El Libro de Visitas para Autónomos y Empresas: Pasado, Presente y Obligaciones Actuales

El libro de visitas es un documento oficial que las empresas y autónomos en España utilizaban para registrar las visitas e inspecciones realizadas por los inspectores de trabajo. Este registro servía como evidencia de las inspecciones efectuadas y contenía anotaciones específicas sobre las observaciones y recomendaciones de los inspectores.

Este sistema de registro ayudaba a garantizar el cumplimiento normativo en materia laboral y a dejar constancia formal de las visitas realizadas por las autoridades competentes. A continuación, te explicaremos en qué consistía este registro, cuál es su validez legal a día de hoy y cuáles son las otras obligaciones de las empresas y autónomos en su relación con la Seguridad Social y las inspecciones de Trabajo.

¿Qué era el Libro de Visitas y para qué servía?

El libro de visitas era un documento oficial que las empresas en España debían mantener en cada centro de trabajo, diseñado tanto en formato físico como electrónico. Su función principal era registrar las actuaciones de los inspectores de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante sus visitas.

En este libro, los inspectores anotaban las diligencias realizadas, incluyendo observaciones, recomendaciones y requerimientos relacionados con el cumplimiento de la normativa laboral y de seguridad social. Este registro servía como evidencia documental de las inspecciones efectuadas y facilitaba el seguimiento de las acciones correctivas que las empresas debían implementar.

Además, permitía a las autoridades laborales llevar un control histórico de las intervenciones en cada centro de trabajo, contribuyendo a la transparencia y eficacia en la vigilancia del cumplimiento de las leyes laborales. La diligencia incluía todo lo relacionado con la visita de la Inspección: las materias o aspectos sometidos a examen y las incidencias que pudiera haber.

La desaparición del Libro de Visitas y el Libro de Visitas Electrónico

En el último año ha habido bastantes cambios en relación con la obligación de tener un Libro de Visitas. La Ley de Emprendedores de 2013 anunció la desaparición del libro de visitas físico y su sustitución por el Libro de Visitas Electrónico. Ello era así debido a que se iba a implantar el Libro de Visitas Electrónico.

La Ley 23/2015, de 21 de Julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, trajo consigo la desaparición de los libros de visitas físicos. Desde julio de 2015, la Ley Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social establece expresamente que no se impondrán obligaciones a los interesados “para adquirir o diligenciar cualquier clase de libro o formulario”. Esto afecta a todos los territorios, incluida la Comunidad Autónoma Vasca, que tiene transferida la Inspección de Trabajo.

El 13 de septiembre de 2016, entró en vigor la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, que regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, estableciendo que el uso del libro de visitas dejaría de ser obligatorio en España. Este cambio fue establecido por la Resolución de la Dirección General de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, la cual eliminó la necesidad de contar con este documento en formato físico o electrónico. Por ello, a partir de esta fecha desaparece de forma definitiva el “Libro de Visitas” de la Inspección en todos sus formatos, físico -papel- o electrónico.

La decisión de suprimir la obligatoriedad del libro de visitas se basó en los siguientes argumentos:

• Simplificación administrativa: se buscó reducir las cargas burocráticas para las empresas y autónomos.
• Digitalización de los procesos: la mayoría de los registros relacionados con inspecciones se gestionan actualmente de manera electrónica, lo que garantiza mayor eficacia y acceso centralizado a la información.
• Adaptación normativa: el libro de visitas fue considerado obsoleto en un entorno donde las tecnologías permiten métodos más ágiles de supervisión y control.

¿Qué ocurre con los libros de visitas anteriores a 2016?

Los libros de visitas que estuviesen en vigor antes de 2016 debían conservarse a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un período de cinco años desde la fecha de la última diligencia registrada. Por lo tanto, las empresas estaban obligadas a mantener estos registros hasta, como mínimo, el 12 de septiembre de 2021.

Transcurrido ese plazo, es decir, a partir de septiembre de 2021, las empresas ya no están legalmente obligadas a conservar los Libros de Visitas anteriores a 2016. No obstante, es recomendable revisar si existen normativas específicas en sectores particulares o disposiciones internas de la empresa que puedan requerir la conservación de estos documentos por un período más prolongado.

El Libro de Visitas Electrónico (LVE) y su implementación

«El Libro de Visitas Electrónico es una aplicación web a la cual puede accederse desde internet, y donde se gestionan y recogen todas las actuaciones que lleve a cabo la Inspección de Trabajo de la Seguridad Social o bien los técnicos habilitados de las CCAA.

La Resolución de 11 de abril de 2006 de la Dirección General Inspección de Trabajo y Seguridad Social, sobre el Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social establece que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social pondrá a disposición de los usuarios una aplicación informática que permita sustituir la utilización del Libro de Visitas convencional por un sistema de registro telemático de apuntes, de modo tal que las medidas de advertencia, recomendación o requerimiento efectuados por los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y los requerimientos de los funcionarios técnicos habilitados para el ejercicio de actuaciones comprobatorias en materia de prevención de riesgos laborales puedan reflejarse en un Libro de Visitas electrónico.

Las empresas y trabajadores autónomos que, conforme a lo dispuesto en la Resolución de 11 de abril de 2006, deban disponer en sus centros de trabajo del Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, podrán solicitar la sustitución de dicha obligación por el alta en la aplicación informática del Libro de Visitas electrónico.

Las solicitudes de autorización por parte de las empresas o trabajadores autónomos en el Libro de Visitas electrónico deberán formularse a través de la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social correspondiente a la provincia donde esté ubicado el domicilio social de la empresa o ante la Dirección Especial de la Inspección, adscrita a la Autoridad Central, en el supuesto de los órganos de la Administración General del Estado y los Organismos públicos vinculados o dependientes de ella.

Las solicitudes se presentarán en el modelo establecido oficialmente, incluyendo los datos identificativos de la empresa y, necesariamente en el caso de personas jurídicas, las escrituras o poderes notariales que acrediten a quienes ostenten la condición de representantes de la empresa o del trabajador autónomo. En la solicitud se identificará a la persona física que tendrá la condición de administrador de la aplicación respecto de la empresa o trabajador autónomo y que estará autorizado para gestionar el alta, baja o mantenimiento de los usuarios a los que se permita el acceso a la aplicación.

La autorización de alta de la empresa en el Libro de Visitas electrónico corresponderá, por delegación de la Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, al Jefe/a de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social o al titular de la Dirección Especial. Una vez concedida la autorización, la empresa solicitará a través de la aplicación la asignación de Libro de Visitas electrónico para todos o algunos de sus centros de trabajo.

Para poder utilizar el LVE, es preciso que cada centro de trabajo disponga de al menos un ordenador personal que tenga dispositivo de lector de tarjetas inteligentes con acceso habilitado a la aplicación LVe y conexión a internet. El modelo de solicitud de alta de empresa o trabajadores autónomos en el Libro de Visitas electrónico está disponible en la WEB de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social www.mtin.es/itss.

Disponibilidad del Libro de Visitas Electrónico

De momento son pocas comunidades en las que está operativa esta herramienta, pero una de ellas es la Comunidad Foral de Navarra. El Libro de Visita electrónico solo está operativo en las Comunidades Autónomas de Galicia, Asturias, Cantabria, La Rioja y Navarra. Pero atención: Solo se mantiene activa y en funcionamiento la aplicación informática del Libro de Visitas electrónico para el acceso y uso por aquellas empresas y trabajadores autónomos que ya estén dados de alta previamente en la aplicación.

Obligaciones actuales de las empresas y autónomos

Aunque el libro de visitas ya no sea obligatorio, las empresas y autónomos deben cumplir con una serie de obligaciones relacionadas con las inspecciones de trabajo y el cumplimiento normativo. Estas responsabilidades no solo aseguran un entorno laboral seguro y regulado, sino que también protegen a los empleadores frente a posibles sanciones administrativas y legales.

Algunas de las más importantes son:

Facilitar el acceso a la Inspección de Trabajo

Las empresas y autónomos deben permitir a los inspectores el acceso a sus instalaciones y a la documentación relacionada con su actividad laboral. Entre otras cosas, están obligados a asegurar que los inspectores puedan realizar su labor sin restricciones y que puedan revisar todos los registros necesarios, como contratos de trabajo, nóminas o documentos sobre la prevención de riesgos laborales. Además, el acceso físico debe ser seguro y estar debidamente acondicionado si se trata de lugares como obras o fábricas.

Cumplir con la normativa laboral vigente

Las empresas deben formalizar los contratos de sus empleados siguiendo las normativas vigentes, registrar la jornada laboral de todos los trabajadores y asegurar que se paguen los salarios puntualmente, respetando lo estipulado en el convenio colectivo o contrato. También es imprescindible que cada trabajador esté dado de alta en la Seguridad Social desde el primer día de trabajo y que las cotizaciones se realicen de manera regular.

Garantizar la seguridad y salud de los trabajadores

Todas las empresas deben implementar un plan de prevención que evalúe los riesgos asociados a sus actividades y establezca las medidas necesarias para minimizarlos. Este plan debe incluir formación específica para los empleados, suministro de equipos de protección individual y revisiones periódicas de las condiciones laborales. Además, es obligatorio contar con un protocolo de actuación en caso de emergencias, como incendios o accidentes.

Colaborar activamente durante las inspecciones

Durante las visitas de los inspectores de Trabajo, las empresas y autónomos deben cooperar plenamente. Esto implica proporcionar toda la información solicitada, responder a las preguntas de los inspectores y permitirles acceso a las instalaciones y documentos relevantes. En caso de que se detecten irregularidades, es responsabilidad del empresario subsanarlas en el plazo indicado y presentar pruebas de su cumplimiento.

Gestionar los documentos de forma electrónica

Con la digitalización de los procesos administrativos, las empresas deben adaptarse a las herramientas electrónicas para cumplir con sus obligaciones laborales. El sistema RED de la Seguridad Social, por ejemplo, permite gestionar altas, bajas y cotizaciones de empleados de manera eficiente. Además, los trámites relacionados con inspecciones y comunicaciones oficiales se realizan a través de la sede electrónica, lo que requiere que las empresas estén familiarizadas con estas plataformas.

Mantener documentación actualizada y accesible

Aunque el libro de visitas ya no es obligatorio, las empresas deben tener disponibles otros documentos esenciales, como contratos de trabajo, registros de jornada laboral y certificados de formación en prevención de riesgos. Estos documentos no solo deben estar actualizados, sino que también deben conservarse durante los plazos establecidos por la ley para ser presentados en caso de requerimientos o auditorías.

Cumplir con los plazos de conservación documental

La normativa exige que las empresas mantengan ciertos documentos laborales durante períodos específicos. Por ejemplo, los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años, mientras que los contratos y las cotizaciones a la Seguridad Social suelen tener un plazo de prescripción de cinco años. Respetar estos plazos es crucial para evitar problemas legales en futuras inspecciones o auditorías.

Atender sanciones o apercibimientos

Si la Inspección de Trabajo detecta irregularidades, las empresas tienen la obligación de corregirlas en el tiempo indicado. En caso de sanciones económicas, estas deben pagarse dentro del plazo establecido, y si se requiere implementar cambios en las políticas internas o regularizar la situación de los empleados, debe hacerse de manera inmediata para evitar consecuencias mayores.

Adaptarse a normativas específicas por sector

Algunas actividades económicas tienen regulaciones adicionales que deben cumplirse. Por ejemplo, en el sector de la construcción, es obligatorio llevar un registro de subcontratistas y garantizar que los trabajadores hayan recibido formación específica en seguridad laboral. Otros sectores, como la hostelería o el transporte, también tienen normativas particulares que exigen un nivel de cumplimiento más riguroso.

Tabla resumen de obligaciones documentales