Cómo agregar contactos en Skype Empresarial y Office 365

Skype Empresarial, integrado en Office 365, es una herramienta clave de colaboración que permite a los usuarios realizar videollamadas, llamadas de voz, compartir pantalla y chatear en tiempo real tanto con usuarios internos como externos a la organización. Si es un usuario habitual de la versión comercial de Skype, Skype Empresarial le será muy familiar: la lista de contactos, los indicadores de presencia, los botones y los iconos e, incluso, los sonidos de la aplicación le serán muy familiares. Con Skype ahora disponible en todos sus dispositivos, ustedes querrán tener un robusto grupo de contactos para hacer más fácil estar en contacto y manejar agitadas agendas.

Para comenzar, agreguen a todos sus amigos, familia y colegas como contactos ya sea a través de la búsqueda en el directorio de Skype o al guardar números telefónicos de manera directa a Skype.

En esta guía veremos cómo realizar una configuración de Skype Empresarial en Office 365, adaptándola a las necesidades y normativas de tu organización, y cómo agregar contactos de diversas maneras.

Instalación y Acceso a Skype Empresarial

Si tiene una licencia Empresa Premium de Office 365 y ha instalado Office 2016, seguramente ya lo tendrá instalado. Tan sólo deberá buscarlo en sus aplicaciones y ejecutarlo.

Si no está seguro, desde su portal de Office 365 podrá instalarlo. Para ello siga estos pasos:

1. Desde la pantalla principal de Office 365 seleccione «Instalar las aplicaciones de Office» y seleccione la opción deseada.
2. Si seleccionamos instalar Office 2016 tan sólo debemos ejecutar el archivo que nos descarga y esperar que termine.
3. Si por el contrario seleccionamos Otras opciones de instalación podremos elegir qué versión de Skype for Business instalar.

El procedimiento de instalación es desatendido en ambos casos y el sistema nos avisa cuando haya finalizado.

Una vez instalado, lo primero que hemos de hacer es introducir nuestro usuario y luego la contraseña.

Para configurar Skype Empresarial Online debe iniciar sesión en Office 365. Busque su ID, que recibió en un correo electrónico del equipo de Microsoft Online Services que contiene el ID de usuario de Microsoft 365 o Office 365 que creó al comprar Skype Empresarial Online. Inicie sesión en el centro de administración y escriba su ID.

Configuración inicial de la aplicación

Para asegurarnos de que la aplicación se iniciará cada vez que arranquemos el sistema:

1. Desplegamos en el icono del engranaje y seleccionamos «Herramientas/Opciones».
2. A continuación, nos aseguramos que las dos opciones estén activadas. Así nos aseguramos de que Skype for Business esté siempre iniciado y funcionando incluso si lo cerramos.

Cómo agregar contactos

En Skype for Business podremos agregar usuarios tanto internos de nuestra organización como externos que dispongan de Skype o Skype for Business. Mientras escriba, la vista cambiará automáticamente a Mis contactos, lo que le permitirá buscar en la libreta de direcciones de su empresa.

Agregar contactos internos (de su organización)

En el cuadro de búsqueda de la vista de contactos de la ventana principal de Skype Empresarial, escriba un nombre, dirección de mensajería instantánea o teléfono de escritorio que estén en su organización. Si la persona a la que está buscando está en la organización, mantenga la ficha Mis contactos seleccionada (es la opción predeterminada).

Agregar contactos externos (de fuera de su empresa)

Los contactos externos son usuarios de Skype que no tienen acceso a Skype Empresarial, pero aún así podemos contactar con ellos. Esa opción está disponible en el icono para "Añadir usuarios".

Antes de que puedas añadir contactos que tienen cuentas de Skype, tu administrador debe Habilitar la búsqueda en el Directorio de Skype para tu organización.

Opciones para agregar contactos externos:

1. Es un usuario que utiliza Skype Empresarial (Skype para empresas): En este caso, tendremos que añadir su correspondiente ID, que evidentemente, él nos habrá enviado para que contactemos con él.
2. Otros: Al indicar "Otros", añadiremos el nombre de usuario y el dominio correspondiente, ya que desde hace bastante tiempo, Microsoft ha unificado las diferentes cuentas de Skype que antes utilizaban simplemente un identificativo, y ahora es necesario utilizar esa cuenta asociada a un correo electrónico.

En la aplicación de Skype podemos buscar contactos a través de un correo de la persona colocando este correo en Búsqueda. En Skype Empresarial, elija los iconos de contactos.

Mientras escriba, la vista cambiará a Mis contactos. Elija Directorio de Skype. Si la persona a la que está buscando no está en la organización pero usted sabe que tiene una cuenta de Skype, haga clic en la ficha Directorio de Skype para buscarla entre los millones de usuarios. Conocer su identificador de Skype y su ubicación ayuda a restringir la búsqueda rápidamente.

Nota: El administrador habilita o deshabilita la característica de búsqueda en el directorio de Skype de acuerdo con la política de búsqueda de su organización. Al buscar contactos en el directorio Skype, puede agregarlo a su lista de contactos, tener una conversación de mensajería instantánea, ver su información de presencia, y tener una llamada de audio o vídeo con ellos. Tenga en cuenta que el directorio sólo contiene información de contacto de Skype para usuarios de Skype, no de Skype para los usuarios empresariales.

Damos clic en Invitar a Skype, y podemos realizar el procedimiento abriendo nuestra cuenta de correo electrónico o copiando el enlace y enviándolo a la persona que deseamos contactar.

Una vez que aparezca el contacto, selecciónenlo, den clic en Agregar a Contactos y luego envíen un mensaje a su contacto para que acepte la solicitud.

IMPORTANTE: cuando agregue la persona a su lista de contactos, su estado será Pendiente. Si ha enviado a su contacto de Skype una solicitud y nunca la recibe, pídale que le envíe una solicitud para chatear.

Escriba la dirección de correo electrónico de la persona. Haga clic con el botón derecho en el contacto que acaba de agregar y elija Ver tarjeta de contacto. Ahora podrá introducir información adicional sobre esa persona. Si ha agregado una dirección de correo electrónico provisional, escriba el nombre real de la persona en el cuadro Nombre. IMPORTANTE: si aparece el cuadro Comprobar el nombre completo, elija Aceptar.

Agregar un contacto por número de teléfono

También pueden agregar un contacto con su número de teléfono. Una vez que tengan una suscripción o Skype Credit, bajo el menú de Contactos, seleccionen Agregar Contacto y luego Guardar un Número de Teléfono. Agreguen el nombre y número del contacto y luego den clic en Agregar número.

Organización de contactos

Una vez que hayan agregado todos sus contactos, pueden organizarlos en listas y grupos para que puedan gestionar sus chats.

Favoritos

Comiencen con agregar a Favoritos a la gente con la que necesitan chatear más, para que siempre se presenten en la parte superior de la pestaña de Contactos. Para convertir a un contacto en favorito, den clic derecho en el nombre del contacto y seleccionen Agregar a Favoritos. Si lo desean, también pueden cambiar el nombre del contacto por un apodo que les resulte familiar.

Listas de Contactos (Grupos)

Otra manera de organizar y presentar sus contactos es con Listas de Contactos. Por ejemplo, si quieren que todos los miembros de su familia estén agrupados en la pestaña Contactos, pueden crear una Lista de Contactos llamada “Familia” y luego agregar en ella a todos los miembros de la familia. Para crear una Lista de Contactos, sólo den clic derecho en la pestaña Contactos, seleccionen Crear Nueva Lista…, y luego den un nombre a la lista. Después, den clic derecho en un contacto, seleccionen Agregar a la Lista, y luego agreguen contactos a la lista.

El sistema también nos da la opción de crear nuestros propios grupos y añadir ahí los usuarios. Para ello damos con el botón derecho encima de cualquier grupo ya creado e indicamos «Crear nuevo grupo». En la lista aparecerá ese nuevo grupo y podremos agregar ahí, bien usuarios ya creados, bien usuarios nuevos.

Iniciar una sesión de comunicación

Ya sólo nos queda ver cómo iniciar una conversación, mensajería, videoconferencia con algún usuario. Tenemos varias vías para iniciarlo:

• Poner el cursor encima de la imagen del usuario con el que queremos comunicar.
• Doble click sobre el usuario con el que queremos mantener la conversación. En este caso nos abre la Mensajería Instantánea (MI).
• Botón derecho del ratón sobre el contacto. Nos ofrece las diferentes posibilidades:
  1. Para iniciar una sesión de Mensajería Instantánea.
  2. Para iniciar una sesión de videoconferencia.
  3. Para iniciar una llamada a través de Internet.
  4. Con el siguiente elemento, podemos compartir nuestro escritorio o elementos de él con otros usuarios y añadir archivos a la conversación, entre otras opciones.

Añadir contactos durante una conversación

Durante cualquier conversación podremos añadir sobre la marcha nuevos contactos a la conversación ya iniciada. Simplemente hemos de usar el siguiente icono, que se encuentra en la parte superior de la ventana de Skype for Business. Tan sólo tendremos que seleccionar de nuestros contactos aquel que deseemos incorporar a la reunión.

Control de Presencia

Una característica interesante es el control de presencia. A través de esto podremos ver en qué estado se encuentran nuestros contactos y el estado en que nos verán a nosotros. Esto se verifica por cada contacto (con la circunferencia que aparece al lado del contacto).

Como vemos en la imagen anterior, nuestro usuario del ejemplo aparece Disponible. Esto lo podemos cambiar desplegando esa opción. Añadir que dependiendo de nuestro estado en cada momento o programaciones que tengamos en el calendario este control de presencia se modificará automáticamente.

Configuración del administrador en Office 365 para Skype Empresarial

Cada empresa tiene sus propias políticas de comunicación y puede necesitar restringir ciertos usos. A través de estas opciones, los administradores de TI pueden personalizar el uso de Skype Empresarial de forma granular, ajustando los niveles de acceso según las directivas de seguridad interna, privacidad de datos o políticas de comunicación de la empresa.

Acceso al Centro de Administración de Office 365

Para comenzar con la configuración:

1. Accede al Centro de Administración de Office 365.
2. Dirígete a Organización y luego a la pestaña General.

Desde aquí podrás definir si la presencia de los usuarios (estado de disponibilidad) se mostrará a todos, solo a contactos del mismo dominio o estará restringida.

Configuración de notificaciones móviles

Una de las opciones clave es definir cómo se recibirán los mensajes en dispositivos móviles, es decir, si las alertas aparecerán como notificaciones push o se desactivarán. Esta decisión es importante si los usuarios acceden habitualmente a través de la app de Skype Empresarial para móviles, disponible en iOS y Android.

Control de comunicaciones externas

En la sección de Comunicaciones externas, el administrador puede decidir cómo interactúan los usuarios con contactos de fuera de la organización:

• Desactivado: los usuarios no pueden comunicarse con dominios externos.
• Activado, excepto para dominios bloqueados: se permite la comunicación con todos excepto los incluidos en la lista de bloqueo.
• Activado solo para dominios permitidos: la comunicación solo es posible con los dominios especificados como permitidos.

Esto permite un alto grado de control sobre la seguridad y privacidad de las interacciones externas.

Compatibilidad con usuarios de Skype personal

Skype Empresarial también puede integrarse con cuentas personales de Skype. Para ello, basta con activar la opción «Permitir la comunicación mediante Skype Empresarial con usuarios de Skype». Esta funcionalidad resulta útil en empresas que colaboran con freelancers o clientes que no utilizan Office 365.

Características adicionales de Skype Empresarial y Office 365

• Mensajería instantánea (MI) y presencia: Son características básicas que se incluyen con Skype Empresarial.
• Llamadas telefónicas: Si tiene un sistema telefónico en Microsoft 365 teléfono de escritorio y el Departamento de TI lo ha configurado para trabajar con Skype Empresarial, puede buscar personas de su organización y realizar llamadas a ellas desde la interfaz de usuario de Skype Empresarial, mientras que el audio de la llamada fluye a través del teléfono de escritorio de su sistema telefónico estándar.
• Vía trabajo: También puede realizar llamadas desde el cliente de Skype Empresarial con cualquier teléfono cercano (como un teléfono móvil, un particular o un teléfono). La persona a la que llama ve su número de teléfono como si llamara desde su número de teléfono principal de la empresa.
• Monitor de llamada: Esta popular característica de Skype ahora está disponible en Skype Empresarial. La ventana del Monitor de llamada en miniatura aparece durante una llamada de vídeo o audio siempre que la ventana de conversación principal esté minimizada.
• Calificar mi llamada: Permite que los administradores de Skype Empresarial Server 2015 recopilen datos de llamadas, obtengan acceso a informes estándar y exporten datos sin procesar para más análisis.
• Teclado de marcado y controles de llamada: Se ha mejorado mucho el acceso al teclado de marcado y a los controles de llamada. En el caso de los planes de llamadas en Microsoft 365, el teclado de marcado y los controles de llamada permanecen visibles durante la llamada.
• Emoticonos: Skype Empresarial incluye ahora el mismo conjunto de emoticonos que la versión de consumo de Skype. Puede desactivar los emoticonos de Skype Empresarial en Opciones > Mensajería instantánea.
• Audioconferencia: Skype Empresarial incluye la característica de Audioconferencia para reuniones donde se necesite un teléfono para llamar.
• Sistema telefónico de Office 365 y Plan de llamadas: El Sistema telefónico de Office 365 le brinda un sistema telefónico para la empresa. Al agregar el servicio Plan de llamadas, los empleados reciben un número de teléfono principal en Skype Empresarial y pueden realizar y recibir llamadas telefónicas de números externos.
• Difusión de reunión de Skype: Esta característica le permite producir, hospedar y difundir reuniones con hasta 10 000 asistentes, y no está habilitada de forma predeterminada.

La calidad del audio, el vídeo y el uso compartido de aplicaciones en Skype Empresarial se ve muy afectada por la calidad de la conectividad de red de un extremo a otro. Para obtener una experiencia óptima, es importante asegurarse de que hay una conexión de alta calidad entre la red de su empresa y Skype Empresarial En línea.