Guía completa sobre los tipos de licenciamiento ERP para optimizar tu negocio

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en inglés) son herramientas fundamentales para la gestión eficiente de las operaciones comerciales. Conocer qué tipos de ERP existen es esencial para seleccionar la solución que mejor se adapte a las necesidades y operaciones de una empresa. No todas las empresas son iguales, no todas necesitan el mismo tipo de ERP. Partiendo de esta base, se pueden evaluar los distintos tipos de ERP y sus funciones para seleccionar el que mejor se ajuste a las necesidades.

Clasificación de los tipos de ERP

Existen diferentes tipos de ERP según su tamaño, instalación o sector al que dan servicio. Para poder diferenciar qué tipos de ERP existen hay que precisar que se pueden distinguir clases de ERP según diversos criterios.

Según el tamaño de la empresa o Tier

Los diferentes ERP se pueden clasificar según el tamaño de la empresa. De este modo, se establecen tres clases de ERP: Para grandes empresas, para medianas empresas y para pequeñas empresas. En el mundo de los sistemas ERP, la clasificación según el tamaño de la empresa o el nivel de complejidad se divide en tres categorías principales: Tier 1, Tier 2 y Tier 3.

• ERP Tier 1: Estos son sistemas de alto nivel diseñados para grandes empresas o multinacionales, organizaciones de gran tamaño, con diferentes sedes, miles de empleados y que cuentan con un volumen de datos muy grande.
• ERP Tier 2: Son sistemas intermedios ideales para medianas y algunas grandes empresas. Aunque ofrecen una funcionalidad sólida, pueden no ser tan personalizables o completos como los Tier 1. Son tipos de software ERP personalizables, pero estas empresas no tienen los requerimientos de las grandes organizaciones. Estas suelen ser la mayoría de las empresas españolas.
• ERP Tier 3: Estos sistemas están diseñados para pequeñas y medianas empresas (PYMES). Micropymes que necesitan integrar sus datos y procesos en una única solución. Estos sistemas son más simples en términos de funcionalidad y suelen ser más económicos en cuanto a costes de implementación y mantenimiento.

Según las necesidades y gestión (ERP horizontal vs. ERP vertical)

La elección entre un ERP horizontal y un ERP vertical depende en gran medida de las necesidades y la gestión específicas de una empresa.

• ERP Horizontal: Un ERP horizontal está diseñado para gestionar una amplia gama de procesos y operaciones comerciales en una empresa. Se le llama «horizontal» porque su alcance es general y puede aplicarse a diversas industrias y sectores sin requerir adaptaciones profundas. Para qué empresas sirve: Empresas de diferentes tamaños y sectores pueden beneficiarse de un ERP horizontal. Válidos para empresas sin particularidades en su gestión. Gran capacidad de innovación y desarrollo a futuro. Aspectos a tener en cuenta: La implementación y el mantenimiento de un ERP horizontal es una inversión, ya que la implantación suele ser más compleja y requiere de personal de IT, compra de licencias, etc.
• ERP Vertical: Un ERP vertical está diseñado específicamente para satisfacer las necesidades y requisitos de un sector o industria en particular. Para qué empresas sirve: Los ERP verticales son ideales para empresas que operan en industrias altamente especializadas o reguladas. Adaptado a las necesidades y normativa de una industria: Un ERP vertical está diseñado desde cero para satisfacer las demandas específicas de una industria, lo que garantiza que todas las funciones y características sean relevantes y útiles. Uso más sencillo y menor necesidad de información. Rápida puesta en marcha y ahorro en costes. Adaptado a las necesidades de un sector o nicho en concreto. Sistema probado durante décadas.

La elección entre un ERP horizontal y un ERP vertical depende de la industria en la que opera una empresa y de la complejidad de sus procesos comerciales.

Según el diseño del software

Una de las decisiones clave que las empresas deben tomar a la hora de elegir el mejor entre los diferentes tipos de ERP se relaciona con el diseño del software. Veamos cuántos tipos de ERP existen según su diseño.

• ERP a medida: Un ERP a medida se desarrolla específicamente para las necesidades únicas de una empresa en particular. Esto implica un proceso de desarrollo personalizado que adapta el sistema para satisfacer los requisitos específicos de la organización. Este enfoque ofrece una alta adaptabilidad y la posibilidad de incluir funcionalidades específicas. Los ERP a medida son altamente flexibles y pueden ajustarse para abordar procesos comerciales muy específicos. Esto puede ser beneficioso para empresas con requisitos altamente especializados o procesos únicos. Riesgo de sobrecoste por posibles desarrollos a medida. Mayor inversión y lentitud ante adaptaciones. Un software a medida está bien siempre y cuando, la naturaleza propia de la organización, su funcionamiento o su actividad, realmente lo justifiquen.
• ERP estandarizado (o modular/parametrizado): En el lado opuesto encontramos un ERP estandarizado, sistema que se ofrece en su forma predeterminada con funcionalidades y características predefinidas. Por otro lado, el «Diseño Modular» implica utilizar módulos estándar de un ERP existente y personalizarlos para cumplir con los requerimientos de la empresa. Esto permite aprovechar la funcionalidad probada y a la vez adaptar ciertas partes para satisfacer necesidades particulares. Un tercer enfoque es el «Diseño Parametrizado». En este caso, se utilizan configuraciones y parámetros predefinidos en el ERP para adaptarlo a las necesidades de la empresa. Estos sistemas son más económicos y rápidos de implementar, ya que no requieren una personalización extensa. Los ERP estandarizados son ideales para empresas que desean una solución probada y lista para usar sin la necesidad de adaptaciones significativas. En ocasiones, puede suponer un mayor coste. Un ERP estándar es un tipo de ERP que se adapta a muchos distintos modelos de empresas, con independencia del sector en el que operen o de la actividad que desarrollen, suele implantarse de manera modular y es más económico y “fácil” de implementar. Un software estándar cubre el 90% de los procesos de una pyme y para ese 10% restante es que es mejor buscar herramientas específicas que se integren con el ERP.

Elegir entre un ERP a medida y un ERP estandarizado dependerá de las necesidades comerciales específicas de la empresa, el presupuesto disponible y el tiempo de implementación requerido.

Según el tipo de instalación

El tipo de instalación es una de las principales características que hay que decidir cuando se necesita adquirir un software de este tipo. La principal diferencia, entre otras, va a consistir en quién garantizará la seguridad y accesibilidad al sistema de información en sentido amplio.

• ERP en la nube (Cloud ERP): Un ERP en la nube es un sistema de software empresarial que funciona en la nube. Implica que el software y los datos se almacenan en servidores remotos y se accede a través de internet. Esto ofrece ventajas significativas en términos de escalabilidad, accesibilidad desde cualquier lugar y una inversión inicial menor, ya que no se requiere una infraestructura de servidor local costosa. Los sistemas ERP en la nube son adecuados para una amplia gama de empresas, desde pequeñas y medianas hasta grandes corporaciones. Resultan especialmente útiles para empresas que buscan flexibilidad, escalabilidad y acceso remoto a sus sistemas ERP. Necesidad de adaptación a una tecnología global. Particularmente en el entorno de la pequeña y mediana empresa, resulta complicado el alojamiento del sistema en sus propios servidores.
• ERP en local (On-Premise): Un ERP en local u on-premise es una clase de ERP que se instala en los equipos y servidores locales ubicados en la propia empresa. Esto ofrece un mayor control sobre la infraestructura, lo que puede ser importante para empresas con requisitos de seguridad estrictos o regulaciones específicas que requieran el almacenamiento local de datos. Los diferentes ERP en local que existen pueden ser adecuado para empresas que lo que más valoran es tener un control total sobre su infraestructura y datos. Las empresas que suelen demandar las soluciones OnPremise son organizaciones que disponen de infraestructuras tecnológicas y recursos internos para la gestión y el mantenimiento de sus sistemas.
• ERP Híbrido: El ERP híbrido combina elementos de ambos enfoques anteriores. Permite que ciertos aspectos del sistema se ejecuten localmente mientras que otros se alojan en la nube. Esta opción es ideal para empresas que desean mantener el control local sobre ciertos datos críticos, al tiempo que aprovechan la flexibilidad y la escalabilidad de la nube para otras funciones.

Según el tipo de licenciamiento

Uno de los tipos de ERP que existen son ERP por licencia se refiere a una modalidad de adquisición y uso de sistemas de planificación de recursos empresariales donde las empresas compran licencias para acceder y utilizar el software. Al hablar de los tipos de ERP más usados, la elección del tipo de licencia en un sistema ERP es crucial. Existen varios tipos de tipos de software de ERP por licencia.

• Licencia Perpetua: Las empresas adquieren licencias que les permiten usar el software de manera indefinida. Aunque generalmente incluye un costo inicial más alto, este modelo puede brindar un mayor control a largo plazo y un costo total de propiedad más bajo si el software se utiliza durante muchos años.
• Licencia por Usuario: El costo se basa en la cantidad de usuarios que acceden al sistema. Esto puede ser beneficioso para empresas con un número predecible de usuarios y permite un mayor control de costos. Algunas soluciones diferencian el concepto de “usuario concurrente” frente a “usuario nominal”. Por usuario concurrente se entiende los usuarios que pueden acceder simultáneamente al sistema.
• Licencia por Módulo: Implica pagar por los módulos específicos del ERP que la empresa necesita utilizar. Esto es útil si la empresa solo requiere ciertas funcionalidades y no necesita todos los módulos disponibles en el ERP.
• Modelo de Suscripción: Ha ganado popularidad en los últimos años. En este modelo, las empresas pagan una tarifa recurrente (mensual o anual) por el acceso al software. Es la modalidad en la que la empresa paga al proveedor por el uso del software.

También debe considerarse la opción de implantación de sistemas basados en “software libre”, que pueden no tener coste de licenciamiento, limitándose el coste del sistema a los servicios de implantación o de desarrollo.

Según el código fuente

De acuerdo a los requerimientos y desafíos específicos que tenga la empresa, también es importante evaluar la posibilidad de acceder al código fuente del software. Gracias a esta disponibilidad es factible modificar y personalizar el programa a voluntad de la empresa.

• ERP de código abierto (Open Source): Son soluciones de software cuyo código fuente es público y puede ser modificado y personalizado según las necesidades de la empresa. Este tipo de programa ofrece una total accesibilidad al código fuente y su completa disponibilidad a cualquier empresa o usuario para efectuar modificaciones, sin ningún tipo de restricción. Un software OS es de bajo coste o gratis y permite la personalización en manos de los técnicos especializados de la empresa. La premisa del software de código abierto es reportar beneficios a los usuarios. No obstante, las empresas que adquieran este tipo de softwares deben ser conscientes de la necesidad de contar con un equipo informático interno que pueda solventar los problemas derivados del día a día.
• ERP cerrado (Propietario): En contraste, son soluciones propietarias con código fuente privado. A menudo, se compran bajo licencia y se utilizan según las restricciones del proveedor. En este tipo de software, solo los desarrolladores del proveedor tienen el acceso a su código fuente y la total disponibilidad para modificarlo.

Factores clave para elegir el ERP adecuado

Para poder elegir entre los diferentes tipos de ERP en el mercado que mejor se ajusten a nuestra empresa, además de qué tipos de ERP existen, hay que tener claro varios factores antes. Lo fundamental es realizar un análisis preciso de las necesidades específicas y reales de la empresa y el presupuesto con el que se cuenta. Teniendo en cuenta todos estos factores se puede realizar un análisis profundo de la situación y las necesidades reales de la empresa y teniendo en cuenta los tipos de ERP que existen, seleccionar el que mejor se adapte a los requerimientos de la organización.

Análisis de necesidades de la empresa

Para detectar las necesidades de la empresa, habrá que analizar aspectos como el volumen de trabajo y de datos que se maneja, los departamentos que integran la empresa y sus necesidades. Necesidades de la empresa: identificar los problemas que esperamos solucionar con el software. ¿Realizamos nuestra actividad en un sector concreto? ¿Nuestro ERP requiere de funcionalidades muy concretas? Áreas de implantación: para implantar un ERP la empresa debe definir dónde se utilizará el software, quién accederá a su uso, y escenarios de trabajo, así como los objetivos que se quieren alcanzar en cada una de ellas.

Flexibilidad e integración

A la hora de escoger un ERP, es importante tener en cuenta su flexibilidad para integrarse con otros sistemas específicos que se utilicen o que se puedan necesitar en un futuro, como podrían ser sistemas de business intelligence o tiendas virtuales. Otro punto interesante es el de la conectividad con plataformas estándar como Microsoft Office o aplicaciones del sector y, en definitiva, que el ERP tenga la flexibilidad suficiente a nivel de datos y funcionalidades, y que no sea estático o cerrado. Un ERP dotado de herramientas estándar de integración permite conformar una solución con la funcionalidad que requiere el cliente. Y hace que distintas aplicaciones se comuniquen e intercambien la información necesaria consiguiendo funcionar de manera integrada. Aspectos como la flexibilidad, la rapidez y la seguridad, son elementos que han pasado a ser, estratégicos.

Soporte y mantenimiento

Igualmente, es importante tener en cuenta el uso que hacen los diferentes departamentos de otros softwares, su resistencia al cambio, lo que va a implicar la implantación de un sistema ERP, etc. El soporte de calidad es crucial para el buen funcionamiento a largo plazo.

Consideraciones sobre el coste

En función del ERP que se elijas, los costes pueden ser por adquisición, por cuota anual, por cuota mensual, por cuota de mantenimiento, … El coste real es difícil de cuantificar a primera vista, sino que a menudo necesita de adaptaciones a medida de cada cliente. La propiedad de las licencias y la modalidad de uso de las mismas constituyen factores de interés para el análisis del coste de la inversión.

Cada tipo de ERP ofrece ventajas y desventajas únicas, como la flexibilidad de un ERP en la nube, la personalización de un ERP por diseño o la versatilidad de un ERP horizontal. Optimiza tus procesos operativos con la ayuda de la Inteligencia Artificial. Gestiona de manera más ágil todos los procesos de tu empresa. Gracias a la implantación de un ERP la empresa puede lograr una mayor agilidad de sus procesos, automatizar otras tareas de menor valor y conseguir una visión total de todos los departamentos, ventajas que ayudarán a la empresa a afrontar mejor los desafíos futuros y a ganar tiempo para dedicarlo a tareas más estratégicas.

Ejemplo: Microsoft Dynamics 365 Business Central y Davisa

Microsoft Dynamics 365 Business Central es un ERP en la nube de Microsoft pensado para PYMES y empresas medianas. Combina contabilidad, finanzas, ventas, compras, almacén y producción en un único sistema. Davisa lo personaliza añadiendo extensiones verticales certificadas para sectores específicos.

Ventajas de Davisa para Business Central

• Especialización por sector: Davisa no vende Business Central genérico, sino que lo adapta a tu sector (construcción, promoción, fabricación, logística, financiero-fiscal, mantenimiento).
• Extensiones nativas: Todas las verticales viven dentro de Business Central como extensiones AL certificadas por Microsoft. Una sola fuente de datos, sin sincronizaciones ni servidores adicionales.
• Experiencia: Davisa lleva desde 2003 trabajando exclusivamente sobre Dynamics NAV / Business Central. Son Microsoft Solutions Partner for ERP con designación Co-sell.
• Modalidad Cloud y On-Premise: Cada extensión funciona idéntica en BC Cloud (SaaS hospedado por Microsoft) y en BC On-Premise.

Licenciamiento y facturación de Business Central con Davisa

Business Central se factura por usuario al mes (Microsoft). Las extensiones de Davisa también se facturan por usuario al mes (suscripción Stripe), de forma independiente al licenciamiento de BC. Los detalles concretos se hablan en la reunión de cualificación según el tamaño de la empresa, número de usuarios y verticales contratados.

Para garantizar el licenciamiento de la solución, se ha preparado una modalidad que, pese a no tener conexión a internet, genera una licencia temporal.