Arquitectura Empresarial BPM: Optimizando Procesos para el Éxito Empresarial

La Gestión de Procesos Empresariales (BPM) es una disciplina o enfoque disciplinado orientado a los procesos de negocio, realizando un enfoque integral entre procesos, personas y tecnologías de la información. BPM busca identificar, diseñar, ejecutar, documentar, monitorear, controlar y medir los procesos de negocios que una organización implementa. Es una práctica constante que ayuda a mejorar los resultados empresariales con el paso del tiempo. Aunque a veces se confunde con la gestión de tareas y proyectos, el ámbito de la gestión de procesos empresariales es más amplio que estos temas adyacentes. La gestión de tareas se centra en tareas individuales, mientras que BPM observa todo el proceso de extremo a extremo. La gestión de proyectos se refiere a un ámbito de trabajo único, mientras que el BPM se centra específicamente en procesos que son repetibles. Su metodología puede aplicarse a las tareas y los procesos constantes o predecibles, o también a aquellos que suelen repetirse.

Un proceso empresarial es un conjunto de actividades que ayudan a que una empresa alcance un objetivo específico. La BPM le permitirá evaluar los procesos actuales para encontrar la manera de lograr una mayor eficiencia, reducir los costos y los errores y respaldar las iniciativas de transformación digital. Un proceso empresarial sólido se compone de entradas, es decir, mano de obra, energía, materiales y equipos de capital, y salidas, que suelen ser productos o servicios físicos. Los procesos esenciales que una organización realiza para cumplir su misión, conformando la "cadena de valor", donde cada paso agrega valor y culmina con la creación del producto o servicio clave. Los procesos de apoyo se refieren a aquellos que respaldan el proceso principal.

Concepto de BPM (Business Process Management)

La gestión de los procesos empresariales (BPM) es la práctica con la que se modelan, analizan y optimizan los procesos integrales de esta naturaleza, para que pueda lograr sus objetivos comerciales estratégicos, como la mejora del marco de experiencia del cliente. La gestión de procesos empresariales (BPM) es un enfoque de gestión descendente que se centra en la optimización de las operaciones empresariales para aumentar la eficiencia y alcanzar los objetivos de la empresa. Con un fuerte énfasis en la mejora continua de los procesos, el BPM ofrece a las empresas la flexibilidad necesaria para responder rápidamente a los cambios en un panorama competitivo.

Algo importante a tener presente es que BPM no es una tecnología de software, pero se apoya y hace uso de las mismas para su implementación efectiva. Un proceso de desarrollo que involucre “proyectos de procesos” debe realizar actividades que cubran todas las Capas de Procesos de Negocio. Suelen aplicar ciclos de vida en espiral, o se basan en el ciclo de vida de los procesos, buscando cubrir los diferentes aspectos del proceso de negocio. Las empresas que implantan un BPM mejoran TODA la entidad, sacan a la luz los puntos débiles y fortalecen las actividades más importantes. Se caracteriza por identificar la cadena de valor de la organización desde los diferentes niveles de abstracción, desde macro hasta subprocesos. Como técnica de modelamiento se usa BPMN (Businsess Process Model and Notation) para proveer una notación estándar que sea fácilmente leíble y entendible por parte de todos los involucrados e interesados en el negocio (stakeholders).

Constituyen uno de los principales ejes de inversión TI en las Empresas y Administración Pública en los próximos años.

El Ciclo de Vida de la Gestión de Procesos Empresariales (BPM)

El ciclo de vida de los procesos de negocio se refiere a las fases cíclicas de la gestión de procesos. Una vez diseñados e implantados, los procesos se supervisan y mejoran continuamente. Las fases de las distintas actividades de BPM características pueden representarse en un bucle de control, que es un componente central de la gestión de procesos. Proporciona una visión detallada del panorama del proceso de negocio y revela el potencial de optimización. Dado que las empresas actúan de forma dinámica y reajustan continuamente sus propios procesos empresariales y objetivos para optimizarlos, las fases individuales de todo el ciclo de vida BPM se ejecutan de forma repetitiva.

1. Diseño del proceso: El equipo debe comenzar describiendo los hitos dentro del proceso. En un primer paso, se analizan los procesos ya existentes. Además, se definen ciertos objetivos que deben alcanzarse con la gestión del proceso empresarial. A partir de ahí, las tareas individuales dentro del proceso BPM general deben identificarse junto con los propietarios de las tareas para cada paso del flujo de trabajo. Esto debe incluir detalles específicos, como cronogramas, descripciones de tareas y cualquier flujo de datos en el proceso. Utilizar un software de gestión de procesos empresariales es útil durante esta etapa.
2. Modelado: En la fase de modelado, la empresa selecciona nuevos procesos para describirlos individualmente según sus propios deseos y definir los procesos objetivo sobre esta base. Busque la forma de mejorar el proceso y diseñe su implementación ideal. Utilice este modelo para descubrir cómo funcionaría el enfoque nuevo ante una serie de situaciones y variables posibles.
3. Ejecución: El equipo debe realizar una prueba de concepto, probando el nuevo sistema BPM con un grupo limitado. Los procesos empresariales modelados se registran y documentan. Una vez que tenga el modelo del proceso, podrá implementar cambios. Asegúrese de documentarlos, junto con los motivos. A continuación, se implementan en un modelo de proceso, se publican en el sistema informático interno y se ejecutan.
4. Supervisión y Control: Después de haber implementado el nuevo proceso, deberá supervisarlo para saber si se produjo alguna mejora. En esta fase, los procesos se supervisan y analizan continuamente. Recopile datos para medir su progreso en función de la estrategia empresarial. ¿Nota alguna mejora en la eficiencia? ¿Se redujeron los costos? ¿Se aceleró la distribución de productos? Una comparación basada en datos de los procesos reales, con las especificaciones objetivo modeladas, revela el potencial de optimización. Sólo quien conoce con exactitud los potenciales y los puntos críticos de sus procesos puede derivar de ellos soluciones y medidas exactas y aplicarlas con eficacia.
5. Optimización y Automatización: Una vez que haya aplicado la metodología de BPM a un proceso, deberá seguir supervisándolo y optimizándolo. A partir de los conocimientos adquiridos, se llevan a cabo medidas de mejora en los procesos y se aplican las definiciones de objetivos. Con los conceptos clásicos de optimización de procesos, como Kaizen o Six Sigma, el objetivo principal es supervisar y mejorar continuamente los tiempos de producción, la eficiencia de los costes, las tasas de error y otras cifras clave, por ejemplo, automatizando o enlazando procesos. Dado que mejorarlo lleva tiempo y los indicadores de éxito pueden variar, es necesario que no detenga la BPM y que no deje de buscar formas nuevas de perfeccionarlo. Con los ajustes de los procesos, se inicia una nueva fase de diseño: el ciclo de vida BPM se cierra y el bucle de control comienza de nuevo.

La BPM no es una tecnología, sino una práctica que llevan a cabo las personas. Sin embargo, el software de BPM y la tecnología de automatización pueden ser útiles para implementar mejoras que se hayan identificado en los procesos. La BPM es el primer paso para automatizar los procesos empresariales de forma generalizada. La automatización permite que su empresa sea más eficiente al utilizar sistemas de software para realizar las tareas, lo cual reduce los costos, la complejidad y los errores.

Tipos de BPM

Existen diferentes enfoques de BPM, cada uno centrado en aspectos específicos de los procesos de negocio:

• BPM centrada en la integración: Este tipo de BPM se centra en procesos que no requieren mucha participación humana. Estos procesos dependen más de las API y el mecanismo que integran los datos en todos los sistemas, como la gestión de recursos humanos (HRM) o la gestión de relaciones con los clientes (CRM).
• BPM centrada en el ser humano: A diferencia del BPM centrada en la integración, este tipo se centra en la participación humana, normalmente cuando se requieren aprobaciones. Las interfaces de usuario intuitivas con funciones de arrastrar y soltar permiten a los equipos asignar tareas a diferentes funciones, lo que facilita la rendición de cuentas de las personas a lo largo del proceso.
• BPM centrada en documentos: Este tipo de BPM se centra en un documento específico, como un contrato.

Beneficios de una Arquitectura Empresarial BPM

La Arquitectura Empresarial como herramienta fundamental de la Gestión por Procesos, acompañada de las distintas tecnologías que automatizan y orquestan a los procesos y recursos empresariales, conlleva un conjunto de beneficios a cualquier empresa de cualquier sector. Las soluciones BPM aumentan el valor de la organización a través de la mejora de procesos, lo que genera una serie de beneficios.

• Optimización y mejora continua de los procesos del negocio: Los sistemas BPM ayudan a optimizar los procesos existentes y a incorporar más estructura al desarrollo de nuevos procesos. Para ello, elimina las redundancias y los cuellos de botella de los procesos, lo que se traduce en una mayor eficacia y productividad.
• Proveer las herramientas necesarias para tomar decisiones oportunas y correctas: sobre tecnología, procesos y estructura organizativa. Permite a las organizaciones mejorar sus operaciones, lo que conduce a mejores resultados empresariales.
• Ayudar a resaltar las áreas de interés y de oportunidad: así como las áreas de preocupación de la empresa.
• Permitir evaluar los posibles impactos en nuestros clientes: por cambios internos en la organización y cambios externos.
• Conseguir los objetivos de la Calidad Total e ISO-9000.
• Mayor Transparencia y Responsabilidad: Dado que la automatización de procesos de negocio define claramente a los propietarios de las tareas a lo largo del proceso, esto proporciona más transparencia y responsabilidad a lo largo de un proceso determinado.
• Reducción del Trabajo Repetitivo y Aumento de la Accesibilidad de la Información: Un conjunto de herramientas de BPM ayuda a eliminar el trabajo repetitivo y a hacer que la información sea más accesible. Al eliminar las distracciones, los empleados pueden centrarse en su trabajo y en sus clientes, lo que aumenta la satisfacción del cliente.
• Escalabilidad Global: Dado que BPM permite una mejor ejecución de procesos y automatización del flujo de trabajo, esto se transfiere bien cuando se escalan los procesos a otras geografías del mundo.
• Características Low-Code: BPM ofrece características low-code que eliminan las posibles dependencias del desarrollo. El software BPM proporciona más estructura en torno a los procesos, eliminando algunas de las ineficiencias dentro de un flujo de trabajo determinado.

Análisis de los Procesos Empresariales

Se trata de supervisar el rendimiento de los procesos para identificar y eliminar las ineficiencias. Implica definir y gestionar las relaciones entre las personas, los procesos y los sistemas informáticos. Los signos típicos de que el proceso necesita mejorar son:

• Evidencia de largas colas y/o tiempos de espera o grandes retrasos en el trabajo.
• Largos periodos de inactividad.
• Coste excesivo.
• Requisitos innecesarios de permiso y aprobación que impiden que las entradas se transformen rápidamente en salidas.

Basándose en los síntomas anteriores, identifique los procesos que puedan necesitar mejoras u optimización. La mejor manera de conocer a fondo el funcionamiento de los procesos empresariales es hablar de estas operaciones con los propios responsables de la implantación de los procesos. Tómese el tiempo necesario para entrevistar a los principales participantes en el proceso y pídales que identifiquen cualquier problema que hayan encontrado en los procedimientos existentes.

Preguntas clave para el análisis:

• Pregunte qué hacen y por qué lo hacen.
• Determinar qué información y otros insumos son necesarios para realizar cada tarea operativa.
• Identifica la fuente de cada entrada.
• Identifique los resultados (o partes entregables) de cada tarea, quiénes son los destinatarios y por qué necesitan lo que reciben.
• Pida sugerencias sobre cómo resolver las ineficiencias específicas del proceso que los participantes clave han mencionado.

Puede descubrir que un problema con un proceso primario está en realidad relacionado con un proceso secundario. Resuma la información que ha recibido y distribúyala a los participantes del proceso. Pida opiniones como medio para recibir orientación adicional para su análisis.

Diagramas de Flujo de Procesos Empresariales

También conocido como mapa de procesos, un diagrama de flujo de procesos empresariales es especialmente útil para presentar visualmente un proceso empresarial. Debe contener todos los pasos y actividades que la dirección ha decidido y enumerado que deben completarse para llevar a cabo un proceso de negocio específico de principio a fin. Es importante tener en cuenta que un diagrama de flujo de procesos empresariales sólo debe contener los procedimientos definidos que los empleados deben seguir.

Los organigramas pueden prepararse manualmente o con el uso de un programa de creación de organigramas. Se pueden utilizar procesadores de texto y programas de hojas de cálculo con funciones gráficas. Cree un esquema de las actividades y tareas empresariales relevantes que son necesarias para completar el proceso (según lo determinado por su comunicación con las personas involucradas en el proceso), pero que no están incluidas en el diagrama de flujo del proceso empresarial oficial. Identifique las actividades y los resultados de las tareas que son innecesarios. Conecte las tareas con flechas para mostrar la dirección del flujo del proceso. Considere si las actividades se realizan de manera eficiente. Compare los resultados de las entrevistas individuales. Busque incoherencias.

Ejemplos de Aplicaciones de BPM en Diferentes Industrias

La implementación de BPM puede transformar diversas áreas de una organización:

Arquitectura de BPMS

La Arquitectura de BPMS se refiere al diseño y estructura general de un sistema de Suite de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS). Incluye los componentes y tecnologías que interactúan para apoyar el modelado, ejecución, monitoreo y optimización de los procesos de negocio. La arquitectura típicamente involucra capas como el modelado de procesos, la ejecución de procesos y la integración con otros sistemas empresariales.

Una arquitectura de BPMS bien diseñada asegura escalabilidad, flexibilidad y alineación con los objetivos del negocio, permitiendo una gestión eficiente de procesos en toda una organización. Los componentes principales de un BPMS incluyen el motor de procesos, que ejecuta y supervisa los procesos; las herramientas de modelado, que permiten diseñar y documentar procesos; las interfaces de usuario, que facilitan la interacción con el sistema; y las capacidades de integración, que conectan el BPMS con otros sistemas y aplicaciones.

Beneficios de un BPMS bien diseñado:

• Automatización de tareas repetitivas.
• Mejora de la eficiencia operativa.
• Reducción de errores.
• Mayor transparencia en los procesos.
• Capacidad de adaptarse rápidamente a cambios en el entorno de negocio.

Integración y Seguridad

Un BPMS se integra con otros sistemas empresariales a través de interfaces de programación de aplicaciones (APIs), servicios web, y conectores específicos que permiten la comunicación y el intercambio de datos entre el BPMS y otros sistemas, como ERP, CRM, y bases de datos. En la arquitectura de BPMS, es importante considerar la seguridad de los datos, el control de acceso, la autenticación de usuarios, y la protección contra amenazas externas. Esto incluye implementar medidas como cifrado de datos, políticas de acceso basadas en roles, y auditorías de seguridad regulares.

Un BPMS se puede personalizar mediante la configuración de procesos específicos, la creación de formularios y reportes personalizados, y la integración con sistemas existentes. Además, se pueden desarrollar extensiones o plugins para añadir funcionalidades específicas que satisfagan las necesidades particulares de la organización.

Con independencia de la proliferación de las soluciones en la nube, aún hay muchas empresas que requieren mantener la mayor parte de sus sistemas en un entorno local (on-premise). El software de BPM utilizado en tu organización, debería adaptarse indistintamente a ambos entornos y garantizar que, llegado el momento, se pueda realizar la transición de uno a otro. Al fin y al cabo, las características del negocio pueden cambiar por el tiempo. Los indicadores de desempeño de tu empresa deberían ser medidos y monitorizados en tiempo real.

La gestión por procesos da lugar a la generación de una gran cantidad de información documentada que, según los casos, puede resultar difícil de comprender y gestionar. Muchos de tus empleados requieren disponer de la flexibilidad suficiente como para realizar desplazamientos habituales fuera de la oficina. La gestión adaptable o adaptativa de casos está concebida para evitar forzar a los usuarios al uso de unos flujos predefinidos.