Guía completa para obtener el NIF de no residente en España

Instalarse en otro país implica empezar de nuevo en muchos sentidos: encontrar vivienda, adaptarse al trabajo, crear una nueva rutina… y también familiarizarse con algunos trámites básicos. Uno de los primeros, si acabas de llegar a España o tu empresa desea operar en el país, es conseguir un Número de Identificación Fiscal (NIF).

¿Qué es el NIF y por qué es fundamental para no residentes?

El NIF (Número de Identificación Fiscal) es el código que identifica a cualquier persona física o jurídica a efectos fiscales en España. Todas las empresas que realizan actividades económicas en territorio español, aunque no tengan establecimiento permanente, deben disponer de este número. En el caso de una empresa extranjera, se trata del NIF de no residente o NIF N.

Este número se asigna por la Agencia Tributaria y es imprescindible para poder relacionarse con la Administración, firmar contratos o facturar a clientes españoles. Desde operaciones bancarias hasta compras inmobiliarias, el NIF es esencial para cualquier empresa o persona física que quiera hacer negocios en España, incluso si no tiene una presencia física en el país.

Diferencia entre NIF, CIF, NIE y NIF de no residente

La terminología puede generar confusión, pero se puede entender así:

• CIF (Código de Identificación Fiscal): se utilizaba hasta 2008 para identificar a las personas jurídicas. Actualmente ha sido sustituido por el NIF persona jurídica.
• NIF: es el término oficial que identifica tanto a personas físicas como jurídicas.
• NIE (Número de Identidad de Extranjero): identifica a las personas físicas extranjeras que residen o trabajan en España.
• NIF de no residente: es el número que se asigna a las empresas extranjeras que no tienen sede en España, pero necesitan operar o cumplir con obligaciones fiscales aquí.

En resumen, el NIF de empresa extranjera equivale al CIF, pero adaptado a la normativa actual. Para las personas extranjeras que tengan NIE, su NIF será el mismo número. Si ya cuentas con un NIE, ya tienes tu NIF asignado. No necesitas pedir ningún número adicional.

Hay situaciones en las que una persona necesita hacer un trámite que implica una relación directa con Hacienda antes de disponer del NIE. En esos casos, la Agencia Tributaria puede asignar un NIF para extranjeros sin NIE mediante el Modelo 030, el formulario con el que comunicas tus datos personales y tu domicilio fiscal para darte de alta en el censo de Hacienda. Ese NIF tendrá carácter temporal y se utiliza hasta que el Ministerio del Interior asigna el NIE definitivo. Contar con tu número identificativo desde el principio ayuda a evitar retrasos en cualquier gestión relacionada con tu residencia en España.

El NIF para extranjeros está compuesto por una letra inicial, 7 números y un código de verificación. La letra será una u otra en función de si es para una entidad o a una persona física.

Tipos de NIF según la letra inicial

El NIF de personas jurídicas y entidades se distingue por la letra inicial:

• NIF N: para entidades extranjeras no residentes.
• NIF W: para establecimientos permanentes de empresas extranjeras en España.
• NIF A, B, C, etc.: para diferentes formas jurídicas españolas (sociedades anónimas, limitadas, etc.).

Conocer esta clasificación es importante para no confundir el NIF empresa extranjera (NIF N) con otros tipos de identificación.

El NIF es un número de identificación fiscal de 9 dígitos y lo necesitará para llevar a cabo cualquier transacción comercial en España.

¿Cuándo necesita una empresa o persona física extranjera un NIF?

Una empresa extranjera necesita un NIF de no residente en España en múltiples situaciones. Estas pueden ser participar en licitaciones públicas, cuando se factura a clientes españoles, si se contrata a personal en España, cuando se abre una cuenta bancaria, o, en otros casos, para constituir una filial. En todos estos casos, la Agencia Tributaria exige disponer de un NIF válido para garantizar el cumplimiento fiscal.

En general, si su empresa no tiene una presencia física en España, pero planea hacer negocios en este país, es probable que necesite saber cómo obtener el NIF de una empresa no residente en España. La relevancia de los Convenios de Doble Imposición y su prevalencia sobre la normativa tributaria interna también es un factor a considerar.

Los profesionales independientes también pueden tener esta consideración, pero sus obligaciones pueden ser en ocasiones un tanto diferentes. Las empresas que normalmente reciben esta calificación son personas jurídicas extranjeras que realizan actividades económicas en España de forma puntual y más bien corta. Por ello, no necesitan una presencia física fija. También reciben esta denominación las entidades no residentes en el país, pero que obtienen rentas de España de forma ocasional. Este es el caso de las empresas que reciben dividendos o intereses de fuentes españolas. Por último, se engloban dentro de esta figura las empresas que realizan inversiones en España.

Beneficios de tener un NIF en España

Uno de los principales beneficios de tener un NIF en España es que le permitirá hacer negocios en este país. Sin embargo, hay varios otros beneficios que debe conocer si está considerando obtener un NIF:

• Acceso a servicios bancarios y financieros: Si su empresa necesita abrir una cuenta bancaria en España, necesitará un NIF. No. Depende de cada entidad y del tipo de cuenta. En algunos casos puede iniciarse el proceso con el pasaporte, especialmente si se trata de una cuenta para no residentes. Puedes ir avanzando información y preparando documentación, pero necesitarás el NIE para completar la mayoría de gestiones.
• Compra de propiedades: Para comprar una propiedad en España, necesitará un NIF. Esto incluye no solo propiedades destinadas a uso comercial, sino también propiedades residenciales que desee comprar en España.
• Importación y exportación: Si su empresa planea importar o exportar bienes desde o hacia España, necesitará un NIF.
• Facturación y contabilidad: Si su empresa planea facturar a clientes españoles o llevar a cabo operaciones contables en España, necesitará un NIF.

En definitiva, si necesitas operar en España de forma sencilla la obtención de un CIF de no residente puede ser la solución. ¿Sabes que puedes comenzar a operar con tu negocio en España en pocas semanas? No es necesario que crees una sociedad mercantil, basta con que obtengas un NIF de no residente.

Pasos para obtener el NIF de una empresa o persona física no residente en España

El proceso de solicitud se lleva a cabo a través de la Agencia Tributaria, una entidad encargada de la imposición y recaudación de impuestos en España. La solicitud del NIF empresa no residente se realiza generalmente mediante el formulario 036 NIF no residente.

1. Determine si su empresa necesita un NIF

Antes de comenzar el proceso de obtención del NIF para su empresa, es importante que determine si su empresa lo necesita. En general, si su empresa no tiene una presencia física en España, pero planea hacer negocios en este país, es probable que necesite saber cómo obtener el NIF de una empresa no residente en España.

2. Consiga un representante legal

Si tiene una empresa no residente en España, necesitará un representante legal para poder obtener el NIF y cumplir con las obligaciones fiscales en el país. Este representante puede ser una persona física o una empresa que tenga residencia en España. El representante legal será responsable de presentar los documentos necesarios ante las autoridades fiscales españolas y, en general, será el contacto principal de la empresa con las autoridades durante todo el proceso.

El presentante fiscal debe tener residencia fiscal en España, esto quiere decir que debe vivir en España al menos 183 días al año. El Modelo 036, además de para conseguir el NIF, también sirve para nombrar al representante de la empresa (ya sea persona física o jurídica) ante la Administración tributaria de España.

No siempre es necesario que el representante viaje a España. La empresa puede designar un representante fiscal en España que actúe en su nombre.

3. Reúna la documentación necesaria

El siguiente paso es recopilar la documentación necesaria para obtener el NIF de su empresa o como persona física en España. La documentación necesaria variará ligeramente según el tipo de empresa de que se trate o la situación personal, pero en general, necesitarás lo siguiente:

Documentación para personas jurídicas extranjeras:

• Documento que acredite la existencia de la sociedad en el país de origen: Puede ser la escritura de constitución o los estatutos inscritos en algún registro oficial, un certificado de un notario, de un registro o de una autoridad fiscal.
• Fotocopia del número de identificación fiscal del representante: La persona que firme el modelo de solicitud del número de identificación fiscal en nombre de la sociedad, deberá adjuntar la fotocopia del número de identificación fiscal que le haya otorgado la administración española.
• Fotocopia del documento que acredite poder suficiente: Se debe demostrar que la persona que presenta la documentación y la solicitud tiene poder suficiente para hacerlo. Puede que ese poder ya se incluya en el documento que acredite la existencia de la sociedad en el país extranjero. Con ese poder y sus legalizaciones pertinentes en origen se procede a su traducción en España, pues suele salir más económico que hacerlo en el propio país de origen normalmente.
• Identificación de titulares reales (UBOs): La Agencia Tributaria exige la identificación de los titulares reales (Ultimate Beneficial Owners, UBOs), es decir, las personas físicas que poseen o controlan más del 25 % del capital de la sociedad.
• Otros documentos: Dependiendo de la actividad, pueden solicitarse: estatutos sociales o declaraciones fiscales en el país de origen.

Documentación para personas físicas extranjeras:

• Formulario oficial EX-15, junto con su pasaporte y la documentación que justifique el motivo de la solicitud.

Requisitos generales de la documentación:

Es importante tener en cuenta que estos son solo algunos de los documentos que se requieren para obtener un NIF para una empresa no residente en España. Para obtener una lista completa, debe consultar con un asesor fiscal u otras autoridades pertinentes.

• Legalización y traducción: Toda la documentación extranjera debe presentarse legalizada o apostillada (Convenio de La Haya) y traducida al español por traductor jurado, o a través de la Embajada o Consulado español.

4. Registre a su empresa o solicite el NIF

El paso siguiente es registrar a su empresa o solicitar su NIF como persona física. Este es un proceso que se lleva a cabo a través de la Agencia Tributaria.

Modelos a presentar:

• Modelo 036: Este es el formulario oficial para solicitar la asignación del NIF de no residente para entidades (empresas). También sirve para establecer el régimen aplicable del IVA y para solicitar el NIF-IVA. Se presenta en la Agencia Tributaria, de manera presencial o a través de representante autorizado.
• Modelo 030: En el caso en que la persona física que solicita el número de NIF no tenga un número de identificación fiscal atribuido por la Administración Tributaria deberá solicitarlo presentando el modelo 030 “Declaración censal de alta en el censo de obligados tributarios, cambio de domicilio y/o variación de datos personales”.

Tanto el modelo 036 como el modelo 030 se pueden encontrar en la página web de la Agencia Tributaria española: www.agenciatributaria.es.

Para registrar a su empresa, debe presentar la documentación necesaria para obtener el NIF de su empresa. Con el documento de apoderamiento nos disponemos a solicitar el CIF de no residente en la Oficina de la Agencia Tributaria y para ello debemos tener presente de la necesidad de tener un domicilio fiscal en el país extranjero para poder comunicarlo en la Agencia Tributaria, así como un domicilio a efectos de notificaciones también en España para cualquier comunicación que quiera hacer la Agencia Tributaria a la Empresa en España.

5. Asignación de NIF

Una vez que ha presentado toda la documentación necesaria, la Agencia Tributaria revisará sus documentos y emitirá un NIF para su empresa. Se le asignará un NIF provisional y posteriormente, tras la validación de toda la documentación, se entregará el NIF definitivo.

¿Cuánto tarda en obtenerse el NIF?

No se especifica un plazo exacto, pero se menciona la asignación provisional del NIF y la entrega del definitivo tras la validación de toda la documentación.

Una vez que el profesional o la entidad sin establecimiento permanente haya obtenido el NIF, debe obtener un certificado digital a través de los organismos correspondientes. Con este certificado, la persona o empresa podrá relacionarse con la administración española vía online.

Obligaciones fiscales para empresas no residentes en España

La empresa extranjera que realice negocios en España mediante un CIF de no residente no tendrá que presentar y pagar impuestos directos como el Impuesto sobre Sociedades (IS) ya que se considera que no tiene un establecimiento permanente.

Sin embargo, sí que pagará impuestos indirectos como el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). El IVA se declara mensual o trimestralmente (en los meses de abril, julio, octubre y enero) o anualmente (en enero de cada año se presenta un resumen). En el caso de tratarse del último periodo de liquidación del año, este podrá efectuarse en el plazo de los 30 días naturales del mes de enero.

Los residentes en España, ya sean profesionales o empresas, deben pagar el impuesto IRPF (Impuesto de la Renta de las personas Físicas) o el Impuesto de Sociedades (IS). Mientras, las empresas o profesionales sin establecimiento permanente que obtengan rentas en el territorio español deben asumir el IRNR (Impuesto sobre la Renta de No Residentes).

La posibilidad de presentar otros modelos tributarios, además de IVA e IRNR, dependerá de la actividad y los convenios de doble imposición.

Servicios de asistencia para la obtención del NIF

Obtener un NIF para su empresa no residente en España puede parecer un proceso complicado y abrumador. Sin embargo, con la ayuda de Tu Empresa en 24H puede comprar una sociedad limitada española y comenzar a hacer negocios en España. Sin largos trámites ni esperas. Lo que agiliza los plazos y le permite iniciar su actividad en menos de un día.

Si todos los pasos que van a continuación le parecen demasiado engorrosos, no lo dude. Reserve su sociedad limitada y comience a operar en un tiempo récord.

Cumplir con todos los requisitos que exige la legislación española a los profesionales o empresas sin establecimiento permanente no es fácil, ya que son muchos los requisitos establecidos. Desde CE Consulting podemos ayudarte tanto si tienes una sociedad como si eres un profesional independiente sin sede permanente en el país a través de nuestros profesionales asesores fiscales.