Acceso Automático en Coworking: Funcionamiento, Ventajas y Desafíos en la Era Digital

Un exitoso y moderno negocio de coworking debe ser extremadamente flexible y orientado a los clientes. Las personas esperan que cumplas sus expectativas, quieren tener acceso a un espacio de coworking siempre que lo necesiten, es decir, 24/7. Esto es comprensible, ya que los emprendedores cooperan con empresas de todo el mundo ubicadas en diferentes husos horarios. Necesitan participar en reuniones remotas, discusiones o negociaciones en la tarde, temprano en la mañana o incluso en la noche, haciendo que los horarios de trabajo sean en ocasiones una locura.

La tecnología moderna puede ayudarte a resolver cada petición a través de una combinación de hardware y un software de coworking que proporciona acceso automático al espacio.

El coworking ha transformado la manera en que los profesionales llevan a cabo sus proyectos. No solo se comparte un espacio físico, también brinda la posibilidad a autónomos, trabajadores remotos, startups y pymes de compartir experiencias, ideas y recursos. El principal objetivo de este fenómeno es crear sinergias y establecer colaboraciones fructíferas entre individuos con proyectos diferentes pero complementarios.

¿Qué es el Coworking y Cómo Funciona?

El coworking, que tuvo sus raíces en 2005 con Brad Neuberg en San Francisco, ha evolucionado de simples oficinas compartidas a auténticos hubs de innovación y trabajo colaborativo. Un componente crucial del éxito de las oficinas flexibles es la presencia del «community builder», un profesional que fomenta la interacción y el apoyo entre los miembros.

Los datos respaldan la expansión de las oficinas compartidas: según Statista, la industria de los espacios colaborativos ha experimentado un significativo crecimiento del 158% desde 2020, y se estima que esta cifra supere los 40.000 espacios a finales de 2024. Los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos aumenta notablemente su productividad.

Modalidades de Espacios de Coworking

Los espacios de coworking ofrecen una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales:

• Puestos flexibles: Ideales para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos y estudiantes, quienes eligen libremente su lugar en el espacio compartido y tienen acceso a todas las instalaciones durante la jornada laboral.
• Puesto fijo: Combina las características de una oficina tradicional con los beneficios de las oficinas compartidas, permitiendo al trabajador reservar una sala privada para mayor concentración y privacidad, perfecta para pequeñas reuniones.
• Oficinas privadas: Espacios independientes dentro de los entornos colaborativos que se pueden alquilar, ofreciendo la privacidad de una oficina convencional sin desprenderse de la actividad comunitaria.

Servicios Habituales en Coworkings

Generalmente, las oficinas compartidas brindan los siguientes servicios:

• Acceso a zonas compartidas de trabajo con horarios flexibles.
• Alquiler de salas privadas con equipamiento audiovisual.
• Áreas comunes de descanso.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.
• Conectividad y uso de internet.
• Espacios de almacenamiento.
• Servicios de impresión y reprografía.
• Servicios de limpieza.

Ventajas de los Espacios de Coworking

Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas que las hacen atractivas:

• Formar parte de una comunidad: Fomenta la creación de comunidades dinámicas y colaborativas, permitiendo generar sinergias, compartir experiencias, conocimientos y oportunidades de crecimiento, y evitar el aislamiento.
• Ahorrar costes: Una opción muy atractiva para pequeñas empresas, autónomos y startups en crecimiento, que pueden reducir costes de arrendamiento y mantenimiento sin desprenderse de servicios básicos.
• Flexibilidad: La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional.
• Facilitar el networking: Actúan como centros de networking naturales, facilitando el establecimiento de relaciones profesionales sólidas.
• Posibilidad de formación: La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje.
• Mejorar la productividad: Las oficinas colaborativas motivan a los usuarios y contribuyen a aumentar la productividad.
• Proporcionar una ubicación física: Contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales.

Beneficios del Acceso al Espacio de Coworking Automatizado

El sistema de control de acceso automatizado trae varias ventajas a una empresa de coworking, haciendo que el espacio sea más inteligente y pavimentando el camino para el desarrollo del negocio al reducir costos y garantizar la seguridad a largo plazo.

El propósito de automatizar el acceso a un espacio de coworking es proporcionar acceso rápido y conveniente para las personas autorizadas y, al mismo tiempo, restringir el acceso a las personas no autorizadas.

Los principales beneficios incluyen:

• Seguridad: Limita la posibilidad de acceso a extraños y hace que la sala de reuniones sea más cómoda para los clientes de pago. Esto reduce el riesgo de entradas no autorizadas y robos, evitando posibles amenazas a la seguridad por parte de extraños.
• Cultura: Presenta una cultura y disciplina de coworking específica, no admitiendo la entrada a miembros sin reservas avanzadas o sin un pago previo.
• Acceso 24/7: Proporciona a los miembros la máxima comodidad de un acceso permanente, sin que el mánager tenga que estar presente todo el tiempo, mostrando a los coworkers la confianza depositada en ellos.
• Vigilancia mejorada: Los sistemas modernos de control de acceso para oficinas compartidas proporcionan una visión detallada de las idas y venidas de un espacio de coworking, permitiendo a los operadores identificar actividades sospechosas y disuadir posibles violaciones de la seguridad. Algunos sistemas pueden incluso alertar al personal o al personal de seguridad de la oficina compartida si personas no autorizadas intentan entrar en el espacio.
• Altamente flexibles y personalizables: Los últimos sistemas de control de acceso para coworking son flexibles y personalizables, lo que permite a los responsables de seguridad de las oficinas compartidas diseñar un sistema que satisfaga sus necesidades específicas.
• Mayor comodidad para el usuario: Ofrecen comodidad a los usuarios y al personal al proporcionar un acceso eficiente a las instalaciones con el mínimo esfuerzo. Esto contribuye a mejorar la experiencia del usuario y a aumentar la sensación de seguridad.
• Mejor gestión: Los sistemas modernos de control de accesos incorporan varias funciones que facilitan mucho el trabajo de los propietarios o gestores de espacios de coworking. Por ejemplo, las capacidades remotas permiten a los operadores hacer cambios e incluso automatizar el acceso sin estar físicamente presentes en las instalaciones.

Desafíos de Seguridad en Espacios de Coworking

Aunque las oficinas compartidas ofrecen muchas ventajas, la seguridad es una preocupación para muchos. La popularidad y comodidad de estos espacios conllevan un mayor riesgo de amenazas, debido a la naturaleza de los espacios compartidos.

En 2020, el FBI declaró que los ciberataques habían aumentado un 400% desde el inicio de la pandemia de COVID-19. La seguridad de Internet en los espacios de coworking es especialmente importante, ya que varias empresas y profesionales se conectan cada uno a sus propios servidores, programas y bases de datos a través de una conexión de red compartida.

Retos de Seguridad Específicos

• Acceso 24 horas del día: Los espacios de coworking abiertos 24/7 presentan retos únicos en materia de seguridad física. Al haber menos personal fuera del horario laboral, aumentan las posibilidades de que entren personas no autorizadas.
• Múltiples puntos de acceso: Las entradas múltiples dificultan el control de quién entra y sale del espacio o el reconocimiento de actividades sospechosas.
• Tráfico peatonal elevado: Con un nivel significativo de tráfico peatonal, puede resultar difícil controlar quién está presente en cada momento.
• Equipos y activos: Los espacios de coworking están llenos de equipos y activos valiosos que hay que salvaguardar.
• Visitantes: Cualquier visitante desconocido puede suponer una amenaza para la seguridad, ya que alguien podría tener un motivo oculto y estar buscando robar información o activos.

Para reducir este riesgo de seguridad, instalar sistemas de control de acceso al coworking con tarjeta de acceso, o tener personal apostado en cada punto de entrada, puede ser una solución fiable para restringir el acceso de personas no autorizadas y mitigar posibles amenazas.

Tipos de Sistemas de Control de Acceso Modernos

Si valoras el tiempo y el esfuerzo, probablemente prefieras soluciones innovadoras que garanticen una experiencia perfecta tanto para el mánager como para el usuario. Es importante asegurarse de utilizar un sistema de control de acceso avanzado, que proporcione características del futuro. Los sistemas de control de acceso anticuados, que vienen como un software separado distribuido por los proveedores de hardware, no son lo suficientemente inteligentes para administrar toda la base de datos de clientes, lo que genera una mala experiencia al usuario y una ineficiencia operacional.

Las soluciones integradas de hardware-software que funcionan con andcards son un buen ejemplo del enfoque contemporáneo al control de acceso. El software se integra con cerraduras inteligentes y lectores RFID para administrar eficientemente las entradas/salidas de las salas de reuniones. Se utiliza para espacios de coworking para automatizar las rutinas de administración, especialmente los procedimientos de reserva y el control de acceso a las salas de reuniones.

Ahorra mucho tiempo con las reservas de salas de reunión de 1 clic y el desbloqueo de puerta automático simple con una aplicación del teléfono. Solo presiona el botón “desbloquear” en tu teléfono y accede. El procedimiento se vuelve muy simple y funciona tanto para los coworkers como para los mánageres.

Los sistemas de control de acceso varían en los tipos y en los niveles de complejidad. Aquí tenemos los que son usados en la industria de coworking para que consideres los pros y los contras:

Cómo Escoger la Mejor Solución de Control de Acceso para tu Espacio de Coworking

La mejor respuesta es hacer un listado con tus requerimientos específicos antes de escoger entre los diferentes sistemas de control de acceso disponibles en el mercado. Muchas organizaciones prefieren transferir sus aplicaciones y procesos de negocio a la nube, una tendencia actual por varias razones. Sin embargo, tienes que pensar muy bien si un despliegue en la nube o una solución local tiene más sentido para tu ciberseguridad.

Nube vs. Local: Un Análisis Estratégico

La seguridad en la nube no es una solución universal. No se adapta a todas las organizaciones. Los emprendedores consideran los niveles de comodidad además de las políticas internas y externas al tomar esta decisión. Por ejemplo, una solución local puede ser la mejor opción en el caso de que haya problemas de cumplimiento.

Algunas veces la mejor respuesta es realizar una mezcla de soluciones de seguridad locales y en la nube. Si este es tu caso, busca proveedores con ofertas diversas que proporcionen a la organización la flexibilidad para hacer cambios cuando sea necesario. Probablemente necesites una solución que escale rápido, es decir, que solo lo local sea relevante. Pero es posible que luego necesites la agilidad que te ofrece una solución basada en la nube.

En resumen, la clave es encontrar una solución de seguridad que te proporcione la misma experiencia y acceso perfecto para continuar monitoreando los resultados ya sea una solución en la nube o local.

Proveedores de Sistemas de Control de Acceso Populares para Coworkings

Es difícil perderse en la búsqueda de un proveedor decente de sistema de control de acceso. Aquí te presentamos algunos:

• Kisi: Ideal si no quieres servidores y solo quieres una solución en la nube. Ofrecen el sistema de control de acceso sin llaves más popular. Puedes darles a tus coworkers la flexibilidad para desbloquear puertas con sus teléfonos o puedes hacer las tarjetas tradicionales. Todo esto viene con el beneficio de la gestión en la nube para los administradores.
• Salto o Clay: Mejores si quieres tener servidores y hardware locales. La plataforma de bloqueo de Clay permite a los mánageres de los espacios de coworking controlar centralmente y automatizar para ofrecer una experiencia conveniente y exclusiva mientras se reducen los gastos.
• Proxy: Te ayudará a crear un ambiente de trabajo sin contacto. Los sensores Proxy reconocen y autentifican una señal emitida por tu smartphone y abren la puerta. Se integra con andcards, por lo que los administradores no necesitan añadir nuevos miembros manualmente.
• Tapkey: Ofrece otra solución accesible que convierte cualquier cerradura en una cerradura inteligente. Puede ser utilizada incluso si ya tienes cerraduras instaladas.

Vendedores Locales y Cómo Evitar Trampas

Si prefieres tratar con vendedores locales, ten en cuenta que a menudo no te ofrecerán ninguna API o integraciones exóticas. Incluso si sus soluciones pueden ser integradas con tu propio software personalizado, a largo plazo vas a sentirte decepcionado por su comportamiento de “vender y olvidar”. Además, el mantenimiento continuo puede resultar costoso, y tu sistema podría quedar obsoleto en un par de años.

Para evitar las trampas al momento de automatizar tu espacio de coworking, es fácil: escoge primero el software de coworking porque lo estarás utilizando todo el tiempo. Revisa si tu software de espacio de coworking soporta integraciones y la lista de hardware recomendados por el proveedor de software de coworking. A menudo están asociados con hardware ACS y pueden recomendarte un buen trato.

La Solución KeyCenter: Innovación y Control

La automatización en coworking se ha convertido en una necesidad para los espacios de trabajo modernos que buscan optimizar el acceso de usuarios sin renunciar a la seguridad, la comodidad y la eficiencia operativa. En KeyCenter, están a la vanguardia en soluciones que integran puertas automáticas, cierres inteligentes y control remoto adaptado a cada tipo de instalación.

KeyCenter te ayuda a tomar decisiones a través de los datos de acceso de los usuarios para administrar efectivamente tu espacio, atraer nuevos miembros y retener los existentes. Permite dar altas/bajas de forma sencilla y remota, anular llaves de acceso digitales al instante, dar o quitar acceso a salas comunes u otros servicios en planes de categoría superior a través de la aplicación móvil.

Beneficios de Digitalizar las Llaves de Acceso con KeyCenter

Un sistema de apertura de puertas con móvil, además de ser la solución de acceso elegida por propietarios y administradores de comunidades, alojamientos turísticos, gimnasios, garajes u oficinas y coworking, continúa siendo un sistema elegido para un número creciente de otros mercados.

• Control total en espacios de trabajo colaborativo: Con KeyCenter podrás tener el control en todo momento de los movimientos en los accesos, podrás revocar llaves al instante sin cambiar cerradura y evitar la duplicación o pérdida de llaves y tarjetas de acceso.
• Fácil gestión de usuarios: Permite dar altas/bajas de forma sencilla y remota, anular llaves de acceso digitales al instante, dar o quitar acceso a salas comunes u otros servicios en planes de categoría superior… A través de la aplicación móvil el propietario del Coworking puede administrar todos los permisos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Inversión inteligente: Permite escalabilidad a futuro sin comprometer la inversión inicial, ni tampoco inversiones anteriores, ya que se puede sincronizar con soluciones de gestión propias.

IOPark: Cerraduras Inteligentes para la Gestión de Coworkings

Los coworkings necesitan sistemas de acceso que se adapten a la rotación de usuarios, la flexibilidad horaria y la necesidad de seguridad compartida. Con las cerraduras inteligentes de IOPark, puedes gestionar entradas y salidas de todos tus usuarios desde una sola app. Asigna accesos digitales por horarios, controla salas de reuniones, despachos privados o zonas comunes y ofrece una experiencia sin fricciones. Todo esto sin necesidad de personal constante en recepción, eliminando tareas repetitivas como la entrega de llaves o tarjetas.

Las cerraduras inteligentes de IOPark permiten adaptar la seguridad y el acceso a cada tipo de espacio, mejorando la funcionalidad y la experiencia general tanto de usuarios como de gestores. Esto no solo aumenta la comodidad, sino que permite una gestión operativa mucho más eficiente y personalizada.

Acceso Automatizado desde el Primer Contacto con IOPark

• Entrada principal al centro: Permite que los usuarios entren al coworking desde el móvil, sin necesidad de personal en recepción. Ideal para espacios abiertos 24/7 o con horario flexible.
• Salas de reuniones o despachos privados: Activa accesos automáticos según las reservas realizadas, limitando el acceso a los usuarios que hayan contratado ese espacio.
• Zonas comunes o áreas compartidas: Restringe el acceso a ciertas zonas como cocinas, zonas de descanso o almacenamiento, según el tipo de suscripción o plan contratado.
• Acceso al parking o trasteros: Gestiona accesos al aparcamiento del coworking o a trasteros privados directamente desde el smartphone.

Control Total desde la App IOPark

La app IOPark es el centro de operaciones de todo tu sistema de cerraduras inteligentes. Desde cualquier dispositivo, puedes otorgar, modificar o cancelar accesos en segundos. La interfaz está diseñada para ser intuitiva y ágil, lo que permite tanto a gestores como a usuarios moverse con total autonomía y sin curva de aprendizaje.

• Abrir desde el móvil.
• Enviar llaves digitales.
• Horarios personalizados.
• Historial de accesos.

Ventajas de Instalar Cerraduras Inteligentes en Coworkings con IOPark

• Elimina la pérdida, duplicación y cambios de cerraduras.
• Activa o desactiva accesos según el calendario de cada usuario, sin necesidad de personal presencial.
• Relaciona accesos con la reserva de espacios y evita malentendidos o usos indebidos.
• Reduce tareas de recepción, entrega de llaves o control de accesos.
• Gestiona accesos para decenas o cientos de usuarios sin coste adicional.
• Controla quién entra en cada zona y protege información sensible o material compartido.
• Recibe avisos sobre accesos sospechosos, entradas fuera de horario o incidencias de uso.
• Se adapta a cerraduras convencionales y puede estar funcionando en menos de una hora por puerta.

Instalación Sencilla y sin Obras en Coworking

El sistema de IOPark está diseñado para espacios con alta rotación de usuarios y acceso continuo. No requiere obras ni cableado adicional, y puede instalarse en puertas ya existentes. Cada cerradura inteligente funciona de forma autónoma, con batería de larga duración y conectividad optimizada para garantizar el mejor rendimiento incluso en entornos con mucho movimiento.

IOPark transforma tu espacio en una comunidad inteligente, ofreciendo a tus usuarios una experiencia moderna, sin llaves ni tarjetas. Gana control, reduce tareas de gestión y mejora la eficiencia operativa desde el primer día. IOPark convierte cualquier coworking en un entorno digitalizado, seguro y 100% flexible para el trabajo compartido. Gracias a su escalabilidad, puedes comenzar por un solo punto de acceso e ir ampliando según las necesidades del espacio.