Control Estratégico, de Gestión y Externo: Definición y Diferencias Clave

Los controles empresariales son herramientas esenciales diseñadas para supervisar, medir y garantizar el cumplimiento de las normativas, así como para identificar y mitigar riesgos antes de que se conviertan en problemas mayores. Sin ellos, las empresas estarían expuestas a errores, fraudes y una toma de decisiones deficiente que podría comprometer su sostenibilidad. En un entorno empresarial competitivo y en constante evolución, los controles internos y externos desempeñan un papel fundamental para garantizar que las operaciones de una organización se lleven a cabo de manera eficiente, segura y alineada con los objetivos corporativos.

Los controles organizacionales pueden ser categorizados de muchas maneras. Es útil en este punto distinguir entre dos conjuntos de controles: (1) controles estratégicos y (2) controles de gestión, a veces llamados controles operativos. Dentro de los niveles estratégicos y operativos de control, existen varios tipos de control. Además, es importante reconocer que los controles pueden adoptar una de dos formas predominantes: controles financieros y no financieros.

Imagina que eres el capitán de un barco. Los controles estratégicos aseguran que tu nave vaya en la dirección correcta; los controles de manejo y operación aseguran que el barco esté en buenas condiciones antes, durante y después del viaje.

Control Estratégico

El control estratégico se ocupa de rastrear la estrategia a medida que se está implementando, detectar cualquier área problemática o áreas problemáticas potenciales sugiriendo que la estrategia es incorrecta, y hacer los ajustes necesarios. Ordinariamente, se produce un lapso de tiempo significativo entre la implementación inicial de una estrategia y el logro de los resultados previstos. Por ejemplo, si quisieras capitanear tu barco de San Diego a Seattle es posible que necesites tripulación, suministros, combustible, etc. ¡También es posible que tengas que esperar hasta que el clima te permita hacer el viaje de manera segura!

De igual manera, en organizaciones más grandes, durante el tiempo que se está implementando la estrategia, se emprenden numerosos proyectos, se realizan inversiones y se emprenden acciones para implementar la nueva estrategia. En tanto, la situación ambiental y la situación interna de la firma se están desarrollando y evolucionando. La economía podría estar en auge o quizás caer en recesión. Los controles estratégicos son necesarios para dirigir la firma a través de estos eventos. El control estratégico evalúa el progreso hacia los objetivos a largo plazo de la empresa. Esto incluye la revisión de estrategias, el análisis de resultados y la adaptación a cambios en el mercado.

Control de Gestión (Operativo)

El control operativo, en contraste con el control estratégico, se ocupa de ejecutar la estrategia. Donde se imponen controles operativos, funcionan dentro del marco establecido por la estrategia. Normalmente estas metas, objetivos y estándares se establecen para los principales subsistemas dentro de la organización, tales como unidades de negocio, proyectos, productos, funciones y centros de responsabilidad. Las medidas típicas de control operativo incluyen el retorno de la inversión, el beneficio neto, el costo y la calidad del producto. Estas medidas de control son esencialmente sumas de medidas de control de grano más fino. El control operacional se enfoca en la optimización de las operaciones diarias. Incluye la monitorización de la productividad, el cumplimiento de metas diarias y la evaluación de los recursos utilizados en las actividades cotidianas.

En este entorno empresarial, podemos definir el control de gestión como un proceso clave en el que se establecen indicadores, se mide el rendimiento de cada proceso y actividades de la organización y se realiza una comparación con los objetivos planificados, con el fin de tomar las decisiones necesarias, bien para corregir la gestión, bien para optimizarla.

¿Qué implica un buen control de gestión?

Un buen control de gestión implica:

• Establecer un sistema de información eficaz, que registre los datos de los resultados y facilite su interpretación para conocer el cumplimiento o desvío de los objetivos.
• Obtener información del ámbito interno y externo de la organización. La información que proviene del entorno de las empresas incide y condiciona fuertemente el sector del mercado en el que se desenvuelven éstas.
• El registro y el análisis de datos del entorno empresarial, para conocer el terreno competitivo en el que opera la corporación, detectar riesgos, determinar los desafíos a enfrentar y tomar las decisiones necesarias para que la dirección de la empresa sea exitosa.

El control de gestión proporciona análisis continuo del rendimiento financiero para guiar decisiones empresariales. Incluye análisis de costes, rentabilidad por producto o cliente, análisis de varianzas y pronósticos.

Servicios Principales y Resultados Esperados del Control de Gestión

La era digital ha hecho posible que los sistemas de control de gestión puedan acceder a grandes cantidades de datos, con la variedad, calidad y oportunidad suficientes como para revolucionar el proceso de toma de decisiones de la empresa. La tecnología ha hecho posible que los procedimientos y herramientas de acceso a los datos, su gestión y transformación en conocimiento sean cada día más eficientes, impactando en todas las áreas de la empresa.

Los sistemas de control de gestión se nutren de una materia prima principal: los datos. La tecnología actual permite contar con sistemas de control de gestión para todo tipo de presupuestos y necesidades. No obstante, para que los nuevos sistemas de control aprovechen todo el potencial que brinda el momento tecnológico actual, es necesario contar con perfiles que entiendan tanto el lenguaje de los datos como el de los negocios.

Métodos y Herramientas del Control de Gestión

Los métodos de control de gestión son variados y se pueden combinar. Algunas de las herramientas más utilizadas incluyen:

• Análisis de desviaciones: Consiste en identificar y estudiar las discrepancias con el fin de realizar correcciones. Permite analizar la actividad por unidad de negocio o región.
• Gestión por Objetivos (MBO): Establece objetivos específicos y evalúa el desempeño en función de ellos. Herramientas recomendadas: Cuadro de mando integral y sistemas de gestión del desempeño.
• Control de gestión de KPI: Consiste en el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento específicos de los objetivos estratégicos.
• Gestión Integrada del Rendimiento: Implica la integración de todos los aspectos del rendimiento en un único sistema.
• Control de gestión ágil: Reutiliza métodos ágiles para ajustar rápidamente los procesos a las necesidades cambiantes, requiriendo flexibilidad y colaboración fluida.

El control de gestión también se centra en la evolución del rendimiento financiero y la optimización de los recursos (productividad). Los ERP, el software de gestión presupuestaria, los cuadros de mando y los informes son herramientas clave. La definición del presupuesto es fundamental en el control de gestión, y la supervisión es una de las misiones más importantes del controlador de gestión.

Control Interno

El control interno empresarial son todas las actividades que se trabajan en conjunto para el buen funcionamiento de un negocio. Es importante establecer un control en las actividades que se integran diariamente en la gestión empresarial de un negocio para la constante protección de los activos. Además, si cada área interna de un negocio es dotada de buenas prácticas y tecnología adecuada, la toma de decisiones se vuelve mucho más rápida y eficiente.

La importancia de establecer por escrito un sistema de control interno en el que toda empresa, según sus objetivos, sea capaz de consultar para saber cómo actuar ante alguna situación es crucial. El sistema de control de una empresa es una pieza fundamental que mantiene la seguridad de las operaciones estables y confiables.

Elementos del Control Interno

1. El ambiente de control: Es el cimiento del control interno y aporta disciplina, estructura, entidad, conciencia y acciones de la administración.
2. Conciencia de control y estilo operativo: Influida por las decisiones y acciones de la administración.
3. Integridad y valores éticos: Busca evitar cualquier tipo de conducta inapropiada y se construye con base en las acciones de la administración.
4. Estructura organizacional: El panorama general, con áreas, funciones y objetivos a cumplir.
5. Asignación de autoridad y responsabilidad: Documento detallado que destaca la asignación de autoridades y responsables.
6. Políticas y prácticas de recursos humanos: Incluye todas las actividades a realizar por parte del departamento de recursos humanos.

Actividades de Control Interno

En las actividades de control se establecen los procedimientos a seguir en las operaciones para el cumplimiento efectivo de objetivos de la empresa. Estos pueden ser:

• Buen procesamiento de la información empresarial: Toda la información que entra y sale de un negocio debe ser confiable.
• Segregación de funciones adecuada: Determinar una división adecuada de funciones para que todos los empleados se desenvuelvan en las áreas correspondientes.
• Verificación del control interno: A medida que una empresa crece, es necesario crear nuevas regulaciones o mejoras al control interno.

El seguimiento es pieza clave para el buen funcionamiento del control interno empresarial, asegurando que todas las operaciones se realicen adecuadamente y los objetivos estén cumpliéndose en tiempo y forma.

Principios Fundamentales del Control Interno

El control interno se rige bajo siete principios fundamentales:

1. Segregación de funciones: Implica dividir la responsabilidad de todas las transacciones, informes y auditorías.
2. Controles de acceso: Controlar el acceso a diferentes partes de un sistema de contabilidad por medio de contraseñas, bloqueos y registros.
3. Auditorías físicas: Incluyen el recuento manual de efectivo y cualquier activo físico.
4. Creación de valor: Se genera valor tanto para la organización como para el cliente y el accionista.
5. Uso de un sistema de contabilidad de doble entrada: Agrega confiabilidad al garantizar que los libros siempre estén equilibrados.
6. Documentación estandarizada: Facilita la revisión de registros anteriores.

Tipos de Control Interno

1. Control preventivo: Busca prevenir errores o fraudes dentro de una organización. Se deben desarrollar las divisiones de áreas y departamentos con sus funciones y responsables.
2. Control de detección: Ayuda a descubrir posibles riesgos, errores, omisiones o actos deliberados.
3. Control correctivo: Lleva a cabo las acciones necesarias para revertir un evento no deseado, estableciendo soluciones adecuadas a problemas que surgieron y fallaron.

Modelos de Control Interno

• Modelo COSO: Estándar mundial para la implementación de un sistema de control interno.
• Modelo COCO: Derivado del COSO, busca un reporte más sencillo y comprensible, requiriendo alta creatividad para su interpretación.
• Modelo Cadbury: Primer modelo de control interno del Reino Unido, toma como referencia el COSO y plantea exigencias sobre las responsabilidades de los altos mandos.

Control Externo

El control externo involucra a terceras partes, como auditores externos o entidades regulatorias, para supervisar y evaluar el cumplimiento de las normativas y los estándares de calidad. Este tipo de control es fundamental para garantizar la transparencia y la adhesión a marcos legales y éticos, especialmente en empresas que cotizan en bolsa o están sujetas a regulaciones específicas.

Diferencias entre Controles Estratégicos, de Gestión y Externos

La estructura general de control comprende los Controles Estratégicos, Controles de la Administración (o de Gestión) y Controles del Proceso.

• Control Estratégico: Se encarga de la visión que mueve las acciones de la empresa, estableciendo los objetivos a cumplir y las líneas maestras para alcanzarlos a largo plazo. Se ocupa de rastrear la implementación de la estrategia y hacer ajustes.
• Control de Gestión (Operativo): Los departamentos se encargan de desarrollar la estrategia del primer nivel, desarrollando tácticas y actividades específicas a medio plazo (uno a tres años). Se ocupa de ejecutar la estrategia dentro de los marcos establecidos y de la optimización de las operaciones diarias.
• Control del Proceso (Control Interno): Los agentes encargados de ejecutar las acciones desarrolladas en el nivel táctico, ideando planes a corto plazo (unos meses de duración) enfocados en acciones muy concretas.
• Control Externo: Involucra a terceros para supervisar y evaluar el cumplimiento de normativas y estándares, proporcionando una visión independiente.

Tipos de Control según su Proactividad y Enfoque

Dentro de los controles estratégicos y operativos, se pueden clasificar según su proactividad y si controlan resultados o comportamientos.

Según el Nivel de Proactividad:

• Control feedforward (proactivo): Monitorea los problemas para prevenir su ocurrencia a tiempo. Se enfoca en lo que podemos hacer de antemano para que el plan tenga éxito.
• Control concurrente (en tiempo real): Monitorea y ajusta las actividades y procesos en curso, previniendo que los problemas empeoren.
• Control de retroalimentación (reactivo): Implica recopilar información sobre una actividad terminada, evaluarla y tomar medidas para mejorar actividades similares en el futuro. Es el menos proactivo.

Según lo que se Controla:

• Controles de resultados: Generalmente preferibles cuando solo una o dos medidas de desempeño (ej. retorno de la inversión o retorno de los activos) son buenos indicadores de la salud de una empresa. Son efectivos cuando hay poca interferencia externa.
• Controles conductuales: Implican la evaluación directa de la toma de decisiones gerenciales y de los empleados, no de los resultados. Vinculan las recompensas a una gama más amplia de criterios y son más apropiados cuando hay muchos factores externos e internos que pueden afectar la relación entre las decisiones y el desempeño.

Controles Financieros y No Financieros

• Control financiero: Implica la gestión de los costos y gastos de una empresa para controlarlos en relación con los montos presupuestados. La gerencia determina qué aspectos financieros son los más importantes, los pronostica a través de presupuestos y compara el desempeño real con el presupuestado. Un ejemplo es el caso de PSINet, que a pesar de un rápido crecimiento, colapsó por la falta de controles financieros efectivos.
• Control no financiero: Rastrea aspectos de la organización que no son de naturaleza financiera inmediata pero que se espera que conduzcan a resultados de desempeño positivos, como la lealtad de los clientes, las referencias o la satisfacción de los empleados. La teoría detrás de estos controles es que proporcionan a los gerentes una visión del progreso mucho antes de que se puedan medir los resultados financieros.

Los controles organizacionales pueden tomar muchas formas. Los controles estratégicos ayudan a los gerentes a saber si una estrategia elegida está funcionando, mientras que los controles operativos contribuyen a la ejecución exitosa de la estrategia actual. Dentro de este tipo de estrategias, los controles pueden variar en términos de proactividad, donde los controles de retroalimentación son los menos proactivos. Los controles de resultados se juzgan por el resultado de las actividades de la organización, mientras que los controles de comportamiento implican monitorear cómo se comportan los miembros de la organización a diario.

Beneficios de Implementar Controles Efectivos

Contar con un sistema de controles efectivo aporta múltiples ventajas a las organizaciones, entre las que destacan:

• Reducción de riesgos: Identificar y mitigar riesgos de manera oportuna evita pérdidas financieras y daños a la reputación.
• Mejora en la toma de decisiones: Los controles garantizan que la información utilizada sea precisa y fiable.
• Cumplimiento normativo: Ayudan a garantizar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones aplicables.
• Aumento de la eficiencia: Optimizan los procesos internos y reducen errores operativos.
• Mayor confianza: Generan confianza entre empleados, clientes y socios comerciales.

Implementar controles empresariales efectivos no solo garantiza la estabilidad y el crecimiento de una organización, sino que también la prepara para enfrentar los desafíos del entorno corporativo. Ya sea a través de controles preventivos, correctivos, operativos o estratégicos, cada uno cumple un rol esencial para optimizar el desempeño empresarial y garantizar el cumplimiento normativo. Para que los controles puedan ser un aditivo que impulse a las empresas a cumplir sus metas, su implementación requiere de herramientas adecuadas que permitan centralizar la gestión de datos y monitorización del cumplimiento en tiempo real.