Guía Completa de VoIP para Espacios de Coworking: Potenciando la Conectividad y Colaboración

Los espacios de coworking se han consolidado como entornos dinámicos y flexibles, idóneos para autónomos, teletrabajadores y pequeñas empresas. En estos centros, profesionales de diversas áreas -programadores, diseñadores, gestores de comunidades online, periodistas, comerciales, consultores- buscan no solo un lugar de trabajo asequible, sino también un ecosistema que fomente la conexión y la sinergia. Una herramienta fundamental para optimizar la comunicación en estos espacios es la telefonía VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet).

¿Qué es VoIP y Cómo Funciona?

VoIP, o Voz sobre IP, es una tecnología que permite transmitir la voz como paquetes de datos a través de redes IP, utilizando Internet en lugar de la red telefónica tradicional. Este proceso convierte la voz en datos digitales y los transmite. El proceso comienza captando tu voz a través de un micrófono, convirtiéndola en paquetes digitales y enviando esos paquetes a través de la red. En el extremo del destinatario, los paquetes se vuelven a ensamblar y se convierten de nuevo en audio.

La voz se captura, se codifica mediante códecs, se fragmenta en paquetes y se envía por la red. Protocolos como SIP y RTP controlan la señalización y el transporte. Esta tecnología permite realizar llamadas de voz y videollamadas, enviar mensajes, organizar conferencias e integrarse con aplicaciones en la nube como Microsoft Teams.

La calidad de la llamada VoIP está directamente relacionada con la calidad y estabilidad de su conexión a Internet.

Ventajas de Implementar VoIP en un Coworking

La telefonía VoIP ofrece numerosos beneficios tanto para el propio coworking como para sus miembros:

• Ahorro de costes: Olvídate de las tarifas de llamadas de larga distancia e internacionales: solo necesitas una conexión a Internet. Las llamadas VoIP son más económicas que las de las redes telefónicas públicas conmutadas (RTPC) o las redes telefónicas de conmutación de circuitos tradicionales.
• Flexibilidad y Movilidad: Colabora en persona desde cualquier lugar utilizando VoIP para realizar videollamadas y conferencias telefónicas. Los empleados ya no están atados a sus escritorios; los empleados remotos pueden simplemente usar la aplicación VoIP en su teléfono inteligente para recibir llamadas de negocios. Puedes realizar llamadas de voz y videollamadas de alta calidad desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que las llamadas VoIP son tan fiables como tu conexión a Internet.
• Escalabilidad: Amplía o reduce tus sistemas de telefonía VoIP a medida que evoluciona tu negocio, sin necesidad de añadir ni eliminar líneas físicas.
• Solución todo en uno: Mantén la concentración y el ritmo de trabajo con una solución integral para llamadas, chats, reuniones y colaboración. La plataforma de comunicación de su empresa puede integrarse completamente sin necesidad de múltiples aplicaciones independientes.
• Configuración y administración rápidas: Agrega, supervisa y administra llamadas de voz y videollamadas fácilmente desde el centro de administración de Teams.
• Apariencia profesional: Tu coworking tendrá una apariencia profesional, independientemente del tamaño que tenga. En recepción, la apariencia empresarial de un terminal Fanvil V65 dará al coworking una imagen más profesional.
• Integración con CRM: La telefonía VoIP se integra con la mayoría de CRM. Puedes ver el contacto que llama o hacer clic para lanzar una llamada desde tu CRM sin tener que marcar todo el número.
• Revendedor de servicios: Además, también puedes revender u ofrecer el servicio de telefonía a las empresas o coworkers de tu coworking. Para que ellos directamente reciban las llamadas en el terminal de su escritorio, app de ordenador o smartphone. Les permitirá no solo hacer llamadas internacionales a un precio económico, también podrán disponer de un número local de su país o países donde tengan mercado.

En Más IP los clientes pueden seleccionar el operador con el que quieren trabajar. Los servicios de VoIPstudio no tienen contrato ni permanencia, por lo que son ideales para un entorno cambiante como un coworking.

Características Esenciales de la VoIP para Coworkings

Las características de las llamadas VoIP ofrecen todas las funciones de un sistema telefónico empresarial, incluyendo el enrutamiento de llamadas, el uso de pantalla compartida, la grabación de llamadas y las colas de llamadas, para ayudar a las empresas a mantenerse conectadas y mejorar la eficiencia de la comunicación.

Administración de Llamadas

Utiliza características con tecnología de IA, como el desvío automático de llamadas en función de la hora, la ubicación y la disponibilidad. Puedes definir horarios y guías de bienvenida. Así como desviar números VIP a coworkers, usuarios o números especiales. El enrutamiento horario te permite gestionar llamadas que llegan en otro horario o durante paradas inesperadas. Esto es más útil para las empresas que tienen oficinas o equipos en diferentes zonas horarias. Puedes dirigir a las personas que llaman a la oficina que aún está abierta, aunque la actual ya esté cerrada.

Pantalla Compartida y Colaboración

Comparte tu pantalla durante una llamada para mejorar la colaboración y la productividad. Las llamadas de conferencia no son una nueva función específica de VoIP, pero las llamadas de audio y videoconferencia con VoIP son mucho más fáciles de configurar y administrar. Puedes configurar una llamada de conferencia por adelantado o iniciarla desde una conversación de grupo existente. Puedes invitar a los participantes a unirse con vídeo o solo audio. Las llamadas de conferencia basadas en VoIP son perfectas para los equipos que tienen miembros dispersos en todo el mundo.

Grabación de Llamadas

Graba una llamada de voz o de vídeo para consultarla más tarde y así poder centrarte en la conversación en lugar de tomar notas. La función de grabación de llamadas en un servicio telefónico VoIP permite a las organizaciones grabar llamadas de forma selectiva. Las empresas suelen utilizar esta función para ayudar a capacitar a nuevos agentes, proporcionar comentarios o simplemente permitir que los responsables intervengan cuando una situación se intensifica. Puedes beneficiarte de la grabación de llamadas con almacenamiento ilimitado.

Correo de Voz en la Nube

Accede y escucha tus mensajes en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. El buzón de voz de VoIP es a la vez similar y superior al buzón de voz habitual. Puedes reenviar los mensajes de voz a tu bandeja de entrada de correo electrónico y gestionar todas las llamadas en una interfaz. Puedes administrar tu buzón de voz visualmente sin tener que llamar a un número específico.

Colas de Llamadas y Grupos de Llamada

Configura mensajes de bienvenida, mensajes de espera y música de espera, así como el buzón de voz, para administrar las llamadas entrantes de forma profesional. Piense en el Call Center como una línea especial para las llamadas entrantes antes de dirigirlas a la persona o departamento adecuado. Los grupos de llamada son otra característica útil, permitiendo que múltiples dispositivos suenen para una llamada entrante. Con los grupos de llamada, puedes configurar equipos dentro de la empresa. Las colas de ACD son más sofisticadas que los grupos de llamadas, estando automatizadas y permitiendo asignar valores a diferentes agentes en función de su experiencia y conjunto de habilidades.

Números Virtuales

Los números virtuales te permiten comprar números con prefijos específicos. Son números sin líneas telefónicas específicas unidas a ellos, lo que permite proporcionar números locales a los clientes en un mercado específico. Tu proveedor VoIP puede buscar para ti un número sencillo y fácil de memorizar.

Consolas de Recepción

Las consolas de recepción proporcionan una interfaz optimizada para las personas que manejan una gran cantidad de llamadas. Por lo general, está destinado a recepcionistas, asistentes administrativos y otros roles relacionados. Tienen una guía telefónica integrada que muestra el estado de cada extensión, como ocupado, disponible, etc.

Requisitos y Equipos para la Telefonía VoIP en Coworkings

Para implementar un sistema VoIP en un coworking, es esencial contar con la infraestructura adecuada:

Conexión a Internet

Es necesario ofrecer una conectividad fiable y de alta velocidad a internet a los miembros del coworking. La telefonía IP utiliza la conexión a Internet para tener línea y transmitir la voz, por lo que es imprescindible para utilizar VoIP. A nivel empresarial, recomendamos siempre utilizar conexión a Internet mediante fibra porque el resto de conexiones son menos estables que la fibra y puede haber momentos en que las llamadas se entrecorten de forma puntual. La mejor forma de comprobar si la conexión a Internet de tu negocio es buena como para dar el salto a telefonía IP es solicitar una demo.

Dispositivos VoIP

Puedes elegir entre una amplia variedad de dispositivos para cada situación, como auriculares y altavoces, con opciones de financiación flexibles. Utilizar Teams para las llamadas VoIP significa que puedes elegir entre una amplia variedad de dispositivos como auriculares y altavoces con opciones de pago flexibles.

• Teléfono VoIP: Es un teléfono especialmente diseñado para telefonía IP y se conecta al router. Aprovecha todas las ventajas de esta tecnología y da la máxima calidad. Cada vez se emplea menos en las empresas y se apuesta más por Webphone, Teams y otras soluciones en ordenadores. En las mesas de trabajo desplegamos unos cuantos teléfonos IP para que, aquellos coworkers o empresas que lo necesiten, puedan hacer o recibir llamadas.
• Webphone WebRTC: Te permite utilizar el teléfono desde el navegador (Chrome, Firefox, Opera…) de tu ordenador sin tener que instalar nada y accesible desde cualquier equipo.
• Smartphone/ordenador + app gratis (softphone): Puedes utilizar telefonía IP en tu móvil u ordenador con aplicaciones gratuitas. Estas apps se llaman softphones. Si usas tu smartphone, podrás disponer de ambas app’s y diferenciar el número de trabajo del personal.
• Teléfono fijo de siempre + un adaptador IP: El adaptador te permite utilizar un teléfono normal con telefonía IP conectándolo entre el router y el teléfono. Un adaptador de teléfono analógico (ATA), te proporciona funciones adicionales.
• Auriculares: Otro dispositivo opcional para los sistemas telefónicos VoIP empresariales son los auriculares.

Centralita Virtual

Hay que tener en cuenta, según los servicios que quieras ofrecer, que la centralita virtual permite gestionar un mayor número de extensiones que la centralita física. Un proveedor puede ofrecer centralitas virtuales, líneas SIP trunk o soluciones on premise. Los clientes usan teléfonos IP, adaptadores ATA o softphones en ordenadores y móviles.

Costes de un Sistema Telefónico VoIP

Los sistemas de telefonía VoIP para empresas permiten que negocios de todos los tamaños operen de forma eficiente mientras sus empleados trabajan de forma remota y mantienen la flexibilidad necesaria para crecer. Los sistemas telefónicos VoIP comerciales suelen costar entre 20 y 40 dólares por línea al mes. Dependiendo del número de usuarios, el contrato y las funciones, el coste puede ser menor o mayor. Un buen teléfono IP cuesta a partir de 70 dólares.

El coste total de un sistema telefónico VoIP para empresas debe incluir teléfonos, accesorios, servicio y cualquier coste de instalación inicial. Los operadores de telefonía IP ofrecen línea y centralita virtual desde precios que rondan los 30€ para empresas con menos de 5 usuarios y van ascendiendo cuantas más extensiones y servicios se necesiten.

A continuación, una tabla comparativa de los modelos de coste:

Seguridad en VoIP para Coworkings

VoIP requiere medidas específicas como TLS para señalización, SRTP para el cifrado de medios y políticas de firewall y NAT adecuadas. Los ataques como eavesdropping, toll fraud y DDoS hacen imprescindible la ciberseguridad y auditorías regulares.