Beneficios de los Espacios de Coworking y Cafés para Trabajar

Cada 9 de agosto celebramos el Día Internacional del Coworking, una fecha para reflexionar sobre cómo los espacios compartidos de trabajo han transformado y siguen transformando nuestra forma de vivir, conectar y producir.

En Coworkidea lo vivimos cada día: no es solo un lugar con escritorios y buen WiFi. Es una comunidad activa que promueve el bienestar, la creatividad y el equilibrio.

¿Qué es el Coworking?

Colaboración y trabajo, estas son las 2 palabras que conforman el término anglosajón “coworking”. Un espacio pensado para trabajar en comunidad, compartir y desarrollarte como profesional. En un espacio de coworking conviven distintos profesionales y empresas con un mismo fin: trabajar cómodamente y hacer networking.

Para mi, Carlos Llerena, uno los fundadores de The Shed Coworking, un coworking es “un espacio vivo de trabajo”. En él, hay zonas específicas con todo lo que se necesita para realizar la actividad laboral, como salas y despachos, pero también sitios de descanso. De esta manera, el usuario puede beneficiarse de una ayuda personalizada y de una comunidad multidisciplinar de coworkers, tanto independientes como procedentes de pequeñas y medianas empresas, que ofrecen proyectos, ideas de negocios, servicios y agendas de contactos.

El Origen del Coworking

La verdad es que no está claro dónde y cuándo nació el primer coworking. Unos lo sitúan en Alemania y otros, en Estados Unidos.

Los primeros sostienen que este movimiento comenzó en Berlín en 1995. Allí se fundó uno de los primeros hackerspaces del mundo, espacios físicos donde las personas iban a trabajar y a relacionarse entre sí.

En 1999, aparece en Nueva York el hombre al que consideramos “el padre” de los espacios de coworking: Bernie Dekoven. Él fue el que nos convenció de que se podían realizar labores colaborativas y negocios para emprender, apoyadas por las computadoras y las nuevas tecnologías, en beneficio personal, pero también común. Sus ideas comenzaron a ganar popularidad y se empezaron a difundir, gracias al apoyo de otros profesionales que buscaban tener lugares así para trabajar.

En 2006, el ingeniero, emprendedor y desarrollador de software Brad Neuberg creó en San Francisco el que se considera el primer coworking del mundo. Se llamó Hat Factory y comenzó su andadura con solo tres freelancers, hasta que llegó a lo que es ahora: el Citizen Space de San Francisco. A partir de ahí, la palabra coworking voló como la espuma.

En el mundo, existen actualmente unos 41,975 espacios de trabajo compartido, según cifras de Statista. España, tal y como reflejan los datos de Coworking Spain, se ha convertido en una de las protagonistas de este boom ya que es el segundo mejor país para trabajar a distancia. Entre los factores a su favor se encuentran: la velocidad de internet, la gran cantidad de espacios de coworking y los visados para autónomos.

El último informe del Estado del Coworking en España refleja que el sector no para de crecer a nivel nacional con 1036 espacios. Las provincias con mayor número de centros de trabajo compartidos son: Barcelona (468), Madrid (391) y Valencia (147). Los espacios restantes se encuentran repartidos por el resto de la geografía española con Málaga (72), Sevilla (61), Alicante (40), Islas Baleares (41) y Las Palmas (49) en los lugares más adelantados del ranking.

¿Qué Ofrece un Coworking?

Aparte de procurar espacios acondicionados y salas con una extraordinaria conexión a internet (wifi y cableado estructurado), estos espacios tienen que proporcionar soluciones adaptadas building-as-a-service (oficina con servicios) para profesionales, empresas pymes y compañías de todos los sectores.

Además de estos aspectos, los estudios sobre tendencias del sector hablan de nuevas exigencias como las que señala la multinacional del sector inmobiliario, Inmocolonial:

• Singularidad de los espacios con especial hincapié en estilos de interiorismo únicos.
• Importancia de la sostenibilidad y presencia de espacios verdes en la oficina.
• Integración de espacios de ocio con los de trabajo.
• Conexión con otros servicios fuera del coworking (gimnasios, transporte público, bibliotecas, restaurantes, etc.).
• Inclusión de soluciones tecnológicas que faciliten la gestión del espacio. Entre ellas, instalación de sistemas de reconocimiento facial para los usuarios, implantación de asistentes de voz, tanto en zonas operativas como en zonas de descanso; agregación de software de administración para un desempeño laboral más eficiente y puesta en marcha de tecnologías de inteligencia artificial.
• Creación de comunidades no nicho donde puedan integrarse, de una forma flexible, empresas y profesionales de disciplinas muy diferentes donde surjan las sinergias.

Todo este esfuerzo conjunto está planteado para lograr una de las grandes claves del coworking: facilitar el trabajo a distancia de los usuarios y multiplicar las oportunidades para que puedan colaborar en proyectos conjuntos. Para ello, pueden organizarse actividades que favorezcan el networking, contar con formaciones sobre temas diversos o dar visibilidad a cada cliente y su negocio a través de los canales de comunicación digital del centro.

El objetivo siempre es el mismo: generar una comunidad social, emprendedora y profesional que sea dinámica y se adapte a las necesidades de cada coworker. Las opciones son flexibles y variadas ya que cada uno puede optar al centro según sus circunstancias: desde el presupuesto que tenga, si quiere trabajar más o menos alejado del centro, las actividades que le interesen, el número de personas que tiene a su cargo, si necesita despachos o puestos flexibles, etc.

El concepto de coworking y el perfil de sus usuarios no ha dejado de evolucionar con diferentes opciones para hacer uso de los espacios de trabajo compartidos. La entrada de las empresas y pymes como usuarias ha hecho que la demanda de puestos fijos y despachos privados haya aumentado, según datos de Vía Lab.

Los motivos por los que muchas compañías han decidido mudarse a los espacios de coworking son variados. Por un lado, resulta una opción más económica ya que así no asumen los gastos de una oficina tradicional. Por otro, ofrecen a sus teletrabajadores un lugar donde puedan trabajar y socializar.

Tipos de Puestos en Coworking

Los espacios de coworking ofrecen diferentes opciones de trabajo. Básicamente suelen proponer tres modalidades.

1. Puesto flexible: Tú, tu portátil y una mesa. Sin ataduras. Si se necesita un espacio para concentrarse y ser más productivo, lo único que hay que hacer es llevar el portátil y elegir un lugar en el área común del coworking habilitado para ello. El puesto flexible permite acceder a las instalaciones durante una jornada laboral tipo. Es perfecto para: nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos, estudiantes y curiosos.
2. Puesto fijo: Tu espacio privado en una sala compartida. El puesto fijo combina la comodidad de una oficina en la propia casa con la eficiencia y todo lo agradable que ofrece un coworking. Si se necesita una concentración máxima, solo hay que ponerse los auriculares para trabajar sin molestias. Si hace falta un entorno más íntimo, se puede acceder a una sala de reuniones privada. Y si se prefiere tomar un café y charlar, en la cocina es posible reunirse con los compañeros de trabajo. Es perfecto para: freelancers, inversores, trabajadores remotos, proveedores de servicios de tecnología de la información (TI), empresarios y autónomos audaces.
3. Oficina privada: Oficina privada adaptada a tus necesidades. Oficina privada coworking y separado del resto del coworking que nos permite mantener la privacidad, pero sin dejar de ser un miembro activo de la comunidad. Es perfecto para: startups, compañías con largo recorrido, fondos de inversión, delegaciones de grandes corporaciones, proveedores de servicios de TI.

Servicios que Ofrece un Coworking

• Acceso a zonas de trabajo perfectamente equipadas en horarios flexibles.
• Alquiler de salas para reuniones con equipamiento audiovisual (pantallas, webcam, proyector, etc.).
• Zonas comunes (cocina, salas, terraza).
• Talleres, charlas, eventos, aperitivos, desayunos etc.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.
• Internet por cable de alta velocidad.
• Café y té.
• Wifi.
• Taquillas y almacenamiento.
• Servicios de impresión y reprografía.

Ventajas del Coworking

Una reciente encuesta de Harvard Business Review a 819 encuestados, sobre los efectos del coworking, ha desvelado que la mayoría encuentran más satisfactorio trabajar en un lugar de trabajo compartido. El motivo principal es la flexibilidad, tanto de espacio como de colaboradores, que los empleados encuentran en estos lugares.

Los sitios de coworking permiten a los empleados “diseñar relacionalmente sus trabajos”, explica el estudio de Harvard Business Review. Es decir, establecer relaciones más allá de los trabajadores de las empresas y generar conexiones con otro tipo de profesionales durante la jornada laboral. Este cambio de enfoque se ha asociado con resultados positivos, incluida una mayor satisfacción, rendimiento y retención de los empleados.

Entre las ventajas que reportaron los trabajadores en esta encuesta se encuentran:

• Evitar interacciones innecesarias con otros colegas.
• Disfrutar de la diversidad de actividades, eventos y profesionales que conforman el ecosistema de un coworking.
• Tomarse un respiro de la competitividad que pueda haber en la compañía, al interactuar con profesionales ajenos a ella.
• Sentirse parte de una comunidad.
• Tener oportunidades de aprender y socializar.

En otras investigaciones sobre este tema, Harvard Business Review ha comprobado que las personas que utilizan los espacios de coworking realizan un trabajo más significativo, con más control y tienen un sentimiento de comunidad sin precedentes.

La cultura es propicia para una colaboración orgánica con otros coworkers. Además, se valora que los espacios sean flexibles, tanto en términos de administración como de ahorro de costes, ya que no se requieren contratos de arrendamiento excesivamente largos.

Por lo tanto, las empresas y pymes de reciente creación pueden acceder a lugares asequibles y flexibles, mientras que las organizaciones más grandes encuentran un mayor fomento de la innovación en sus lugares de trabajo. Es cierto que algunas compañías suelen tener espacios similares en sus oficinas, pero pueden carecer de una cultura que promueva esta flexibilidad de colaboraciones entre diferentes departamentos.

Además, trabajar en un coworking puede mejorar la imagen del negocio, ya sea una start-up o un freelance. Se puede trabajar con clientes o proveedores en un ambiente profesional de trabajo e incluso recibirlos en las numerosas salas de reuniones y despachos de los que disponen estos espacios colaborativos.

Trabajar en un coworking aumenta la productividad. El ambiente y la actividad reinantes ayudan a ponerse manos a la obra y facilitan la separación entre la vida laboral y familiar.

Coworking vs. Starbucks

Y aquí nacen los coworking, una alternativa que se encuentra a medio camino entre una oficina y el teletrabajo. Se trata de una forma de trabajo flexible que prioriza la creación de comunidad, algo cada vez más valorado en nuestra sociedad.

Desde que Starbucks comenzó a ampliar su presencia por toda la geografía española hace más de una década, muchos autónomos han hecho de sus locales su centro de operaciones. Aunque ahora entrar en cualquier cafetería o bar y pedir la clave del WiFi a cambio de una consumición es una práctica común, la empresa americana fue una de las pioneras en introducirla. Antes no estaba muy bien vista y, de hecho, se veía al que la solicitaba como una especie de ‘caradura’ o aprovechado.

Sin embargo, tener Internet ‘gratis’ por tiempo ilimitado no es la única razón por la que muchos escogen sus locales para trabajar. En realidad, este posicionamiento de la firma de cafeterías como ‘templo para los autónomos’ es algo buscado, que forma parte de su ADN y para lo cual no escatiman en detalles.

“En Starbucks hablamos de que nuestras tiendas son ‘el tercer lugar’, porque están diseñadas para ser ese espacio perfecto entre tu casa y tu trabajo, donde poder reflexionar, crear, reunirte, compartir ideas...”, señala para BYZness Álvaro Vela, director de Marketing de Starbucks Iberia.

“Las tiendas Starbucks son un lugar facilitador, con cómodos sofás, un cuidado diseño, luz natural, música agradable… donde sabes que vas a disfrutar de un gran café preparado justo como a ti te gusta y que tú serás dueño de tu momento, donde puedes estar todo el tiempo que quieras, sin que nadie te moleste, hacer tuyo el espacio”, Vela también explica que con la llegada de las nuevas tecnologías y su penetración en la sociedad Starbucks fue “un claro ‘early adopter’ en el sector de las cafeterías en España”, incorporando desde principios de los 2000 wifi gratuito para sus clientes.

“La disponibilidad de wifi gratis reforzaba y consolidaba esta experiencia del ‘tercer lugar’, como componente facilitador para el usuario que lo estaba empezando a integrar en su día a día”, recuerda.

Cada mes se realizan en los locales de la firma 90.000 conexiones a Internet. Estos son algunos atractivos que desde nuestro punto de vista tiene trabajar en un Starbucks respecto a otras opciones.

Starbucks VS Domicilio

Una ventaja importante de trabajar en un Starbucks frente a hacerlo en casa es que así puedes separar el espacio profesional del personal o familiar. Realizar tu actividad profesional en tu hogar presenta muchas tentaciones, como quedarse en pijama o hacer visitas frecuentes a la nevera, que de esta forma evitas. Además, tampoco te molestarán los otros miembros de la familia ni te entretendrás con tareas domésticas que tengas pendientes.

En un Starbucks más o menos puedes tener los ruidos controlados. Suelen ser los mismos. Además, siempre puedes buscar un rincón más tranquilo o irte a la planta superior, que estará menos atestada.

Ir a uno de sus locales en lugar de quedarte en casa, también te ayudará a ahorrar en las facturas, sobre todo en la de la luz. El invierno o el verano son épocas en las que la factura se dispara mucho si estás tantas horas en el domicilio, ya que lo normal es que tengas que poner la calefacción o el aire acondicionado para tener una buena climatización.

A no ser que hayas acondicionado en tu casa un despacho y una sala de visitas específica que estén algo aislados de las otras estancias, seguramente, no será el lugar más idóneo para recibir a clientes. En un Starbucks puedes quedar con quien quieras sin que te tengas que preocupar de que haya polvo, platos sucios o juguetes de los niños tirados por el suelo.

Starbucks VS Coworking

El beneficio más claro de escoger un Starbucks frente a un coworking para trabajar es el ahorro económico. Algunos espacios de coworking, sobre todo los que están en grandes ciudades como Madrid o Barcelona, te piden entre 200 y 250 euros por un puesto fijo y casi 200 euros por compartir una estancia. En un local de la cadena solo tendrás que pagar por lo que consumas cada día.

Es cierto que no son los cafés ni los postres más baratos del mundo, pero siempre puedes pedirte algo muy básico o de poco valor y podrás pasar toda la jornada allí sin problema.

Otro aspecto que puede hacer que te decantes por estas cafeterías es la amplitud de horarios. La mayoría de los Starbucks están abiertos desde primera hora de la mañana hasta las 10 de la noche. En un coworking suelen limitarte mucho en este aspecto. Es muy probable que solo puedas ir media jornada o salir como tarde a las 18 horas. Si necesitas quedarte trabajando hasta tan tarde ocasional o frecuentemente no es nada fácil que puedas hacerlo en un centro colaborativo o si lo haces, seguramente deberás de asumir un coste extra importante.

Starbucks VS Bibliotecas

Trabajar desde un Starbucks también cuenta con algunas ventajas claras que no podrás disfrutar si habitualmente pasas tus jornadas laborales en una biblioteca. Obviamente, en estos centros debes permanecer en silencio absoluto, lo cual es estupendo si tu oficio requiere de mucha concentración, pero puede limitarte en algunos aspectos para tu actividad profesional diaria. Por ejemplo, en un Starbucks puedes hacer llamadas telefónicas o mantener videoconferencias con clientes, socios, empleados, etc sin problemas.

Incluso, tienes la oportunidad de utilizar los establecimientos de la cadena de cafeterías para agendar ciertas citas o reuniones presenciales. Eso será prácticamente imposible de hacer en una biblioteca, a no ser que esta tenga pequeñas salas de estudio habilitadas.

Otro inconveniente de las bibliotecas respecto a los locales de Starbucks es su temporalidad. Y es que, durante la época de exámenes- sobre todo durante mayo-junio- las salas de estudio de dichos centros tienen una gran ocupación por parte de los estudiantes y es muy difícil encontrar un hueco libre. Los Starbucks no suelen sufrir este problema y su ocupación depende más de determinadas horas o días concretos (desayunos, comidas, eventos cerca, etc).

¿Quiénes Son los Coworkers?

El perfil del coworker suele ser el de una persona joven, con estudios superiores, que trabaja en nuevas tecnologías para una empresa. Además, vive cerca del centro de coworking y muestra una gran satisfacción con su espacio de trabajo.

Según datos de la plataforma de empleo, Zippia, la edad media de los usuarios de coworking suele ser de 36 años. En estos espacios, los diferentes grupos de edad se suelen distribuir en diversas profesiones. Los miembros mayores habitualmente trabajan en el campo de la consultoría (lo que tiene sentido, al tratarse de profesionales con experiencia), y los más jóvenes suelen es...