El Acta del Consejo de Administración en PYMES: Transparencia y Validez Legal

En el ámbito empresarial, especialmente en las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES), la correcta gestión y documentación de las decisiones es fundamental para garantizar la transparencia, el control y la seguridad jurídica. El acta del consejo de administración es un documento de vital importancia que registra las deliberaciones y acuerdos de las reuniones de este órgano.

Un consejo de administración busca la manera de que la empresa funcione correctamente y tenga un crecimiento constante. Por tanto, las decisiones que se tomen deben estar bien registradas en un acta con el fin de poder ser consultadas y llevadas a cabo de forma efectiva. Si una decisión no se documenta en el acta, es como si no se hubiera tomado.

¿Qué es el Acta del Consejo de Administración?

Las actas son documentos importantes que dan fe de los acuerdos realizados en una reunión del consejo administrativo. Estas permiten que los asistentes y los ausentes tengan un resumen de todo lo que se conversó en la reunión. Se trata de un documento legal que puede ser revisado tanto por los tribunales, los auditores y todos los interesados que formen parte de la entidad. De ahí que sea tan importante que el acta se redacte de manera apropiada.

El libro de actas es un documento oficial donde se recogen de forma ordenada, cronológica y fidedigna las actas de las reuniones celebradas por los órganos de gobierno de una sociedad. En estas actas se incluyen las deliberaciones, acuerdos y decisiones adoptadas en las juntas generales, en las reuniones del consejo de administración o en otros órganos societarios previstos en los estatutos.

Importancia del Libro de Actas

• Dar fe de que la reunión se celebró con las formalidades exigidas.
• Constituir prueba documental de los acuerdos adoptados y de la voluntad social.
• Es un reflejo fiel de la voluntad de los órganos de gobierno de una entidad.

La acta de la última reunión se revisa en la siguiente y se añade al libro de actas, el cual recoge todas las actas que se elaboran.

¿Qué debe contener el Acta del Consejo de Administración?

Es importante que las actas del consejo de administración contengan cierta información para que pueda seguir el modelo establecido. Además, esta información dará mayor validez, permitiendo que nada ponga en duda la veracidad de la misma. Para que las actas del Consejo de Administración tengan una utilidad real deben incluir cierta información importante siguiendo un modelo establecido. Esto dará una mayor validez al documento.

Entre las cosas que deben estar en un acta de consejo de administración están:

• Datos de la reunión: fecha, la hora y lugar.
• Nombres completos de quien liderará la reunión y del secretario.
• Nombre de todos los asistentes a la reunión y representación.
• Resumen del acta de la reunión anterior, y también un seguimiento de la misma.
• El orden del día.
• Desarrollo de la sesión y un resumen de las decisiones que se han tomado para cada punto de la orden del día. Esto incluirá todos los detalles, como las acciones tomadas, las peticiones palabra por palabra y los votos.
• Qué temas se trataron y cuáles se desestimaron.
• Si se han mencionado asuntos que no estaban en la agenda.
• Acuerdos y votaciones.
• La fecha y la hora a la que se terminó la reunión.

Toda esta información servirá como prueba fidedigna de las decisiones que se toman en una reunión del consejo de administración.

¿Quién se encarga de redactar el Acta del Consejo de Administración?

Es el secretario del consejo de administración el encargado de llevar el acta de la reunión. Tomará notas de las conversaciones durante la reunión, y al finalizar redactará el acta, la cual se debe hacerse llegar a los asistentes a la reunión para que estos puedan consultarla y aprobarla. Debe asegurarse de que el acta esté bien redactada y que no quede fuera de ella ninguno de los puntos tratados.

En ocasiones, el secretario puede delegar la toma de notas a otras personas para poder participar de forma más activa en la reunión. A veces los mismos administradores pueden tomar notas, así como otras personas ajenas al consejo de administración para que los responsables puedan concentrarse en la reunión.

Una vez redactada y transcrita, el acta deberá ser firmada por el/la secretario/a del consejo de administración, con el visto bueno del presidente del consejo y, posteriormente, se incluirá en el libro de actas del consejo. El acta podrá ser aprobada en la propia reunión del consejo en la que se adoptan los acuerdos, o bien se podrá aprobar en la reunión del consejo inmediatamente posterior.

Consejos para redactar el Acta de forma adecuada

Un acta bien redactada no deja lugar a dudas en las decisiones que se han tomado. De ahí que sea de suma importancia seguir algunos consejos que permitan elaborar un acta adecuada.

1. Preparación previa a la reunión: Antes de que se reúna el consejo, tiene que hacerse una convocatoria formal en la que figure el orden del día. Las convocatorias del órgano de administración deberán recoger claramente los puntos del orden del día sobre los que deberán adoptarse decisiones, para que sus miembros puedan estudiar o recabar, con carácter previo, la información necesaria. Si excepcionalmente y por razones justificadas de urgencia, se someten a aprobación del órgano de administración asuntos no incluidos en la convocatoria, deberá obtenerse consentimiento previo y expreso de todos los miembros.
2. Toma de notas durante el Consejo de Administración: Asegurarse de que se han tomado las notas precisas.
3. Redacción adecuada: Es importante que para conseguir una buena redacción se utilicen frases cortas, las cuales permiten un mejor entendimiento. Además, las oraciones cortas causan menor cansancio al leer.
4. Contextualizar la reunión: Es importante que en el acta se entienda el contexto en el que se están realizando la reunión. Por un lado, se debe colocar el lugar, la fecha y la hora donde se realiza la reunión. Pero, además, es importante que esta contenga los nombres de todos los asistentes. Esto da mayor validez al acta. También es aconsejable incluir el orden del día para que quede claro qué temas se tratarán durante la sesión.
5. Agrupar los temas: Para que el acta mantenga un orden lógico se deben agrupar los bloques con temáticas parecidas. Para ello, el acta debe ir muy apegada a los puntos que se encuentran en la agenda. De esa forma el acta será más sencilla de entender.
6. Usar un formato: Lo mejor es establecer un formato del acta y usarlo para todas las reuniones del consejo de administración. De esta forma el proceso de elaborarla será mucho más rápido y sólo será necesario llenar los renglones en blanco.
7. Envío del acta y aprobación.
8. Archivo del acta y seguimiento.

Herramientas que facilitan la redacción del acta del consejo de administración

Contar con un modelo prediseñado puede ser una gran idea para realizar un acta del consejo de administración, pero si tienes una herramienta que te ayude a hacerlo de forma digital puede ser mucho más sencillo.

Hoy en día, la digitalización del libro de actas está permitida y en muchos casos es recomendable. En España, más del 90% de las sociedades mercantiles ya legalizan sus libros de actas en formato digital. Además, si hablamos de una sociedad mercantil, deberás legalizar el libro digital en el Registro Mercantil correspondiente. Digitalizar no significa "escanear un cuaderno". La legalización es el proceso mediante el cual el libro adquiere carácter oficial y probatorio. En sociedades, esta legalización se hace ante el Registro Mercantil. En la actualidad, la mayoría de entidades optan por libros en formato digital, que se presentan telemáticamente.

En plataformas especializadas se han incorporado editores de actas online para consejos de administración con los que podrás tomar notas de las reuniones, crear y guardar las actas y luego compartirlas con las personas que corresponda. Además, ofrecen formatos digitales para realizar las actas y también para que pueda hacerse llegar a los integrantes del consejo para proponer modificaciones.

El Consejo de Administración y su constitución

El consejo de administración es el órgano colegiado encargado de la gestión y la representación de la sociedad. De esta forma, el consejo podrá adoptar cualquier acuerdo relacionado con temas del día a día de la sociedad, incluidos el nombramiento y destitución de consejeros/as delegados/as de la sociedad, y cualesquiera otros que así se hayan establecido en los estatutos de la sociedad.

El consejo de administración será convocado por su presidente o por la persona que represente al mismo. Estas reuniones serán presenciales. Con una antelación mínima de quince días, el secretario o el Director Ejecutivo, convocará vía correo-e al consejo de administración, señalando día, lugar, hora (inicio y finalización) y las personas que están siendo convocadas, incluidos los invitados a dicho Consejo.

Cada consejero podrá proponer al Director Ejecutivo y previamente a la convocatoria del consejo de administración la inclusión de un punto del orden del día para un próximo Consejo. Los estatutos de la sociedad deberán recoger cómo actuar en caso de repetición de ausencias no justificadas.

En el supuesto de que un consejero no pueda asistir a un consejo de administración, podrá otorgar representación con instrucciones a cualquier miembro del consejo de administración.

Quórum y Votación

El consejo se considerará constituido en el caso de las sociedades limitadas profesionales cuando concurran, presentes o representados, el número de consejeros/as previsto en los estatutos, siempre que alcancen, como mínimo, la mayoría (más del 50%) del total de miembros del consejo de administración. En las sociedades anónimas profesionales quedará válidamente constituidas si asisten, ya sea personalmente o mediante representación, al menos la mayoría (más del 50%) de los miembros del consejo de administración.

Los acuerdos se adoptarán con el voto favorable de la mayoría de los votos (mayoría de las personas asistentes), incluyendo la mayoría de sus miembros que sean socios/as o accionistas profesionales. En todo caso, en los estatutos de la sociedad podrán establecer mayorías reforzadas para aprobar ciertos asuntos.

Finalmente, tenga en cuenta que los/as consejeros/as podrán impugnar los acuerdos del consejo de administración en el plazo de treinta días desde su adopción.

Consejeros no ejecutivos y gobernanza corporativa

El creciente interés por el buen gobierno corporativo se debe al convencimiento de que una gestión adecuada y transparente contribuye a la generación de valor en las empresas, la mejora de la eficiencia económica y el refuerzo de la confianza de los inversores. Conscientes de esta necesidad el Consejo General de Economistas y CEPYME han adaptado las mejores prácticas de gobernanza al ámbito de la pyme que, recordemos, incluye a la inmensa mayoría del total de empresas de nuestro país.

Muchas de las pyme españolas se gobiernan por un administrador único que coincide las más de las veces con el accionista o socios mayoritarios de la sociedad. Como dicha conversión en la mayoría de los casos no resulta fácil, tendría sentido pasar de forma transitoria por un comité de dirección. Con el objetivo de lograr una mayor transparencia, finalmente se hará pública en la web de la empresa la información contenida en dicho documento, dando visibilidad a las distintas actividades en las que están presentes los consejeros no ejecutivos.

El órgano de administración deberá responder a las preocupaciones manifestadas por los miembros del órgano y a las propuestas realizadas o sobre la marcha de la entidad, ya sean sobre aspectos económicos o sobre impactos sociales y medioambientales. La entidad debe ofrecer programas de formación y actualización en las materias que puedan afectar a la marcha de la entidad. Entre ellas debe ofrecerse formación en temas de sostenibilidad y responsabilidad social.

Libros de Actas: Obligaciones y Acceso a la Información

Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar un libro de actas en el que consten, al menos, los acuerdos tomados en las juntas, generales y especiales, y en los demás órganos colegiados.

Derechos de los Socios y Consejeros

Los socios o accionistas de una sociedad de capital tienen varios derechos, entre ellos, los que se denominan derechos políticos como el de asistir a la Junta General, el derecho de información o el de voto. Una vez celebrada la sesión, los acuerdos a los que hubieran llegado los socios o accionistas deben plasmarse en la correspondiente acta (arts. 202 y 250 LSC -EDL 2010/112805-) y la divulgación de la información de la sociedad es decisión de esta a través de sus órganos competentes.

A efectos de la consulta planteada debe tenerse en cuenta que cualquier socio puede obtener en cualquier momento certificación de los acuerdos y de las actas de las juntas generales. Este derecho se extiende a las personas asistentes en representación de socios no asistentes (art.26.2 CCom -EDL 1885/1). Y que los administradores, en un plazo de 8 días a contar desde la aprobación del acta, deben presentar en el registro mercantil, testimonio notarial de los acuerdos inscribibles (art.26.3 Ccom).

En consecuencia, cualquier socio y las personas que hubieran asistido a la junta general en representación de los socios no asistentes pueden obtener en cualquier momento certificación de los acuerdos y de las actas de las juntas generales, sean éstas ordinarias o extraordinarias.

En cuanto a la entrega de las actas del Consejo hay que tener en cuenta que estas se aprueban por el propio órgano conforme lo que establezcan los estatutos sociales o, en su caso, al final de la reunión o en la siguiente (art. 99 RRM -EDL 1996/16064- y 250 LSC -EDL 2010/112805-) por lo que a nuestro criterio si un consejero no asiste tiene derecho a solicitar copia del acta o certificación de sus acuerdos. Son los propios administradores los que están legitimados para solicitar las actas o certificación de los acuerdos del consejo de administración. No de otro modo podrían cumplir con los mandatos y deberes que les impone la LSC.

En cuanto a si un socio no consejero puede solicitar certificado de los acuerdos del consejo de administración, a nuestro criterio y a los efectos de poder, en su caso, ejercitar su derecho a impugnarlos, como mínimo los socios que representen al menos el 5% del capital social estarían legitimados para solicitar dichos certificados.

Modificación y Conservación del Acta

El acta, una vez aprobada y registrada en el libro, no se puede modificar sin dejar constancia expresa de dicha corrección. Nunca debes tachar, borrar o alterar una acta antigua.

Aunque la ley no fija un plazo único, lo más prudente -y lo que suele recomendarse desde el punto de vista contable y legal- es conservar los libros de actas durante al menos seis años, que es el plazo general de prescripción de responsabilidades mercantiles.

Incumplimiento y Consecuencias

No llevar un libro de actas, o hacerlo de forma incorrecta, puede generar graves consecuencias legales y operativas. Además, recuerda que en muchas gestiones externas -como solicitar subvenciones, realizar cambios estatutarios, o acreditar cargos- se exige la presentación de actas debidamente firmadas y registradas.

El incumplimiento puede dar lugar a sanciones indirectas, como la imposibilidad de inscribir actos societarios futuros en el Registro Mercantil, además de posibles responsabilidades de los administradores. La falta de un acta correctamente registrada puede anular decisiones societarias en caso de conflicto entre socios.

El acta es un instrumento de documentación como medio de prueba, pero los acuerdos derivan de la voluntad del órgano. La importancia de llevar correctamente los libros de actas no es un mero formalismo. Cumplir con la obligación de llevar y legalizar los libros de actas es vital.