Guía Completa para la Creación y Gestión de Microempresas

¿Tienes una gran idea de negocio y crees que es el momento de constituir una sociedad? Estáis convencidos de que es el momento de emprender, pero cada vez que pensáis en materializarlo el desconocimiento sobre la burocracia que conlleva os echa para atrás.

Una vez ya has analizado la viabilidad de tu proyecto empresarial con el plan de empresa, es el momento de revisar cuáles son los pasos necesarios que tienes que hacer a nivel legal y jurídico para poder constituir tu negocio. Las decisiones cuando se constituye una empresa son múltiples, como por ejemplo, cuál es la fórmula jurídica más adecuada para tu proyecto y los trámites que tienes que hacer para constituir tu negocio.

Paso 1: Desarrolla tu Idea de Negocio y Planificación

Lo primero que necesitamos es una idea clara de lo que queremos vender u ofrecer. ¿Quieres abrir una tienda de donuts? ¿O tal vez un negocio de reparación de bicicletas? ¿O un servicio de consultoría en marketing digital?

Imagina que estás en una feria de negocios, y tienes un stand para vender tu producto o servicio, ¿qué es lo que quieres que los clientes vean? ¿Qué es lo que les hará sentir curiosidad? ¿Qué necesidades o deseos les vas a satisfacer? Piensa en tu negocio como un cuento de hadas, ¿cómo sería el príncipe o princesa que va a salvarte de tus problemas? Así que, ¡piensa en grande, pero no pierdas de vista la realidad económica!

El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
• DAFO: tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.

Paso 2: Realiza un Estudio de Mercado

Ahora que tienes una idea clara de lo que quieres vender u ofrecer, es hora de conocer a tu competencia y a tus posibles clientes. El estudio de mercado es como un juego de detectives, donde tú eres el investigador y tu mercado es el sospechoso.

¿Quiénes son tus competidores? ¿Qué ofrecen? ¿Cómo se posicionan en el mercado? ¿Quiénes son tus posibles clientes? ¿Cuáles son sus necesidades y deseos? Para hacer tu estudio de mercado, puedes hacer encuestas, entrevistas, o incluso espiar a tu competencia (legalmente, por supuesto). Recuerda, conocer a tu mercado es esencial para poder ofrecer algo que realmente les interese a tus clientes y diferenciarte de la competencia.

Existen varias aplicaciones y herramientas en línea que pueden ayudar a realizar un estudio de mercado para conocer a la competencia y a los posibles clientes en 2023. Ahrefs: Es una herramienta de backlinks, estadísticas y investigación de palabras clave en línea. Estas son solo algunas de las herramientas disponibles.

Paso 3: Elige la Forma Jurídica y el Nombre de tu Negocio

¡Estamos avanzando en nuestra aventura empresarial! Empecemos con el nombre, ¡es como elegir el nombre de tu primer hijo! Quieres que sea original, fácil de recordar y que refleje lo que tu negocio es. Una vez tienes un nombre, es hora de elegir una forma jurídica. ¿Quieres ser un autónomo o una sociedad limitada?

Recuerda, el nombre y la forma jurídica son valiosos, pero no son lo único fundamental, lo más valioso es tu idea y tu estrategia de negocio. El siguiente paso es establecer la estructura jurídica que necesita tu negocio: autónomo, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, cooperativa etc. Has oído hablar de las Sociedades Limitadas o las Sociedades Anónimas pero te pierdes en los requisitos y en las particularidades de estas y otras formas jurídicas. Cada una de ellas exige un número mínimo de socios y de inversión (capital), y va a marcar la responsabilidad de la empresa y de los socios frente a las deudas de la sociedad.

Debes saber que los pasos coinciden prácticamente en su totalidad con la constitución de empresas bajo otras fórmulas jurídicas que siguen a esta. Existen otros tipos especiales de sociedades, como la Civil o la Comunidades de Bienes, que tienen características diferentes a las anteriores, y que rigen a nivel de tributos de manera distinta.

Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil. Contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente.

Comparativa de Formas Jurídicas Comunes para Microempresas

Paso 4: Obtención de Capital y Apertura de Cuenta Bancaria

Para obtener el capital necesario, puedes buscar un préstamo bancario, buscar un inversor o usar tus propios ahorros. Si estás buscando un préstamo bancario, asegúrate de tener un buen plan de negocios y un historial crediticio sólido. Si te decides por buscar un inversor, asegúrate de que tu idea sea atractiva y de que puedas demostrar que tu negocio será rentable. Recuerda, el dinero no lo es todo, pero es esencial para poner en marcha tu negocio. Buscar inversores que estén dispuestos a invertir en tu negocio puede ser una forma eficaz de obtener el capital necesario para comenzar. En resumen, existen varias formas de obtener el capital necesario para crear una microempresa en España.

Una vez tengas la denominación, dirígete a los bancos; a tu banco de confianza pero también al resto de entidades financieras. Analiza cuál te ofrece las condiciones más ventajosas para abrir una cuenta a nombre de tu empresa. Asimismo, deberás establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para tu empresa. En ella depositarás el capital social. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa. No te olvides de solicitar el certificado de depósito si es que el banco no te lo emite como habitualmente.

Paso 5: Constitución Legal y Registro

Registrar tu empresa en el Registro Mercantil es como darle el acta de nacimiento a tu bebé empresarial. Por otro lado, registrar tu empresa en Hacienda es como inscribirlo en el colegio. Recuerda, registrar tu empresa legalmente es esencial para operar de manera legal y cumplir con tus obligaciones fiscales.

A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. Los estatutos sociales representan la piedra angular sobre la que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa. El pacto de socios refuerza y complementa los estatutos sociales en el ámbito de las acciones, los derechos y las obligaciones de los socios facilitando futuras resoluciones de conflictos.

Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:

• Certificación negativa del Registro Mercantil
• Certificado bancario de depósito de capital social
• Estatutos sociales
• DNI o NIE de los socios

La formalización de las Escrituras Públicas es otro de los trámites legales más destacados en la puesta en marcha de una empresa, y que será el acto que otorgue personalidad jurídica a la sociedad. En otras palabras, es el momento en que tu sociedad “nace” en el mundo empresarial. Es necesaria la firma de los administradores.

Después, para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria. El Número de Identificación Fiscal de la empresa permite identificarla a efectos fiscales. Como a estas alturas aún no cuentas con la Escritura de Constitución de la empresa en el Registro Mercantil (recordemos que solo tienes la certificación negativa), debes solicitar un NIF que es provisional hasta que puedas aportar la copia de la escritura en el Registro Mercantil. En el caso de que quisieras hacerlo por tu cuenta, la solicitud del NIF provisional se realiza de forma presencial en las oficinas de Hacienda presentando el modelo 036 con la casilla 110 marcada. Llegado este punto es importante indicar que las obligaciones de alta de la empresa en Hacienda están diferenciadas de las obligaciones de alta en Hacienda de los administradores y socios trabajadores obligados a ella.

Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. A partir del momento de constitución de la empresa, cuentas con tres meses para inscribirla en el Registro Mercantil donde, una vez eche a andar tu empresa y en los plazos previstos, deberás depositar las cuentas anuales. Ten en cuenta que esto no significa que tu empresa está protegida como marca, ya que para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas.

Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Es el momento de dejar de funcionar con un NIF provisional y abrir tu negocio con un NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

• Copia de la escritura pública
• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal
• Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

Paso 6: Permisos y Licencias

Ya tienes tu empresa registrada legalmente, pero aún quedan algunos trámites pendientes antes de poder abrir las puertas de tu negocio. Obtener estos permisos y licencias puede ser un proceso tedioso, pero es esencial para operar de manera legal y cumplir con las regulaciones. Recuerda, cumplir con las regulaciones es esencial para operar de manera legal y evitar problemas legales en el futuro.

Paso 7: Contratación de Empleados (si aplica)

Para contratar a tus empleados, es importante tener un proceso claro de selección. Esto incluye tener una descripción clara del puesto, hacer entrevistas y hacer una selección adecuada. Piensa en tus empleados como una extensión de tu negocio, son la cara visible de tu empresa y son los que harán crecer tu negocio. Recuerda, tener un equipo de trabajo es esencial para el crecimiento de tu negocio, pero es importante cumplir con todas las regulaciones y tener un buen proceso de selección para asegurar que tus empleados sean un buen ajuste para tu negocio.

Paso 8: Contabilidad y Plan Financiero

Imagina que tu negocio es un jardín y la contabilidad es el riego. Es necesario para mantenerlo verde y saludable. Un buen sistema de contabilidad te ayudará a mantener un registro de tus ingresos, gastos y ganancias. Por otro lado, el plan financiero es como un mapa para tu negocio. Recuerda, mantener un buen sistema de contabilidad y un plan financiero es esencial para mantener tu negocio en marcha y cumplir con tus obligaciones fiscales.

Paso 9: Marketing y Ventas

Imagina que tu negocio es una fiesta y el marketing es la invitación. Si nadie sabe de la fiesta, nadie vendrá. Por otro lado, el plan de ventas es como el DJ de la fiesta. Es quien anima a los invitados a comprar tus productos o servicios. Recuerda, un buen plan de marketing y ventas es esencial para atraer clientes y hacer crecer tu negocio. Pero, ¿cómo se hace uno?

Imagina que tienes una pequeña tienda de cerveza artesanal en Madrid. Primero, identifica a tu público objetivo: ¿Quiénes son tus clientes ideales? ¿Qué les gusta de la cerveza artesanal? ¿Qué les motiva a comprar? Segundo, establece tus objetivos: ¿Cuáles son tus metas para tu negocio? ¿Quieres aumentar tus ventas en un 20%? ¿Quieres expandir tu marca a otras ciudades de España? Tercero, utiliza las redes sociales para promocionarte: Las redes sociales son una herramienta poderosa para llegar a tu público objetivo. Cuarto, colabora con otros negocios locales: Trabaja con otros negocios locales para organizar eventos o promociones conjuntas.

Ahora es el momento de poner en marcha tu plan de marketing. Una forma divertida y original de promocionar tu negocio de cervezas podría ser crear un concurso en las redes sociales para que los clientes compartan sus fotos tomadose un refrescante de tus cervezas. Por último, es importante medir los resultados de tu plan de marketing. ¿Ha aumentado el número de clientes? ¿Han aumentado las ventas?

Una vez estén todos los trámites realizados, el siguiente paso es lanzar tu producto o servicio a la venta. Ya sea en un espacio físico u online, céntrate en darlo a conocer entre tu público objetivo. Sería interesante que lanzaras una campaña de publicidad para llegar al mayor número de personas.

Paso 10: Operaciones y Crecimiento Sostenible

Imagina que tu negocio es un barco y las operaciones son el ancla que lo mantiene en el puerto. Es importante asegurarte de que todo está en orden antes de zarpar. Por otro lado, el crecimiento sostenible es como el timón del barco. Es importante mantenerlo en marcha para seguir avanzando. Recuerda, iniciar operaciones y asegurar el crecimiento sostenible de tu microempresa son esenciales para mantener tu negocio en marcha y continuar creciendo.

Apoyo y Facilidades para Emprendedores

Teniendo como prioridad la reducción en los trámites, la Ley 18/2020, de Facilitación de la Actividad Económica y el Decreto 131/2022, del Reglamento de la Ley de facilitación de la actividad económica, simplifica la presentación de documentación y recorta los tiempos de los trámites con las administraciones.

Una manera fácil de hacer los trámites es a través de los Puntos de Atención al Emprendedor. En Servicios para Emprender encontrarás entidades públicas y privadas que ofrecen puntos PAE, en los cuales la tramitación no tiene ningún coste y la constitución se realiza en un tiempo mínimo. En especial, te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde especialistas en orientación y tramitación te lo pondrán todo mucho más fácil.

Y si lo que necesitas es modificar algún aspecto de tu negocio (desarrollando o cambiando de actividades; cambiando la sede, modificando la fiscalidad, incorporando nuevos socios, etc.), igualmente te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde te asesorarán y te ayudarán a efectuar los trámites necesarios. El compromiso de las Cámaras de Comercio con las personas emprendedoras y la creación de empresas, hace que colaboremos activamente en todos los pasos necesarios para abrir tu negocio. Para que crear una empresa o reorientar tu negocio no sea una carrera de obstáculos, te facilitamos esta atención integral en un único punto de atención.

Así mismo, desde la Xarxa Emprèn te ofrecemos asesoramiento técnico para poder iniciar y poner en orden tu proyecto emprendedor. Visita nuestro Buscador de entidades, elige una y rellena el formulario de petición de asesoramiento.

Como habrás podido ver en este artículo, la tarea de crear y gestionar una empresa puede ser más fácil si estás bien formado y entiendes lo que tienes que hacer. Al acercarse el momento de poner en marcha tu negocio:

• Debes despejar las dudas sobre la forma jurídica más conveniente, las futuras obligaciones que te tocará cumplir como empresario o empresaria (fiscales, de seguridad social, laborales, contables o de otro tipo).
• Conocer el proceso de tramitación necesario, de acuerdo a que te constituyas como una sociedad mercantil o que vayas a desarrollar tu actividad como empresario o empresaria individual o autónomo/a.
• Y cuando estés en disposición de iniciar la actividad podrás elegir una de las soluciones de tramitación integrada para que la burocracia no sea obstáculo alguno.