Actas de Reunión entre Representantes de Trabajadores y Empresarios: Una Guía Completa

En el ámbito laboral español, las reuniones entre la representación de los trabajadores y el empresario son fundamentales para la gestión de las relaciones laborales. Un documento esencial que surge de estos encuentros es el acta de reunión, cuya finalidad es registrar por escrito todo lo discutido y acordado. Sin embargo, es crucial entender las diferencias entre los distintos tipos de reuniones, la normativa que las regula y el papel de los actores involucrados para garantizar su correcta aplicación.

La reciente STS n.º 340/2024, de 22 de febrero, ECLI:ES:TS:2024:1227, ha analizado la denegación del derecho a celebrar una asamblea de trabajadores, repasando las diferencias entre la asamblea de trabajadores y la reunión sindical. Partiendo de esta sentencia, profundizamos en ambos conceptos y la jurisprudencia en la materia.

Marco Normativo y Diferencias Clave entre Asamblea de Trabajadores y Reunión Sindical

La legislación laboral española establece un marco claro para el derecho de reunión de los trabajadores, aunque diferenciando entre el derecho de asamblea y el derecho de reunión sindical. A continuación, se detallan las normativas aplicables:

• El art. 4.1.d) del Estatuto de los Trabajadores (ET) reconoce el derecho de reunión.
• El art. 77.1 del ET especifica el derecho a reunirse en asamblea, mientras que el art. 78 establece las condiciones para su realización en el centro de trabajo y fuera del horario laboral.
• El art. 8.1 de la Ley Orgánica de Libertad Sindical (LOLS) regula el derecho de reunión sindical, diferenciándolo del derecho de asamblea.

Asamblea de Trabajadores vs. Reunión Sindical

La jurisprudencia del Tribunal Supremo y del Tribunal Constitucional ha sido clave para establecer las diferencias entre estos dos derechos, tal como lo recoge la STS, rec. 1118/2002, de 11 de febrero de 2003, ECLI:ES:TS:2003:855, y la STC n.º 76/2001, de 26 de marzo.

Mientras que la primera se refiere al derecho de todos los trabajadores a reunirse en asamblea, la segunda se refiere al derecho de reunión sindical.

Según la doctrina constitucional y la STS, rec. 1753/2008, de 28 de abril de 2009, ECLI:ES:TS:2009:5320:

• Reuniones sindicales (artículo 8º-1-b) de la LOLS): Canalizan la organización interna del Sindicato y viabilizan el flujo de información sindical en la empresa o centros de trabajo. Su titularidad corresponde individualmente a los trabajadores afiliados a un Sindicato, aunque sea de ejercicio colectivo. Forma parte del contenido esencial del derecho de sindicación.
• Derecho de reunión en asamblea (artículos 77 a 80 del ET): Es un derecho de reunión de todos los trabajadores, independientemente de su afiliación. Solo pueden ser convocadas por el 33% de los mismos o por los Órganos de representación unitaria, como órganos de representación del conjunto de trabajadores de una empresa o centro de trabajo (artículo 77-1 párrafo 2º Ley Estatuto de los Trabajadores). No forma parte del contenido del derecho de libertad sindical, salvo que sea establecido por el Convenio Colectivo.

Representación Legal de los Trabajadores: Delegados y Comités

Para garantizar el respeto a los derechos de los trabajadores, la representación legal de éstos en la empresa es fundamental. Es necesario entender la diferencia entre delegado de personal y comité de empresa para poder saber quiénes serán las personas que asistirán a las reuniones.

Delegados de Personal

Los delegados de personal constituyen la representación de los trabajadores en la empresa o centro de trabajo que tengan menos de 50 y más de 10 trabajadores. Se eligen por votación de los trabajadores y representan a la totalidad de los trabajadores de la empresa. Ejercerán ante el empresario o administración pública la representación para la que fueron elegidos y tendrán las mismas competencias establecidas para los comités de empresa.

Comité de Empresa

Podemos definir el comité de empresa como el órgano representativo y colegiado del conjunto de los trabajadores de la empresa o centro de trabajo para la defensa de sus intereses. Sus miembros deben cumplir las siguientes condiciones, según el artículo 69 del Estatuto de los Trabajadores:

• Ser mayores de edad.
• Tener un mínimo de seis meses de antigüedad en la empresa (para los trabajadores temporales que hayan encadenado contratos, computará la antigüedad del primero).
• Haber sido previamente elegidos de forma democrática.

Según el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores, el comité de empresa tiene derecho a ser informado y consultado por el empresario sobre aquellas cuestiones que puedan afectar a los trabajadores, así como sobre la situación de la empresa y la evolución del empleo en la misma.

Delegados Sindicales

Los delegados sindicales son trabajadores elegidos por los afiliados al sindicato en la empresa o centro de trabajo. Representan al sindicato al que pertenecen y sirven para representar y asesorar a los trabajadores afiliados a un sindicato específico, aunque pueden atender a trabajadores no afiliados, si así lo desean. Se encargan de representar a una sección sindical asumiendo diferentes funciones de coordinación, así como la conexión existente entre el sindicato y la empresa.

El comité de empresa y los delegados del personal son figuras que representan a todos los trabajadores de una empresa, y que son elegidos por éstos en unas elecciones. Los sindicatos son agrupaciones de trabajadores que luchan por los objetivos y el bienestar de sus asociados y la constitución del organismo no se produce de la misma manera.

Garantías de los Representantes de los Trabajadores

Con el objetivo de que los miembros del comité de empresa y delegados de personal, puedan ejercer con libertad sus funciones de representación sin miedo a represalias por parte de la empresa, el artículo 68 del Estatuto de los Trabajadores (a salvo de lo que se disponga específicamente en los convenios colectivos de aplicación), en materia de garantías, precisa que si el representante de los trabajadores es sancionado por faltas graves o muy graves, antes de que el despido sea efectivo puede recurrir a un expediente contradictorio para defenderse; precisando adicionalmente que en supuestos de suspensión o extinción de contratos por causas tecnológicas o económicas, el representante de los trabajadores goza de prioridad de permanencia en la empresa respecto al resto de empleados.

Elecciones Sindicales

Los promotores de las elecciones deben comunicar a la empresa y a la Dirección General de Trabajo el propósito de celebrar los comicios, al menos un mes antes de llevarlos a cabo. En dicha comunicación, los promotores deberán identificar con precisión la empresa y el centro de trabajo de ésta en que se desea celebrar el proceso electoral y la fecha de inicio de éste, que será la de constitución de la Mesa electoral y que, en todo caso, no podrá comenzar antes de un mes ni más allá de tres meses contabilizados a partir del registro de la comunicación en la oficina pública dependiente de la autoridad laboral.

El sufragio será libre, personal, secreto y directo. En el caso de los comités de empresa, las candidaturas deben presentarse con todos los puestos por cubrir, un requisito que no es obligatorio en los delegados de personal. Del resultado del escrutinio se levantará acta en la que se incluirán las incidencias y protestas habidas en su caso. El presidente de la Mesa remitirá copias del acta al empresario y a los interventores, así como a los representantes electos.

El mandato del comité de empresa y, en su caso, de los delegados de personal será de cuatro años, pudiendo ser revocados los delegados de personal y miembros del comité de empresa únicamente por decisión de los trabajadores que los hayan elegido.

El Acta de Reunión: Un Documento Esencial

Un acta de reunión es un documento especializado esencial en el mundo laboral, cuya finalidad es recoger por escrito todo lo hablado y considerado en una reunión. Son documentos típicos tanto para organismos públicos (por ejemplo, el parlamento) como privados (como para una reunión del consejo de administración). El acta de reunión contará con diferentes características dependiendo de qué organismo esté reunido.

Es esencial traducir el acta de reunión en un documento que recoja cuáles son los siguientes pasos a llevar a cabo por la organización. Este nuevo documento puede organizarse en torno a las tareas a cumplir, quién debe cumplirlas y cuáles son las fechas límite para que lo haga.

Estructura y Contenido de las Actas

El acta de una reunión es el documento escrito que registra los temas que se han tratado durante el evento y los acuerdos a los que se ha llegado, así como los pasos a seguir tras la reunión. La finalidad del documento es certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El acta en las reuniones del comité de empresa suele tener una estructura clara para aumentar la legibilidad del acta y un formato uniforme en todos los casos.

Las actas de las reuniones del comité de empresa deberán incluir los siguientes datos:

• La identidad de todos los participantes de la reunión del comité de empresa, además de la fecha y el lugar del encuentro.
• Un orden del día en que se establece un listado de prioridades y temas a tratar.
• Quedarán reflejadas todas las decisiones que se hayan tomado durante la reunión y las intervenciones que se hayan llevado a cabo.
• También deberán constar las votaciones que tengan lugar durante el encuentro.

El acta, según la definición de la RAE, es la “relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta”. Por tanto, el acta es la simple transcripción a texto de todo lo que se diga en la reunión. Es como si fuera una grabación o transcripción en papel de la reunión.

Asistencia a las Reuniones del Comité de Empresa

Está claro que no existe comité de empresa sin miembros. Un comité de empresa siempre estará formado por trabajadores de la misma. Nunca podrá estar formado por personas que no pertenezcan a la plantilla de la empresa, inversores externos o personas ajenas.

En cuanto a la estructura, el comité de empresa, europeo o español, estará formado por varios miembros. En primer lugar encontramos al presidente o presidenta del comité, el cual presidirá las reuniones, moderará los debates, velará por el cumplimiento del reglamento de comité de empresa, firmará las actas y llevará las propuestas a votación. Además de eso, es esencial entender que dependiendo del tamaño de la empresa, los asistentes de las reuniones del comité de empresa, también van a variar.

Finalmente, podrán asistir a las reuniones de comité de empresa los representantes del comité junto a Delegados sindicales. Estos últimos no tendrán voto en las votaciones a realizar pero podrán ser oídos e intervenir cuando corresponda.

Grabación de Reuniones y Protección de Datos

Las reuniones del comité de empresa podrán realizarse online. Del mismo modo que en el caso de las grabaciones de audio, las grabaciones de video no vulneran derechos fundamentales, como la intimidad o la dignidad de la persona, en el sentido de una grabación que tiene lugar entre varias personas y que uno de los intervinientes desea conservar para tener constancia fidedigna de lo tratado entre ellos.

No obstante y según el Reglamento General de Protección de Datos tendrían que estar todos los miembros de acuerdo e informarse al inicio de la reunión, de tal forma que quede constancia en el acta de la reunión. En el caso de que se graben dichas reuniones, el uso que debe hacerse de estas grabaciones es estrictamente interno y bajo ninguna circunstancia, se podrán publicar públicamente.

La AEPD, en resolución de 23-8-2022, estimó la reclamación de representantes sindicales y sancionó a un sindicato con una multa de 2.000 euros por una infracción del RGPD art. 5.1.c, al publicar las actas del comité de empresa con su firma manuscrita. Consideró que, con carácter general, la publicación de las firmas manuscritas de los intervinientes no aporta una mayor información sobre lo debatido y da lugar a una situación de riesgo para los firmantes, por la posibilidad de reproducción por parte de cualquier persona que acceda al documento.

Firma de Actas en el Ámbito Público

En las reuniones de la Mesa de negociación de laborales y equipo de gobierno municipal, se ha suscitado una discusión entre el secretario y los representantes de los sindicatos sobre quién debe firmar las actas. El secretario estima que las actas las debe firmar él, en base a la LPACAP y el RD 128/2018, mientras que los representantes entienden que deben serlo por todos los asistentes.

El RDLeg 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público -TREBEP-, establece en el art. 154: “1. Podrán grabarse las sesiones que celebre el órgano colegiado. 2. El acta de cada sesión podrá aprobarse en la misma reunión o en la inmediata siguiente.”

Por su parte, el RD 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional -RJFHN- regula, entre otros aspectos, las funciones de fe pública de la Secretaría. Dicha función de fe pública se predica respecto de los órganos colegiados de la Corporación en que se adopten acuerdos que vinculen a la misma, esto es, órganos de gobierno, por lo que dicho matiz no se refiere a las Mesas de Negociación, ya que dicho órgano es un órgano en el que se negocia, no se adoptan acuerdos que vinculen a la Corporación en el sentido que el citado art. 3.2 en sus letras a) y d) establece.

En defecto de normativa interna que regule el funcionamiento de la Mesa de Negociación, se entiende que resulta de aplicación supletoria el régimen previsto en los arts. 18 y 19 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LPACAP).

Disputas sobre el Contenido del Acta

El problema surge cuando después de una reunión hay discusiones sobre el contenido del acta. Un acta no tiene por qué ser meticulosa hasta el ridículo, pero tampoco puede pretenderse que el acta recoja solo los acuerdos finales que se adopten en la reunión, si es que se adoptaran, sino que también puede ser necesario y conveniente recoger las opiniones, datos y posiciones que expongan las partes en relación a los temas que se traten en la reunión. Porque todo podría ser importante en caso de que el asunto llegara a ventilarse en los tribunales de lo social (laboral).

Es decir, se deben poner en el acta las alegaciones de la empresa, las razones por las que se justifican medidas, si se solicitaron datos y no se proporcionaron, e incluso si se dijo que tal cosa no debía ponerse en el acta. ¿Qué cuesta poner cosas innecesarias? Nada. ¿Qué cuesta no poner cosas necesarias? Mucho.

Reglamento de Funcionamiento del Comité de Empresa

En el caso de la reunión de un comité de empresa, quien diga el reglamento de funcionamiento del comité. Este reglamento es el que ese mismo comité haya aprobado previamente cuando se constituyó. No valen los reglamentos de los comités anteriores que no hayan sido ratificados por el actual.

El comité no tiene ninguna obligación de citar ni a la empresa ni a los sindicatos, ni de comunicarles, ni de darles copia del acta ni explicación alguna ni del contenido de la reunión ni del hecho mismo de que se haya reunido.

Actas en Procesos de Negociación ERE/ERTE

En el caso de reuniones de negociación de un ERE y/o un ERTE, la ley obliga a que de todas las reuniones celebradas en el periodo de consultas se levante un acta que deberán firmar todos los asistentes. No existe el “secretario” de la comisión negociadora, es decir que es indiferente desde el punto de vista legal quién redacte físicamente el acta, porque lo importante es que quienes la firman son todos los asistentes.

Actas en Otros Procesos Colectivos

En el caso de reuniones de negociación de un proceso colectivo de traslado o de modificación sustancial de las condiciones de trabajo, la ley no indica ni siquiera que haya que redactar actas de las reuniones, por lo que menos aún indica quién tendría que redactarlas y firmarlas. Pero la ley sí que indica que no es lo mismo cuando hay acuerdo que cuando no hay acuerdo en estos procesos, porque sin acuerdo es más fácil que los trabajadores ganen las demandas contra esa modificación o traslado.

Como la empresa sería la que pretendería que hubiera acuerdo, sería la empresa la que tendrá que probar que hubo acuerdo, lo cual implicaría firmar el acuerdo por la empresa y los representantes de los trabajadores en el proceso. Es obvio que si el documento de ese acuerdo no dijera lo que los trabajadores quisieran que dijeran, tendrían la solución más que sencilla de no firmarlo. Por algo es un acuerdo, que por definición se firma solo cuando se está de acuerdo en lo que dice el texto del acuerdo.

Impugnación de Actas

Para finalizar, añadir que es posible presentar demanda ante los juzgados de lo social para impugnar el contenido de un acta. Es decir, alegando que lo que dice el acta es falso, que la reunión no fue así, que no se dijo lo que el acta dice, que sí que se dijo lo que acta no dice… Como en el caso de cualquier otra demanda, no es obligatorio contratar abogado y se pueden presentar grabaciones de la reunión como prueba.