Obligaciones Legales y Responsabilidades del Empresario en España

El empresario, según el Artículo 1.2 del Estatuto de los Trabajadores (ET), se define como toda persona, física o jurídica, o comunidad de bienes que recibe la prestación de servicios de un trabajador, así como las personas contratadas para ser cedidas a empresas usuarias por empresas de trabajo temporal (ETT) legalmente constituidas.

Desde una perspectiva doctrinal mercantilista, la empresa se concibe como el conjunto de elementos materiales, inmateriales y humanos organizados por el empresario para la consecución de un fin. Comúnmente, se identifica la empresa con la sociedad mercantil (anónima, limitada, etc.), es decir, con las personas jurídicas que obtienen la prestación de servicios remunerada de uno o varios trabajadores.

Principales Obligaciones Laborales del Empresario

Todas las empresas están sometidas a una serie de obligaciones laborales de obligado cumplimiento, independientemente de su tamaño. A continuación, se detallan las más relevantes:

1. Obligaciones en Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

El empresario tiene la obligación de cumplir lo establecido en la normativa de prevención de riesgos laborales y mejorar constantemente su acción preventiva. Esta acción, permanente, tiene el fin de perfeccionar los niveles de protección existentes.

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) define en su Artículo 14.2 que la obligación del empresario hacia la prevención de riesgos laborales se concreta en una serie de acciones coordinadas e integradas en la gestión global del proceso productivo. El empresario debe adoptar las medidas necesarias y proporcionar a sus trabajadores los equipos de trabajo y medidas de protección adecuadas para las tareas que deban realizar, de forma que garantice la seguridad y salud de los trabajadores.

Los principios generales de la normativa en salud laboral incluyen:

• Evitar los riesgos.
• Evaluar los riesgos que no se puedan evitar.
• Combatir los riesgos en su origen.
• Adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que respecta a la concepción de los puestos de trabajo, así como a la elección de los equipos y los métodos de trabajo y de producción, con miras, en particular, a atenuar el trabajo monótono y repetitivo y a reducir los efectos del mismo en la salud.
• Tener en cuenta la evolución de la técnica.
• Sustituir lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro.
• Planificar la prevención, buscando un conjunto coherente que integre en ella la técnica, la organización del trabajo, las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los factores ambientales en el trabajo.
• Adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual.

La evolución de riesgos es el estudio de la probabilidad de los daños y su gravedad. Antes de comenzar a desarrollar cualquier tipo de trabajo, el empresario tiene la obligación de realizar una evaluación de riesgos inicial. Cualquier modificación de las condiciones de trabajo debe llevar a un nuevo proceso, total o parcial, de evaluación y planificación (LPRL art. 16.1).

Además, el empresario debe:

• Organizar la prevención en la empresa: Diseñar un trabajo sin riesgos, siendo el primer principio de toda acción preventiva evitar los riesgos.
• Evaluar los riesgos que no se puedan evitar: Aquellos riesgos que no hayan podido evitarse deben ser objeto de evaluación por parte del empresario.
• Asegurar la eficacia y actualidad del Plan: La acción preventiva debe ser eficaz. Para ello es necesario adaptarla continuamente a la realidad cambiante de la empresa y a los progresos de la técnica. Así mismo, hay que asegurarse en la práctica de que el Plan de Prevención funciona y garantiza adecuadamente la salud de los trabajadores.
• Garantizar la formación preventiva: El Artículo 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales recoge la obligación del empresario para garantizar que todos los trabajadores reciban la suficiente formación (tanto teórica como práctica) en materia preventiva.
• Analizar situaciones de emergencia: El empresario deberá analizar las posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación.
• Disponer de vigilancia de la salud: Los trabajadores tienen derecho a disponer de la vigilancia de la salud.
• Coordinarse con otros empresarios: Cuando en un centro de trabajo concurran trabajadores de diferentes empresas, los respectivos empresarios tienen que colaborar entre sí para asegurar una eficaz protección de todos ellos. Esta obligación exige al empresario principal que “vigile” que sus contratistas y subcontratistas cumplen con sus obligaciones. De los incumplimientos de estos contratistas y subcontratistas es responsable solidario el empresario principal (LPRL, art 24).

La representación de los trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales se desarrolla mediante los delegados de prevención, designados por los representantes de los trabajadores según el número de empleados en la empresa.

2. Registro Retributivo y Auditoría Retributiva

El registro retributivo es un documento de carácter obligatorio, regulado en el Artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, con el objetivo de garantizar la igualdad salarial entre hombres y mujeres.

El registro retributivo debe incluir los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de la plantilla, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. Los datos deben presentarse en términos de salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales, tanto anuales como mensuales.

La auditoría retributiva es un proceso clave para asegurar la igualdad salarial y la transparencia retributiva en el ámbito laboral. La transparencia salarial implica la información retributiva de cada puesto de trabajo, y los salarios estarán segregados por sexo. Este registro incluirá la media aritmética y la media de lo realmente percibido por categoría o puestos de igual valor, diferenciando el salario, de los complementos y las percepciones extrasalariales.

3. Registro de Jornada

El registro de jornada tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de la normativa sobre tiempo de trabajo y horas extraordinarias. Deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, incluyendo las pausas. La empresa tiene el deber de garantizar el registro diario de la jornada.

4. Protocolo de Acoso y Canal de Denuncias

Todas las empresas y organizaciones están obligadas a promover un sistema interno de prevención, detección y corrección de situaciones de acoso sexual y acoso. El protocolo debe contener las medidas de aplicación y actuación en caso de acoso o violencia hacia personas del colectivo. El canal de denuncias es una herramienta esencial en las organizaciones para detectar y gestionar comportamientos irregulares, ilícitos o contrarios a las normas éticas y de conducta.

5. Calendario Laboral y Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo

Una vez elaborado, el calendario laboral debe ser publicado y puesto a disposición de todos los trabajadores. La empresa debe comunicar la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral competente de la comunidad autónoma donde se ubique el centro. El centro de trabajo deberá cumplir con las disposiciones mínimas de seguridad y salud establecidas en el Real Decreto 486/1997.

6. Protección de Datos Personales (LOPD)

La LOPD afecta a las personas jurídicas (empresas, asociaciones, fundaciones), a las personas físicas (trabajadores autónomos) y a las administraciones públicas. El empleador debe conservar, durante cuatro años, la documentación, registros o soportes informáticos en los que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago.

7. Seguros Obligatorios

Es obligatorio contratar el seguro, según lo que establezca el convenio colectivo del sector. La suscripción de este seguro también debe reflejarse en las nóminas de los trabajadores.

8. Promoción y Formación Profesional

El empresario tiene la obligación de favorecer la promoción y formación profesional en el trabajo. De acuerdo con lo dispuesto en el Estatuto de los Trabajadores, debe facilitar el desarrollo de habilidades y conocimientos de sus empleados.

9. No Discriminación

El empresario tiene la obligación de no discriminar para el empleo o una vez empleado a ningún trabajador por razones de sexo, estado civil, por edad dentro de los límites marcados legalmente, raza, condición social, ideas religiosas o políticas, afiliación o no a un sindicato o por razón de lengua. Además, de acuerdo con la Ley de Igualdad, todas las empresas deben velar por la igualdad de oportunidades en el ámbito laboral y deben adoptar medidas para evitar cualquier tipo de discriminación entre mujeres y hombres en su organización.

10. Desconexión Digital

Poder desconectar de nuestras obligaciones del trabajo fuera del horario laboral es fundamental para lograr una buena armonía entre vida personal y laboral.

Obligaciones en Situaciones Especiales

Grupos de Empresas y su Responsabilidad

La jurisprudencia del Tribunal Supremo establece la responsabilidad solidaria entre todas las empresas de un grupo en el ámbito laboral, de modo que el cumplimiento de las obligaciones puede exigirse a cualquiera de ellas. La existencia de un grupo de empresas con responsabilidad solidaria requiere confusión de plantilla y patrimonio, apariencia externa de unidad empresarial y unidad de dirección (una empresa dominante y una relación de dependencia del resto).

Se consideran fenómenos de unidad de dirección económica de entidades empresariales constituidas formalmente como personas jurídicas independientes, caracterizados por:

• El funcionamiento integrado o unitario de las organizaciones de trabajo de las empresas del grupo.
• La prestación de trabajo indistinta o común, simultánea o sucesiva, de los trabajadores, en favor de varios empresarios del grupo.

Subcontratación de Obras y Servicios

De acuerdo con el Artículo 42 del ET, los empresarios que contraten o subcontraten con otros la realización de obras o servicios correspondientes a su propia actividad deben comprobar que dichos contratistas estén al corriente en el pago de las cuotas de la Seguridad Social. Deberán recabar una certificación negativa por descubiertos en la Tesorería General de la Seguridad Social.

De las obligaciones de naturaleza salarial contraídas por los contratistas y subcontratistas con sus trabajadores responderá solidariamente la empresa principal durante el año siguiente a la finalización del encargo.

Los trabajadores del contratista o subcontratista deberán ser informados por escrito por su empresario de la identidad de la empresa principal para la cual estén prestando servicios en cada momento. Asimismo, el contratista o subcontratista deberán informar de la identidad de la empresa principal a la Tesorería General de la Seguridad Social.

Cuando una empresa concierte un contrato de prestación de obras o servicios con otra empresa contratista o subcontratista, deberá informar a los representantes legales de sus trabajadores sobre los siguientes extremos:

• Nombre o razón social, domicilio y número de identificación fiscal de la empresa contratista o subcontratista.
• Objeto, duración de la contrata y lugar de ejecución.
• El número de trabajadores que serán ocupados por la contrata o subcontrata en el centro de trabajo de la empresa principal.
• Las medidas previstas para prevención de riesgos laborales de forma coordinada.

En el sector de la construcción, la Ley 32/2006 de 18 de octubre reguladora de la subcontratación exige el cumplimiento de una serie de requisitos para la subcontrata de tercer nivel, en el sentido de que estas deben estar justificadas en causas objetivas.

Empresas de Trabajo Temporal (ETT)

Para constituirse válidamente, una ETT requiere una previa autorización administrativa de la autoridad laboral competente. Debe constituir una garantía financiera, a disposición de la autoridad laboral, del cumplimiento de las obligaciones salariales y con la Seguridad Social, y debe incluir en su denominación los términos "empresa de trabajo temporal".

Las ETT otorgan con las empresas usuarias los denominados "contratos de puesta a disposición" que tienen por objeto la cesión del trabajador para prestar servicios en la empresa usuaria, a cuyo poder de dirección quedará sometido aquel. Estos contratos podrán celebrarse en las mismas condiciones y con los requisitos establecidos para los contratos temporales o contratos formativos en el Estatuto de los Trabajadores.

Corresponde a la ETT el cumplimiento de las obligaciones salariales y de Seguridad Social en relación con los trabajadores contratados para ser puestos a disposición de la empresa usuaria. La empresa usuaria debe asumir la responsabilidad en materia de seguridad e higiene en el trabajo y responder subsidiariamente de las citadas obligaciones salariales y de Seguridad Social.

Cesión Ilegal de Trabajadores

Se considera cesión ilegal de trabajadores cuando el objeto del contrato entre las empresas se limite a la puesta a disposición de los trabajadores de una a otra. Los empresarios, tanto el cedente como el cesionario que infrinjan esta prohibición, responderán solidariamente de las obligaciones contraídas con los trabajadores y con la Seguridad Social. Los trabajadores sometidos al tráfico prohibido tendrán derecho a adquirir la condición de fijos, a su elección, en la empresa cedente o en la cesionaria.

Cambio de Titularidad de una Empresa

De acuerdo con el Artículo 44 del ET, el cambio de titularidad de una empresa, de un centro de trabajo o de una unidad productiva autónoma no extinguirá por sí mismo las relaciones laborales existentes, sino que el nuevo empresario quedará subrogado en los derechos y obligaciones laborales y de Seguridad Social del anterior.

El cedente y el cesionario, en las transmisiones que tengan lugar por actos inter vivos, responderán solidariamente durante tres años de las obligaciones laborales nacidas con anterioridad a la transmisión y que no hubieran sido satisfechas. También pueden responder solidariamente de las nacidas con posterioridad a la transmisión, si la cesión se declara delito por sentencia judicial firme. En lo que respecta a las obligaciones con la Seguridad Social, existe responsabilidad solidaria entre el cedente y el cesionario, durante tres años, de las obligaciones anteriores a la transmisión y no satisfechas.

Tanto el cedente como el cesionario deberán informar a los representantes legales de sus trabajadores respectivos, afectados por el cambio de titularidad o, en su defecto, a los propios trabajadores, de la fecha prevista para la transmisión, de los motivos de la misma, de las consecuencias jurídicas, económicas y sociales de la transmisión para los trabajadores y de las medidas que se han previsto respecto de estos.

El cedente o el cesionario que pretenda adoptar, con motivo de la transmisión, medidas laborales en relación con sus trabajadores, vendrá obligado a iniciar un período de consultas con los representantes legales de los trabajadores sobre las medidas previstas y sus consecuencias para los trabajadores, antes de que estas se lleven a efecto.

Tabla Resumen de Obligaciones Clave del Empresario