Guía Completa para Ahorrar en la Factura Telefónica de tu Pyme

A todos nos gusta tener un buen servicio telefónico, pero, a veces, las facturas pueden dispararse sin darnos cuenta. ¿Te gustaría reducir el coste mensual de tu factura de teléfono sin renunciar a una buena conexión o calidad de servicio? Pues estás en el lugar indicado. En este artículo, te daremos algunos consejos fáciles de aplicar para que puedas ahorrar en tu factura de teléfono móvil y fijo sin complicaciones.

Las comunicaciones móviles de las pymes pueden suponer un elevado coste para su gasto mensual. En plena era de desarrollo de la Sociedad de la Información, las comunicaciones se han convertido en algo intrínseco de nuestro día a día, inevitable y para casi todo el mundo necesario o imprescindible. La comunicación telefónica es una de las vías más necesarias y a la vez más costosas para la mayoría de empresas, sobre todo para las de menor facturación. Por ello, es necesario ser consciente de la necesidad de ahorrar en la factura telefónica de tu negocio y evitar incurrir en costes innecesarios y sostenidos en el tiempo.

El Primer Paso: Auditar y Conocer tu Consumo Real

¿Cuánto gastamos? Lo primero que deberíamos hacer para estudiar la manera de reducir los costes en comunicaciones móviles y telefónicas es conocer nuestro estado actual. Para ello, podemos hacer una auditoría que no nos llevará demasiado trabajo. Una vez hemos realizado la auditoría, conoceremos el gasto total en comunicaciones al año y, probablemente, nos llevaremos las manos a la cabeza por la elevada factura que supone para la compañía.

Reducir la factura de tu móvil no tiene por qué ser complicado. Uno de los principales factores para controlar tu factura móvil es saber qué y cuánto consumes. Si habitualmente no usas tantos datos o minutos, quizá puedas cambiar a una tarifa más económica. Muchos operadores ofrecen tarifas personalizadas que se adaptan a tus necesidades. Tener claro qué y cuánto consumes al mes es clave para ahorrar. Si haces muchas llamadas largas, puede que una tarifa con minutos ilimitados sea la mejor opción. Conocer cuántas llamadas realizas y a qué destinos es fundamental para ajustar la tarifa.

La Importancia de Analizar Detalladamente tu Factura

Optimizar la factura de teléfono de tu empresa puede suponer un ahorro de hasta el 80% mensual. A menudo, el importe de tu factura no corresponde con la tarifa que tenías contratada, lo cual es normal, ya que el consumo de cada línea puede variar mensualmente en función de los servicios que se hayan necesitado. Los operadores de telefonía establecen sus propios parámetros a la hora de diseñar sus facturas.

En la primera página de la factura, nos encontraremos con un resumen poco detallado del gasto durante el último periodo de facturación. Este periodo no tiene por qué comenzar el día 1, sino que corresponde a 30 días naturales. La base imponible, que es el resultado de la suma de los tipos de servicio (voz, mensajes, internet y datos) más las cuotas a nivel de cuenta, soporta un 21% de IVA. Seguidamente, podrás observar las gráficas de consumo de los últimos meses, que son interesantes para controlar la evolución del gasto y poder detectar a simple vista si en un mes ha habido una subida inesperada, en cuyo caso habrá que analizar con detenimiento los porqués.

Empecemos por el apartado de "Cuotas" de la factura, que incluye el importe que la compañía debe pagar por cada plan que tiene contratado para sus diferentes líneas. En el segundo apartado "Consumos", solo deberían figurar los consumos adicionales, es decir, los que no están incluidos en los planes anteriores. Resulta interesante analizar este punto con detenimiento, ya que para algunas líneas puede salir más a cuenta pagar una cuota baja y minutos o datos extra por separado, y sin embargo para otras líneas merezca la pena cambiar a una cuota directamente superior si observamos que con la actual no es suficiente. Por ello, es necesario conocer qué plan tiene contratado la compañía para cada línea y decidir si realmente se ajusta a sus necesidades de consumo o no.

El apartado de "Otros cargos" o "Otros pagos" muestra el importe a pagar por pagos aplazados de terminales, sus seguros asociados y otros conceptos que conviene revisar. Por último, existen dos secciones diferentes para "Descuentos y promociones". En la primera, que pertenece al desglose de conceptos por línea, se hace referencia a los descuentos acordados por tarifas en el contrato. Y en la segunda, que pertenece al desglose de otros conceptos, se hace referencia a descuentos de consumo.

Como podrás observar en tu factura de teléfono, es posible comprobar el consumo detallado de cada línea. Atendiendo a la información de los apartados anteriores, podrás analizar los comportamientos de cada línea y así tomar las medidas necesarias de cara al siguiente periodo de facturación. La revisión mensual de las facturas de teléfono es una tarea que requiere tiempo y esfuerzo, pero que merece la pena realizar para detectar posibles desajustes con tu operador.

Elementos Clave a Revisar en tu Factura Telefónica

Estrategias Efectivas para Reducir Costos

Si hemos determinado qué tipo de comunicaciones realizamos, ya estaremos preparados para buscar de qué forma podemos mantener o incluso mejorar el servicio que teníamos hasta ahora, pero reduciendo notablemente los gastos. Ahorro es la palabra mágica que toda pyme quiere escuchar. Instalaciones, personal, iluminación, mobiliario, servicios de telefonía, comunicaciones... son muchos los gastos que toca afrontar cada mes y en ocasiones resulta complicado elegir entre las múltiples ofertas que existen en el mercado.

Optimización de la Telefonía Fija y Móvil

Cada pyme tiene sus propias necesidades y no hay un patrón genérico que nos ayude a elegir la ansiada mejor oferta.

Telefonía VoIP: Una Alternativa Eficiente

Como alternativa a la telefonía tradicional, contamos con servicios muy interesantes que todavía pueden suponer un mayor ahorro y cubrir de manera igual o mejor nuestras necesidades. Entre ellas encontramos la telefonía por VoIP (Voice over IP), un servicio que permite que la señal de voz se envíe a través de Internet utilizando el protocolo IP. De esta forma, con una conexión de banda ancha podremos convertir una señal de voz analógica en una señal de datos para enviarla por Internet, y sin más coste que nuestra propia conexión y una toma de corriente.

La contratación de servicios de VoIP ha crecido mucho en los últimos años, principalmente en las empresas, que han reducido gastos en esta partida que, hasta hace poco tiempo, no tenía demasiadas opciones más allá de la telefonía fija y móvil tradicional.

Operadores Móviles Virtuales (OMV): Una Opción para el Móvil

En el caso de la telefonía móvil, muchas empresas optan por los denominados Operadores Móviles Virtuales (OMV). Nos referimos a aquellas compañías telefónicas que no disponen de red móvil propia, sino que ofrecen la cobertura a través de redes móviles de otros operadores que sí disponen de ella.

Elegir la Tarifa y el Paquete Adecuado

Contrata lo que necesitas, ni de menos, ni de más, ¿por qué pagar por lo que no vas a consumir? El móvil, el fijo, la conexión a Internet, en ocasiones con paquetes que incluyen televisión... Las compañías ofrecen paquetes con gigas, con tarifas planas ilimitadas, con programas que no vas a ver, con una tecnología puntera para la que tu instalación quizá no esté preparada... no contrates la última oferta, ni firmes con la compañía más insistente: valora lo que necesitas, lo que de verdad vas a utilizar, y no contrates menos.

Solo con llamadas, también con datos, que incluya canales de TV, tarifas planas, con todo el fútbol y otros deportes... pero también disfrutar de la tecnología más puntera como 5G o Volte... Antes de contratar vuestros servicios de internet y telefonía fija y móvil, debéis revisar detenidamente las distintas propuestas. Porque muchas veces nos inclinamos por llamativas ofertas que suscitan nuestra atención, aunque en realidad nos ofertan servicios que no necesitamos.

Los estudios alertan de que dejarse llevar por las ofertas es precisamente uno de los errores más habituales a la hora de contratar un servicio de comunicaciones. Así que lo primero es estudiar qué necesitamos realmente y elaborar un plan que se ajuste a nuestro consumo real para que lo barato no termine saliendo caro.

Una de las formas más efectivas de ahorrar en la factura de teléfono es contratar paquetes que incluyan todo lo que necesitas. Muchas operadoras ofrecen precios más bajos cuando contratas varios servicios, como teléfono fijo, móvil e internet, en un mismo paquete.

Muchas personas pagan por más datos de los que realmente utilizan o mantienen tarifas antiguas que ya no encajan con su uso. No todos los usuarios necesitan tarifas con grandes cantidades de datos o servicios adicionales. Las tarifas con datos ilimitados ofrecen comodidad y tranquilidad, pero no siempre son la opción más rentable. Otra forma habitual de ahorrar en la factura del teléfono es combinar la línea móvil con otros servicios como la fibra para el hogar.

Primeramente, debemos decidirnos por una tarjeta prepago o un contrato. Los contratos nos ofrecen tarifas muy económicas y además nos permiten elegir algunos terminales ahorrando dinero en la compra de los mismos. Otra posibilidad es la de optar por las tarjetas prepago, una opción que regresa con fuerza y que te permite realizar un control absoluto del gasto. Si eres de los que pasan mucho tiempo al teléfono, las tarifas con llamadas ilimitadas pueden ser una opción que te ayude a ahorrar. Muchas compañías ofrecen planes en los que por un precio fijo puedes hablar todo lo que quieras.

Controlar y Desactivar Servicios de Tarificación Adicional

Estos servicios suelen ser los responsables de que se disparen nuestras facturas: teléfonos de información, de juegos, la suscripción a servicios mediante el envío de SMS... estáte atento si no quieres que se desequilibre tu presupuesto en telefonía. Nuestro consejo es que contactes con tu compañía y desactives todos los servicios de tarificación adicional además de los servicios de pagos a terceros que tengas activados. Si algún día los necesitas, puedes volver a activarlos en cualquier momento.

Es importante ser disciplinado y cancelar aquellos servicios que no utilizas. ¿Aún pagas por llamadas internacionales que nunca realizas? ¿Tienes contratado algún servicio adicional que no utilizas? Existen ciertos números de tarificación especial que, a menudo, pueden hacer que tu factura se dispare. Los números que empiezan por 8 o 9 suelen ser más caros que las llamadas normales. También es importante tener en cuenta los números de información telefónica que comienzan por 118, que suelen tener un coste elevado. Otra fuente importante de gasto son los números especiales. Ten cuidado con el establecimiento de llamada.

Uso Inteligente de Datos Móviles e Internet

En el caso de la descarga de datos de dispositivos móviles, pese a que las operadoras ofrecen cada vez capacidad más alta, todavía no contamos con ofertas ilimitadas de datos que nos permitan una descarga cómoda y rápida en todo momento.

Aprovecha el Wi-Fi Siempre que Puedas

Si te encuentras en casa o en lugares públicos con Wi-Fi disponible, úsalo siempre que puedas. Las aplicaciones de comunicación utilizan Wi-Fi, lo que significa que no gastas tus datos móviles ni incurrirás en cargos adicionales. Valoremos si realmente vale la pena pagar una tarifa plana para el servicio de Internet móvil si no se usa con frecuencia fuera de zonas Wi-Fi.

Gestiona el Consumo de Datos Móviles

Por defecto, la mayor parte de las tarifas de móvil, una vez agotado el bono de datos, reducen la velocidad de navegación, sin cobrar por el consumo adicional de internet. Pero aún hay algunas compañías que cobran por el uso adicional. Para no pagar de más, si tu operadora es una de las que cobra una vez agotado el bono contratado, debes saber que las principales compañías permiten activar la opción de reducir la velocidad una vez agotado el bono, sin coste adicional. Si un mes te quedan pocos datos (y no tienes acceso a un wifi) evita usar las aplicaciones más "glotonas" a no ser que sea estrictamente indispensable: compartir videos e imágenes es de las actividades que más datos gastan.

Mejora tu Conexión a Internet

Si tienes frecuentes cortes en la conexión, poca cobertura o una escasa velocidad de descarga son señales claras de que el Internet de tu casa o negocio no va tan bien o tan rápido como debería. Para aumentar el alcance de la señal, la solución más simple es instalar un adaptador/repetidor: un dispositivo que recibe la señal wifi de tu router y luego la amplifica. En el lugar en donde vayas a colocarlo debe haber una conexión decente: comprueba que allí tu móvil tiene una cobertura wifi de al menos dos rayas (de las cuatro que puede tener). En el mercado hay adaptadores wifi desde unos 30 euros.

Herramientas Colaborativas y Videoconferencias

En plena era de transformación digital de las empresas, dispones de muchas herramientas que pueden solventar muchas de tus necesidades diarias independientemente de tu ubicación y ahorrando gastos de desplazamiento. En la misma línea, puedes trabajar si tu empresa realiza de forma habitual reuniones, formaciones o cualquier tipo de conexión con otras personas a través de videoconferencias.

El ejemplo más extendido es Skype, sin coste a menos que tengamos necesidades más complejas para conectar a muchas personas a la vez, por ejemplo. Sea con esta opción o con otras conocidas como Google Talk, Viber y todo tipo de soluciones gratuitas o de pago, por una tarifa muy reducida o de coste cero podremos hablar con el otro lado del planeta sin ningún problema. Las nuevas tecnologías también pueden ayudarte a aligerar tu factura, haciendo uso de reuniones virtuales, herramientas colaborativas.

Dentro del funcionamiento de la empresa, en ocasiones utilizamos una vía de comunicación que no siempre es la más adecuada para cada proceso. Actualmente contamos con herramientas muy interesantes que nos permiten comunicarnos en cada momento con la persona adecuada. En este tipo de herramientas podemos crear canales por proyectos e incluir en cada canal a los miembros del equipo que van a intervenir (ya sean internos o externos), e incluso a los clientes en algunos casos. Dentro de la selección de soluciones tecnológicas para la empresa, deberemos afinar muy bien en el caso de que tengamos un software de la compañía para tareas de gestión, contabilidad o comunicación. Otro aspecto que debemos tener presente es si vamos a realizar comunicaciones masivas a los empleados, clientes o usuarios registrados, por ejemplo.

En la actualidad, donde el tiempo es más valioso que nunca, las llamadas telefónicas suponen disponer tanto de tu tiempo como el de tu interlocutor. Muchas veces es más sencillo solucionar algo con una rápida llamada. Antes de llamar, haz una lista de los temas a tratar, intenta ser claro y conciso, dar instrucciones precisas o solicitar la información que necesites.

Consejos Adicionales para un Ahorro Sostenible

Los estudios realizados confirman que es posible ahorrar en la factura, hablando de una posibilidad de ahorro estimado que superaría el 25%.

Negociación y Revisión de Contratos

Nuestros operadores o compañías telefónicas están dispuestas a negociar y a ofrecernos mejores condiciones, pero solo en un caso: si decimos que nos vamos. Hay que ir en serio. Pedir que nos den de baja oficialmente. Si usamos esta técnica (muy recomendable) tenemos que prepararnos por el caso en el que no protesten y no digan nada. No debemos dar nada por supuesto; todo aquello que no figure expresamente por escrito no existe y puede llevarnos en un futuro a fatigosas dudas y reclamaciones.

Por último, y en términos generales, es esencial que tras analizar todos los contratos que tenemos con operadores fijos y móviles veamos las opciones que nos brinda el mercado para unificar esos contratos en los mínimos posibles. En toda relación contractual hay un momento decisivo: cuando la finalización del contrato está cerca; es en ese momento cuando la pyme debe revisar con calma el uso que ha hecho y hace de lo contratado, su satisfacción con el resultado y si ha respondido a sus expectativas; al mismo tiempo que el proveedor se afana por mantener al cliente. Es el momento ideal para renegociar condiciones, precios y servicios.

Flexibilidad en el Servicio

Otro punto importante a tener en cuenta es la flexibilidad de la oferta y del producto, tanto para hacer cambios como incluso para una posible cancelación del servicio, si fuese necesario. ¿Cuánto me costaría dar de alta varias líneas más si contrato personal? ¿Y si ahora varias personas están teletrabajando? Las necesidades de la organización no son estáticas y, aunque resulte imposible anticiparse a ellas, siempre resultará más cómodo, y seguramente más barato, si disponemos de un servicio adaptable y personalizable que puedas pagar de acuerdo a tu uso.

Revisa tu Factura Mensualmente

A veces, las compañías facturan servicios que no hemos contratado o incluyen errores en las facturas. Revisa tu factura mensualmente para asegurarte de que no te están cobrando de más por conceptos que no corresponden. Realiza una revisión mensual de tus hábitos de consumo y ajusta tu tarifa según lo que realmente usas.

Buscar Asesoramiento Especializado

Es importante contar con un asesoramiento que entienda tus necesidades y elabore una oferta ajustada a tus consumos reales, sin necesidad de contratar servicios, gigas o minutos que realmente no necesitas. No todos los operadores ofrecen la misma cobertura en todas las zonas, especialmente si vives en una localidad rural o en una zona con dificultades de conexión. Por eso, elegir un operador que entienda las necesidades específicas de tu zona, puede marcar la diferencia. Conocer tu empresa y tus necesidades, disponiendo de un desglose de los servicios que especifique lo que cubre cada uno de ellos, siendo consciente de las fechas de vencimiento de los contratos y/o de las permanencias posibles y, si es necesario, confiando en profesionales que te ayuden a elegir la opción más adecuada son básicos para que puedas optimizar tu gasto en comunicaciones.

Considerar Ayudas y Subvenciones

Y tampoco pierdas de vista las numerosas ayudas o subvenciones que ponen en marcha las Administraciones Públicas, que podrían contribuir a aligerar tus gastos en comunicaciones.