El Analista Comercial en el Grupo Empresarial: Rol, Funciones y Responsabilidades Clave

En el panorama empresarial actual, donde la sobrecarga de datos es una constante, la figura del analista de negocios se ha vuelto indispensable. Toda empresa necesita especialistas que puedan analizar estos datos, sacar conclusiones y recomendar las mejores decisiones empresariales basándose en ellos.

Un analista de negocio es un profesional que ayuda a las empresas a mejorar sus análisis y procesos productivos o comerciales para lograr objetivos específicos. Su principal objetivo es convertir a las organizaciones en entes más ágiles y eficientes a través de procesos comerciales definidos, implementando los cambios necesarios para seguir siendo competitivas en un mercado en constante cambio.

¿Qué es un Analista de Negocios?

Un analista de negocio es un especialista responsable de comprender los objetivos empresariales de la organización y traducirlos en términos de gestión de proyectos. También conocidos como business analyst, se encargan de identificar los problemas en cualquier parte de la organización, ya sea en las estructuras organizativas o en el desarrollo del personal. Cuando una empresa busca aumentar la eficiencia y reducir los costes, su figura gana importancia, pues estos análisis resultan fundamentales en la toma de decisiones.

El trabajo del analista de negocios es esencial en todo proyecto, ya que su presencia se traduce en beneficios para la organización a través de la optimización de los procesos empresariales, buscando formas de mejorar las operaciones de la empresa para que funcione de forma más eficaz y rentable.

Lo más importante son las tareas que lleva a cabo el analista, ya que el cargo que desempeñe en la empresa no es tan relevante. Se centran en entender las necesidades actuales en relación con los objetivos estratégicos generales y las metas de la empresa, y ayudan a alcanzarlos. Muchas veces, el objetivo final es contribuir al cambio, y el papel que desempeñan es diferente según la situación.

La Cadena de Análisis y Trabajo de un Analista de Negocios

La cadena de análisis y trabajo de un analista de negocios se estructura en los siguientes pasos:

1. Análisis de la situación actual y de los procesos comerciales.
2. Identificación de las necesidades en función de la información recabada.
3. Identificación de las soluciones para satisfacer las necesidades del cliente.

Etapas Clave en el Trabajo de un Analista de Negocios

El proceso de trabajo de un analista de negocios se puede desglosar en las siguientes etapas:

1. Planificación del análisis: Definir el alcance y los objetivos del análisis.
2. Adquisición de información: Recopilar datos relevantes a través de diversas técnicas.
3. Análisis de datos y modelización: Procesar y estructurar la información para identificar patrones y oportunidades.
4. Documentar y verificar los requisitos: Registrar y validar las necesidades identificadas.
5. Apoyo en la aplicación y seguimiento de los efectos: Colaborar en la implementación de las soluciones y monitorear sus resultados.

Funciones Principales de un Analista de Negocios

Entre las funciones de un analista de negocios sobresalen cinco actividades que son responsabilidad directa del Business Analyst:

• Desarrollo de negocios
• Análisis de modelos de negocios
• Diseño de procedimientos
• Análisis de sistemas
• Presupuestos y predicciones de mercado

1. Desarrollo de Negocios

El objetivo primordial es hacer crecer el negocio. Para ello se necesita un análisis constante y meticuloso de la información generada. Además, deben identificar las necesidades y las áreas de oportunidad del negocio.

2. Análisis de Modelos de Negocios

Se trata de adecuar las políticas de la empresa para asegurar que se están siguiendo los procesos necesarios para llegar a los clientes. Hay que definir el mercado meta y asegurarse de utilizar los recursos de manera eficiente.

3. Diseño de Procedimientos

Resulta fundamental diseñar un diagrama de flujo de trabajo con pasos bien definidos. El objetivo es aumentar la productividad y reducir las pérdidas de tiempo, dinero y materiales.

Los mapas de procesos desempeñan un papel crucial en el análisis empresarial, ya que proporcionan una representación visual estructurada de los flujos de trabajo y las interacciones dentro de una organización. Permiten la identificación sistemática de posibles limitaciones operativas, áreas que requieren optimización y una comprensión exhaustiva de las dependencias funcionales complejas. Para ello, el analista empresarial suele utilizar un Diagrama BPMN (Business Process Model and Notation). Esta notación gráfica normalizada proporciona un lenguaje visual formal para la representación inequívoca incluso de procesos complejos. Los diagramas BPMN facilitan la identificación de los participantes en los procesos, las tareas realizadas, las decisiones tomadas, los flujos de información y los sucesos ocurridos, lo que apoya significativamente el discurso sobre las mejoras operativas y la aplicación de los cambios organizativos necesarios.

4. Análisis de Sistemas

Hay que auditar continuamente y con la ayuda del departamento de IT los sistemas informáticos del negocio. Tener un software obsoleto lastrará a la empresa, pero es necesario analizar y saber si es indispensable disponer de la versión más reciente o cuál es la más adecuada para nuestro negocio.

5. Presupuestos y Predicciones de Mercado

Conocer el comportamiento del mercado es clave para el departamento administrativo ante una posible reducción de ingresos. De este modo también se puede afinar con mayor precisión cuándo aumentar la producción o cuándo se pueden resistir mejor unas posibles pérdidas.

Procedimientos y Habilidades de un Analista de Negocios

Los analistas de negocios son los encargados de crear una serie de modelos que reafirmen la toma de decisiones comerciales. Para ello trabajan en estrecha colaboración con los departamentos de informes financieros y de tecnologías de la información. Así establecen iniciativas y estrategias para optimizar los costes.

Un buen analista de negocio necesita grandes dotes de comunicación y trabajo en equipo. ¿Por qué es importante? Porque colabora con varias personas implicadas en el proyecto. A menudo habla con ellas para entender lo que es importante para ellas. También debe ser capaz de traducir el problemático lenguaje de las TI a un lenguaje empresarial sencillo.

Un analista de negocio también es responsable de controlar el seguimiento del tiempo para ayudar a identificar posibles retrasos y permitir la optimización del calendario. Como parte de su participación en la gestión de proyectos, un analista de negocio puede asumir un papel de PMO, donde apoyará la normalización de los procesos y proporcionará los datos de gestión necesarios. En la metodología Scrum, cuyos fundamentos incluyen una comunicación y colaboración claras, el analista de negocio, aunque no es su responsabilidad, puede ayudar al equipo a comprender los requisitos.

Habilidades Clave de un Analista de Negocios

• Capacidad comunicativa: Tiene que saber comunicar y explicar los fríos datos. Es un requisito indispensable además para los gerentes corporativos y directores ejecutivos.
• Capacidad técnica: Lo que les permite diseñar sistemas comerciales y evaluarlos para entender mejor cómo pueden afectar a su negocio. Este tipo de conocimientos mejoran la confianza y poder compartir información con mayor fluidez y seguridad.
• Comprensión de objetivos: Resulta capital poder entender los objetivos y comprender en toda su magnitud la estrategia desarrollada. Los informes que se realizan son resúmenes de las ideas generales por lo que una buena compresión es fundamental. Por eso el analista tiene que tener esa capacidad de absorción y comprensión, para saber realmente lo que necesita.
• Resolución de problemas: Otra de las características fundamentales es la de diseñar soluciones para los problemas a los que se enfrenta la empresa. Hay que tener en cuenta que estos obstáculos variarán en función de la empresa, pues cada una tiene sus propias necesidades y el analista debe demostrar capacidad de adaptación.
• Gestión de tiempo: El tiempo es un bien preciado y más aún para un analista de negocios. Desde el horario de trabajo hasta las fechas de entrega todo debe estar muy medido. Conocer las prioridades de los diferentes procesos de trabajo y programar las tareas en función de su importancia es otra de las claves.

El trabajo del analista empresarial se basa en el uso de diversas herramientas y plantillas. Para adquirir y analizar los requisitos, los analistas utilizan, entre otras herramientas, entrevistas con las partes interesadas, talleres, encuestas, análisis detallado de la documentación organizativa existente, lluvia de ideas, mapeo del recorrido del usuario y análisis DAFO estratégico.

Los avances en inteligencia artificial, análisis de datos y digitalización están cambiando las tareas y competencias de los analistas empresariales. Cada vez utilizan más herramientas basadas en la inteligencia artificial que generan informes automáticamente y predicen tendencias futuras. Esto permite a los analistas centrarse en tareas más críticas, como interpretar los resultados analíticos y proponer soluciones específicas para la empresa.

El Analista Comercial en la Gestión de Proyectos

En el contexto de la gestión de proyectos, una guía de la carta del proyecto, uno de los documentos de inicio más esenciales, se crea antes de empezar a trabajar en el proyecto. Permite la aprobación o la introducción de cambios antes de que se elaboren los planos detallados. Una guía de la carta del proyecto debe incluir elementos como objetivos, alcance y responsabilidades. Un analista empresarial suele encargarse de su elaboración.

Clasificación de Puestos y Progresión Profesional para Analistas Comerciales

Los analistas empresariales encuentran empleo en diversos sectores de la economía. Las empresas privadas, desde las startups hasta las corporaciones, los buscan para optimizar procesos y apoyar decisiones. El lugar de residencia de un analista no suele ser un obstáculo para la búsqueda de empleo. El informe No Fluff Jobs muestra que más de la mitad de las ofertas para analistas empresariales son para trabajo a distancia, y alrededor de una quinta parte para trabajo híbrido.

La matriz de nivelación profesional forma parte del proceso y sirve como herramienta para evaluar y asignar niveles a los distintos roles dentro de la empresa. La clasificación laboral agrupa roles similares basados en características compartidas como tareas, responsabilidades y calificaciones del puesto.

Niveles Profesionales Comunes

Dentro de una familia de puestos de trabajo, los roles pueden diferenciarse en complejidad y seniority, compartiendo un conjunto común de expectativas y caminos de progresión profesional.

• Nivel junior: Puestos para quienes inician su carrera o tienen poca experiencia laboral.
• Nivel intermedio: Personas con mayor experiencia y habilidades.
• Nivel senior: Empleados con amplia experiencia y conocimientos en su campo.
• Nivel gerencial: Roles que implican la gestión de equipos o departamentos.
• Nivel directivo: Supervisan departamentos o divisiones completas y alinean las metas de su área con los objetivos estratégicos de la empresa.
• Nivel ejecutivo (C-suite): El nivel más alto, con cargos como CEO, CFO o CTO.

Criterios para la Clasificación de Puestos

La clasificación de puestos se basa en diversos criterios para definir el nivel de habilidad y experiencia necesario:

• Función: Agrupar los roles según su función principal dentro de la empresa ayuda a identificar similitudes en tareas y responsabilidades.
• Nivel de competencia: La clasificación se basa en modelos de competencias que permiten definir el nivel de habilidad necesario para cada rol. Así, un cargo puede clasificarse como junior, intermedio o senior según la experiencia y conocimientos requeridos.
• Nivel jerárquico: Muchas empresas utilizan la jerarquía interna como criterio, desde puestos junior hasta cargos ejecutivos.
• Nivel salarial: La clasificación de puestos está estrechamente vinculada con la compensación.

Proceso para Desarrollar un Sistema de Clasificación por Niveles

1. Análisis detallado de cada rol: Realizar encuestas a empleados, entrevistas con líderes de equipo o una revisión de las descripciones de puestos de trabajo existentes.
2. Definir los niveles dentro de cada familia: Por ejemplo, los roles junior suelen centrarse en tareas básicas y apoyo operativo, mientras que los puestos senior implican liderazgo, estrategia e impacto en el negocio.
3. Pensar en la progresión profesional: Asegurarse de que los niveles definidos dentro de cada familia de puestos permitan una progresión profesional clara y alcanzable.

Una matriz de nivelación laboral es una herramienta que organiza los roles y niveles según criterios definidos como responsabilidades, habilidades, formación y expectativas de liderazgo. Por ejemplo, la matriz puede incluir columnas para las familias de puestos y filas para los distintos niveles (como junior, intermedio y senior).

Es importante diseñar una matriz flexible que permita ajustes futuros, como la incorporación de nuevos roles o cambios en las prioridades de la empresa.

Implementación y Mantenimiento del Sistema de Clasificación

Antes de lanzar el sistema de clasificación de niveles de puestos, es fundamental validarlo con los principales líderes de la empresa: responsables de área, equipo de RRHH y alta dirección. Una vez validado, comunícalo claramente a todo el equipo.

• Prueba piloto: Antes de implementarlo a nivel general, prueba el sistema en un área o departamento.
• Materiales de apoyo: Crear recursos como preguntas frecuentes, guías prácticas y definiciones de familias de puestos para ayudar a tu gente a entender bien el sistema. Asegúrate de que estén disponibles en el portal de RR.HH.

Al seleccionar criterios, estos deben estar alineados con los objetivos de la empresa, los estándares de la industria y la naturaleza específica del trabajo. Es fundamental evitar que los sesgos personales o las evaluaciones inconsistentes debiliten el sistema, ya que adoptar un enfoque objetivo mejora la fiabilidad y precisión de las clasificaciones de puestos.

Al igual que en cualquier área del negocio, las descripciones de los puestos y los niveles probablemente evolucionarán con el tiempo. Por eso, es importante no ser demasiado rígido en el proceso de clasificación. A medida que una empresa crece, puede incorporar nuevas tecnologías o expandirse a nuevos mercados, lo que generará roles que antes no existían.

Transparencia Salarial y Beneficios del Sistema de Clasificación

A medida que más empresas se enfrentan a las leyes de transparencia salarial en diferentes estados, se hace imprescindible abordar esto de forma adecuada. La transparencia puede ayudar a los líderes a tener conversaciones más claras y fundamentadas sobre salarios y expectativas. Para cumplir con estas normativas, es crucial que el proceso y los criterios sean claros y comprensibles para todos.

Los roles y responsabilidades de los puestos inevitablemente cambiarán con el tiempo, y algunos incluso pueden volverse obsoletos. Un ejemplo de una clasificación de puestos que requiere una auditoría podría ser tener dos roles similares responsables del éxito del cliente, pero con diferentes clasificaciones y beneficios a pesar de tener responsabilidades idénticas.

Al definir la nivelación de los roles, puede ser útil ver cómo otros lo han estructurado. Una clasificación transparente de niveles de puesto permite a las personas visualizar cómo pueden crecer dentro de la empresa, paso a paso. Por ejemplo, un profesional junior puede ver claramente los tres pasos necesarios para alcanzar un rol senior en el futuro.

La planificación de sucesión tiene en cuenta los niveles de puesto para identificar talento con potencial de asumir roles más senior. Al tener claras las responsabilidades, cualificaciones y expectativas de cada rol, los gerentes pueden tomar decisiones más acertadas sobre bonificaciones, aumentos salariales y ascensos. Un sistema de clasificación de niveles de puesto bien definido puede ser una herramienta poderosa para atraer talento de primer nivel a tu empresa, reduciendo los costos de reclutamiento y capacitación al retener a los mejores empleados.

La clasificación de niveles de puesto muestra a los candidatos potenciales que la empresa ofrece oportunidades de progresión de carrera bien estructuradas y promueve la transparencia en el proceso de contratación. Además, puede mejorar la eficiencia de la empresa al ofrecer un marco claro de expectativas para cada rol y sus estándares de desempeño. Facilita la planificación de la fuerza laboral, la identificación de brechas de habilidades y el desarrollo de los empleados, garantizando que estos sean evaluados según los requisitos específicos de su rol.

Herramientas y Futuro del Analista Comercial

Los avances en inteligencia artificial, análisis de datos y digitalización están redefiniendo el papel del analista comercial, permitiéndoles centrarse en la interpretación de resultados y la propuesta de soluciones estratégicas.

Para aquellos que buscan tomar decisiones empresariales más informadas y mejorar sus procesos, herramientas como FlexiProject ayudan a los analistas empresariales en el análisis de datos, el modelado de procesos y el trabajo en equipo, todo en una sola plataforma. Es importante mantenerse actualizado en las últimas tendencias y adquirir los conocimientos adecuados sobre las funciones de un analista de negocios.

Włodzimierz es miembro del consejo de administración de FlexiProject y experto en gestión de proyectos. Durante más de 20 años ha adquirido una amplia experiencia trabajando con empresas polacas e internacionales en la realización de decenas de grandes proyectos; hoy aplica esta experiencia con pasión en el desarrollo del sistema FlexiProject. Dirige el equipo responsable de su desarrollo, implementación y promoción, ayudando a las empresas modernas a alcanzar sus objetivos.

Mayteck es una profesional y yoguini, apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, así como por el desarrollo personal. Es una líder creativa en comunicaciones y marketing con más de una década de experiencia.

El IIBA y el PMI definen a estos trabajadores como cualquier persona que elabore análisis comerciales, sin importar el cargo que tenga en la empresa. Este trabajo también varía en función de otros factores como el tipo de sector, el tamaño y el grado de desarrollo de la empresa en cuanto a la gestión de proyectos y a las prácticas de análisis comercial, y la metodología del ciclo de vida del proyecto.