Integración y Optimización con Software ERP en la Industria Alimentaria

Para cualquier empresa, invertir en software empresarial integrado, también conocido como software de planificación de recursos empresariales (ERP), es una tarea larga y compleja. Deberá analizar prácticamente todos los procesos comerciales de su empresa e integrarlos en el nuevo sistema.

La Necesidad de un Sistema ERP

En las primeras etapas de la gestión de un negocio, puede manejar las transacciones entre usted y sus clientes, así como entre departamentos en su empresa, de forma manual o con software empresarial básico. Sin embargo, a medida que el negocio crece, la carga de trabajo de los gerentes se incrementa. En una pequeña empresa, los administradores pueden funcionar con hojas de cálculo y correos electrónicos, pero a medida que la empresa se expande, eventualmente se vuelven herramientas tediosas.

Primero, el volumen de actividad se vuelve más de lo que puede manejar razonablemente con software básico, y las tareas administrativas comienzan a ralentizar su operación porque los procesos actuales no escalan bien. A veces, es posible que los colaboradores no puedan mantenerse al día con las demandas de los clientes, lo que puede descarrilar el crecimiento del negocio. Es en este punto donde la falta de sofisticación técnica comienza a frenar el crecimiento.

Cuando esa presión aparece, la adopción de un software más sofisticado se convierte en un requisito absoluto si desea alcanzar el siguiente nivel de crecimiento. Un software ERP ayuda con procesos tales como planificación, compras, ventas, contabilidad y marketing. Además, un sistema ERP facilita que los diferentes departamentos de una organización compartan información y se comuniquen con el resto de la empresa. El software de planificación de recursos empresariales proporciona una vista integrada de los procesos comerciales centrales, utilizando bases de datos comunes. Las aplicaciones comparten datos en varios departamentos, tales como fabricación, compras, ventas, contabilidad, etc.

Experimentar estos síntomas es razón suficiente para tomar medidas. El tamaño de la empresa es secundario. Sin embargo, seleccionar e implementar un nuevo software empresarial que esté verdaderamente integrado puede llevar un año o más, por lo que buscar alternativas demasiado tarde puede ser perjudicial.

¿Qué es un ERP?

ERP, o Enterprise Resource Planning, integra todos los procesos en una organización, como contabilidad, recursos humanos, ventas, soporte, inventario y soporte al cliente. Recopila, almacena y gestiona diferentes datos de las distintas unidades de negocio. Proporciona una base de datos centralizada para todos los procesos y facilita la administración de los mismos.

El software ERP está formado por módulos centrales que ayudan al sistema a enfocarse en varios procesos comerciales. Algunos ejemplos de módulos incluyen:

• Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM): Un ERP efectivo proporciona una función de CRM que ayuda a impulsar el servicio al cliente.
• Servicios de Recursos Humanos: Proporciona a una organización características tales como seguimiento de tiempo, base de datos de empleados, registro de tiempo y hojas de cálculo.
• Función de Ventas y Marketing: Proporciona funciones de venta y marketing, como consultas de ventas, presupuestos, facturas de ventas y pedidos de ventas.
• Administración Financiera: El sistema ERP ayuda a administrar el riesgo al monitorear los ingresos y salidas de capital. Mejora la contabilidad al proporcionar características tales como un libro de negocios, hojas de balance y herramientas de administración de impuestos.

Además, un ERP ofrece:

• Datos en tiempo real: ERP unifica los datos en una organización y permite la visualización en tiempo real de los datos de varios departamentos.
• Automatización: El sistema ERP automatiza las operaciones principales del negocio.

ERP es un software que se puede integrar fácilmente en cualquier negocio, ya sea grande o pequeño. Se puede personalizar para satisfacer cualquier proceso de negocio.

Diferencias Clave: Fabricación Discreta vs. Fabricación por Procesos

Es importante comprender la diferencia entre estas dos categorías antes de comenzar a explorar soluciones ERP:

• Fabricación discreta: Este tipo de fabricación produce productos ensamblando piezas. Productos como estos pueden ser desmontados en sus componentes constituyentes. Ejemplos son coches, ordenadores, máquinas y equipos.
• Fabricación por procesos: Esta fabricación crea productos a partir de fórmulas o recetas. No pueden deshacerse o desmontarse. Ejemplos son alimentos, productos químicos, farmacéuticos y cosméticos.

Las demandas de un fabricante de alimentos - un tipo de fabricación por procesos - van más allá de lo que necesitará un fabricante discreto. Por lo tanto, busque, al menos, un software que satisfaga las demandas únicas de un fabricante por procesos. Mejor aún sería un software que se especialice en la industria alimentaria, porque es más probable que ofrezca la funcionalidad que un productor de alimentos necesita sin una personalización extensa o soluciones alternativas.

JustFood: Un ERP Especializado para la Industria Alimentaria

JustFood es un software de gestión empresarial para empresas de alimentos. Conecta departamentos, datos y procesos en un único ERP en la nube. Desde el momento en que los materiales e ingredientes entran en sus instalaciones, hasta que el producto terminado se entrega a su cliente, JustFood está ahí, ayudando a gestionar cada aspecto de su negocio.

JustFood ofrece todas las características de ventas, compras, operaciones, contabilidad y gestión de inventario que se encuentran en Microsoft Dynamics. Además, se han desarrollado y añadido cientos de características específicas para alimentos que abordan la seguridad y el cumplimiento, la calidad y la producción, el desarrollo y la gestión de recetas, la retirada de alimentos y la trazabilidad, y más.

JustFood se ejecuta en la plataforma Microsoft Cloud y proporciona la accesibilidad, escalabilidad y confiabilidad que usted espera de su software de gestión. Ya sea que los empleados estén en la oficina, en el taller o en la carretera, pueden acceder e interactuar con los datos que impulsan su negocio. El software JustFood gestiona todos los aspectos de su negocio, desde que los materiales entran en sus instalaciones hasta que se entrega el producto terminado, desde una única solución. Esto permite que todos los departamentos trabajen dentro de la misma solución con acceso a los mismos datos.

Consideraciones al Seleccionar un Software ERP

Los recién llegados al concepto de software empresarial integrado a menudo tienen problemas para entender la idea. Aquí hay una lista bastante completa (pero no exhaustiva) de lo que esa integración puede incluir. Muchas empresas contratarán a un consultor en este punto: alguien que es un experto en la evaluación de software empresarial y su adaptación a los requisitos de una empresa en particular.

A continuación, se presenta un proceso estructurado para la selección e implementación de un ERP:

1. Reflexionar sobre los requisitos

Reflexione sobre la experiencia común de ir de compras sin una lista de compras. Probablemente olvidó algunas cosas que realmente necesitaba y compró algunas cosas que no. Entender sus necesidades es el primer paso crucial.

2. Priorizar y crear una matriz de puntuación

Ahora que sabe lo que quiere, anótelo y determine las prioridades relativas. El objetivo aquí es crear una matriz de puntuación que facilite una evaluación objetiva de las opciones. La objetividad es fundamental. Muchos proyectos de adquisición grandes y exitosos, de todo tipo, comienzan con una matriz como esta. Si bien desea asignar puntuaciones a cada criterio para mantener las evaluaciones y comparaciones lo más objetivas posible, algunos de sus criterios pueden ser inherentemente subjetivos. Por ejemplo, puede ser importante para usted trabajar con una empresa que sea amigable, profesional, estable o a la vanguardia de la tecnología. Estos atributos son difíciles de cuantificar objetivamente, pero puede incluirlos en su matriz de todos modos. Trátelos y mídalos con la mayor objetividad posible, pero acepte que algunas de las cosas que serán importantes para usted serán inherentemente subjetivas. Eso está bien.

3. Emitir una Solicitud de Propuesta (RFP)

Ahora que sabe más o menos lo que busca, es un buen momento para emitir una RFP. Escribir una buena RFP requiere tiempo y esfuerzo, pero ser minucioso y claro sobre lo que quiere dará como resultado propuestas mucho más fáciles de evaluar y comparar objetivamente. Incluya su matriz de puntuación en la RFP para que los proveedores sepan exactamente cómo tomará su decisión. Como regla general, si desea que los proveedores propongan - y entreguen - exactamente lo que necesita, sea transparente al respecto. Cuanto mayor sea su transparencia y especificidad, mayor será la calidad de las respuestas que recibirá su RFP. Si no está seguro de lo que quiere o necesita en un área en particular, puede decirlo y pedir recomendaciones. Por último, sea conciso en su RFP y anime a los proveedores a hacer lo mismo. Si sabe lo que quiere y un proveedor sabe cómo entregarlo, ni usted ni ellos deberían necesitar 40 páginas para comunicarlo.

4. Evaluar las propuestas

Si dedicó a su matriz de puntuación y RFP la atención y el esfuerzo que merecen, esta tarea será relativamente sencilla, aunque puede llevar mucho tiempo si tiene requisitos complicados. Es una buena práctica involucrar a una muestra representativa de la empresa en la realización de las evaluaciones. Obtendrá una visión más amplia, además de que es más probable que obtenga una aceptación generalizada para la decisión final si una buena muestra representativa de empleados participó en su toma.

5. Gestión del cambio

Este tema es lo suficientemente complejo como para justificar su propio libro blanco. Además de los desafíos técnicos de implementar un nuevo software, habrá desafíos organizacionales y de comportamiento. Los principiantes en ERP suelen subestimarlos. Asegúrese de elegir un proveedor que pueda ofrecer más que solo capacidad técnica; la experiencia en gestión del cambio es esencial.

En una industria con márgenes de beneficio ajustados, competencia feroz y estrictos requisitos de cumplimiento, tener el software de gestión empresarial adecuado es fundamental para mantener y aumentar la cuota de mercado y la rentabilidad. Con el proceso y el socio adecuados, la implementación de un software empresarial integrado puede eliminar las barreras que frenan a su empresa. Esté atento a los síntomas, evalúe sus necesidades, sea objetivo y busque ayuda si la necesita.

Software ERP de Código Abierto

En estas etapas tempranas de crecimiento y desarrollo, algunas empresas optan por implementar soluciones de gestión de código abierto (Open Source) que les proporcionen una solución probada y a un bajo costo.

A continuación, se presenta una tabla comparativa de algunos softwares ERP de código abierto populares:

En la industria alimentaria, que se caracteriza por márgenes de beneficio ajustados, una competencia feroz y estrictos requisitos de cumplimiento, disponer del software de gestión empresarial adecuado es fundamental para mantener y aumentar la cuota de mercado y la rentabilidad.