sus horas trabajadas y solicitar correcciones si es necesario.
• Gestión de descansos y puntualidad: La ley de control horario también existe registrar y monitorizar los descansos previstos durante la jornada laboral de manera precisa, asegurando que se cumplan las normativas laborales. De nuevo, un software de control horario es la mejor manera de registrar y gestionar estos descansos de manera eficiente. Con un programa de control horario no solo es sencillo controlar la puntualidad, sino que también se pueden programar alertas para evitar olvidos de fichaje. De la misma forma, se pueden establecer distintos umbrales de flexibilidad y minutos de cortesía para la llegada y salida de los empleados.
• Control de horas extras y compensación: El registro preciso de las horas extras es crucial tanto para el cumplimiento legal como para la gestión eficiente del negocio. Un software de control horario facilita el seguimiento detallado de estas horas adicionales, permitiendo su cálculo automático y asegurando una compensación justa. Por otro lado, su integración con un sistema de nóminas puede facilitar su contabilidad.
• Variantes de registro horario: El registro horario de autónomos con personal a cargo puede incluir diferentes variantes que influyan en su control y registro. Por ejemplo, se pueden establecer horarios flexibles, de descanso, teletrabajo, turnos rotativos.
• Generación de informes y análisis: Mediante la generación automática de informes que proporcionan este tipo de software, los autónomos pueden calcular fácilmente distintas métricas como el absentismo, la productividad y los costes laborales. Más allá de sanciones económicas, el control horario para autónomos también facilita la gestión de recursos humanos y la planificación del trabajo. Ayuda a optimizar la productividad, asegura el cumplimiento de las horas acordadas y facilita el cálculo de nóminas.

Recomendaciones para autónomos empleadores

Para un autónomo con empleados se recomienda usar una app o un software económico que ofrezca la posibilidad de fichar desde cualquier dispositivo (móvil, tablet, PC). Aquí una app pensada para autónomos y pymes marca la diferencia. El responsable es el autónomo empleador. Es quien debe implantar el sistema, conservar los registros y garantizar su fiabilidad.

En caso de tener un negocio de venta al público, la aplicación se puede integrar en la propia TPV o en una tablet como kiosco de fichaje.

Para autónomos cuyos empleados trabajen en movilidad, en zonas de difícil acceso o en lugares con poca cobertura, es imprescindible que la app incluya funciones de geolocalización y fichaje sin conexión. En sectores como instalaciones o mantenimiento, los fichajes deben incluir geolocalización puntual (no seguimiento continuo). Los autónomos del transporte están sujetos a una normativa específica de tiempos de conducción y descanso (Reglamento UE 1054/2020).

Si tienes un negocio con dos locales, puedes usar un único sistema digital siempre que los fichajes indiquen claramente desde qué centro o ubicación se realiza cada jornada. Puedes otorgar acceso a tu gestoría o asesoría laboral siempre que el sistema cumpla con el RGPD y mantenga la trazabilidad de los registros.

Un autónomo tiene un pequeño negocio que cuenta con 5 empleados. Sólo necesita un plan básico que permite fichar a sus empleados. Debitoor es un programa de facturación pensado para autónomos y pymes. Es sencillo e intuitivo. La mejor opción para aquel que no se quiere complicar la vida.

Tip del experto: Elige una app para fichar en el trabajo que por un precio económico ofrezca las funciones justas y necesarias, garantía de cumplimiento legal y servicio de soporte y asesoramiento desde el primer minuto. Entre las opciones más populares, Kronjop destaca como uno de los mejores software de control horario para autónomos. Ahora la elección es tuya. Valora las necesidades de tu negocio y elige la que mejor se adapte a ellas.

Registro Horario en Otros Países

Más allá de nuestras fronteras, en países como Colombia, México o Argentina, también se han implementado normativas similares para el control horario.

• Argentina: La conocida como “Ley del Presentismo” premia a los empleados que cumplen con su horario laboral, tanto a nivel de absentismo como en puntualidad. Con el objetivo de calcular estos incentivos, las empresas deben llevar un registro detallado de las horas trabajadas por sus empleados.
• Colombia: El Código Sustantivo del Trabajo establece que los empleadores deben llevar un registro del tiempo trabajado por sus empleados, incluyendo horas extras. Sin embargo, al igual que en otros países, esta regulación no se aplica directamente a los trabajadores independientes o autónomos.
• México: La LFT (Ley Federal de Trabajo) obliga a los patrones a registrar las horas de entrada y salida de los empleados. Sin embargo, los autónomos, conocidos como trabajadores sin patrón, no están sujetos a esta obligación mientras no contraten a ningún trabajador.