El Acto Público del Empresario: Protocolo, Transparencia y Contratación

La presencia de un empresario en un acto público es mucho más que una simple asistencia; es una extensión de la imagen y los valores de su empresa. Las buenas maneras y el protocolo son herramientas fundamentales que ordenan las relaciones sociales y empresariales, influyendo directamente en la percepción de la compañía y, en última instancia, en sus resultados.

La Importancia del Protocolo y las Buenas Maneras en el Ámbito Empresarial

Gerardo Correas, vicepresidente de la Escuela Internacional de Protocolo (E.I.P.) de Madrid, subraya que el empresario "transmite la imagen de la empresa, con su lenguaje oral y gestual, con su imagen y su etiqueta. Debe poder relacionarse, poseer una cierta cultura y conocer el entorno social en el que se mueve." El protocolo no se limita a la mera ordenación de mesas presidenciales, sino que tiene un componente de organización imprescindible para la empresa que busca establecer relaciones sólidas.

Para Antonio Juncá, jefe de Protocolo del Consejo Superior de Cámaras de Comercio, las visitas de autoridades a la empresa, la celebración de almuerzos de trabajo o la firma de convenios con otras compañías o instituciones son acontecimientos en los que es básico conocer unas mínimas reglas de cortesía. Las normas de protocolo ayudan a mejorar la cuenta de resultados, ya que una buena relación con los clientes es clave para las ventas.

El empresario debe saber qué protagonismo va a tener al asistir a un acto, tanto si lo organiza él como si es invitado. "No me imagino al presidente de un gran banco sentado en la última fila en un acto del sector financiero. Potenciar el sitio en el que se sienta significa que se trata de una persona que tiene algo que decir en ese acto."

Errores Comunes y Consejos Prácticos

F. P., asesor de relaciones públicas, reconoce que muchos empresarios no saben cómo comportarse en reuniones de trabajo y en actos públicos. Un error común es pensar que por organizar un acto y pagarlo todo, se pasa desapercibido. Por el contrario, la visibilidad es crucial.

Los expertos aseguran que el empresario debe intentar desenvolverse con soltura en cualquier acto o reunión, pero recuerdan que es una mala idea aparentar que se sabe mucho de un tema cuando en realidad no es así. María Rosa Collell, en su libro "Guía de la Etiqueta Social y Empresarial", describe a los "malos invitados" como aquellos que comen "mucho, deprisa y con la boca abierta" y que se hacen notar "con risas, gestos o palabras malsonantes."

Un ejemplo de falta de protocolo es el representante de una empresa española que acudió vestido con un traje normal a una recepción a la que debía asistir con esmoquin, al interpretar erróneamente la invitación de "corbata negra" (black tie).

Cada vez más, las empresas deciden contratar los servicios de especialistas en protocolo y se cuida con especial interés la formación de los directivos en esta área. "No son pocos los empresarios que frente a la obligación de asistir e incluso de organizar actos, buscan a profesionales que les asesoren en este campo."

Transparencia en la Contratación Pública: El Procedimiento Abierto Simplificado

La Ley de Contratos del Sector Público establece que la apertura de las ofertas económicas en los procedimientos de contratación debe realizarse en un acto público, garantizando así la transparencia y la publicidad del proceso. Este enfoque busca equilibrar la eficiencia y la adaptación a las nuevas tecnologías con la necesidad de mantener la confianza en los procedimientos de contratación pública.

Los órganos de contratación podrán acordar la utilización de un procedimiento abierto simplificado en los contratos de obras, suministro y servicios cuando se cumplan las siguientes condiciones:

• Que su valor estimado sea igual o inferior a 2.000.000 de euros en el caso de contratos de obras.
• En contratos de suministro y de servicios, que su valor estimado sea inferior a las cantidades establecidas en los artículos 21.1, letra a), y 22.1, letra a), de la Ley, o a sus correspondientes actualizaciones.
• Que entre los criterios de adjudicación previstos en el pliego no haya ninguno evaluable mediante juicio de valor o, de haberlos, su ponderación no supere el veinticinco por ciento del total, salvo en contratos de carácter intelectual (ej. ingeniería y arquitectura), donde no podrá superar el cuarenta y cinco por ciento del total.

Publicidad y Plazos

El anuncio de licitación del contrato únicamente precisará de publicación en el perfil de contratante del órgano de contratación. Toda la documentación necesaria para la presentación de la oferta tiene que estar disponible por medios electrónicos desde el día de la publicación del anuncio en dicho perfil de contratante.

El plazo para la presentación de proposiciones no podrá ser inferior a quince días a contar desde el siguiente a la publicación en el perfil de contratante del anuncio de licitación. En los contratos de obras el plazo será como mínimo de veinte días.

Tramitación y Requisitos

La tramitación del procedimiento se ajustará a las siguientes especialidades:

• Todos los licitadores que se presenten a licitaciones realizadas a través de este procedimiento simplificado deberán estar inscritos en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público, o en el Registro Oficial de la correspondiente Comunidad Autónoma, en la fecha final de presentación de ofertas.
• No procederá la constitución de garantía provisional por parte de los licitadores.
• Las proposiciones deberán presentarse necesaria y únicamente en el registro indicado en el anuncio de licitación. La presentación de la oferta exigirá una declaración responsable del firmante respecto a la representación de la sociedad, la solvencia económica, financiera y técnica, las autorizaciones necesarias, la ausencia de prohibición para contratar y el compromiso a que se refiere el artículo 75.2.
• En el caso de empresas extranjeras, la declaración responsable incluirá el sometimiento al fuero español. Si la oferta se presenta por una unión temporal de empresarios, deberá acompañar el compromiso de constitución de la unión.
• La oferta se presentará en un único sobre o archivo electrónico si no hay criterios de adjudicación cuya cuantificación dependa de un juicio de valor. En caso contrario, se presentará en dos sobres o archivos electrónicos. La apertura se hará por la mesa de contratación.

En los supuestos en que en el procedimiento se contemplen criterios de adjudicación cuya cuantificación dependa de un juicio de valor, la valoración de las proposiciones se hará por los servicios técnicos del órgano de contratación en un plazo no superior a siete días. Esta valoración deberá estar efectuada con anterioridad a la apertura del sobre o archivo electrónico que contenga la oferta evaluable a través de criterios cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas.

Actuaciones de la Mesa de Contratación

Tras la apertura de los sobres o archivos electrónicos y en la misma sesión la mesa procederá a:

1. Previa exclusión, en su caso, de las ofertas que no cumplan los requerimientos del pliego, evaluar y clasificar las ofertas.
2. Realizar la propuesta de adjudicación a favor del candidato con mejor puntuación.
3. Comprobar en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas que la empresa está debidamente constituida, el firmante de la proposición tiene poder bastante para formular la oferta, ostenta la solvencia económica, financiera y técnica o, en su caso, la clasificación correspondiente y no está incursa en ninguna prohibición para contratar.
4. Requerir a la empresa que ha obtenido la mejor puntuación para que constituya la garantía definitiva, así como para que aporte el compromiso al que se refiere el artículo 75.2 y la documentación justificativa de que dispone efectivamente de los medios comprometidos para la ejecución del contrato. Todo ello en el plazo de siete días hábiles.

Si la oferta del licitador con mejor puntuación se presume anormalmente baja, la mesa seguirá el procedimiento previsto en el artículo 149, con un plazo máximo de cinco días hábiles para que el licitador justifique su oferta.

Presentada la garantía definitiva, y en su caso, previa fiscalización del compromiso del gasto, en un plazo no superior a cinco días se procederá a adjudicar el contrato a favor del licitador propuesto, y posteriormente a su formalización.

Procedimiento Simplificado Acelerado (Contratos de Menor Cuantía)

En contratos de obras de valor estimado inferior a 80.000 euros, y en contratos de suministros y de servicios de valor estimado inferior a 60.000 euros (excepto prestaciones intelectuales), el procedimiento abierto simplificado podrá seguir la siguiente tramitación:

• El plazo para la presentación de proposiciones no podrá ser inferior a diez días hábiles. Para compras corrientes de bienes disponibles en el mercado, el plazo será de 5 días hábiles.
• Se eximirá a los licitadores de la acreditación de la solvencia económica y financiera y técnica o profesional.
• La oferta se entregará en un único sobre o archivo electrónico y se evaluará con arreglo a criterios de adjudicación cuantificables mediante la mera aplicación de fórmulas.
• La valoración de las ofertas podrá efectuarse automáticamente mediante dispositivos informáticos. No se celebrará acto público de apertura de las mismas.
• Las ofertas presentadas y la documentación relativa a su valoración serán accesibles de forma abierta por medios informáticos sin restricción alguna desde el momento en que se notifique la adjudicación.
• No se requerirá la constitución de garantía definitiva.
• La formalización del contrato podrá efectuarse mediante la firma de aceptación por el contratista de la resolución de adjudicación.

Acreditación de Solvencia y el Documento Europeo Único de Contratación (DEUC)

La concreción de los requisitos mínimos de solvencia económica y financiera y de solvencia técnica o profesional exigidos para un contrato, así como de los medios admitidos para su acreditación, se determinará por el órgano de contratación y se detallará en los pliegos y en el anuncio de licitación. La solvencia puede ser acreditada también a través de la clasificación concedida por la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado.

El Documento Europeo Único de Contratación (DEUC) consiste en una declaración de la situación financiera, las capacidades y la idoneidad de las empresas para un procedimiento de contratación pública. Está disponible en todas las lenguas de la Unión Europea y se utiliza como prueba preliminar del cumplimiento de los requisitos exigidos en los procedimientos de contratación pública en toda la Unión Europea. La Comisión Europea proporciona un servicio gratuito en línea para los licitadores interesados en cumplimentar el documento de forma electrónica, conforme a la Directiva 2014/24/UE.

En los casos en que a la licitación se presenten empresarios extranjeros de un Estado miembro de la Unión Europea o signatario del Espacio Económico Europeo, la acreditación de su capacidad, solvencia y ausencia de prohibiciones se podrá realizar bien mediante consulta en la correspondiente lista oficial de operadores económicos autorizados de un Estado miembro, bien mediante la aportación de la documentación acreditativa de los citados extremos.

Anuncios y Avisos Legales: El Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME)

El Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) incluye los anuncios y avisos legales correspondientes a aquellos actos de los empresarios que no causen operación en el Registro Mercantil y cuya publicación resulte impuesta por la ley al empresario. En el BORME se pueden realizar búsquedas por número de BORME (n/aaaa) y fecha de publicación. Es importante tener en cuenta que los contenidos de esta base de datos tienen carácter meramente informativo y carecen de valor jurídico.

En lo no previsto en este artículo, se observarán las normas generales aplicables al procedimiento abierto. En los casos de declaración de urgencia del expediente de contratación en el que el procedimiento de adjudicación utilizado sea el procedimiento abierto simplificado, no se producirá la reducción de plazos a la que se refiere la letra b) del apartado 2 del artículo 119.