Guía Completa para Abrir, Configurar y Utilizar Skype Empresarial

Quizás haya tenido la necesidad de convocar en una videoconferencia a varios usuarios a la vez o tener la posibilidad de añadir un usuario durante la celebración de una. Sin continúa leyendo esta publicación podrá comprobar como puede hacer esto y otras acciones más con Skype for Business.

Todos conocemos Skype gracias a la manera en la cual este nos ha conectado con muchas personas en cualquier parte del mundo. Skype tal como lo conocemos está cerca de cumplir 17 años en el mercado. Su crecimiento, ha revolucionado también la forma de comunicarnos, no solo mediante el texto, sino a través de voz y vídeo que era el objetivo principal de sus creadores Janus Friis y Niklas Zennstrom. Skype Empresarial forma parte del conjunto de productos de Microsoft 365.

Una de las claves para lograr el éxito de una compañía es la comunicación eficaz dentro y fuera de ella. Esto es, precisamente lo que hace posible el uso de las herramientas de Skype una vez que obtenemos la licencia de Skype empresarial. Al contratar Skype empresarial se adquiere una solución adaptada a las necesidades propias de nuestra empresa y que la diferencia de nuestras necesidades personales. La integración con Office 365 hace posible que la información fluya de forma más simple y organizada. Cuando analizamos las ventajas de crear cuenta de Skype empresarial, nos damos cuenta de que, definitivamente se lo pensaron muy bien. La comunicación fluida que necesariamente sea de manera personal quedó atrás.

Obtención e Instalación de Skype Empresarial

Lo primero que se preguntará es cómo obtener Skype for Business.

Desde su licencia de Office 365

Si tiene una licencia Empresa Premium de Office 365 y ha instalado Office 2016, seguramente ya lo tendrá instalado. Tan sólo deberá buscarlo en sus aplicaciones y ejecutarlo. Si no está seguro, desde su portal de Office 365 podrá instalarlo. Para ello siga estos pasos:

1. Desde la pantalla principal de Office 365 seleccione «Instalar las aplicaciones de Office» y seleccione la opción deseada.
2. Si seleccionamos instalar Office 2016 tan sólo debemos ejecutar el archivo que nos descarga y esperar que termine.
3. Si por el contrario seleccionamos Otras opciones de instalación podremos elegir qué versión de Skype for Business instalar.

El procedimiento de instalación es desatendido en ambos casos y el sistema nos avisa cuando haya finalizado. Algunos planes de Office 365 no incluyen el cliente de Skype Empresarial completo. Puede obtener la descarga de Skype Empresarial en el portal de Microsoft 365 y, a continuación, instalarlo en el equipo. Estos pasos normalmente tardan entre 10 y 15 minutos en realizarse.

El cliente de Skype Empresarial Basic está diseñado para usarse en sistemas que sólo requieren de funciones básicas. Cuando haga clic en el botón Descargar en la página, se le solicitará que elija la descarga que coincida con la edición de sus otras aplicaciones de Office (edición de 32 o 64 bits). Si no lo sabe, elija la de 32 bits. Si no ve el Skype Empresarial para descargar en su portal, asegúrese de que el plan de Microsoft 365 empresarial que compró lo incluya. Si ve la siguiente página, elija Skype Empresarial, elija su idioma, la edición que coincida con el resto de sus aplicaciones de Office (32 bits o 64 bits; si no lo sabe, elija la predeterminada) y elija Instalar. Si Skype Empresarial se incluye con otras aplicaciones de Microsoft 365, verá la siguiente página. Elija Instalar para instalar el conjunto de aplicaciones de Microsoft 365, incluido Skype Empresarial. Si no lo ve Skype Empresarial en absoluto, entonces no está incluido en su plan de Microsoft 365 empresarial -O- su administrador no le ha asignado una licencia. Solicite ayuda a su administrador (la persona que le proporcionó la información de inicio de sesión).

Importante: Anote la ubicación del equipo donde guardó el archivo setupskypeforbusinessentryretail.exe. Se inicia el instalador de Office y se muestra un mensaje que indica que se está instalando Office. Cuando se complete el instalador de Office, se mostrará un mensaje que indica que Office ya está instalado en su equipo. Pero solo se instaló Skype Empresarial.

Consideraciones al instalar con versiones anteriores de Office

Si tiene Office 2007, 2010 o 2013, puede instalar y utilizar Skype Empresarial 2016. No sobrescribirá sus programas de Office existentes a menos que esté instalando Microsoft 365 Proplus. Instalar Skype Empresarial Online: elija esta opción si compró la versión independiente del producto. Cuando elija Instalar, el instalador de Office se iniciará. Si tiene Office 2007, Skype Empresarial 2016 no se integrará completamente con sus programas de Office. Por ejemplo, no verá la presencia de sus compañeros de trabajo cuando escriba un correo electrónico en Outlook (con "presencia" nos referimos a que no verá si están disponibles, ocupados o ausentes) y no tendrá otras características.

IMPORTANTE: SI COMPRÓ MICROSOFT 365 PROPLUS TENDRÁ QUE ACTUALIZAR A TODO EL PAQUETE OFFICE 2016 PARA CONSEGUIR SKYPE PARA LOS NEGOCIOS, QUE SOBRESCRIBIRÁ LAS VERSIONES ANTERIORES DE OFFICE.

Importante: Si actualiza desde los planes Microsoft 365 Mediana Empresa u Microsoft 365 Pequeña Empresa Premium a los planes Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios o Microsoft 365 Empresa Estándar, Skype Empresarial se quitará del equipo. Deberá instalar Skype Empresarial Basic para recuperar la funcionalidad. Puede instalar Skype Empresarial en un máximo de 5 PC.

Instalación en Dispositivos Móviles

Skype Empresarial, anteriormente conocido como Lync 2013, para Android amplía la potencia de Lync y Skype a sus dispositivos móviles favoritos: voz y vídeo a través de la red inalámbrica, presencia enriquecida, mensajería instantánea, conferencias y características de llamadas desde una única interfaz realmente sencilla. Skype Empresarial en un dispositivo iOS, Android o Windows Phone ofrece una gran experiencia de conferencia en línea con las características más recientes de audio y vídeo, pantalla compartida y facilidad de uso.

Importante: Para usar Skype Empresarial, necesita una cuenta de Skype Empresarial o de Lync, suele ser el mismo nombre de usuario y la misma contraseña que usa al iniciar sesión en el trabajo o en el centro educativo. En su dispositivo iOS, vaya deslizando el dedo por cada página de aplicaciones hasta que vea el icono de Skype Empresarial. Pulse el icono de Skype Empresarial para abrir la aplicación. Es posible que deba proporcionar un nombre de usuario y una dirección de inicio de sesión. Escriba su número de móvil con los códigos de país y región. Si es un cliente de telefonía IP empresarial y Skype Empresarial no puede usar una red de datos móviles o Wi-Fi para realizar una llamada de audio o videollamada, se le llamará automáticamente a este número y se le conectará a la parte de audio de la llamada. Acepte el contrato de licencia y haga clic en Listo.

Cualquier persona puede usar la aplicación Skype Empresarial para móviles cuando se le invita a una reunión de Skype Empresarial o de Lync 2013. De todos modos, debe tener una cuenta de Skype Empresarial o Lync para hacer uso y disfrutar de todas las funcionalidades de la aplicación Skype Empresarial para móviles. Además, puede que algunas funciones requieran una actualización de Lync o Skype Empresarial Server o que no estén disponibles para todos los usuarios. Si no está seguro del estado de su cuenta, póngase en contacto con su departamento de TI.

IMPORTANTE: ESTE SOFTWARE REQUIERE CONECTIVIDAD A COPIAS LICENCIADAS DE FORMA VÁLIDA DE MICROSOFT LYNC O SKYPE EMPRESARIAL SERVER U OFFICE 365 / LYNC ONLINE / SKYPE EMPRESARIAL ONLINE Y NO FUNCIONARÁ SIN ELLA. ES POSIBLE QUE SE REQUIERAN ACTUALIZACIONES DE MICROSOFT LYNC SERVER O SKYPE EMPRESARIAL PARA PODER DISFRUTAR DE UN BUEN RENDIMIENTO. ES POSIBLE QUE NO PUEDA ACCEDERSE A PARTE DE LAS FUNCIONALIDADES EN CIERTOS PAÍSES. SI NO ESTÁ SEGURO DE LA LICENCIA O LA IMPLEMENTACIÓN DE LYNC O SKYPE EMPRESARIAL DE SU EMPRESA, PÓNGASE EN CONTACTO CON EL DEPARTAMENTO DE TI.

Inicio de Sesión y Configuración Básica

Una vez instalado, lo primero que hemos de hacer es introducir nuestro usuario. Luego nos pedirá la contraseña. En la página de inicio de sesión de Skype Empresarial, escriba su id. ¡Enhorabuena! Ya ha iniciado sesión en Skype Empresarial. Una vez dentro, encontrará algo similar a la interfaz mostrada en la imagen. A partir de aquí vamos a mostrar las tareas necesarias para configurar la aplicación y poder hacer uso de ella.

Inicio Automático

Asegurarnos de que la aplicación se iniciará cada vez que arranquemos el sistema. Para esto, desplegamos en el icono del engranaje y seleccionamos «Herramientas/Opciones». A continuación, nos aseguramos que las dos opciones que permiten el inicio automático estén activadas. Así nos aseguramos de que Skype for Business esté siempre iniciado y funcionando incluso si lo cerramos.

Agregar y Agrupar Contactos

En Skype for Business podremos agregar usuarios tanto internos de nuestra organización como externos que dispongan de Skype o Skype for Business. Contactos: nos buscará en nuestros contactos de Exchange y en los usuarios de nuestra organización. Si el contacto no tiene Skype for Business nos lo indicará.

Otra tarea interesante que podemos hacer es ordenar nuestros contactos según el criterio que deseemos. Una vez encontrado el usuario deseado podemos decidir qué hacer con ese contacto, si damos botón derecho con el ratón sobre él:

• Lo podemos añadir a la categoría Favoritos ya creada.
• Agregar a Otros contactos o cualquier otro grupo ya creado.

El sistema también nos da la opción de crear nuestros propios grupos y añadir ahí los usuarios. Para ello damos con el botón derecho encima de cualquier grupo ya creado e indicamos «Crear nuevo grupo». En la lista aparecerá ese nuevo grupo y podremos agregar ahí, bien usuarios ya creados, bien usuarios nuevos. Así podemos mover el usuario seleccionado al grupo nuevo Clientes.

Control de Presencia

Una característica interesante es el control de presencia. A través de esto podremos ver en qué estado se encuentran nuestros contactos y el estado en que nos verán a nosotros. Esto se verifica por cada contacto (con la circunferencia que aparece al lado del contacto). Nuestro usuario del ejemplo aparece Disponible. Esto lo podemos cambiar desplegando esa opción. Dependiendo de nuestro estado en cada momento o programaciones que tengamos en el calendario este control de presencia se modificará automáticamente. Los usuarios pueden, por ejemplo, hacerle saber a su equipo mediante el estado, si están presentes, disponibles, ausentes, sin conexión o si han solicitado no molestar.

Iniciando una Comunicación

Ya sólo nos queda ver cómo iniciar una conversación, mensajería, videoconferencia con algún usuario. Tenemos varias vías para iniciarlo:

• Poner el cursor encima de la imagen del usuario con el que queremos comunicar.
• Doble click sobre el usuario con el que queremos mantener la conversación. En este caso nos abre la Mensajería Instantánea (MI).
• Botón derecho del ratón sobre el contacto. Nos ofrece las diferentes posibilidades.

Opciones de Comunicación

Por último, nos queda ver qué opciones de comunicación tenemos. Lo vamos a explicar según los iconos:

1. Para iniciar una sesión de Mensajería Instantánea.
2. Para iniciar una sesión de videoconferencia.
3. Para iniciar una llamada a través de Internet.
4. Con el siguiente elemento, podemos compartir nuestro escritorio o elementos de él con otros usuarios y añadir archivos a la conversación, entre otras opciones.

Añadir Contactos Durante una Conversación

Para terminar, simplemente comentar que durante cualquier conversación podremos añadir sobre la marcha nuevos contactos a la conversación ya iniciada. Simplemente hemos de usar el siguiente icono, que se encuentra en la parte superior de la ventana de Skype for Business. Tan sólo tendremos que seleccionar de nuestros contactos aquel que deseemos incorporar a la reunión.

Funcionalidades Avanzadas de Skype Empresarial

En cuanto a la mensajería instantánea, son variados los aportes que este software nos permite considerar. A través de la red de protocolo de Internet (IP) es posible enviar y recibir mensajes en tiempo real y está disponible para una comunicación de Skype a Skype o entre varias entidades. Otro tipo de recursos que resultan siempre atractivos y muchas veces terminan siendo indispensables para un equipo de trabajo, son por ejemplo, las pizarras colaborativas y la posibilidad de hacer anotaciones directamente en PowerPoint.

Reuniones Online y Conferencias

Skype, de la mano de Microsoft (Microsoft Teams) se fue mucho más allá con esto de brindar mayores posibilidades ante la comunicación empresarial a través de Internet y la llevaron a términos que probablemente no se llegaron a pensar jamás. Las reuniones Online: Con más posibilidades que nunca, realizar audioconferencias y videoconferencias de gran calidad es hoy en día mucho más que un mito.

• Audioconferencias: con un número de acceso telefónico global, las personas pueden sumarse a las reuniones y conectarse unas con otras directamente mediante cualquier teléfono.
• Eventos en vivo: ¿Pensaste que no tendrías participación porque no podías ir? Esto ya no tiene porqué pasar. Es posible organizar reuniones y eventos de gran envergadura y completamente en vivo.

Los Planes de llamada: Skype empresarial online incluye funcionalidades de llamada en la RTC o red telefónica conmutada.

Características Clave en Móviles

Las características principales de la aplicación móvil incluyen:

• Iniciar un grupo de MI o una conversación de vídeo e invitar a participantes adicionales.
• Unirse, volver a unirse e iniciar reuniones de Skype Empresarial para comunicarse y colaborar con ideas brillantes.
• Compartir su vídeo y ver el vídeo del orador durante una conferencia.
• Controlar la reunión (silenciar o quitar asistentes) y obtener más información acerca de las modalidades de los participantes.
• Consultar las próximas reuniones y unirse a ellas con solo un clic.
• Buscar las conversaciones recientes y retomarlas desde donde las dejó.
• Buscar contactos por nombre, correo electrónico o número de teléfono.
• Seguridad mejorada gracias a Active Directory Authentication Library.

Planes y Precios de Office 365 con Skype Empresarial

Una vez que conocemos de todas las funcionalidades (si es que todavía no lo hemos adquirido) la primera interrogante que surge es, ¿Cuánto cuesta?

Todos estos costes de cada plan son por usuario al mes y con una suscripción anual.

Rendimiento y Soporte

Skype es de gran preferencia por una cantidad exorbitante de usuarios en todo el mundo, y es, de hecho, el servicio de VoIP más utilizado con un tanto más de 300 millones de usuarios al mes. Estos datos, hasta el momento, solo pueden arrojar resultados positivos y alentadores para la compañía. Esto significa, entre otros aspectos cuantificables, que Skype tiene más de 1,4 millones de conexiones cada minuto y hay más de 2 mil millones de conexiones al día.

Pero no todo es color de rosa, y Skype no es la excepción. Hay quienes alegan que lejos de tener sencillez en su haber, podría ser un tanto complicada de utilizar y que la calidad de las llamadas no siempre es tan alta como la compañía lo expresa. Ciertamente, al evaluar opiniones, testimonios y reviews, no hay plataforma alguna que cumpla a la perfección cada una de sus funcionalidades las 24 horas del día y para todos sus miles de millones de usuarios.

Dónde Obtener Ayuda

Siempre es importante saber cómo podemos obtener ayuda en caso de necesitarla por algún problema técnico que se nos presente. Así que, ante la duda de, ¿dónde puedo obtener ayuda para Skype empresarial? Póngase en contacto con el departamento de TI. El soporte técnico, también es parte de este plan, de forma online y telefónica de manera ininterrumpida.