VeriFactu: La Revolución de la Facturación para el Control de Negocio en España

La forma en que gestionamos la facturación en España está a punto de vivir una de sus transformaciones más importantes. Si eres autónomo o tienes una pyme, este cambio te afecta directamente. Pero no te preocupes, no es tan complejo como parece.

VeriFactu, también conocido como VERI*FACTU, es el nombre que recibe el nuevo sistema de emisión de facturas verificables, impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT). Su objetivo principal es luchar contra el fraude fiscal y modernizar la gestión de la facturación en España, garantizando que las facturas no se puedan manipular ni ocultar. Este sistema se enmarca dentro de la Ley Antifraude y el Reglamento VeriFactu (RD 1007/2023), y se convertirá en el canal habitual de comunicación fiscal para la mayoría de empresas y profesionales en España.

¿Qué es exactamente VeriFactu?

VeriFactu es una plataforma digital creada por la Agencia Tributaria (AEAT) para gestionar y controlar la emisión y recepción de facturas electrónicas. Con la llegada de VeriFactu, todas las facturas, tanto las completas como las simplificadas, deberán llevar un código QR verificado por la AEAT. Este código permitirá al comprador verificar la autenticidad de la factura y acceder a su información de forma rápida y sencilla.

Con el sistema VeriFactu o el sistema de emisión de facturas verificables, se asegura que cada factura esté registrada de forma inalterable y trazable. Esto permite a la Agencia Tributaria verificar fácilmente las transacciones y aumentar la confianza en la información contable y fiscal. Además, garantiza la conservación y accesibilidad de todos los registros de facturación.

VeriFactu es el nombre técnico que reciben los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que cumplen con una serie de requisitos de seguridad y trazabilidad. El sistema VeriFactu incorpora el cumplimiento directamente en tu proceso de facturación. Cada acción que realizas queda registrada, protegida e identificada para garantizar que la factura no puede manipularse. Cuando emites, modificas o anulas una factura, el software crea automáticamente un registro de facturación con los datos obligatorios definidos por la AEAT. El sistema genera un código identificador único que enlaza cada registro con el anterior.

Objetivos de VeriFactu

VeriFactu persigue varios objetivos:

• Mejorar la eficiencia: Se busca agilizar la gestión de facturas electrónicas y reducir la carga administrativa tanto para las empresas como para la AEAT.
• Reducir el fraude fiscal: Al tener un mayor control sobre las transacciones, se pretende dificultar la evasión fiscal y aumentar la recaudación.
• Facilitar el cumplimiento fiscal: Se busca simplificar el proceso de declaración de impuestos y ayudar a las empresas a cumplir con sus obligaciones fiscales de manera más sencilla.

VeriFactu estará conectado con el Suministro Inmediato de Información de la AEAT, lo que permitirá una gestión de la información más eficiente y transparente.

¿A quién afecta VeriFactu?

El sistema VeriFactu afecta a todos los que realizan actividades económicas, ya sean empresas grandes, pymes o autónomos. Es decir, impacta a todos los que tienen que declarar impuestos, como IRPF (para autónomos) o el Impuesto sobre Sociedades (para empresas).

La obligación de utilizar un software que cumpla con el Reglamento VeriFactu recae en la mayoría de los contribuyentes que emiten facturas en España. Te afecta directamente si utilizas cualquier tipo de software informático para emitir facturas, ya que te obliga a usar un programa homologado que cumpla con los requisitos de trazabilidad y que sea capaz de enviar los registros a la AEAT.

Es importante saber que el sistema VeriFactu también se aplica en Canarias, Ceuta y Melilla, donde su implantación será similar al resto del territorio español. En los territorios forales convivirá con los sistemas propios, como TicketBai, y en función de la zona en la que se tribute, se utilizará uno u otro. Las empresas que ya están dentro del SII (Suministro Inmediato de Información) no tienen que cumplir de nuevo con VeriFactu, ya que se asume que están cumpliendo con la obligación.

Excepciones

• Empresas que ya están sujetas al SII.
• Empresas que no están obligadas a emitir facturas.
• Residentes en los territorios forales, que utilizan sistemas propios como TicketBai.

¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?

Según el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y la Orden Ministerial HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que lo desarrolla, se define que todas las empresas y autónomos obligados deberán adaptarse a la norma antes del 1 de julio de 2025.

Aunque el Reglamento VeriFactu ya está aprobado (RD 1007/2023), la obligación para que los usuarios (autónomos y empresas) lo implementen ha sido aplazada. Quienes ya han invertido y adaptado su software no pierden esa ventaja, simplemente llegan a 2027 con los procesos ya implementados.

Una fecha importante es el 29 de julio de 2025. A partir de ese día, cualquier software de facturación que se comercialice en España deberá estar ya adaptado a VeriFactu. No esperes a 2027, la clave para que la transición no sea un dolor de cabeza es empezar cuanto antes.

Para ello, pymes y autónomos pueden utilizar el Kit Digital del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, una ayuda económica del gobierno para financiar los cambios que necesiten sus programas informáticos.

Modalidades de Adaptación a VeriFactu

La normativa ofrece dos modalidades para que los profesionales y empresas se adapten:

Modalidad VeriFactu SÍ (Envío automático a la AEAT)

• El software realiza el envío de los registros a Hacienda de forma automática en el momento de la emisión.
• En esta modalidad, la mención «VERIFACTU» aparecerá en las facturas emitidas.
• Esto facilita a Hacienda el acceso directo a las facturas y así el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
• La remisión en línea por parte de los SIF «VERI*FACTU» es una forma de cumplir con el Reglamento que hace innecesaria la implementación -más complicada y costosa- de otras características de seguridad, a la vez que exime de responsabilidades de conservación y custodia de los registros a los usuarios de los mismos.
• La opción se entenderá realizada de forma tácita por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT.

Modalidad VeriFactu NO (No envío automático, pero preparado para ello)

• El software almacena los registros de forma segura y solo los envía si la AEAT los requiere.
• En este caso, la frase «VERIFACTU» no aparecerá automáticamente en las facturas.
• Si no se envía directamente, deben tener un programa de facturación preparado para poder enviar dichos registros si la AEAT los solicita.

La pertenencia de todos los módulos señalados al mismo ERP, hacen suponer la interconexión de dichos módulos en un sistema de facturación centralizado (o al menos consolidado y controlado de forma central). No obstante, si se tratase de módulos inconexos o parcialmente inconexos, por ejemplo, porque generen la lógica obligatoria (registros de facturación de alta, códigos QR, etc.) de forma descentralizada y sin enlazar en tiempo real o ser controlados por el único ERP (al que le remiten los registros una vez al mes), puede entenderse que son SIF diferentes unos de otros. En este caso, el encadenamiento (y en su caso, el envío) se produce por cada SIF que tiene un funcionamiento aislado de los demás y, por lo tanto, no conoce lo que realiza otro módulo.

Requisitos del Software de Facturación con VeriFactu

Las aplicaciones informáticas de facturación deben incluir una declaración que confirme que cumplen con los requisitos del Reglamento y con las especificaciones aprobadas en la Orden Ministerial:

• Registro de cada factura: Cada vez que se emite, cancela o corrige una factura, el sistema debe crear un registro. Este registro debe ser seguro y guardarse sin cambios. No podrás borrar una factura ya emitida. No se puede anular una factura directamente, sino que debe emitirse una factura rectificativa que corrija la original.
• Envío automático a Hacienda: VeriFactu permite que las facturas se envíen automáticamente a Hacienda. Esto facilita el cumplimiento de las normas, ya que asegura que los datos de las facturas son accesibles, seguros, completos e inalterables. El envío de los registros a la AEAT lo realiza el propio software de facturación, no el usuario.
• Opción de no enviar a Hacienda: Si se decide no enviar los datos automáticamente, la aplicación de facturación debe guardar los registros de forma segura. Hacienda puede pedir en cualquier momento que se demuestre que los registros cumplen con los requisitos y solicitar una copia.
• Registro de actividades: La aplicación debe registrar ciertas actividades para asegurar la trazabilidad (es decir, el historial completo de acciones) en el sistema. Este registro no se puede modificar y debe guardarse hasta que ya no sea necesario por ley.
• Autenticación VeriFactu: El programa debe añadir un código QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” en todas las facturas, ya sean en papel o en soporte digital.
• Garantizar la seguridad de la información: Los registros de facturación deben estar protegidos mediante sistemas de seguridad como hashes encadenados y firma electrónica. La modalidad VERI*FACTU no contempla como requisito la firma electrónica de los registros de facturación a remitir, ni dicha firma constituye campo obligatorio de la estructura del registro de alta de facturación.
• Permitir la entrada de información por cualquier método: El software debe ser flexible y permitir la introducción de datos de facturación de diversas formas.
• Almacenar y procesar la información de facturación: El software debe ser capaz de gestionar la información de las facturas de manera eficiente.
• Generar un registro de alta de la factura: Este registro debe crearse de forma simultánea o justo antes de la emisión de la factura.

Ventajas de Implementar VeriFactu

VeriFactu trae consigo una serie de ventajas para las empresas:

• Mayor eficiencia: Se reduce el tiempo y el coste asociados a la gestión de facturas en papel.
• Mayor transparencia y control: Se facilita el seguimiento de las transacciones y se reduce el riesgo de errores.
• Mejor cumplimiento fiscal: Se garantiza que las facturas cumplen con la normativa vigente y se evitan posibles sanciones.
• Reducción del uso de papel: Se contribuye a la protección del medio ambiente al eliminar la necesidad de imprimir facturas en papel.
• Ahorro en tiempo y costes: Aquellos que opten por la modalidad VeriFactu SÍ no deberán preocuparse de almacenar y/o exportar y conservar accesibles y legibles durante años los registros de facturación, ni de responder a requerimientos de la AEAT para la entrega de registros.
• Garantía de transparencia y calidad: Mediante los códigos QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”), los clientes podrán comprobar que esas facturas han quedado registradas en la Agencia Tributaria.

Cómo Funciona VeriFactu en la Práctica

El proceso de facturación con VeriFactu es bastante sencillo:

1. El emisor de la factura introduce los datos de la transacción en su software de facturación.
2. El software genera la factura y la envía a la AEAT de forma automática (si se ha elegido la opción VeriFactu).
3. El emisor envía la factura a su cliente, que podrá verificar su autenticidad mediante el código QR.

La fecha de expedición de la factura debe coincidir con la de generación del registro de facturación. Ambas fechas, generalmente deben corresponderse con la fecha en que se remite el Registro de facturación. Para el envío de los Registros de facturación se puede utilizar cualquiera de las vías actuales de identificación admitidas por la AEAT, incluyendo la representación, el apoderamiento y la colaboración social.

La inmediatez del envío a VERI*FACTU es parte del sistema de seguridad de los registros de facturación, por lo que se aplica en todos los casos. Por otro lado, el contraste de la operación por el cliente utilizando el código QR, característico de los sistemas VERI*FACTU, solo puede realizarse si el envío se produce con inmediatez.

Ejemplos de Aplicación

• Consultor con envío automático: Un consultor emite una factura por sus servicios. Su software está configurado para enviar automáticamente los datos a la AEAT. La factura incluirá el código QR y la mención "VERIFACTU".
• Tienda con sistema adaptado sin envío automático: Una tienda vende un ordenador y emite la factura correspondiente. Su sistema está adaptado a la normativa (garantiza que el registro no se puede alterar), pero no envía los datos a la AEAT de forma automática. La factura incluirá el código QR.

¿Se pueden anular las facturas en VeriFactu?

No se puede anular una factura directamente, sino que debe emitirse una factura rectificativa que corrija la original.

¿Quién envía las facturas?

El envío de los registros a la AEAT lo realiza el propio software de facturación, no el usuario.

Descarga de registros por parte de la AEAT

Sí, la AEAT tiene previsto poner operativo un servicio que permita la descarga de la totalidad de los registros de facturación emitidos por un obligado tributario y comunicados por medio del sistema VERI*FACTU. Igualmente se prevé la descarga de los registros emitidos por los proveedores de ese mismo obligado tributario en la medida que también sean VERI*FACTU.

Gestión de múltiples SIF

Cada usuario debe tener sus Sistemas Informáticos de Facturación adaptados a la normativa que los regula. Pero ello no significa que deba tener solo un único SIF. Es lícito disponer de varios SIF, especialmente cuando las necesidades empresariales así lo justifiquen (varios centros de negocio no interconectados, varias líneas de producto diferenciadas, etc.). En este caso, los SIF deberán cumplir con la normativa, pero la opción por una u otra modalidad no es conjunta para el obligado a facturar, que podrá tener un SIF en la modalidad VERI*FACTU y otro en modalidad sistema de emisión de facturas no verificables.

Preparación para la Llegada de VeriFactu

Aunque todavía queda tiempo, es fundamental no dejarlo para el último momento. Con la preparación adecuada, podrás cumplir con la ley, mejorar tu control financiero, ahorrar tiempo y reducir riesgos. Sobre todo, haznos caso y no lo dejes para el último día.

Pasos Clave para la Transición

1. Contacta con tu proveedor de software: Pregúntale si ya están trabajando en la adaptación a la normativa VeriFactu y qué planes tienen. Revisa si tu software actual podrá adaptarse y pide una declaración responsable a tu proveedor. Si tu contrato de mantenimiento es anterior a julio de 2025, lo que te da margen hasta 2027.
2. Evalúa las dos modalidades: Piensa qué sistema se adapta mejor a tu negocio.
3. Planifica la transición: No esperes a 2027. En 2025/2026, empieza a formarte sobre VeriFactu.
4. Actualiza tus sistemas: Asegúrate de que tus herramientas de facturación estén alineadas con los requisitos de VERI*FACTU. Si utilizas una herramienta antigua o si tu proveedor no va a actualizar su programa, tendrás que migrar. Al contratar uno nuevo, asegúrate de que cumpla de antemano con la normativa VeriFactu.
5. Capacita a tu equipo: Proporciona formación específica sobre las nuevas normativas y procesos. Es importante que todos los empleados que gestionen facturas estén familiarizados con el funcionamiento de VeriFactu.
6. Revisa tus procedimientos: Evalúa y ajusta tus procesos internos para cumplir con los estándares de VeriFactu.

El objetivo final es garantizar que tu software pueda generar la huella digital y el encadenamiento de facturas, que son la esencia de la trazabilidad que exige VeriFactu.

Sanciones por Incumplimiento

Si te preguntas qué sucede si llegamos al plazo de 2027 y tu negocio sigue utilizando un software que no está homologado, la respuesta es sencilla: la Ley Antifraude contempla un régimen sancionador severo para garantizar el cumplimiento del Reglamento VeriFactu. Trabajar con programas que no cumplen la normativa puede acarrear sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio.

• Sanción por tenencia de software no conforme: La multa por poseer o utilizar un software que permita la manipulación, alteración o eliminación de los registros de facturación es de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se detecte el incumplimiento. Es decir, la responsabilidad última del cumplimiento recae en el autónomo y la PYME.
• Cualquier intento de alterar una factura una vez emitida -o la simple falta de trazabilidad- se considera una infracción.

VeriFactu y Factura Electrónica

La diferencia principal está en la función: VeriFactu es el sistema que asegura la integridad y trazabilidad de los datos de facturación ante Hacienda. La factura electrónica es el formato (como Facturae o EDI) en que se intercambia la factura entre empresas.

Para quienes trabajan en el entorno B2B, es decir, facturando a otras empresas, la integración de este proceso con la factura electrónica y el sistema EDI es fundamental. El sistema EDI permite que tu software gestione el intercambio electrónico de datos (pedidos, albaranes, facturas) de manera automática y coordinada con tus clientes, cumpliendo a la vez con los requisitos de la Ley Crea y Crece y con los estándares de VeriFactu.