¿Qué es WeWork y cómo funciona?

En el panorama actual del trabajo, marcado por el auge del trabajo en remoto, los espacios de oficinas abiertas y los espacios de coworking compartidos, los espacios flexibles se han convertido en un elemento fundamental de la vida laboral moderna.

No se trata simplemente de una tendencia pasajera, sino de una solución que permite a cualquier persona trabajar desde donde quiera y cuando quiera. Los espacios flexibles son utilizados tanto por trabajadores autónomos como por empresas consolidadas para mantener su productividad y conectividad sin importar dónde los lleve su trabajo.

Estos espacios ofrecen numerosos beneficios, desde la comodidad y la flexibilidad hasta aspectos intangibles como el espíritu de comunidad y la creatividad. Pero, ¿cómo funcionan exactamente? ¿Son la mejor opción para tu empresa?

Funcionamiento de los espacios flexibles y compartidos

Los espacios flexibles y compartidos son un sistema de organización de espacios de trabajo en el que diferentes personas utilizan los escritorios en distintos momentos, según sus necesidades. El objetivo principal es maximizar la eficiencia en el uso del espacio y reducir el riesgo inmobiliario al disminuir el espacio de oficina redundante. Estos espacios pueden implementarse tanto en oficinas privadas como en espacios de coworking.

Simplemente busca una mesa disponible, conéctate a la red y comienza a trabajar. Los espacios flexibles y compartidos ofrecen a los profesionales la posibilidad de trabajar según sus necesidades, tanto en entornos privados como en oficinas compartidas. Generalmente, estos espacios cuentan con enchufes y conexión Wi-Fi.

En los espacios de coworking como los de WeWork, se ofrecen espacios personales alejados de los escritorios para realizar llamadas, como cabinas telefónicas o lounges compartidos. Además, la mayoría de los planes de espacios flexibles en los espacios de coworking permiten reservar salas de reuniones a través de una aplicación o de una página web.

De manera similar a la reserva de salas de reuniones, los espacios flexibles suelen disponer de una impresora centralizada que los trabajadores pueden utilizar mediante una aplicación o una web.

Una preocupación común asociada a los espacios flexibles es la falta de un espacio personal donde guardar objetos personales. Algunos espacios de coworking permiten dejar objetos personales temporalmente, mientras que otros ofrecen cubículos o taquillas para los usuarios de espacios flexibles.

Equipamiento y servicios

Los espacios flexibles no serían posibles sin los equipos portátiles, tabletas, smartphones y la infraestructura WiFi. Al igual que en la mayoría de los espacios de oficina, servicios como los aseos y las cocinas están incluidos en los planes de espacios flexibles. La limpieza, equipación y mantenimiento de estos espacios corren a cargo de los administradores de la oficina.

Privacidad en espacios flexibles

Muchos trabajos requieren privacidad para reuniones, planificación de estrategias o debates financieros. Estas conversaciones son confidenciales, y un espacio flexible no siempre es ideal, especialmente si estás rodeado de personas de otros equipos o empresas. En estas situaciones, es mejor contar con un espacio que ofrezca más privacidad.

Tanto las oficinas privadas como los espacios de coworking ofrecen salas de reuniones que pueden reservarse para reuniones privadas o llamadas confidenciales. Las soluciones para espacios de trabajo como las de WeWork también cuentan con cabinas telefónicas privadas insonorizadas.

Beneficios de los espacios flexibles y compartidos

Los beneficios de los espacios flexibles dependen de tu estilo de trabajo y de lo que necesitas obtener del contrato. Si eres consultor, trabajador autónomo o emprendedor y trabajas en la misma ubicación, los espacios flexibles son una solución flexible y asequible para disponer de espacio de oficina sin las rigideces asociadas a los alquileres de oficina a largo plazo.

Para trabajadores autónomos que participan en varios proyectos en diferentes ubicaciones, los espacios flexibles también les permiten encontrar un espacio de trabajo y mantenerse conectados, incluso en ciudades distintas.

La agilidad es esencial para hacer crecer tu equipo y ajustar la escala de tu empresa. Los espacios flexibles te ofrecen flexibilidad para emplear a trabajadores en remoto sin tener que asumir una inversión inicial considerable. Los contratos mensuales individuales te permiten ajustar tu escala en mercados clave rápidamente y retirarte cuando lo necesitas. Esta estructura también permite a las empresas contratar a los mejores talentos, sin que la ubicación sea una limitación.

Además de los factores de escala y crecimiento, el ahorro en costes asociado a los contratos de alquiler flexibles y a la externalización del personal de oficina, de limpieza y del coste de los servicios suponen un atractivo considerable para las grandes empresas.

Por último, los niveles de compromiso y productividad de los empleados parecen mejorar ligeramente en los espacios de coworking. Los espacios flexibles son una forma eficaz de sacar partido a esta tendencia.

Según Ashley Swygert, vicepresidenta de estrategia comercial de Pabst Brewing Company, empresa miembro de WeWork: «Para un empleado que trabaja sobre el terreno, contar con un espacio de trabajo comunitario al que ir es muy positivo». Pabst, con sede en Los Ángeles y oficinas en San Antonio y Dallas, tiene más de 300 trabajadores en remoto repartidos por todo Estados Unidos. «Todos los espacios de WeWork son muy atractivos y acogedores», comenta Swygert.

Fomento de la comunidad y la innovación

Tanto si se trata de una oficina privada como de un espacio de coworking, los espacios flexibles permiten reunir a personas de diferentes equipos o empresas, lo que crea un microcosmos diverso de profesionales. Según una investigación de 2018, los espacios de coworking son muy valiosos a la hora de establecer relaciones entre emprendedores, otras empresas, startups e innovadores.

Muchos estudios han vinculado los espacios flexibles con un incremento de la innovación y del emprendimiento. Esto se asocia, en parte, con la flexibilidad de la que disfrutan los usuarios de los espacios flexibles: pueden trabajar donde y cuando surja la inspiración. También influye el intercambio de conocimientos, las interacciones sociales y la descentralización de los procesos de innovación. El descubrimiento de nuevas ideas y procesos se produce de forma natural cuando se está rodeado de diferentes niveles de experiencia.

Limitaciones de los espacios flexibles

Aunque los beneficios de los espacios flexibles son muchos, este tipo de estructura no es la mejor opción para todas las empresas o estilos de trabajo. Los empleados que trabajan con información confidencial probablemente preferirán una solución con mayor privacidad, mientras que los equipos que requieren una estructura coherente y una colaboración continua pueden sentirse frustrados ante el cambio constante de puestos de trabajo.

La formación de los nuevos empleados exige diferentes consideraciones, y encontrar compañeros puede requerir algún reconocimiento a través de los clientes de chat. En algunos casos, plantéate el uso de escritorios personales o una oficina privada pequeña dentro de un entorno de coworking.

WeWork On Demand

Para atender al número crecientes de trabajadores en remoto y a las empresas que implementan modelos de lugares de trabajo híbridos, WeWork ha conseguido que el acceso a los espacios flexibles y compartidos, así como a otros espacios de trabajo como salas de reuniones y oficinas privadas, sea mucho más accesible y flexible.

WeWork On Demand ofrece unos niveles de flexibilidad inigualables y te permiten acceder a espacios flexibles y compartidos y salas de reuniones en más de 190 ubicaciones en 17 grandes ciudades. Todo ello sin un compromiso mensual.

WeWork Workplace

WeWork ha anunciado el lanzamiento oficial de WeWork Workplace, una nueva solución de gestión de espacios creada en colaboración con Yardi, proveedor de software inmobiliario.

“Las empresas de hoy necesitan encontrar soluciones para hacer realidad el modelo de trabajo flexible, optimizando sus espacios sin sacrificar la cultura, la colaboración y la productividad que se da en persona. Eso es lo que queremos ofrecer con WeWork Workplace”, dijo Scott Morey, Presidente de Tecnología e Innovación de WeWork.

WeWork Workplace combina las capacidades necesarias, en un solo lugar, para ayudar a construir, gestionar y evolucionar cualquier estrategia de espacio de oficina.

• Mejorar la experiencia de los empleados en toda la cartera.
• Gestionar y optimizar todos los espacios, independientemente del tipo de activo o la ubicación geográfica.
• La gestión universal de la cartera -para todos los tipos de activos- permite estrategias de espacio de oficinas basadas en el uso.

Conclusión

Tanto si trabajas por cuenta propia como si gestionas un equipo en remoto, los espacios flexibles impulsan la productividad en diferentes ubicaciones. Te permite tomar decisiones empresariales audaces, como la ampliación en nuevos mercados o contar con el mejor talento en remoto, sin verte afectado por compromisos a largo plazo o por los costes asociados a los espacios de oficina tradicionales.

Tabla comparativa: Espacios Flexibles vs. Oficinas Tradicionales