Soluciones ERP para Pymes: Características y Selección

En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, contar con herramientas que optimicen la gestión y mejoren la eficiencia operativa es fundamental. Implementar un programa ERP para pymes es una solución clave para mejorar la eficiencia y productividad de tu negocio.

Si estás pensando en implementar un ERP en tu pyme o empresa, y necesitas asesoramiento sobre cuál es la mejor solución para tu negocio, en Lunia podemos ayudarte. Contamos con expertos en sistemas informáticos que te acompañarán en todo el proceso de selección, personalización e implementación.

En Advantic.es, ofrecemos sistemas ERP diseñados específicamente para las pequeñas y medianas empresas, permitiendo una gestión integrada de todos tus procesos empresariales, desde finanzas hasta inventario y producción. Nos especializamos en implementar y personalizar ERP para pymes que se ajusten a la medida de tu negocio, asegurando una implementación sin contratiempos y un soporte continuo.

El éxito de un negocio depende en gran medida de si cuenta con las herramientas adecuadas, y sin duda el ERP es una de las fundamentales. A la hora de elegir e implementar un software de este tipo para una empresa, no siempre es fácil saber qué conviene priorizar ni cuál es la mejor opción.

¿Quieres que la gestión de tu negocio sea más eficiente o mejorar la planificación de recursos empresariales? Los sistemas ERP son los mejores aliados tecnológicos para ello, pero antes de escoger uno, valora qué solución es la más adecuada para tu empresa. No es trivial en absoluto que tu ERP tenga las características indispensables que te permitan lograr los resultados deseados.

Piensa en contratar un ERP como quien diseña una casa donde va a vivir muchos años. Necesitarás unos buenos cimientos, porque de lo contrario no podrás construir nada sólido sobre ella. Valora todo lo que puedas necesitar escalar, automatizar e integrar tu negocio en el futuro.

¿Qué es un ERP para Pymes?

Pero, ¿qué es un ERP exactamente? Un ERP para pymes es un programa automatizado de gestión de procesos organizado por módulos y que ayuda a llevar la operativa diaria de una empresa. A la hora de decidirse por un programa de estas características es conveniente tomar en cuenta el tamaño de la empresa y también el sector de actividad donde opera.

Un ERP es un sistema integrado de gestión empresarial diseñado para automatizar y optimizar los procesos de negocio las empresas. Este tipo de software actúa como columna vertebral de la organización, interconectando todas las áreas funcionales, desde finanzas y contabilidad hasta recursos humanos, producción, y gestión de la cadena de suministro.

El objetivo principal de un ERP es centralizar la información de la empresa en una sola plataforma, lo que permite eliminar silos de datos y mejorar la comunicación entre departamentos. Los ERP incluyen funcionalidades que ayudan a gestionar diversas áreas de la empresa de manera eficiente.

Un ERP para pequeñas y medianas empresas es fundamental para centralizar la información y mejorar la toma de decisiones. A medida que las pymes crecen, la complejidad de gestionar múltiples áreas se vuelve mayor.

Al centralizar la información en una sola plataforma, un ERP para pymes ofrece una visión clara y unificada del negocio, facilitando la toma de decisiones basada en datos precisos y actualizados. Esta integración ayuda a eliminar redundancias, mejora la eficiencia operativa y promueve una mayor colaboración entre departamentos.

Importancia de un sistema ERP

La importancia de un ERP reside en su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de estas organizaciones, ofreciendo soluciones escalables y flexibles. Y es que, en un entorno empresarial cada vez más competitivo, las pymes se enfrentan al desafío de gestionar recursos limitados de manera eficiente mientras buscan crecimiento y sostenibilidad. Un software de gestión empresarial permite automatizar procesos repetitivos, reducir errores humanos, y proporcionar información crucial para la planificación estratégica y la gestión eficiente de los recursos. Asimismo, este sistema facilita el cumplimiento normativo y mejora el servicio al cliente al proporcionar una respuesta más rápida y precisa a sus demandas.

Con el sistema ERP conseguirás una mayor eficiencia, ya que la solución permite integrar la información de toda tu empresa: compras, ventas, inventarios, finanzas, gestión de la producción y de proyectos en un mismo lugar. Los sistemas ERP permiten automatizar multitud de procesos, por lo que aquellas actividades que antes se realizaban de forma manual por el equipo, pasan a realizarse automáticamente y esto hace que disminuya la posibilidad de realizar errores.

Un ERP aporta una mayor fluidez de los procesos que se realizan en la PYME. Muchas de las tareas repetitivas y tediosas se realizan de forma automatizada, consiguiendo ser más eficientes y productivos. Todos los beneficios que aporta un ERP convierten a esta solución de gestión en un elemento diferenciador con la competencia.

Características Clave de un ERP para Pymes

Un ERP o software de planificación de recursos empresariales debería poder ofrecer información en tiempo real y tener toda la información alojada en la nube o al menos en formato híbrido. También debería ofrecer automatización de procesos, integración con otras herramientas, una base de datos común o centralizada, fácil mantenimiento, interfaz intuitiva y aplicaciones modulares. Esto último es muy importante porque permite a la empresa ir creciendo en función de las necesidades de cada empresa e incorporando módulos y funcionalidades en base a sus nuevos intereses y objetivos.

Los sistemas ERP permiten a las pequeñas y medianas empresas integrar eficientemente todos los departamentos y procesos en un solo programa. El ERP para Pymes ha demostrado ser una solución tecnológica eficaz, capaz de adaptarse a todo tipo de negocio y sector.

La automatización de procesos ayuda a optimizar la gestión de pedidos, los envíos y la adquisición de mercancía a los proveedores. SAP Business One hace posible la integración de todas las operaciones y procesos que ocurren en tu negocio como las ventas, distribución, finanzas, compras o almacenes, entre otras, desde un sistema único.

Una de las principales características de un ERP y que lo distingue de otros sistemas es que está diseñado como software integrado. La integración facilita el acceso a la información por parte de todos los usuarios autorizados, independientemente de la plataforma o el sistema operativo empleado. Estandarización. Una de las grandes ventajas de los sistemas ERP para pequeñas empresas es la estandarización.

A continuación, se detallan algunas características indispensables que debe tener un ERP:

1. Gracias a un software ERP que automatice los procesos de tu empresa vas a poder lograr la escalabilidad.
2. No tiene sentido que hagas la gran inversión en un software ERP para tu empresa o startup, si después no se integra con el resto de programas que utilizas. Necesitarás que se pueda integrar con los programas que ya utilizas.
3. Por ello es preferible que el software ERP cuente con una base de datos común y única.
4. A la hora de escoger un software de gestión para tu empresa no puedes olvidar el hecho de que habrá personas usándolo a diario. Además, si es suficientemente intuitivo el periodo de formación no debería ser largo.
5. Actualmente hay programas ERP en la nube que te permiten ser utilizados desde cualquier dispositivo, incluidos ordenadores de cualquier sistema operativo (Windows, Apple, Linux) e incluso tablets y smartphones. Por otra parte, valora el hecho de que el ERP escogido tenga una versión para smartphones o que la plataforma tenga presente contar con una aplicación móvil en el futuro.
6. Dicho de otra forma, una de las principales ventajas que tienen los ERP es que permiten incluir diferentes herramientas conectadas entre sí.
7. Una de las características de un ERP al uso es que permite la mejora de la toma de decisiones. Esto se consigue gracias a un módulo de business intelligence que te revele cifras clave de la empresa.
8. Otra característica de un ERP que no deberás pasar por alto es el hecho de poder modificarlo en función de las necesidades de tu empresa. Otra opción es que prefieras optar por soluciones en el mercado que ya sean muy completas y resuelvan todos tus requerimientos. Por último, ten en cuenta que hay programas ERP como SAP o Microsoft Dynamics, o incluso soluciones mucho más económicas para pequeñas y medianas empresas, que tienen la opción de hacerse personalizables.
9. Al comprar cualquier producto tenemos en cuenta si será caro o barato de mantener, por ejemplo un ordenador o un coche. Más allá de lo que te pueda suponer en términos económicos, valora si realmente será fácil que tu ERP siga funcionando en el futuro.

Tipos de ERP para Pymes

Los ERPs se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios. Uno de ellos es por niveles en función del tamaño de la empresa, a una pyme le corresponden los que ofrecen funcionalidades completas o los que tienen unos requerimientos básicos.

• De código abierto: También conocido como Open Source, es un sistema que se distribuye libremente permitiendo las modificaciones necesarias.
• Comercial: el desarrollo y la propiedad pertenecen a una empresa privada (proveedor), que es el encargado de la comercialización y el soporte.
• Horizontal: es una solución para cualquier tipo de negocio ya que los módulos que la componen son genéricos.
• Vertical: se desarrolla teniendo en cuenta las necesidades específicas de un sector, e incluye además de los módulos habituales, otros para las actividades que se realizan.
• Local: es aquel que se aloja dentro de los servidores de una empresa una vez adquirida la licencia. La infraestructura y el mantenimiento corren a cargo del cliente.
• En la nube: en un ERP en la nube el alojamiento, mantenimiento y costes de infraestructura son asumidos por un proveedor que facilita el acceso al sistema por medio de Internet.

Pasos para Elegir el Mejor ERP para tu Negocio

La elección del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) adecuado es un paso crucial para cualquier negocio que aspire a optimizar su gestión y mejorar la eficiencia operativa. Esta decisión no solo impacta la forma en que se manejan los procesos internos, sino que también afecta directamente el crecimiento y la adaptabilidad de la empresa en un mercado cada vez más competitivo y digitalizado.

Aquí te presento algunos pasos clave que debes considerar para hacer la mejor elección para tu empresa:

1. Evaluación de necesidades y objetivos empresariales: Antes de iniciar la búsqueda, es fundamental comprender tus necesidades empresariales actuales y futuras. Determina qué procesos necesitas automatizar y qué problemas específicos deseas resolver. Considera si necesitas un sistema que se centre en áreas específicas como finanzas, recursos humanos, ventas, o un sistema integrado que abarque todas estas funciones.
2. Investigación y comparación de opciones: Investiga las diferentes opciones de ERP disponibles en el mercado. Compara sus características, ventajas, y limitaciones. No olvides considerar aspectos como la escalabilidad, la facilidad de uso y la integración con otras herramientas existentes.
3. Consideración de la implementación en la nube: Decide si un ERP en la nube es la mejor opción para tu negocio. Los sistemas como Sage 200 Advanced Edition en la nube ofrecen ventajas como la accesibilidad remota, menor necesidad de infraestructura de TI interna y actualizaciones automáticas. Sin embargo, asegúrate de que cumplan con tus requisitos de seguridad y privacidad de datos.
4. Análisis de costes y ROI: Evalúa el coste total de propiedad del ERP, incluyendo la implementación, la formación, el mantenimiento y las actualizaciones futuras. Calcula el retorno de la inversión esperado y considera cómo el sistema puede ayudar a optimizar los procesos y reducir los costes a largo plazo.
5. Pruebas y demostraciones: Solicita demostraciones y versiones de prueba de los sistemas ERP que estés considerando. Esto te permitirá entender mejor cómo funcionan y cómo se adaptan a tus procesos empresariales. Asegúrate de involucrar a los usuarios finales en este proceso, ya que su retroalimentación será crucial.
6. Consideración del proveedor: Un aspecto crucial en la elección de un ERP es el nivel de soporte y formación ofrecido por el proveedor. Asegúrate de que cuenten con un buen servicio de atención al cliente y ofrezcan formación adecuada para facilitar una transición suave.

Las Mejores Soluciones ERP para Pymes

En la encrucijada de la eficiencia empresarial y la innovación tecnológica, las pequeñas y medianas empresas se encuentran a menudo ante una pregunta fundamental pero compleja: ¿Cuál es el mejor software ERP para pymes? En un panorama empresarial cada vez más diversificado y competitivo, la elección de un sistema de gestión de recursos empresariales (ERP) no es una decisión que se pueda tomar a la ligera.

Para elaborar esta lista, se han tenido en cuenta únicamente aquellas soluciones enfocadas a pequeñas y medianas empresas. Tras hacer un recorrido integral por el mercado, se han seleccionado estos softwares por sus valoraciones, funcionalidades y reputación en el sector.

Tabla Comparativa de Soluciones ERP

Sage 200: Representa una herramienta integral de gestión empresarial, ideal para pequeñas y medianas empresas que requieren un software ERP multifacético. Este programa incluye módulos adaptativos para áreas comerciales, financieras y operativas, aptos para una variedad de sectores industriales.

Cloud Gestion: La gran mayoría de los sistemas ERP disponibles en el mercado son de carácter genérico, aptos para ser implementados en pequeñas y medianas empresas de diversos sectores. Sin embargo, existen negocios con necesidades específicas que requieren módulos particulares, los cuales se encuentran en soluciones conocidas como verticales. En lo que respecta a Cloud Gestion, este software no solo ofrece las funcionalidades estándar propias de su categoría, sino que también proporciona versiones especializadas para ciertos sectores, como la construcción, servicio técnico (SAT), distribución, entre otros.

ev4: eV4 ofrece un ERP adaptable para pymes, disponible en dos versiones: una estándar para uso general y otra especializada para sectores específicos como clínicas, inmobiliarias y transportes. Este sistema incluye módulos personalizables y un sistema de gestión documental que facilita la compartición de documentos con usuarios externos. Además, se integra con PrestaShop para la sincronización de tiendas virtuales.

Stel Order: Stel Order proporciona un módulo avanzado especialmente diseñado para negocios centrados en servicios de asistencia técnica (SAT), facilitando de manera eficiente la gestión de instalaciones y mantenimientos. Este módulo forma parte de una solución más amplia que integra las capacidades de un ERP de alto rendimiento, orientado a las necesidades específicas de las pequeñas y medianas empresas.

Business Central: Microsoft Dynamics 365 representa una plataforma integral de aplicaciones empresariales alojada en la nube, que engloba una amplia gama de soluciones destinadas a optimizar y digitalizar los procesos corporativos. Destinada a empresas de un tamaño más grande, esta plataforma se caracteriza por su diversidad de funcionalidades, incluyendo avanzados sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), herramientas analíticas de inteligencia de negocios y aplicaciones para mejorar la productividad empresarial. Una solución destacada de Dynamics 365 es su ERP, conocido como Business Central.

Módulos Imprescindibles en un ERP para Pymes

Las soluciones ERP para pymes están formadas por módulos que permiten integrar y gestionar las operaciones que se realizan en las diferentes áreas de la empresa. Cuando se adquiere un software ERP para pymes, la empresa decide qué versión del producto desea, con sus módulos y sus configuraciones.

Son los imprescindibles para que el software resulte útil:

• CRM: Gestión de relaciones con los clientes. Gestiona la información de cada cliente. Registra su historial, los detalles de las compras, las llamadas y consultas.
• Ventas: Conectado al CRM, incluye pedidos y su seguimiento, genera facturas, emite informes. Contribuye en la captación de clientes potenciales.
• Compras: Gestiona todos los procesos incluidos en el aprovisionamiento de materias primas o artículos.
• Financiero y contable: Simplifica y automatiza los procesos contables. Facilita la gestión de nóminas, presupuesto, programas de facturación y bancos. Controla el flujo de caja.
• Producción: Se ocupa del control del uso de la materia prima, de la sincronización de los procesos, de la evaluación de calidad.
• Inventario: Ayuda a la empresa a realizar un seguimiento de existencias y a localizar los artículos en el almacén.
• Recursos Humanos: Facilita los procesos de selección y capacitación de nuevos empleados. Realiza el seguimiento de la productividad de cada trabajador.

Cada empresa tiene sus propias necesidades y necesita de un sistema de gestión diferente que se adapte a las mismas. Imaginemos una empresa que tiene externalizado el sistema de almacenaje y distribución de sus productos. Llegado un momento, esta empresa decide asumir de forma interna la gestión de su almacén y la distribución de sus productos.