Guía Completa sobre las Aportaciones a la Seguridad Social por el Empresario y el Empleado

Muchas personas creen que conocen todos y cada uno de los datos que aparecen en su nómina, simplemente porque los importes cuadran al final. Sin embargo, la nómina es un documento complejo que refleja la intrincada relación entre el empleado y la empresa, así como las obligaciones de ambas partes con la Seguridad Social y la Agencia Tributaria. Comprender cada apartado es crucial para saber qué está pasando con tu dinero y para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral y fiscal vigente en España.

La Nómina: Elemento Central de la Relación Laboral

La nómina es mucho más que un simple documento que refleja el salario de un trabajador; es el elemento central de la relación laboral y el comprobante legal de las obligaciones cumplidas por el empresario y el derecho del trabajador a percibir su retribución. Es un recibo del pago del salario y el justificante de las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones del IRPF. Según datos del Ministerio de Trabajo, el 35% de las PYMES españolas cometen errores frecuentes en la elaboración de nóminas, lo que subraya la complejidad de este proceso.

Estructura y Componentes de una Nómina

La nómina tiene una estructura estandarizada que permite identificar claramente todos los conceptos que componen la retribución del trabajador. Antes de empezar, debemos tener en cuenta que una nómina no deja de ser una factura en la que se deja por escrito la relación del empleado y la empresa.

Lo primero que encontraremos son los datos de encabezado, que resumen la información básica de la empresa y del empleado. Estos datos son obligatorios e identifican a ambas partes ante el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), la Seguridad Social y la Agencia Tributaria.

El cuerpo de la nómina se divide en dos grandes bloques:

• Devengos (lo que el trabajador gana)
• Deducciones (lo que se le descuenta)

En la parte inferior de la nómina se incluyen las bases de cotización a la Seguridad Social y la base sujeta a retención del IRPF. La normativa permite la entrega de la nómina en formato electrónico, siempre que el trabajador tenga acceso a ella y pueda conservarla. Además, las nóminas deben conservarse durante al menos 4 años a efectos laborales y 5 años a efectos fiscales.

Devengos: Percepciones del Trabajador

Los devengos son todas las cantidades que el trabajador tiene derecho a percibir como retribución a su trabajo. La suma de estas partidas es lo que se denomina salario bruto.

• Salario Base: Es la retribución fijada por unidad de tiempo o de obra, sin incluir ningún complemento. Suele ser el salario mínimo que marca el convenio colectivo, según la categoría y grupo profesional, o la cantidad pactada en el contrato.
• Complementos Salariales: Se añaden al salario base para retribuir circunstancias especiales. Pueden ser de carácter personal (antigüedad, cargo, formación) o vinculados al puesto de trabajo (nocturnidad, peligrosidad, turnos).
• Horas Extraordinarias: Son las que superan la jornada ordinaria. Tienen su propia cotización.
• Gratificaciones Extraordinarias: En España existen dos pagas extras obligatorias: una en Navidad y otra dictada por convenio (normalmente la paga extra de verano). Pueden abonarse de forma separada o prorrateadas mensualmente. Estén prorrateadas o no, el trabajador cotiza a la Seguridad Social por las pagas extras cada mes en su nómina.
• Salario en Especie o Retribución Flexible: Es la percepción no monetaria que se recibe en forma de bienes o servicios (coche de empresa, seguro médico privado, vales restaurante, cheque guardería, ticket transporte). Este sueldo percibido como retribución en especie o flexible está exento de IRPF en la mayoría de los casos, permitiendo al empleado recibir interesantes ventajas fiscales y pagar menos impuestos.
• Percepciones no Salariales: Son cantidades que no retribuyen el trabajo efectivo, sino que compensan gastos o situaciones especiales. Incluyen:
  • Indemnizaciones y Suplidos: Gastos que el trabajador ha adelantado en el desarrollo de su actividad laboral (peajes, folios, dietas). Las dietas, que incluyen gastos de manutención y alojamiento, tienen una parte exenta de cotización a la Seguridad Social y de gravamen en el IRPF. Los gastos de locomoción por el uso de transporte público justificado con factura estarán exentos de cotizar al IRPF, y si se utiliza vehículo propio, solo estará exenta la cuantía que no exceda de 0,19 €/km, más los gastos de peaje y aparcamiento justificados.
  • Indemnizaciones por Traslado, Despido, Fallecimiento: Estas cantidades también están exentas de cotización.
  • Prestaciones e Indemnizaciones de la Seguridad Social: Cantidades recibidas en situación de incapacidad temporal o desempleo parcial (como un ERTE de reducción de jornada).

Deducciones: Descuentos del Salario Bruto

Mientras los devengos suman dinero a la nómina, las deducciones restan. Son las cantidades que se descuentan del salario bruto del trabajador para cubrir pagos a la Seguridad Social y retenciones del IRPF.

• Cotizaciones a la Seguridad Social: El trabajador cotiza a la Seguridad Social por varios conceptos, entre los que se encuentran:
  • Contingencias Comunes: Esta cifra asciende al 4,7% de los devengos salariales sin tener en cuenta las horas extras (que computará aparte). Las contingencias comunes cubren situaciones como enfermedad común, accidente no laboral, maternidad o incapacidad temporal derivada de estas causas.
  • Desempleo: Esta cantidad es diferente para los trabajadores con contrato general (1,55%), con contrato de duración determinada a tiempo completo (1,60%) o con contrato de duración determinada a tiempo parcial (1,60%). Este concepto garantiza el acceso a la prestación contributiva por desempleo.
  • Formación Profesional: De nuevo sobre la misma cantidad mencionada anteriormente, será del 0,10%.
  • Horas Extraordinarias sin Fuerza Mayor: Estas horas extras tienen una deducción del 4,7%.
  • Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): Es una cotización adicional introducida en 2023 para garantizar la sostenibilidad del sistema de pensiones. En 2026, es del 0,80% (0,67% a cargo de la empresa y 0,13% a cargo del trabajador).
• Retención del IRPF: Es un pago a cuenta del Impuesto sobre la Renta que la empresa practica al trabajador. El porcentaje de esta retención no es fijo, ya que dependerá de lo que gane el trabajador (es un gravamen progresivo), de sus circunstancias personales y familiares (estado civil, número de hijos, personas a cargo, grado de discapacidad). El mínimo que se debe retener es un 2%, pero se puede ajustar, y la media ronda el 15%. El trabajador debe entregar a la empresa el modelo 145 para comunicar su situación personal y familiar, y la Agencia Tributaria pone a disposición una calculadora online para verificar el tipo de retención aplicable.
• Otras Deducciones:
  • Anticipos a cuenta del trabajo ya realizado.
  • Retenciones ordenadas por un juez.
  • Cantidades acordadas (cuota sindical, plan de pensiones).

La cantidad líquida a percibir, también conocida como sueldo neto, es el dinero que realmente el trabajador recibirá tras descontar impuestos y cotizaciones.

La Seguridad Social y las Obligaciones del Empresario

La Organización Internacional del Trabajo (OIT) define la Seguridad Social como “la protección que la sociedad proporciona a sus miembros mediante unas medidas públicas contra las privaciones económicas y sociales que de no existir ocasionarían graves privaciones de ingresos por enfermedad, invalidez, vejez y cargas familiares”. En España, la Seguridad Social y la empresa están estrechamente relacionadas, y las empresas colaboran activamente con el régimen de la Seguridad Social.

Sistemas y Regímenes de la Seguridad Social

El Sistema de la Seguridad Social es el conjunto de regímenes a través de los cuales el Estado garantiza la protección adecuada a las contingencias y situaciones definidas por la ley. Las personas se clasifican en un régimen u otro en función de la actividad profesional realizada y el cumplimiento de ciertos requisitos.

• Régimen General de la Seguridad Social: Incluye Sistemas Especiales para colectivos con peculiaridades en afiliación y cotización.
• Regímenes Especiales de la Seguridad Social:
  • Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
  • Régimen Especial de la Minería del Carbón.
  • Régimen Especial de Trabajadores del Mar.

Los grupos de cotización son un método de clasificación profesional que establece la Seguridad Social para determinar las bases mínimas y máximas de cotización de los trabajadores. La diferencia con la categoría profesional es que esta última indica las funciones a desarrollar por el empleado, su autonomía y responsabilidad, así como el salario bruto mínimo por convenio colectivo, mientras que el grupo de cotización establece las bases mínimas y máximas de cotización.

Obligaciones del Empresario con la Seguridad Social

Las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social constituyen un pilar fundamental para el correcto funcionamiento y legalidad de cualquier negocio en España. Entre estas responsabilidades, destacan:

1. Inscripción de la Empresa: Al iniciar su actividad, la empresa debe inscribirse en el sistema de la Seguridad Social.
2. Afiliación y Alta de Trabajadores: Es crucial la afiliación y alta de los trabajadores antes de que comiencen a trabajar. La afiliación es el acto por el cual un trabajador se integra por primera vez en la SS, recibiendo un número único de afiliación. El alta es el acto administrativo mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a la persona que inicia una actividad su condición de incluida en el campo de aplicación de un determinado Régimen. La afiliación se realiza una única vez, mientras que las altas pueden ser múltiples y se darán cada vez que se inicie o finalice una relación laboral.
3. Cálculo y Pago de Cotizaciones Sociales: Es fundamental llevar a cabo el correcto cálculo y posterior pago de las cotizaciones sociales, que varían según la categoría profesional de los empleados y otros factores.
4. Gestión de Bajas Laborales: Ya sean por enfermedad, accidentes de trabajo o permisos por maternidad/paternidad, asegurando que se realicen los trámites adecuados y se cubran las prestaciones correspondientes.
5. Mantenimiento de Información Actualizada: La empresa debe mantener actualizada la información sobre sus trabajadores y comunicar cualquier modificación en los contratos, cambios de categoría o bajas de manera oportuna.

El empresario es el responsable del ingreso de la cotización propia y de la de sus trabajadores, para lo cual descontará del salario bruto de sus trabajadores las aportaciones que les correspondan en el momento de su abono. Si no se cumple con esta obligación de ingreso, el empresario tendrá que pagar unos recargos e intereses de demora.

Coste de la Seguridad Social para la Empresa

Dentro del Régimen General de la Seguridad Social, la empresa realiza diferentes aportaciones, conocidas como Seguros Sociales, que son los pagos que realiza la empresa a la SS cada mes. El coste de la Seguridad Social para la empresa se reparte entre:

• Contingencias Comunes
• Prestaciones por Desempleo
• Contingencias Profesionales (Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales)
• Formación Profesional
• Fondo de Garantía Salarial (FOGASA)
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI)

En el caso de un salario bruto de 2.350€, la empresa debe pagar aproximadamente el 30,37% sobre la base de cotización. Por ejemplo: 2.250€ × 30,37% = 683,33€.

La cotización por contingencias comunes a la Seguridad Social es una aportación que sirve para sufragar determinadas situaciones por las que el empleado puede precisar una baja laboral. Tanto empresa como trabajador deben hacer frente al pago de las contingencias comunes. La regla general, aplicable a contratos indefinidos y a los contratos de duración determinada, es que la cuota de contingencias comunes será del 28,3% de la base de cotización del empleado, repartido entre empresa y trabajador.

Tipos de Cotización

Los tipos de cotización son, en general, los mismos para todos los trabajadores, aunque existen casos en los que se aplican menores por una menor acción protectora. Los tipos concretos vienen fijados en las leyes de presupuestos. El tipo de cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales sigue una tarifa variable en función de la actividad.

• Desempleo: 7,05% (5,5% a cargo de la empresa y 1,55% del trabajador).

Bases de Cotización

Las bases de cotización son las cantidades sobre las que se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social. Están constituidas por la remuneración total que mensualmente percibe el trabajador. Las bases de cotización no son fijas, sino que cambian cada año y dependen de la categoría profesional y el grupo de cotización.

A continuación, se presenta una tabla con las bases mínimas y máximas de cotización estimadas para 2026 en función de los grupos de cotización:

*Valores estimados para 2026. Las bases mínimas y máximas cambian cada año.

Si el resultado de la base de cotización es inferior a la base mínima, se cotiza por la mínima. Desde 2024, existe una cotización de solidaridad para salarios que superen la base máxima.

Consecuencias del Incumplimiento

Si la empresa no cumple con la obligación de ingreso de las cotizaciones, tendrá que pagar unos recargos e intereses de demora. Transcurrido el plazo reglamentario establecido para pagar las cuotas a la Seguridad Social sin ingreso de las mismas, se devengan recargos del 10% si se abonan las cuotas debidas dentro del primer mes natural siguiente al del vencimiento del plazo. El recargo aumenta al 20% si se abonan las cuotas debidas a partir del segundo mes natural siguiente al del vencimiento del plazo. A pesar de constituir una infracción grave, incluso si la empresa no ingresa las cuotas, el trabajador sigue teniendo derecho a prestaciones tales como desempleo o las derivadas de las contingencias profesionales, ya que tiene lugar una automaticidad del derecho a las prestaciones.

Para estar al corriente de las deudas con la Seguridad Social, existe un certificado de deudas de la Seguridad Social, expedido por la Tesorería General del Estado.

La Relación entre la Cotización y las Prestaciones

La cotización a la Seguridad Social es la aportación de carácter obligatorio de cada trabajador por efectuar una actividad laboral. Comprende las aportaciones de los empresarios y de los trabajadores. La cotización sirve para cubrir los gastos del servicio público de la Seguridad Social y da derecho de acceso a las pensiones y prestaciones, tales como desempleo (el mínimo de días cotizados para recibirlo es de 12 meses), baja por enfermedad o jubilación.

Cálculo de la Base Reguladora

La base de cotización se calcula aplicando unas cuotas al salario bruto del trabajador. Una vez calculada la base de cotización, podemos obtener la base reguladora. La base reguladora es un elemento clave para el cálculo de diversas prestaciones. Por ejemplo, en el caso de la prestación por incapacidad temporal, la base reguladora es la base de cotización de contingencias comunes del mes anterior a la baja entre el número de días del mes (30 si es el salario mensual). El cobro de la prestación será el 60% de la base reguladora desde el día 4 al 20 del mismo mes, y el 75% desde el día 21 en adelante.

Cuando un trabajador (que haya cotizado durante un periodo mínimo exigido) sufre un accidente que le incapacita temporal o totalmente para desempeñar su trabajo, así como cuando alcanza la edad de jubilación, tiene derecho a recibir un salario en forma de pensión. La cuantía depende de cuánto haya contribuido al sistema previamente y es un porcentaje de la base reguladora.

Planes de Pensiones de Empleo: Un Nuevo Marco de Previsión Social

El Gobierno acaba de aprobar una modificación del Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones que completa el nuevo marco jurídico del segundo pilar de la previsión social. El objetivo es facilitar el acceso a estos mecanismos de ahorro de bajas comisiones a trabajadores de rentas medias y bajas y de pequeñas y medianas empresas, así como a empleados públicos, trabajadores autónomos, temporales y jóvenes.

Los planes de pensiones de empleo (PPE) constituyen la parte fundamental del segundo pilar de la previsión social a través de un mecanismo de ahorro de cara a la futura jubilación. Estos planes ofrecen unos costes de gestión más bajos, permitiendo obtener una mayor rentabilidad.

La nueva regulación da cumplimiento a las recomendaciones aprobadas en octubre de 2020 por el Pacto de Toledo, en concreto la número 16 que insta a “incentivar los planes de pensiones promovidos por empresas y organizaciones, conocidos como planes de empleo a partir de la negociación colectiva”. De este modo, estos planes de ahorro pueden ser un instrumento más de la negociación salarial como retribución diferida del trabajador, con los incentivos correspondientes.

Además, la nueva regulación establece una mejora en la deducción del IRPF para los autónomos que dispongan de planes de pensiones de empleo. Asimismo, las empresas podrán beneficiarse de una deducción en la cuota del impuesto sobre sociedades del 10% por las contribuciones empresariales a los planes constituidos por trabajadores con retribuciones brutas anuales inferiores a 27.000 euros.

La Ley 12/2022 también desarrolla una herramienta digital que permitirá la comunicación entre promotores, partícipes y la gestora de los planes de pensiones, ofreciendo información general para todas las entidades y ciudadanos.

Gestión de Nóminas y Tecnología

La gestión de nóminas representa uno de los procesos más complejos y críticos de cualquier departamento de recursos humanos. La complejidad de la gestión de nóminas hace prácticamente imprescindible el uso de software especializado.

Automatizar los trámites de los empleados con la Seguridad Social, el registro de jornada y el cálculo de horas extras puede reducir significativamente el tiempo dedicado al cierre de nóminas y minimizar errores. La integración del software de nóminas con software de RRHH y control horario es fundamental para una gestión eficiente. Incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse de combinar un software de control horario con un software de nóminas o el apoyo de una asesoría externa.

Notificaciones Telemáticas de la Seguridad Social

Las notificaciones telemáticas son aquellas comunicaciones que realizan los Organismos o Entidades de la Seguridad Social dirigidos a las empresas y ciudadanos. Estas notificaciones pueden tratar sobre cualquier tema vinculado con la Seguridad Social.

En la práctica, entre las notificaciones más comunes encontramos reclamaciones de deuda, providencias de apremio, comunicación del inicio del procedimiento de ejecución, conceptos de recaudación conjunta y otros recursos, con los recargos e intereses correspondientes. Desde hace un tiempo, la mayoría de los actos frente a la Seguridad Social se presentan y resuelven por vía telemática, evitando así tener que acudir a sus oficinas. Por esta razón, es fundamental estar siempre atentos a cualquier tipo de notificación recibida y descargarla inmediatamente.