Automatización Logística Empresarial: Claves, Beneficios y Tipos

En un mercado cada vez más exigente, la optimización de la logística empresarial es fundamental para que las compañías sean más competitivas y presten un mejor servicio. La logística empresarial abarca todas las operaciones que componen la cadena de suministro de una empresa.

La llegada de la Logística 4.0 ha desencadenado un sinfín de cambios, siendo la automatización logística uno de los más fuertes, presentándose como un elemento capaz de optimizar al máximo posible los procesos relacionados con la cadena de suministro.

¿Qué es la Automatización Logística?

La automatización logística se refiere a los recursos tecnológicos y procesos que, en conjunto, crean uno o más sistemas capaces de realizar tareas concernientes al Departamento de Logística. Es el uso de tecnologías y herramientas para mejorar y optimizar el flujo de información, los procesos de trabajo y las operaciones logísticas.

Existen muchos términos superpuestos para los enfoques de la automatización de procesos de negocio. La automatización empresarial se refiere al proceso de utilizar tecnología o software para automatizar los procesos empresariales.

A diferencia de otras tecnologías de software, la facilidad de uso para la automatización empresarial significa mucho más que tener una interfaz intuitiva. Habilitar la automatización con el fin de llegar a todos los rincones de las operaciones significa que las herramientas de automatización deben ser accesibles para los usuarios de negocio sin habilidades técnicas avanzadas ni capacitación en el modelado de IA, al mismo tiempo que apoyan y aceleran el trabajo de los desarrolladores expertos en automatización.

Evolución de la Automatización Empresarial

La automatización empresarial comenzó formalmente con la llegada de los sistemas empresariales, como el software de planificación de recursos empresariales (ERP), para alinear y gestionar las operaciones comerciales globales mediante la integración de diversas funciones como finanzas, RR. HH. y administración de la cadena de suministro en un único sistema unificado.

Los sistemas empresariales proporcionaron amplios beneficios comerciales, incluida una mayor precisión de los datos, la reducción de los silos operativos y flujos de trabajo más optimizados. Mediante el uso de sistemas empresariales integrados, las organizaciones vieron el potencial de una transformación más profunda de los procesos para agilizar aún más las operaciones y crear un cambio radical en la eficiencia.

La gestión de procesos empresariales (BPM) surgió para abordar la necesidad de la transformación de procesos. Las herramientas de BPM les proporcionaron a las organizaciones capacidades para modelar y optimizar procesos más allá del alcance de los sistemas empresariales como la planificación de recursos empresariales (ERP). Las herramientas de BPM ofrecieron un enfoque más detallado para mejorar los procesos, centrándose en la eficiencia y la agilidad. Pero aun cuando la BPM evolucionó para abarcar capacidades más avanzadas, como la supervisión y el análisis de procesos, la automatización de procesos se mantuvo como una tarea lenta y que requería mucho esfuerzo de TI.

El salto crítico hacia herramientas de automatización accesibles llegó en la década de 2010 con el desarrollo de la automatización robótica de procesos (RPA). La RPA introdujo el concepto de software de automatización intuitivo para configurar de manera rápida y fácil los programas que imitan actividades digitales humanas y realizan tareas repetitivas basadas en reglas.

Esta tecnología de automatización empresarial permitió grandes mejoras en la eficiencia operativa y ahorros de costos inmediatos al eliminar errores en la ejecución de procesos. La automatización empresarial alcanzó una nueva frontera con la integración de tecnologías de inteligencia artificial (IA), incluida la IA generativa. La automatización inteligente aprovecha la IA no solo para ejecutar tareas cognitivas, sino también para procesar documentos y datos complejos, aprender y mejorar a partir de la experiencia, y permitir que el desarrollo de la automatización sea mucho más rápido.

Beneficios de la Automatización Logística

La automatización logística trae consigo varios beneficios que se convierten en un gran aporte para aumentar la eficiencia y seguridad de la cadena de suministro. La automatización ofrece beneficios inmediatos a los empleados al eliminar las tareas manuales y repetitivas. Esto les permite tener más tiempo para concentrarse en actividades estratégicas y de alto valor. Esto no solo aumenta la productividad, sino que también brinda a los empleados la oportunidad de utilizar las habilidades de resolución de problemas, la creatividad y el pensamiento crítico.

Desde el punto de vista de la eficiencia, la automatización de procesos logísticos presenta una serie de beneficios:

• Disminución de costes: Reduce los costes derivados de una gestión manual de los artículos almacenados, así como los derivados de los errores a la hora de preparar los pedidos.
• Evita errores: Una solución tecnológica que automatice los procesos garantiza la erradicación de errores comunes a causa del factor humano en la ubicación, el transporte y el almacenaje de las existencias.
• Mayor rendimiento y visibilidad: Aumenta el rendimiento en los procesos de recepción, almacenaje y expedición de artículos y ofrece visibilidad completa en tiempo real, lo que ayuda a verificar que todo esté bajo control.
• Mejora la coordinación y la planificación: Optimiza las actividades, logrando una mayor flexibilidad.
• Aumenta la flexibilidad y la capacidad de respuesta: Permite adaptarse mejor a los cambios.
• Favorece la trazabilidad de los envíos: Proporciona un seguimiento más preciso de los productos.
• Mejora la satisfacción del cliente: Servicios más rápidos y efectivos, como la logística de última milla con datos en tiempo real.
• Incrementa la seguridad: Garantiza la seguridad de los operarios al asignar tareas repetitivas, pesadas y peligrosas a las máquinas.

En definitiva, todos estos beneficios se traducen en una mayor eficiencia, productividad en la gestión de los procesos logísticos y mejoran su competitividad en el mercado.

Ejemplos de Aplicación de la Automatización

• Mejoras en la experiencia del paciente: Automatiza los procesos centrados en el paciente, como la admisión previa, el registro y la programación, para simplificar los registros y reducir los tiempos de espera.
• Gestión de riesgos y análisis de datos: Aplica la automatización en auditorías, alertas de atención preventiva y detección de fraude para ayudar a mitigar los riesgos.
• Eficiencia operativa y cumplimiento: Mejora la planificación de la demanda, la previsión de ventas y la administración de la cadena de suministro.
• Innovación y comprensión de datos: Impulsa la innovación mediante la automatización de procesos de desarrollo de productos, como la gestión de la lista de materiales (BOM) y las simulaciones de pruebas de productos.
• Eventos adversos y quejas: Aplica la automatización empresarial para acelerar la recepción y clasificación de quejas, extraer información de múltiples fuentes, sistemas y tipos de documentos, completar formularios y enviar comunicaciones de seguimiento.

Tipos de Automatización en Logística

Existen diversos grados de automatización en logística. Un proceso de automatización de un almacén implica cambios muy importantes, tanto en los métodos de trabajo, como en infraestructuras y medios técnicos utilizados.

Los principales tipos de automatización de procesos logísticos incluyen:

1. Automatización del flujo logístico: Utiliza sistemas automatizados para el manejo y el seguimiento de las mercancías a lo largo de todo su trayecto, desde el momento en que son recibidas hasta que son entregadas al cliente final. Permite un seguimiento más preciso y eficiente de las mercancías y ayuda a reducir los costes logísticos.
2. Automatización de la preparación de pedidos (picking): Un proceso clave en la cadena de suministro que se basa en la utilización de sistemas informáticos avanzados para optimizar la planificación, coordinación y monitorización de las tareas de preparación de pedidos en tiempo real. Un ejemplo es el sistema “Goods to Person”, donde la mercancía llega directamente al operario a través de un sistema automatizado, eliminando la necesidad de que el operario se mueva de su puesto. El Autostore, una estructura de aluminio con robots que se desplazan por la parte superior para recoger y entregar mercancías, es otro sistema eficiente.
3. Automatización de la expedición de pedidos: Proceso que se realiza de forma mecánica o electrónica, sin la intervención humana, permitiendo que las tareas se realicen de forma más rápida y eficiente, además de reducir los errores.

En los modelos más avanzados, los trabajos de almacén son realizados por equipos y robots previamente programados y dirigidos por un software. Las soluciones logísticas de integración permiten lograr una cadena de suministro eficaz y flexible, donde todo está integrado: desde los recursos a las mercancías, pasando por los distintos empleados y departamentos, sistemas de información, operarios y departamentos.

Tecnologías y Soluciones de Automatización

Algunos ejemplos de tecnologías que se utilizan para la automatización de los procesos logísticos incluyen el software de gestión de la cadena de suministros, el sistema de seguimiento de paquetes, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.

Las soluciones de automatización logística más utilizadas en la actualidad son:

• Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS o SGA): Permiten controlar y optimizar las operaciones de un almacén, haciendo un seguimiento del estado del stock en tiempo real.
• Sistemas de Transporte (TMS): Gestionan y optimizan las operaciones de transporte.
• Sistemas de Planificación de Rutas (RMS): Optimizan las rutas de distribución para que se efectúen en el menor tiempo posible.
• Automatización Robótica de Procesos (RPA): Tecnología de software que imita las acciones humanas para completar tareas repetitivas.
• Vehículos de Guiado Automático (AGV): Carretillas diseñadas para mover mercancías de un lugar a otro sin operadores. Pueden utilizarse para la gestión automatizada del almacenamiento, tanto en zonas de producción como de expedición.
• Inteligencia Artificial (IA) y Aprendizaje Automático (ML): Tecnologías que imitan los procesos de pensamiento y la toma de decisiones humanos al automatizar tareas y procesos complejos, mejorando la toma de decisiones y la adaptabilidad.
• Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP): Soluciones que aprovechan la IA para una extracción de datos precisa de documentos, integrándose con flujos de trabajo automatizados.

Las soluciones de automatización empresarial preparadas para el futuro ya superan estas diferencias al aprovechar la IA generativa para impulsar el descubrimiento de procesos y el desarrollo de automatizaciones siguiendo indicaciones en lenguaje natural, lo cual acelera y simplifica el trayecto desde la idea hasta la automatización.

La automatización de la cadena de suministro se produce cuando una empresa utiliza tecnología de automatización, como la inteligencia artificial (IA), el machine learning y la automatización de procesos digitales para realizar tareas de la cadena de suministro con una intervención humana limitada.

Las herramientas de automatización permiten gestionar el inventario mediante un sistema automatizado, que puede ser mucho más eficaz que un sistema heredado. El software de la cadena de suministro puede mejorar la eficiencia administrativa al automatizar la entrada de datos y minimizar el riesgo de errores humanos y los costes operativos.

Las herramientas de automatización pueden extraer datos de los pedidos sin tener que introducirlos manualmente e introducirlos directamente en los sistemas a los que pertenecen.

Almacenes Automatizados

Un almacén automatizado implica cambios muy importantes tanto en los métodos de trabajo como en las infraestructuras y medios técnicos utilizados.

Implementación de la Automatización Logística

Implementar un sistema automatizado puede resultar un reto. Sin embargo, las dificultades y los retos asociados a la automatización pueden superarse con una óptima planificación de todo el proceso y la suficiente implicación de toda la plantilla.

Cómo empezar su trayecto en la automatización empresarial

Si bien no hay una forma incorrecta de comenzar, es un error pensar que los procesos simples y sin importancia deben automatizarse primero. Por el contrario, es clave automatizar primero los procesos de alto valor, incluso los complejos, para generar una comprensión clara de lo que implicará la automatización en la organización, así como para obtener un ROI tangible en los proyectos de automatización iniciales, lo que impulsará la expansión del programa.

Considere procesos que requieren velocidad y consistencia, en los que los errores conllevan costos elevados. Preparar la organización y determinar los procesos que se automatizarán implica debates internos y externos, explorar las mejores prácticas y herramientas de la industria, y visualizar la transición general hacia operaciones digitales automatizadas.

Al mismo tiempo, desarrolle la preparación interna estableciendo un centro de excelencia (CoE) de automatización con una estructura de gobernanza clara y aprovechando la oportunidad de aprender de las implementaciones de automatización empresarial en su industria.

Desarrolle las primeras automatizaciones de procesos trabajando paso a paso en cada fase, desde Process Discovery y las asignaciones, hasta el diseño del flujo de trabajo, las pruebas y la implementación. El objetivo de estas automatizaciones iniciales es desarrollar minuciosamente el entorno único de su empresa para validar las suposiciones y los modelos de implementación, así como medir el impacto de la automatización en relación con sus métricas de éxito y planes de gestión del cambio.

En realidad, la automatización es un recorrido, no un destino. Planifique mejorar, expandir, evaluar y experimentar continuamente en todas las iniciativas de automatización para garantizar el éxito a largo plazo de su estrategia de automatización empresarial.

Fomente la adopción de las automatizaciones en la fuerza de trabajo al capacitar a los empleados para que participen, ya sea presentando ideas de automatización o creando automatizaciones por su cuenta como citizen developers. Mantenga abiertos los canales de comunicación al compartir y comunicar historias de éxito de automatización interna, además de escuchar las necesidades y los comentarios de los empleados.

Para ello, es necesario seguir una serie de pasos:

1. Determinar los objetivos y requisitos del sistema: Identificar los procesos que se quieren automatizar, analizando cada paso y determinando qué tareas pueden ser realizadas por una máquina o un software.
2. Seleccionar la tecnología adecuada: Elegir una solución de automatización que no solo satisfaga los requisitos comerciales actuales, sino que también sea lo suficientemente escalable y flexible para adaptarse a las necesidades empresariales futuras. La solución debería conectarse sin problemas a cualquier aplicación comercial que utilice, con conectores nativos y paquetes prediseñados para arrastrar y soltar en los flujos de trabajo de automatización.
3. Implementar el sistema: Considerar el coste de la tecnología, la capacitación necesaria para que el personal aprenda a usarla y el tiempo necesario para que el sistema esté en funcionamiento.
4. Realizar pruebas: Asegurarse de que el sistema funciona correctamente.
5. Capacitar al personal: Los trabajadores deben aprender a usar o configurar las nuevas tecnologías. Junto con la capacitación detallada en automatización y orientación dirigida por expertos, busque herramientas que capaciten a los empleados no técnicos, conocidos como citizen developers, para contribuir de manera segura y efectiva con los esfuerzos de la automatización empresarial de una organización.
6. Poner el sistema en funcionamiento: Lograr una automatización empresarial exitosa con el desarrollo e integración ágiles y flexibles de automatizaciones, aprovechando el sistema de automatización de procesos con agentes.

Es importante considerar si el sistema será compatible con los existentes y si se necesitará algún tipo de adaptación. La solución debería conectarse sin problemas a cualquier aplicación comercial que utilice, con conectores nativos y paquetes prediseñados para arrastrar y soltar en los flujos de trabajo de automatización. Las API también pueden estar disponibles como componentes básicos de la automatización sin código.

Las capacidades de análisis de calidad de código integradas pueden identificar de manera automática los errores, los cuellos de botella y las infracciones de las prácticas recomendadas. Las soluciones efectivas ofrecen gobernanza y barreras de seguridad para garantizar automatizaciones seguras y de alta calidad con las revisiones necesarias antes de su implementación.

Seguridad y Cumplimiento

Debido a que la automatización de procesos de negocio involucra sistemas operativos centrales y datos potencialmente confidenciales, la seguridad y el cumplimiento son aspectos críticos que deben evaluarse antes de elegir una solución de automatización empresarial. Busque prácticas sólidas de privacidad de datos y la encriptación de datos segura (es decir, encriptación AES-256, certificado FIPS-140).

Considere la autenticación y autorización. ¿Cómo se gestiona el acceso y se almacenan las credenciales? Busque la administración de identidad y acceso (IAM). Haga una lista de verificación de los estándares de cumplimiento de la industria, como GDPR, ISO 22301, ISO 27001, SOC 1 Tipo 2, SOC 2 Tipo 2 y HITRUST. Priorice las soluciones con una resistente protección de datos y compatibilidad con el cumplimiento normativo.

Retorno de la Inversión (ROI)

El ROI es una medida de rendimiento que calcula la relación entre los beneficios anuales y el coste de la inversión. En promedio, se espera que el ROI de un sistema de automatización logística se produzca en un plazo de 3 a 5 años, aunque este dato puede variar en función del proyecto. Su Centro de Excelencia (CoE) de Automatización puede determinar el impulso y el éxito del programa de automatización.

Al seleccionar una solución, priorice aquellas que ofrecen capacitación y orientación profesional, junto con herramientas de administración del CoE diseñadas específicamente. Las herramientas del CoE deben ofrecer visibilidad y control a nivel de programa. Y deben incluir el seguimiento integrado de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y el retorno de la inversión (ROI) para medir el tiempo ahorrado, la eficiencia de costos, la agilidad operativa y el impacto financiero.