Guía Definitiva para Elegir tu Espacio de Coworking Ideal

La tendencia del coworking, así como su espíritu de trabajo, continúa su avance y éxito imparable a nivel mundial. Hoy en día existe una selección más amplia que nunca de ambientes de coworking creativos y excitantes entre los que elegir. Las oleadas de espacios de coworking continuaron en 2018 con sus espléndidos resultados, incluso en nuevos emplazamientos. La gran habilidad de los espacios de coworking es conseguir que la gente se encuentre y trabaje junta de una forma distinta. Este fenómeno ocurre en todos los sectores y ámbitos profesionales, sin importar el tamaño o la ubicación de las empresas.

Elegir el espacio de coworking adecuado es muy importante para la productividad, la comodidad y una experiencia laboral positiva. Tanto si eres freelance como si trabajas en remoto o formas parte de un equipo pequeño, el espacio que selecciones tendrá un impacto significativo en tu rutina diaria y en tu satisfacción general. Para tomar la mejor decisión, es importante tener en cuenta varios factores y prepararte a fondo.

Hay varios aspectos que debes tener en cuenta a la hora de elegir en qué coworking vas a confiar. Y te preguntarás, ¿qué más da si todos me ofrecen los mismos servicios? Imagínate escoger al azar en qué empresa vas a trabajar o a qué colegio apuntarías a tus hijos. ¿No sería un poco arriesgado? Así que, vamos a intentar ayudarte guiándote un poco. Es una decisión muy personal, pero estos son algunos de los aspectos que debes de tener en cuenta al buscar un coworking, sobre todo teniendo en cuenta los servicios de un coworking. Todos somos diferentes y lo que necesites de un espacio de coworking dependerá de tu trabajo, tu estilo, tus preferencias estéticas y tu disposición social.

Beneficios Clave de un Espacio de Coworking

Para empresas start-up y emprendedores, los retos más importantes suelen ser la correcta gestión de su tiempo, así como mantener la motivación y los niveles adecuados de productividad durante toda la semana de trabajo. Los espacios y entornos compartidos de trabajo permiten reunir a personas con diferentes trayectorias profesionales, ideas y puntos de vista.

• La principal ventaja de apostar por el coworking es la posibilidad de alquilar a corto plazo. A diferencia de los alquileres tradicionales de oficinas, puedes comprometerte durante solo uno o dos meses en muchos de los casos.
• Podrás gozar de completa flexibilidad, cambiando de espacio cuando lo necesites, sea para una reunión, para trabajar aislado o para un proyecto con más profesionales.
• La principal ventaja es poder sacar provecho de la interacción con otros profesionales y un networking diario valiosísimo.

Aspectos Esenciales al Buscar un Coworking

1. Ubicación Estratégica

La ubicación de tu futuro espacio de trabajo es uno de los aspectos más importantes y podría ser un factor decisivo. Idealmente, debería estar cerca de tu casa o de otros lugares clave, con fácil acceso al transporte público y aparcamiento.

• Lo ideal es que esté situado en un barrio tranquilo y alejado del bullicio y, al mismo tiempo, se encuentre cerca del centro de la ciudad y cuente con buenas conexiones en transporte público.
• Tu futura oficina de coworking debería estar a unos pasos de tu domicilio, de la ubicación de tus clientes, tus compañeros de trabajo, tus colaboradores, etc.
• Además, si está cerca de tu casa o de algún sitio de interés al que suelas ir, mejor que mejor. Una oficina céntrica y bien comunicada es la clave.
• Vale la pena considerar la proximidad del espacio de coworking a servicios esenciales como cafeterías, restaurantes, tiendas, oficina de correos, farmacia y bancos.
• Estar cerca de las tiendas puede hacer que las tareas cotidianas sean fácilmente realizables durante las pausas para el café, el almuerzo o después del trabajo.
• ¿Es un entorno profesional para que los clientes te visiten? ¿Es accesible en transporte público? ¿Hay lugares para que los clientes estacionen? Si un espacio de coworking cumple todos estos requisitos, entonces está idealmente situado para tu comodidad.

2. Tipo de Espacio y Flexibilidad

Los espacios de coworking vienen en una amplia gama de formas y tamaños, desde espacios orientados a la comunidad de pequeñas ciudades hasta otros grandes que atienden a corporaciones y nuevas empresas que abarcan varios pisos en edificios de oficinas.

• Intenta imaginar cómo debería ser tu futuro lugar de trabajo. ¿Necesitarías una oficina a la que ir todos los días o tal vez un lugar donde pueda organizar reuniones de negocios? ¿O simplemente está buscando un poco de espacio más allá de la oficina en casa y una sala de trabajo para trabajar de vez en cuando?
• Los espacios más grandes suelen ofrecer una variedad de opciones que incluyen oficinas privadas, suites para albergar equipos grandes, salas de reuniones formales y espacios informales para grupos. Los espacios más pequeños también pueden tener salas de reuniones y espacios para grupos pequeños.
• Al elegir una ubicación de coworking, asegúrate de que haya suficientes opciones de reunión para la cantidad de miembros que seáis.
• Puedes cambiar de espacio cuando lo necesites, sea para una reunión, para trabajar aislado o para un proyecto con más profesionales.
• Si cuentas con aspiraciones de crecer, desarrollar y expandir tu negocio, ya deberías plantearte la posibilidad de contar con espacios de trabajo más amplios. En unos pocos meses, es posible que necesites más terminales de trabajo, incluso un espacio independiente de oficinas.
• Algunos espacios ofrecen acceso durante las 24 horas de los 7 días de la semana, lo cual es una gran ventaja si tu horario de trabajo es flexible o si necesitas trabajar fuera del horario comercial habitual.
• Ten presente que lo más importante es elegir un espacio coworking que te ofrezca un servicio personalizado.
• Si trabajas en una empresa privada donde prima la confidencialidad, quizás el coworking no sea la mejor opción para ti. Si eres autónomo, teletrabajas o viajas constantemente, este modelo de oficina es perfecto.

3. Servicios e Instalaciones

Los servicios y comodidades del espacio pueden mejorar enormemente tu experiencia laboral. Comprueba que todos los dispositivos y herramientas informáticas y de otro tipo se corresponden con tus necesidades.

• En la era digital, el suministro eléctrico y la conectividad son de suma importancia. Todos los espacios coworking deberían disponer de una conexión a internet rápida, estable y segura, no cabe duda de que es algo fundamental. Durante tu visita, prueba la conexión para asegurarte de que cumple con tus requisitos.
• Busca lugares que ofrezcan internet de alta velocidad, lugares de trabajo cómodos, salas de reuniones, servicios de impresión y fotocopiado, y una zona de cocina.
• Las instalaciones pueden incluir conserjería comercial, servicios de dirección comercial y gestión de correo, cabinas telefónicas, escritorios para sentarse / estar de pie, líneas telefónicas dedicadas, copias de seguridad programadas del disco duro, y servicios de impresión, copia y escaneo.
• Otras comodidades valoradas son el estacionamiento, casilleros de almacenamiento, almacenamiento de bicicletas y fin de instalaciones de viaje (duchas y toallas).
• Muchos espacios ofrecen bebidas y refrigerios de cortesía, y algunos pueden incluso tener cafeterías internas y estudios de grabación de podcasts.
• Una cosa que es imprescindible es probar las sillas de oficina. Estarás sentado en ellas durante horas todos los días y es absolutamente necesario que sean cómodas y ergonómicas. Además, las sillas y los escritorios tienen que ser ergonómicos.
• Si necesitas descansar, tienes zonas adaptadas para ello, además de una cafetería donde relajarte y desconectar un rato. Si eres de los que necesitan hacer deporte en sus descansos, deberás buscar un coworking que goce de una sala de fitness totalmente equipada. ¿Qué tal si buscas uno con gimnasio o pista de pádel?
• Es importante destacar que debes elegir un espacio que tenga lo que necesitas, pero no más; de lo contrario, pagarás las instalaciones que no necesitas dentro de las tarifas de membresía.

4. Ambiente y Diseño Interior

El diseño de espacios de interiores suele ser una característica destacable de un entorno de coworking. Al hacer un recorrido, tendrás una idea del ambiente, ya que cada espacio de coworking tiene uno propio.

• ¿Es vibrante? ¿Creativo? ¿Hogareño? ¿Tranquilo? Lo más importante, ¿te conviene? ¿Te inspirarás para trabajar en el espacio?
• ¿Crees que tu trabajo puede prosperar mejor o te sientes más inspirado en ambientes coloridos con diferentes disposiciones de espacio y mobiliario, o bien sigues prefiriendo las oficinas tradicionales?
• Observa el entorno y el ambiente que hay en cada espacio. Piensa si te resulta acogedor, si es demasiado ruidoso o demasiado tranquilo, y si la distribución del lugar favorece la productividad.
• Debes fijarte en la decoración, la iluminación y el mobiliario. Pregúntate si podrías pasar tiempo en las instalaciones cómodamente.

5. Comunidad y Networking

La dimensión social es una de las principales razones por las que se busca un ambiente de coworking. Sin embargo, esta esfera social, la búsqueda de inspiración y la diversión son cosas distintas. Uno de los mayores atractivos de los espacios de coworking es la posibilidad de conectar con profesionales afines.

• Además de contar con un networking diario valiosísimo con otros profesionales, no deberías pasar por alto todos aquellos eventos que los arrendadores suelen organizar en este tipo de espacios colaborativos de trabajo.
• Los espacios de coworking tienen tanto que ver con la comunidad como con el espacio físico. De hecho, muchos dirían que la comunidad es mucho más importante.
• Al elegir una comunidad de coworking, es importante hacer un recorrido y conocer al administrador, ya que es la persona que se ocupa del funcionamiento diario del espacio y marca la pauta de cómo las personas interactúan entre sí.
• ¿Te presentan a algunos miembros en tu inspección del espacio? ¿Son amistosos? ¿Te imaginas trabajando junto a ellos?
• Es importante destacar si la comunidad es amplia o si se dirige predominantemente a un nicho. ¿Se beneficiará tu empresa de conectar con la variedad y el tipo de empresas que utilizan el espacio?
• ¿Te sentirás cómodo personalmente dentro de esta comunidad? Es importante para ti que la respuesta sea «sí».
• Algunos espacios de coworking son más sociales que otros y organizan eventos de networking regulares para que los miembros se conecten, como ofrecer bebidas todos los viernes por la noche.

6. Presupuesto y Condiciones de Membresía

Definir cuánto estás dispuesto a invertir en un espacio de coworking es crucial. Ten en cuenta los costes asociados a suscripciones o alquileres, así como posibles tarifas adicionales por servicios.

• En el caso de las start-ups o los emprendedores, el pago de un alquiler mensual de una oficina puede ser un factor determinante en el presupuesto con el que cuentan. Los precios de los espacios de coworking en las ciudades europeas rondan entre 300 y 500 euros al mes.
• De todos modos, suele ser posible obtener un pase de un día o dos (a partir de unos 15 euros) que ofrezca a tu empresa el acceso a un ambiente de coworking emocionante para probarlo.
• Al contratar un espacio de coworking, el precio no lo es todo; la calidad y el servicio personalizado también son importantes.
• La mayoría de los espacios de coworking tienen una variedad de paquetes de membresía para adaptarse a empresas y personas. Las opciones más comunes son a tiempo completo con un escritorio exclusivo o una oficina privada, y a tiempo parcial con acceso a un área de hotdesk.
• Algunos paquetes de membresía son todo incluido, mientras que otros son de inicio con extras opcionales. Las membresías suelen ser mensuales sin un período de permanencia a largo plazo.
• Algunos espacios de coworking ofrecerán tarifas de pago por uso y sin cita, además de planes de membresía mensuales, lo cual es una excelente manera de probar el coworking antes de comprometerte con un registro mensual.
• Asegúrate de tener claro qué incluye exactamente el plan de suscripción. Pregunta sobre el acceso a servicios, el uso de las salas de reuniones y si hay cargos adicionales por determinadas opciones.
• Infórmate sobre las condiciones del contrato o del plan de suscripción, incluyendo la duración, las opciones de renovación y las penalizaciones por cancelación anticipada.
• Si planeas reunirte con clientes o colegas en el espacio de coworking, pregunta sobre la política de invitados.

7. Proceso de Selección y Consideraciones Finales

Para tomar la mejor decisión, es importante prepararse a fondo y seguir un proceso de selección metódico.

1. Identifica tus Necesidades: Empieza por identificar lo que necesitas. Para esto debes tener en cuenta el tipo de trabajo que realizas, los servicios específicos que necesitas (como internet de alta velocidad, salas de reuniones, equipamiento de oficina) y tu entorno de trabajo ideal (tranquilo, colaborativo o con luz natural, por ejemplo). Ten en cuenta también aspectos prácticos como la ubicación, la proximidad al transporte público, la disponibilidad de aparcamiento y tu presupuesto.
2. Investiga y Compara: Investiga los espacios de coworking disponibles en tu área o en la ubicación donde planeas trabajar. Consulta diferentes opciones, lee opiniones y recopila información sobre sus características, precios y reputación.
3. Prueba el Espacio: Tómate un día libre en el trabajo para aprovechar uno de los llamados pases de un día en todas aquellas empresas de coworking que consideres prometedoras y que puedan ser de tu interés. Esto te permitirá observar el entorno y el ambiente que hay en cada espacio, pensar si te resulta acogedor, si es demasiado ruidoso o demasiado tranquilo, y si la distribución del lugar favorece la productividad.
4. Revisa la Conectividad: Durante tu visita, prueba la conexión a internet para asegurarte de que cumple con tus requisitos de velocidad y estabilidad.
5. Alineación de Valores: Revisa si te sientes identificado con los valores que el coworking que has elegido representa. Un coworking te acompañará en tu trayectoria profesional y te ayudará a crecer, por lo que es importante escoger bien.
6. Crea una Tabla Comparativa: Después de visitar varios espacios de coworking, puede ser útil crear una tabla comparativa. Incluye criterios clave como ubicación, precio, servicios, comunidad y otros aspectos importantes para ti. Para facilitarte la tarea te recomendamos que hagas una lista priorizando los puntos anteriores.

Tabla Comparativa de Aspectos de Coworking

Utiliza esta tabla como guía para evaluar tus opciones y tomar una decisión informada:

No te conformes con el primer espacio que visites. Dedica tiempo a valorar varias opciones y compáralas según tus necesidades y preferencias. Cuando hayas terminado las visitas y las comparaciones, será momento de decidir. Elige el espacio de coworking que mejor se ajuste a tus necesidades, que se encuentre dentro de tu presupuesto y que ofrezca un entorno donde puedas desarrollarte profesionalmente. Recuerda que el espacio adecuado puede potenciar tu productividad y satisfacción laboral, así que tómate el tiempo necesario para elegir.